關(guān)于加強(qiáng)中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作的思考

孟淑娟

【摘要】當(dāng)前我國(guó)處于信息化時(shí)代，信息技術(shù)開(kāi)始在各行各業(yè)中廣泛應(yīng)用。在當(dāng)前中職學(xué)校檔案工作中，通過(guò)將信息化技術(shù)在中職學(xué)校檔案工作中進(jìn)行有效應(yīng)用，能夠有效的提高中職學(xué)校檔案管理的開(kāi)放性和便捷性，更好的發(fā)掘出檔案的價(jià)值，使檔案能夠更好地服務(wù)于廣大師生，為中職學(xué)校各項(xiàng)工作順利開(kāi)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。文中分析了中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的重要性，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的措施進(jìn)行了具體的闡述。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校；檔案；信息化建設(shè)；措施

檔案信息化主要將網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和規(guī)范化集合為一體，在檔案信息化建設(shè)中會(huì)涉及到檔案管理、電子信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)性技術(shù)。目前信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子檔案出現(xiàn)并開(kāi)始取代紙質(zhì)檔案，這對(duì)檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。學(xué)校檔案管理作為學(xué)校最基礎(chǔ)性的工作，直接關(guān)系到學(xué)校管理的質(zhì)量。在當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作中還存在許多不足之處，因此需要努力提高中職學(xué)校檔案管理水平，加快推進(jìn)中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)，更好的促進(jìn)中職學(xué)校檔案的開(kāi)發(fā)利用。

一、中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的重要性

當(dāng)前我國(guó)處于信息時(shí)代，人們對(duì)信息的需求量不斷增加，檔案作為最大的信息庫(kù)，需要做好搜集、精煉、儲(chǔ)存、分享及管理費(fèi)等工作，通過(guò)強(qiáng)化檔案的管理，能夠更好的為人們提供所需要的信息，使人們善用知識(shí)，更好的解決信息不足的問(wèn)題。中職學(xué)校作為培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)型人才的重要基地，在學(xué)校發(fā)展過(guò)程中所形成的各種信息構(gòu)成了學(xué)校檔案，學(xué)校檔案不僅是學(xué)校發(fā)展歷史的重要見(jiàn)證，同時(shí)也是對(duì)學(xué)校發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，具有重要的憑證參考作用。長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)中職學(xué)校檔案在學(xué)校發(fā)展過(guò)程中一直得不到有效的重視，檔案重管輕用。這在當(dāng)前對(duì)信息需求量不斷增長(zhǎng)的新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式越來(lái)越無(wú)法滿足當(dāng)前學(xué)校發(fā)展的需要。

因此需要加強(qiáng)中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作，更直觀的體現(xiàn)出檔案信息化的優(yōu)勢(shì)。加快檔案信息數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案信息的查詢帶來(lái)更多的便利。中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)是在檔案管理活動(dòng)中，利用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置和管理，并提供相應(yīng)的信息資源利用服務(wù)。在當(dāng)前中職教學(xué)活動(dòng)越來(lái)越多樣化的情況下，檔案管理工作也更為復(fù)雜，這也使檔案信息化建設(shè)已成檔案管理的必然趨勢(shì)。充分的利用現(xiàn)代信息技術(shù)強(qiáng)大、完善的功能性更滿足中職學(xué)校檔案建設(shè)的基本需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的轉(zhuǎn)變，這是當(dāng)前中職學(xué)校檔案發(fā)展的重要變革。

二、加強(qiáng)中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的措施

（一）制定并完善中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)制度。在中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和制度作為約束，利用制度來(lái)約束和規(guī)范建設(shè)行為，這是中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的重要的保障。中職學(xué)校檔案管理人員需要嚴(yán)格控遵守國(guó)家檔案管理制度，并在此基礎(chǔ)上與本學(xué)校的實(shí)際情況有效的結(jié)合，制定一部適宜本學(xué)校的檔案管理制度，從而更好的開(kāi)展檔案信息資源的收集、整理、錄入、保存和查詢等工作，并進(jìn)一步完善與信息時(shí)代相適應(yīng)的具體檔案操作制度，加快推動(dòng)中職學(xué)校檔案工作的制度、規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展進(jìn)程。

（二）加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施主要包括計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和各類輔助設(shè)施，它是檔案信息化建設(shè)中非常重要的基本保障條件。根據(jù)檔案信息采集的需要，配備檔案室相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)和檔案信息管理系統(tǒng)軟件等設(shè)施。建立電子目錄和電子檔案錄入接收中心，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和電子文件的采集工作。檔案信息管理系統(tǒng)軟件要能涵蓋對(duì)電子文件采集、存儲(chǔ)、歸檔、整理、編目、檢索、利用等服務(wù)功能，具備同其他數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行連接和交換數(shù)據(jù)的能力，保證校園網(wǎng)和檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)絡(luò)之間的檔案信息存儲(chǔ)、交換的順利進(jìn)行。要推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。首先，要有統(tǒng)一的上網(wǎng)目錄標(biāo)準(zhǔn)。其次，建立規(guī)章制度。學(xué)校檔案具有保密性。充分體現(xiàn)檔案信息化管理的管理規(guī)劃、管理方法和質(zhì)量要求。

（三）創(chuàng)新學(xué)校檔案服務(wù)手段。隨著檔案數(shù)字化程度不斷提高，檔案利用的方式也發(fā)生了改變，利用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段利用檔案，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作方法和行為方式將隨之而發(fā)生改變，檔案管理模式也在從傳統(tǒng)的實(shí)體管理模式向著信息管理、知識(shí)管理、數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，因此，檔案部門必須用創(chuàng)新的服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)手段實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的手工操作管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立健全檔案管理制度。提高和增強(qiáng)學(xué)校全體師生對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。我們要按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。同時(shí)，學(xué)校在人才使用上要把好關(guān)，引進(jìn)一些檔案專業(yè)和計(jì)算機(jī)管理方面的專業(yè)人員，也要注重檔案人員的培訓(xùn)和深造，鼓勵(lì)他們繼續(xù)學(xué)習(xí)，提供機(jī)會(huì)讓他們參加上級(jí)檔案部門舉辦的各種培訓(xùn)。

（四）構(gòu)建完善的學(xué)校檔案信息安全保障體系。在中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要有效的保證檔案信息的安全，檔案管理人員需要將檔案信息安全放在檔案管理工作的首要位置，強(qiáng)化檔案信息管理系統(tǒng)和硬件設(shè)備的管理，做好檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的備份工作，有效的提高檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，采取有效的措施來(lái)防范檔案信息失密、丟失等情況，制定完善的電子檔案信息安全責(zé)任制，根據(jù)人員的級(jí)別來(lái)設(shè)置工作和查詢權(quán)限，以此保障檔案信息的安全。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案在中職學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮著非常重要的作用，其不僅是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)決策的重要依據(jù)，同時(shí)也是學(xué)校優(yōu)化管理的重要參考，因此需要努力提高中職學(xué)校檔案信息化管理水平，加快推動(dòng)中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)，深入挖掘中職學(xué)校檔案的價(jià)值和潛力，使其更好地服務(wù)于學(xué)校的各項(xiàng)工作，為中職學(xué)校的健康、有序發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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