微信在職業(yè)院校檔案信息利用服務(wù)中的探析

摘 要：探討微信應(yīng)用職業(yè)院校檔案信息服務(wù)的可行性，分析職業(yè)院校檔案服務(wù)利用現(xiàn)狀及信息化過程中的瓶頸，設(shè)計職業(yè)院校檔案信息服務(wù)工作微信公眾平臺方案和介紹推廣服務(wù)工作，從而提升新時代職業(yè)院校檔案利用服務(wù)的能力。

關(guān)鍵字：微信；職業(yè)院校檔案；信息利用服務(wù)；功能設(shè)計

隨著互聯(lián)網(wǎng)和移動通信技術(shù)更加深入大眾生活，以及作為主要移動終端智能手機(jī)的普及和低門檻使用，以微信為代表的IM（即時通訊）軟件得到了很好的發(fā)展和應(yīng)用。雖然高校檔案引進(jìn)了信息化的管理和利用手段，但目前“重藏輕用”現(xiàn)象在各個高校檔案工作中還是存在1，職業(yè)院校中尤為突出。因此，以時下用戶量龐大的微信為平臺，提升檔案信息利用，為廣大師生提供更為便捷、準(zhǔn)確、即時的信息服務(wù)，實現(xiàn)職業(yè)院校檔案自身形象提升和業(yè)務(wù)的拓展，更好的推進(jìn)新時代下職業(yè)院校檔案的信息利用服務(wù)工作。

1 微信在職業(yè)院校檔案信息服務(wù)利用的可行性分析

1.1 微信使用群體的調(diào)查

在移動互聯(lián)網(wǎng)蓬勃發(fā)展的今天，有兩樣?xùn)|西功不可沒：硬件方面無疑是智能手機(jī)的更新?lián)Q代和技術(shù)的不斷提升；軟件方面則是手機(jī)APP軟件的火爆發(fā)展，這其中占據(jù)用戶量最大的手機(jī)APP當(dāng)屬“微信”。

近年來，由于國產(chǎn)企業(yè)的有力競爭，技術(shù)日趨完善，智能手機(jī)的價格非常親民。微信 （WeChat） 是騰訊公司于2011年1月21日推出的一個為智能終端提供即時通訊服務(wù)的免費(fèi)應(yīng)用程序，微信支持跨通信運(yùn)營商、跨操作系統(tǒng)平臺通過網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)送免費(fèi)（需消耗少量網(wǎng)絡(luò)流量）語音短信、視頻、圖片和文字，同時，也可以使用通過共享流媒體內(nèi)容的資料和基于位置的社交插件“搖一搖”、“漂流瓶”、“朋友圈”、”公眾平臺“、”語音記事本“等服務(wù)插件。截止到2015年第一季度，微信已經(jīng)覆蓋中國 90% 以上的智能手機(jī)，月活躍用戶達(dá)到 5.49 億，用戶覆蓋 200 多個國家、超過 20 種語言2。

以武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，目前在校師生有24000人左右，經(jīng)過走訪調(diào)查，智能手機(jī)的普及已經(jīng)達(dá)到98%，微信智能手機(jī)端安裝率幾乎達(dá)到100%。微信已經(jīng)成為師生生活和學(xué)習(xí)中不可忽缺的工具，正如微信廣告詞所說：微信是一種生活方式。

職業(yè)院校檔案信息服務(wù)工作主要的對象是在校師生和往屆畢業(yè)生，而根據(jù)以上的數(shù)據(jù)不難看出，微信作為一個信息服務(wù)的平臺有其得天獨(dú)厚的的優(yōu)勢。

1.2 微信應(yīng)用于職業(yè)院校檔案信息服務(wù)中的優(yōu)勢介紹

首先，微信的便利性?；谖⑿攀且豢罴磿r通訊軟件，擁有在線文字溝通、語音對話、視頻通話、圖片發(fā)送、視頻發(fā)送等功能，有問題可以直接在線咨詢及時獲得信息。這不同于以往的郵件方式，來回很久才能得到答案也或許會石沉大海、永無消息，如此這般很難為檔案利用者提供有效便捷的服務(wù)。更為重要的是微信節(jié)約了往返學(xué)校檔案部門的時間和精力，尤其是那些常駐外地的往屆畢業(yè)生，只需要通過掌上智能手機(jī)便可輕松獲得信息，同時也使檔案工作的效率大大提升，服務(wù)更加人性化。

其次，微信的經(jīng)濟(jì)性，微信是完全免費(fèi)的。任何一個職業(yè)院校，出資建立檔案在線服務(wù)平臺都會花費(fèi)不菲，且困難較多。微信卻不需要花費(fèi)任何費(fèi)用就可以成為一個良好的檔案工作服務(wù)平臺。

最后，微信的實時互動性。作為一款用戶量比較大的手機(jī)端軟件，微信最大的優(yōu)點(diǎn)就是實時互動。利用微信公眾平臺為用戶提供獲取信息的平臺的同時還能實現(xiàn)“即發(fā)即送，即送即達(dá)”的優(yōu)勢，檔案部門可以高效及時的反饋相關(guān)信息，大大改善檔案利用服務(wù)反饋滯后的現(xiàn)象3。

2 職業(yè)院校目前檔案服務(wù)現(xiàn)狀以及檔案信息化瓶頸

2.1 職業(yè)院校檔案服務(wù)利用現(xiàn)狀

就目前來說，很多高校檔案利用服務(wù)效率不高，沒有完全開發(fā)檔案工作傳承文化的潛在價值，尤其作為職業(yè)院校而言，檔案工作或許不被重視甚至輕視，認(rèn)為檔案工作可有可無。眾所周知，檔案工作是 “功在當(dāng)代，利在千秋”的重要事業(yè)，是記錄學(xué)校發(fā)展、文化傳承的重要工具。就利用方面來講，檔案是廣大師生的信息庫。在學(xué)校中使用檔案最多的應(yīng)該是在校教職工、在校學(xué)生、畢業(yè)學(xué)生等，但往往卻出現(xiàn)這樣的尷尬：需要檔案服務(wù)的時候要四處打聽，檔案室在哪里？不需要的時候，很多學(xué)生從進(jìn)學(xué)校到畢業(yè)離校都沒聽說過檔案部門。這應(yīng)該是檔案工作的遺憾之處。

2.2 職業(yè)院校檔案信息化過程中的瓶頸

進(jìn)入新世紀(jì)，各行各業(yè)以及單位各部門都進(jìn)行了信息化的建設(shè)，武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館也建立了自己的網(wǎng)站。就目前作為PC端單頁網(wǎng)站的功能，不能很好的滿足用戶對檔案服務(wù)的需求，平常網(wǎng)站的瀏覽量也非常少，幾乎沒有人去網(wǎng)站查閱資料獲得相關(guān)信息服務(wù)。這種情況，或許是因為時代發(fā)展的迅猛，我們的檔案信息化工作過于簡單已經(jīng)不能適應(yīng)目前的新形勢，所以必須轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，利用新的技術(shù)和平臺才能更好的為廣大師生服務(wù)。

3 微信在職業(yè)院校檔案信息利用中的設(shè)計和推廣

微信有三種類型的賬號，他們分別是：服務(wù)號、訂閱號和企業(yè)號?；诒疚囊陨系姆治龊吐殬I(yè)院校的實際情況，以微信為基礎(chǔ)的職業(yè)院校檔案公眾平臺可以使用服務(wù)號。結(jié)合微信的相關(guān)功能，該公眾平臺設(shè)計可以如下圖所示：

擁有公眾賬號平臺，要讓廣大師生關(guān)注本公眾賬號并求關(guān)注，可以從以下幾個方面進(jìn)行宣傳和推廣：

3.1 二維碼技術(shù)以及“掃一掃”

二維碼技術(shù)已經(jīng)深入的生活的各個角落，在電視，網(wǎng)絡(luò)，產(chǎn)品及包裝盒上隨處可見。微信二維碼結(jié)合微信掃一掃功能，能夠很好的推廣檔案公眾平臺，可以將開通的職業(yè)院校檔案微信生產(chǎn)二維碼張貼在學(xué)校各個教室、走廊、寢室內(nèi)，快速添加關(guān)注和增加人氣。

3.2 基于微信LBS（地理位置信息服務(wù)系統(tǒng)）和將微信鏈接至PC端檔案網(wǎng)頁的推廣

微信可以利用自身的LBS系統(tǒng)添加附近好友，向有關(guān)人群推送一些有趣、生動的文字、圖片、視頻等內(nèi)容，提供用戶的關(guān)注度4；再者將微信相關(guān)功能關(guān)聯(lián)至PC端檔案網(wǎng)站，提高網(wǎng)站利用率，使PC端網(wǎng)頁和微信公眾賬號相輔相成，共同為職業(yè)院校檔案利用服務(wù)提供能量。

4 結(jié)語

總之，用戶量的巨大、平臺更新的及時等優(yōu)點(diǎn)意味著微信在職業(yè)院校檔案服務(wù)利用中蘊(yùn)含巨大潛力，有著更為廣闊的應(yīng)用前景。但值得注意的是，檔案工作的特殊性以及隱私性要求微信在應(yīng)用過程中要注意自身安全的保護(hù)，遵守《檔案法》關(guān)于保密的要求，加強(qiáng)安全隱患意識。最后，微信應(yīng)用還在發(fā)展階段，需要檔案人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)能力，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，更好的為職業(yè)院校檔案服務(wù)利用工作不斷努力。

參考文獻(xiàn)

[1]賀冰化，呂建輝，基于微信的高校檔案信息服務(wù)探析，科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì) 2015年第23期。

[2]百度百科微信http：//baike.baidu.com/link？url=7uestB2XsXyoBm4BkKijoDht8DWCI0_JV_cVXj8eL0mD3F8psZGk1lx6H5FL8vBPrNfyRBy00R9ehsDzZLm0o-l7hNk4HGXyIIjgxAUpyu3

[3]劉子俠， 微信在高校檔案利用服務(wù)中的應(yīng)用探析 山西檔案 1005-9652（2015）05-0112-04

[4]尚珊 郎惠彬， 論微信在檔案信息服務(wù)中的應(yīng)用 學(xué)術(shù)探討 15頁-17頁

作者簡介

郭玥杝，武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院，本科。endprint