試論事業(yè)單位檔案信息化建設工作

趙春麗

【摘要】近年來在事業(yè)單位快速發(fā)展的過程中檔案數量越來越龐大，同時人們對檔案信息的需求也不斷提高，在這種情況下，檔案工作需要加快信息化建設，這不僅能夠使事業(yè)單位檔案更好的與社會發(fā)展的需要相符合，而且對檔案的開發(fā)利用具有非常重要的意義。文中分析了事業(yè)單位檔案信息化建設的必然性，并進一步對事業(yè)單位檔案信息化建設的具體措施進行了闡述。

【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案；信息化建設；資金；網站；人員素質

在當前信息化技術快速發(fā)展的新形勢下，檔案信息化建設的步伐不斷加快。檔案信息化建設是充分的利用先進的技術和方法，在各種法律法規(guī)及規(guī)章制度的前提下來有效的提高事業(yè)單位檔案信息的利用效率。檔案信息化建設是當前檔案工作發(fā)展的必然趨勢，同時也是深化檔案社會化服務的必然要求。這是一項系統(tǒng)的工程，需要每一名檔案管理人員要加快觀念的轉變，努力提高自身的素質，更好的推動檔案信息化建設的進程，為檔案事業(yè)的健康發(fā)展奠定良好的基礎。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設必然性

檔案信息化是在檔案活動中全面應用現代信息技術來對信息資源進行處置、管理和為社會提供信息服務。在這個過程中，檔案管理的重點更側于檔案信息，而且要通過廣泛的應用現代信息技術來對檔案部門進行裝備，以此來提高檔案管理和利用的水平，使檔案信息更好的實現社會化服務。在檔案信息化建設過程中，需要加快觀念的轉變，改變以往實動服務的模式，進一步解放思想，加快完善檔案管理模式，提升檔案工作和檔案的價值，更充分的發(fā)揮檔案管理工作的重要作用。事業(yè)單位加快檔案信息化建設后，檔案信息資源的利用會進一步拓展，可以將一些利用頻率高、重要的及容易受到損壞的檔案信息先進行數字化轉化，以便于更好的滿足檔案信息檢索利用及共享的需求。同時還要加快對藏書目錄中相關數據庫的建設，對各類檔案信息進行歸類總結，并將其納入到檔案信息化管理范疇，加快推動事業(yè)單位檔案信息現代化和信息化的發(fā)展。另外，以電子檔案的形式對電子文件進行管理，可以有效的保證信息的長期可讀性、完整性、準確性和真實性，這對于事業(yè)單位自身的發(fā)展具有非常重要的意義。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設的具體措施

（一）提高對檔案信息化建設的認識。檔案信息化作為一項龐大的系統(tǒng)工程，是檔案事業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略任務，因此事業(yè)單位檔案信息化建設過程中，領導決策層要及時轉變觀念，檔案工作者也要從傳統(tǒng)的管理理念中轉變過來，同時還要加大對檔案信息化建設的宣傳力度，加深人們對檔案信息化建設的了解，這樣在具體工作開展過程中，各部門之間才能互相協(xié)作配合。同時在事業(yè)單位檔案信息化建設過程中，還要針對單位的實際情況來制定中長期目標和規(guī)劃，以便于更好的推動事業(yè)單位檔案信息化建設進程。

（二）加大對檔案信息化建設的資金投入。實現檔案信息化建設資金投入是很大的。館藏檔案數字化是檔案信息化建設的前提和基礎，首先，在硬件設備上，檔案部門要積極引進計算機、打印機、掃描儀、刻錄機等必不可少的應用設備，將現代化管理手段和現代化計算機技術滲透到檔案管理工作中。工作人員需要借助先進的硬件設備對現存的館藏檔案資源進行數據整理、補充、掃描以及轉換；其次，檔案工作作為一個集收集、保管、利用、共享和服務于一身的系統(tǒng)工程，必須要環(huán)環(huán)相扣，工作人員需要借助各類文檔處理軟件，對建立的數據庫按照一定的標準進行整理，進而提供高效的檢索服務；為客戶查詢等需求提供網上服務平臺；構建各類網絡安全防護系統(tǒng)，以及對相關的數據信息進行加密、備份等工作。隨著信息技術的不斷完善，做好電子檔案的更新與維護工作。以上這些工作僅僅是事業(yè)單位檔案信息化建設的部分工作，如果沒有大量資金的投入，事業(yè)單位是很難開展檔案信息化建設這項工作的。只有在保證經費的前提下，才能確保此項工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。

（三）建立一個實用的檔案信息網站。在檔案信息化建設工作中，通常都需要建立檔案網絡，通過網頁的形式來為為檔案需求者提供相應的服務，而且檔案工作人員也能夠在網上進行查詢、歸檔和下載。當前網頁服務已成為檔案信息化管理的重要手段。同時事業(yè)單位檔案信息化建設過程中，還構建了檔案管理系統(tǒng)，可以實現信息的全方位傳送，實現了網絡信息資源的有效共享。

首先，最重要的就是選擇具有升級功能以及再開發(fā)能力的檔案信息管理操作系統(tǒng)，從而方便檔案網絡管理的不斷發(fā)展與更新的需要，能夠凸顯出檔案信息網絡的服務功能。

其次，要選擇能夠滿足我國相關標準要求的規(guī)范設備，最好是在市場上流行的主流產品，或者可以的話，與國外以及國內的相關公司取得聯系，量身定做出適合于事業(yè)單位檔案管理的操作系統(tǒng)，從而保障檔案信息化建設能夠很好的進行，確保事業(yè)單位的檔案管理部門對檔案管理信息系統(tǒng)可以不斷的更新以及升級，從而降低一定的成本。

（四）加強對檔案工作人員素質培訓

檔案管理人員素質的高低直接關系到事業(yè)單位檔案管理的水平。檔案管理人員作為檔案信息化建設工作中非常重要的要素，事業(yè)單位需要定期對檔案管理人員進行針對性的培訓，努力提高檔案管理人員的專業(yè)素質。特別是在當前信息技術快速發(fā)展的新形勢下，檔案管理人員要能夠跟上時代發(fā)展的步伐，不僅要具備全新的觀念，而且還要掌握信息化操作方法和手段，努力提高事業(yè)單位檔案信息化管理水平，加強對網絡知識和技能的學習，能夠對網上各種紛雜的信息進行整理和分類，更好的將檔案信息的功能和價值發(fā)揮出來，更好的滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求。

三、結束語

事業(yè)單位檔案信息化建設是一項長期性、全面性及具體性的工作，需要全體檔案人員、領導及各部門的積極參與與配合，同時還要努力提高檔案隊伍整體素質，檔案人員要能夠扎實的掌握和應用計算機技術和網絡技術，在檔案工作中不斷進行創(chuàng)新，更好的促進事業(yè)單位檔案信息化建設，為檔案事業(yè)的健康發(fā)展奠定良好的基礎。

參考文獻

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