基于國外人事檔案管理經(jīng)驗的中國路徑選擇研究

張國強

摘 要：中國人事檔案管理充分體現(xiàn)“黨管干部”的原則，可以促進和加強人事檔案的集中管理。本文通過借鑒國外人事檔案管理的理論與實踐經(jīng)驗，通過梳理歸納分析，本文認為在人事檔案管理中堅持“黨管人才”的戰(zhàn)略原則，有利于從更高角度認識人事檔案的價值，強化人事檔案的集中管理體制和模式，促進人才的合理流動，為社會創(chuàng)造更多的財富。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；人才流動

1 引言

國外人事檔案的集中管理表明，他們對人事檔案的重視。人事檔案作為國家和社會組織在人事管理活動中形成的，反映了社會經(jīng)驗和倫理，可以表現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的原始記錄，小到工作在正常發(fā)展的社會秩序的良性運行，具有重要意義。在發(fā)達國家，人事檔案往往被認為是維護社會秩序的有力工具，在促進人才合理流動和優(yōu)化配置中發(fā)揮著重要作用。特別是在當前，人事檔案管理作為現(xiàn)代人力資源管理的重要組成部分，其重要性也越來越突出。但要說明的是，人事檔案的重要性是一種國際趨勢，但對人事檔案價值的認識和發(fā)揮作用，有著很大的差異，中外。

2 國外人事檔案管理的經(jīng)驗梳理

根據(jù)國外人事檔案管理的經(jīng)驗，涉外人事檔案管理機構(gòu)設(shè)置比較有特色。人事檔案的集中管理需要組織起來，實現(xiàn)具體。該單位人事部門的人事檔案保管工作是一個普遍接受的方法，它能起到文件的當前作用，符合公文的生活運動。對于非在職人員的人事檔案，國外流行的做法是在集中保管中建立人事檔案中心，這是一種帶有密集和半公開、容易產(chǎn)生規(guī)模經(jīng)濟的人事檔案管理機構(gòu)。美國是最典型的，國家人事檔案中心隸屬于聯(lián)邦政府，負責中央政府和軍隊的保存系統(tǒng)已經(jīng)進入了半期的人事檔案。管理組織具有經(jīng)濟性和高效性。

除了經(jīng)濟實用的突出優(yōu)勢外，國家人事檔案中心還具有其他優(yōu)勢。例如，它可以作為整個聯(lián)邦政府和武裝部隊人員檔案信息查詢，交換和共享中心，方便機關(guān)和相對查詢使用；還可以作為一個系統(tǒng)的政府和軍隊的人才池，為人力資源的優(yōu)化配置和合理流動提供有利條件。另一個例子，從專業(yè)檔案館、國家人事檔案館到國家檔案館“前哨”，因為只有很小部分具有永久價值的人事檔案，進入國家檔案館永久保存，在檔案保存期的中心，國家檔案館和檔案管理局將統(tǒng)一規(guī)定有關(guān)人事檔案的整理方法，儲存條件，鑒定標準等，這可以充分保障人員檔案到博物館的質(zhì)量。

在服務(wù)對象的人事檔案中，發(fā)達國家規(guī)定了更為廣泛的，例如，國家人事記錄中心在網(wǎng)站上明確表示，其使命是提供“世界一流的服務(wù)，為政府機構(gòu)、退伍軍人、前政府文職人員、家庭成員、歷史學者和研究者”。盡管如此，但大多數(shù)國家一般只有相對政府機構(gòu)和人事檔案對服務(wù)對象的限制比較嚴格。例如，美國規(guī)定只有相對人或經(jīng)過書面授權(quán)的相對對象，以檢查閱讀人員的檔案，能夠向公眾公開和信息是非常有限的。

在使用人員檔案的實施中，嚴格遵守外國嚴格的知情權(quán)，維護了知情權(quán)和隱私權(quán)，并有了平衡的指導思想。一方面符合<<信息自由法>>的規(guī)定，并積極推動和保護相關(guān)人的知情權(quán)，對人事檔案采取“按照”申請公開，只要是在法律允許范圍內(nèi)，人事檔案必須滿足使用條件的公開。另一方面，他們也嚴格遵守隱私法的規(guī)定，如美國、法國等國家規(guī)定的人事檔案中規(guī)定必須使用的相對人的隱私權(quán)作為前提，不能公開內(nèi)容將堅決予以保護。例如，涉及到一個人出生的地位、健康狀況、婚姻狀況、財產(chǎn)性收入、職業(yè)經(jīng)驗、宗教信仰、犯罪記錄和家庭名譽信息屬于需要限制的使用類別。保持一個平衡的積極使用和保護隱私，最終的目標是更好地保護相對人的合法權(quán)益。

在使用人事檔案時，國外的規(guī)定也很清楚。例如，從美國國家人事檔案中心的方案是不難看出，每一步都體現(xiàn)在嚴格、認真的特點。這說明使用國外的人員文件是非常謹慎的態(tài)度，使用的程序是非常規(guī)范的。在對國外人事檔案價值的認識上，遵循“信息權(quán)”的方法，利用人事檔案，包括公共檔案都是被視為民主權(quán)利的一部分，而檔案利用率也上升到了衡量一個國家民主程度的標尺。這種理解已經(jīng)達到了一個相對較高的水平，這有利于最大限度地發(fā)揮人事檔案的作用。目前，許多國家還將人事檔案，作為維護社會秩序的有力工具，作為優(yōu)化社會資源配置的有力工具，從而提高人事檔案的價值，也提高了人事檔案管理和利用的意義。

3 國外人事檔案管理帶來的啟示

通過梳理和分析國外人事檔案管理和利用的特點，不難看出國外的人事檔案管理具有一些值得中國借鑒的經(jīng)驗，帶給我們多方面的啟示。首先，要借鑒國外先進理念和成功經(jīng)驗，積極推進中國現(xiàn)行人事檔案管理的改革與完善。與中國相比，國外人事檔案管理具有一定的先進性和成功的經(jīng)驗。比如國外高度重視人事檔案和集中管理，特別是要加強人事部門和檔案館的管理，確保人事檔案管理工作的質(zhì)量。在另一個例子中，積極利用外國人才檔案和謹慎開放，充分保護相對的合法權(quán)益，積極推動人事檔案維護社會秩序和功能。例如，國外設(shè)置經(jīng)濟有效的人事檔案管理機構(gòu)，將人事檔案管理機構(gòu)建設(shè)納入人力資源信息共享中心。這些先進的理念和成功的經(jīng)驗值得中國借鑒和借鑒。目前，中國正處于人事檔案管理制度和體制改革的改革中，借鑒國外經(jīng)驗，促進中國人事檔案管理的優(yōu)化與完善。針對中國目前的形勢，對人事檔案管理體制的改革和體制的改革非常重要。因為公民知道，政府或組織管理自己的相關(guān)信息，已經(jīng)成為很多國民政府明確規(guī)定，公民應(yīng)當享有的民主權(quán)利。中國政府信息公開條例的一些規(guī)定，也反映了“陽光政府”或“人民政府”的改革思路。隨著人民民主權(quán)利意識的增強，傳統(tǒng)的封閉式人事檔案管理體制在許多方面受到了質(zhì)疑和質(zhì)疑。所以在改革的過程中，我們應(yīng)該尊重人，關(guān)心人作為出發(fā)點，給予人事檔案相對于相應(yīng)的民主權(quán)利，包括，按照規(guī)定程序，了解文件內(nèi)容的權(quán)利，對數(shù)據(jù)有異議的權(quán)利、主張、維護隱私權(quán)等。這些改革的理念在過去，各方都無權(quán)訪問自己的人事檔案，是一個創(chuàng)新的理念和突破。對于這一點，國外經(jīng)驗給我們的啟示是，人事檔案可以向相對人開放，這是一種相對人應(yīng)該享有的民主權(quán)利。而對人事檔案的管理要清楚地認識到，建立和管理人員檔案的基本目標之一是確保公民有權(quán)享有醫(yī)療、保險、推廣、出國等學校兒童的權(quán)利，而非限制人員流動、就業(yè)的手段控制。雖然人才資源的合理流動和優(yōu)化配置，在全社會需要系統(tǒng)的多個方面都需要支持和保障，但完善的人事檔案管理制度可以為社會秩序的健康運行提供更為有利的條件。另一方面，借鑒國外的經(jīng)驗，同時也要尊重中國的國情，避免盲目的機械復制，保持中國人事檔案管理的特點。借鑒國外成功經(jīng)驗是必要的，但不考慮中國的實際情況，盲目照搬，照搬國外模式，后果很可能是不科學的，強烈的感受到痛苦，而可能不工作。盡管中國的人事檔案管理工作比國外有一定的差距，但在借鑒其他國家的經(jīng)驗的過程中必須結(jié)合中國的人事制度、檔案管理體制和檔案工作水平的現(xiàn)實因素，逐步推行人事檔案管理體制改革。更為的是要保持中國人事檔案管理的特點。

參考文獻

[1]趙牧：《扔掉“號衣”走天涯》，《搜狐視線狂飆》，西苑出版社，2003年1月。

[2]陳潭：《傳統(tǒng)人事檔案制度走向終結(jié)》，《南方周末》，2004年2月26日。endprint