醫(yī)療機(jī)構(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)信息化平臺(tái)應(yīng)用初步研究

林俊杰+聶曉絢+章懌+馬慶+王俊+高瑜+張喆+陸韜宏

摘 要 本研究以上海市血液中心倉(cāng)儲(chǔ)管理為研究模型，建立適用于醫(yī)療機(jī)構(gòu)（包括采供血機(jī)構(gòu)）倉(cāng)儲(chǔ)管理的系統(tǒng)信息化平臺(tái)，從申購(gòu)、購(gòu)入、確認(rèn)、入庫(kù)、標(biāo)識(shí)、貯存、監(jiān)控、發(fā)放（或退貨）到使用整條流程線的信息化管理進(jìn)行闡述，對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的倉(cāng)儲(chǔ)管理情況進(jìn)行有效控制并跟蹤倉(cāng)儲(chǔ)業(yè)務(wù)的物流和成本管理全過程，實(shí)現(xiàn)了較完善的倉(cāng)儲(chǔ)信息化管理。

關(guān)鍵詞 倉(cāng)儲(chǔ)管理 信息化管理平臺(tái) 應(yīng)用

中圖分類號(hào)：R197.324 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1006-1533（2016）12-0022-03

Preliminary study on the application of the information platform of warehouse management system in medical and health institutions

LIN Junjie， NIE Xiaoxuan， ZHANG Yi， MA Qing， WANG Jun， GAO Yu， ZHANG Zhe， LU Taohong

（ Shanghai Blood Center， Shanghai 200051， China）

ABSTRACT This study elaborates that taking the warehouse management of Shanghai Blood Center as the research model， the suitable platform of warehouse management system（WMS）in medical and health institutions is established to manage the information from application， purchase， confirmation， warehousing， indication， storage， monitoring， distribution（or return）to the whole process line. This WMS effectively controls the warehouse management in medical and health institutions and tracks the whole process of warehousing business and cost management so as to realize more perfect storage information management.

KEY WORDS warehouse management； information management platform； application

為適應(yīng)市場(chǎng)需求和競(jìng)爭(zhēng)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)（包括采、供血機(jī)構(gòu)）的各項(xiàng)管理越來越離不開信息化的支撐。物料管理信息化可以極大地提高管理效率，為物料管理實(shí)踐開辟新的領(lǐng)域[1]。倉(cāng)庫(kù)是儲(chǔ)存物資的場(chǎng)所，是物流活動(dòng)的中轉(zhuǎn)站，是調(diào)節(jié)物流的中心。倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)（ware house management system，WMS）是一個(gè)實(shí)時(shí)計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，它能夠按照運(yùn)作的業(yè)務(wù)規(guī)則和運(yùn)算法則，對(duì)信息、資源、行為、存貨和分銷運(yùn)作進(jìn)行更完美地管理，使其最大化滿足有效產(chǎn)出和精確性要求。作為國(guó)外物流行業(yè)企業(yè)運(yùn)用較廣的一種倉(cāng)儲(chǔ)管理技術(shù)，正日益受到我國(guó)眾多物流倉(cāng)儲(chǔ)企業(yè)的青睞和重視。

目前我國(guó)大多數(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)（包括采供血機(jī)構(gòu)）仍然依靠人工倉(cāng)儲(chǔ)進(jìn)行管理，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)如物料無法及時(shí)供應(yīng)、物料未能先進(jìn)先出（即指根據(jù)先入庫(kù)先發(fā)出的原則，對(duì)于發(fā)出的存貨以先入庫(kù)存貨的單價(jià)計(jì)算發(fā)出存貨成本的方法）而出現(xiàn)諸如過期報(bào)廢、供應(yīng)商資質(zhì)不全被誤用等問題?，F(xiàn)有的手工對(duì)賬模式和以人為主的倉(cāng)儲(chǔ)管理不僅容易導(dǎo)致主觀偏差，還缺乏系統(tǒng)性和驗(yàn)證監(jiān)控模式。如何高效管理倉(cāng)庫(kù)、利用倉(cāng)庫(kù)，如何使倉(cāng)儲(chǔ)作業(yè)規(guī)范，成為醫(yī)療機(jī)構(gòu)（包括采供血機(jī)構(gòu)）急需解決的問題。本研究以上海市血液中心倉(cāng)儲(chǔ)管理為研究模型，擬建立一套醫(yī)療機(jī)構(gòu)（包括采供血機(jī)構(gòu)）可通用的倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)信息化平臺(tái)，供參考和借鑒。

1 國(guó)內(nèi)、外倉(cāng)儲(chǔ)管理研究現(xiàn)狀

WMS是現(xiàn)代企業(yè)進(jìn)行物料管理和處理的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，它可以實(shí)現(xiàn)本地一個(gè)或者多個(gè)倉(cāng)庫(kù)的精細(xì)化管理，也可以實(shí)現(xiàn)制造企業(yè)、物流倉(cāng)儲(chǔ)企業(yè)、連鎖業(yè)等在大范圍內(nèi)異地多點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)的管理。20世紀(jì)50、60年代是WMS發(fā)展的初級(jí)階段，國(guó)外眾多學(xué)者開始嘗試綜合應(yīng)用管理科學(xué)、工程數(shù)學(xué)系統(tǒng)分析的方法進(jìn)行工廠設(shè)計(jì)。20世紀(jì)70年代以來，專業(yè)WMS在美國(guó)面世，標(biāo)志著WMS進(jìn)入快速發(fā)展階段[2]。20世紀(jì)90年代以來，通過信息技術(shù)在企業(yè)中的運(yùn)用，可以使企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃與市場(chǎng)銷售的信息充分共享，計(jì)劃、采購(gòu)、生產(chǎn)和銷售等各部門之間也可以更好地進(jìn)行協(xié)作。1990年開始，美國(guó)醫(yī)療信息與管理系統(tǒng)學(xué)會(huì)每年開展一次醫(yī)療機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)調(diào)查問卷，2011年的調(diào)查內(nèi)容主要包括信息化優(yōu)先工作、信息化預(yù)算、信息化發(fā)展障礙、信息化治理、信息化安全、信息化對(duì)醫(yī)護(hù)的影響、資金投入、信息共享交換和人力資源等9個(gè)方面、37個(gè)問題[3]。

我國(guó)WMS研究在起步上較晚，技術(shù)上相對(duì)落后。1982年，美國(guó)物流專家Richard Muther來華講授系統(tǒng)布置設(shè)計(jì)、物料搬運(yùn)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)化工業(yè)設(shè)計(jì)規(guī)劃，國(guó)內(nèi)將其3本著作進(jìn)行了翻譯出版，可稱之為我國(guó)現(xiàn)代WMS發(fā)展的開端。2002年，衛(wèi)生部信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室對(duì)國(guó)內(nèi)6 921家醫(yī)院進(jìn)行了調(diào)查，其中2 179家建立了醫(yī)院信息系統(tǒng)。該項(xiàng)調(diào)查僅為了解全國(guó)醫(yī)院信息化建設(shè)的基本情況，數(shù)據(jù)項(xiàng)較少[4]。2006年，中國(guó)醫(yī)院協(xié)會(huì)信息管理專業(yè)委員會(huì)開展的醫(yī)院年度調(diào)查，主要對(duì)信息化有關(guān)問題、技術(shù)應(yīng)用、硬件設(shè)施、系統(tǒng)建設(shè)、信息安全、資金投入、規(guī)劃發(fā)展等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查[5]。研究結(jié)果從側(cè)面和局部反應(yīng)了醫(yī)院信息化建設(shè)現(xiàn)狀，但對(duì)醫(yī)院信息化水平的評(píng)價(jià)功能作用有限，并且沒有形成一套有效的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。

目前我國(guó)倉(cāng)儲(chǔ)管理技術(shù)基礎(chǔ)相對(duì)落后，特別在醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的后勤倉(cāng)儲(chǔ)管理方面，因此設(shè)計(jì)和使用可通用于醫(yī)療機(jī)構(gòu)（包括采供血機(jī)構(gòu)）的倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)信息化平臺(tái)有著重要意義。

2 WMS倉(cāng)儲(chǔ)平臺(tái)的研發(fā)及應(yīng)用

2.1 WMS研發(fā)平臺(tái)

通過Microsoft SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，在運(yùn)行維護(hù)平臺(tái)上研發(fā)、設(shè)計(jì)WMS。

2.2 合格供方和物料清單管理

在WMS建立合格供方檔案，包括供方的名稱、資質(zhì)情況及有效期、資質(zhì)評(píng)審狀態(tài)、評(píng)審結(jié)論等信息。

2.3 入庫(kù)登記、查詢、質(zhì)量抽檢、放行及盤庫(kù)

2.3.1 入庫(kù)登記和查詢

根據(jù)不同物料類別，在WMS建立完成倉(cāng)儲(chǔ)地址設(shè)定，包括即將入庫(kù)的物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、批號(hào)、有效期、入庫(kù)日期和供應(yīng)商信息，完成物料入庫(kù)工作，并把物料標(biāo)為待檢狀態(tài)。

2.3.2 質(zhì)量抽檢、放行和盤庫(kù)

已采購(gòu)物料需要經(jīng)過質(zhì)量部門的質(zhì)量抽檢。該批物料經(jīng)檢驗(yàn)合格并經(jīng)質(zhì)量部門放行，WMS將該批物料計(jì)入庫(kù)存總量中，并提示可以向業(yè)務(wù)科室正常發(fā)放。該批物料如經(jīng)檢驗(yàn)不合格，WMS會(huì)顯示阻止該批次物料的發(fā)放。倉(cāng)儲(chǔ)管理員可以利用WMS的盤庫(kù)功能，通過與倉(cāng)儲(chǔ)內(nèi)實(shí)物核對(duì)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)與實(shí)物的校對(duì)，保持賬面與實(shí)物相一致。如果發(fā)現(xiàn)實(shí)物數(shù)量與系統(tǒng)顯示不一致，可及時(shí)查清原因。

2.4 物料報(bào)廢及退貨

2.4.1 物料報(bào)廢

對(duì)于在一定比例內(nèi)的物料報(bào)損，業(yè)務(wù)科室經(jīng)批準(zhǔn)審核后，負(fù)責(zé)在WMS內(nèi)填寫各種報(bào)損原因，計(jì)入物料消耗。

2.4.2 退貨

對(duì)于超出一定比例（3‰）的物料報(bào)損或其他原因（細(xì)菌污染等）需要做退貨處理的情況，通過WMS退貨至廠商，完成物料的退貨流程，數(shù)量直接在后勤倉(cāng)儲(chǔ)內(nèi)減去。

2.5 物料申購(gòu)、備貨出庫(kù)和接收

業(yè)務(wù)科室根據(jù)實(shí)際工作需要，至少提前3個(gè)工作日通過WMS提交申請(qǐng)單，明確所需物料的名稱、數(shù)量及需要配送的日期。通過打印相關(guān)申請(qǐng)單，方便倉(cāng)儲(chǔ)管理員統(tǒng)計(jì)物料需求并做好備貨出庫(kù)工作的申購(gòu)及發(fā)放流程。

總務(wù)科室接到各業(yè)務(wù)科室物料采購(gòu)申請(qǐng)后，在WMS中建立申請(qǐng)單，通過審核傳遞相關(guān)信息給倉(cāng)儲(chǔ)管理員準(zhǔn)備物料。建立申請(qǐng)單的過程中，可根據(jù)物料所在倉(cāng)儲(chǔ)地址，進(jìn)行申請(qǐng)單拆分。

倉(cāng)儲(chǔ)管理員需要對(duì)業(yè)務(wù)科室所提交申購(gòu)單中的物料名稱、規(guī)格和數(shù)量進(jìn)行確認(rèn)，通過WMS引用對(duì)應(yīng)申請(qǐng)單形成物料出庫(kù)單。倉(cāng)儲(chǔ)管理員也可根據(jù)庫(kù)存情況對(duì)出庫(kù)單內(nèi)物料的數(shù)量進(jìn)行修改，倉(cāng)儲(chǔ)實(shí)際發(fā)貨數(shù)量及業(yè)務(wù)科室實(shí)際接受數(shù)量以確認(rèn)后的出庫(kù)單為準(zhǔn)。倉(cāng)儲(chǔ)內(nèi)物料的發(fā)放在WMS內(nèi)遵循“先進(jìn)先出”原則，進(jìn)一步確保物料有效期的監(jiān)控。

當(dāng)天出庫(kù)物料通過WMS打印出庫(kù)單，業(yè)務(wù)科室需要在當(dāng)天對(duì)出庫(kù)單和實(shí)物進(jìn)行核對(duì)并在WMS內(nèi)予以確認(rèn)接收。接收確認(rèn)完成后，WMS將對(duì)應(yīng)數(shù)量的物料從后勤倉(cāng)儲(chǔ)內(nèi)移除，計(jì)入業(yè)務(wù)科室?guī)齑鎯?nèi)。

2.6 小結(jié)

WMS系統(tǒng)目前已運(yùn)用到上海市血液中心，運(yùn)行狀況良好，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

2.6.1 提升倉(cāng)儲(chǔ)管理效率

自定義預(yù)警提示項(xiàng)目提高了人員管理效率，減少了信息滯后帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)；多種業(yè)務(wù)類別和靈活查詢方式的查詢報(bào)表則提高了日常事務(wù)處理效率。

2.6.2 清晰了解物料信息

完善的物料信息檔案可供管理人員及時(shí)了解物料信息及構(gòu)成情況，同時(shí)便于查詢。當(dāng)合格供方的資質(zhì)有效期即將過期前（可以設(shè)置為提前一定時(shí)間提醒），WMS會(huì)及時(shí)予以提醒。當(dāng)合格供方的資質(zhì)有異常情況時(shí)，如資質(zhì)有效期已過期，則WMS不允許由該供應(yīng)商提供的產(chǎn)品入庫(kù)，直到確保供應(yīng)商的相關(guān)資質(zhì)符合國(guó)家法律、法規(guī)要求。在WMS建立物料清單，對(duì)物料予以分類管理。清單的建立包括物料分類、名稱、規(guī)格、有效狀況及使用情況等。

2.6.3 降低庫(kù)存成本及庫(kù)存控制不當(dāng)

庫(kù)容設(shè)計(jì)和預(yù)測(cè)模塊的加入，既可合理設(shè)計(jì)倉(cāng)庫(kù)大小，減低庫(kù)存成本，又可有效防止最低庫(kù)存量控制不當(dāng)導(dǎo)致的物料庫(kù)存失控狀況發(fā)生。通過WMS設(shè)定物料信息，可提前一定時(shí)間提醒采購(gòu)員及倉(cāng)儲(chǔ)管理員，確保物料在有效期內(nèi)進(jìn)行使用，防止過期物料的非法使用。

1）最低庫(kù)存預(yù)警設(shè)置

設(shè)定最低庫(kù)存數(shù)量，WMS可以對(duì)當(dāng)前庫(kù)存進(jìn)行監(jiān)控。當(dāng)相關(guān)物料在倉(cāng)儲(chǔ)內(nèi)當(dāng)前合格數(shù)量低于設(shè)定的最低庫(kù)存量時(shí)，系統(tǒng)將發(fā)出采購(gòu)提示，提醒采購(gòu)員及時(shí)補(bǔ)貨。

2）資質(zhì)過期提示設(shè)置

通過WMS設(shè)定相關(guān)供應(yīng)商信息，可以提前一定時(shí)間提醒采購(gòu)員向供應(yīng)商索要新資質(zhì)，確保供應(yīng)商的相關(guān)資質(zhì)符合國(guó)家法律、法規(guī)要求。

3）有效期預(yù)警設(shè)置

通過WMS設(shè)定物料信息，特別是關(guān)鍵物料的失效日期?？梢蕴崆耙欢〞r(shí)間提醒采購(gòu)員及倉(cāng)儲(chǔ)管理員，確保物料在有效期內(nèi)使用，防止過期物料的非法使用。

2.6.4 規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提高管理水平

WMS的應(yīng)用在庫(kù)存管理、采購(gòu)管理、物流管理等過程中，加強(qiáng)了信息化應(yīng)用，保持了信息溝通渠道的暢通，降低了因信息傳遞失誤而導(dǎo)致的物料供應(yīng)鏈不順和物料質(zhì)量降低等問題。

3 討論

WMS高效地運(yùn)用了信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了有效實(shí)時(shí)管理，其最大優(yōu)勢(shì)在于增強(qiáng)員工與員工、員工與機(jī)器、員工與管理者之間的溝通質(zhì)量。通過WMS設(shè)定相關(guān)供應(yīng)商信息，特別是相關(guān)重要資質(zhì)的失效日期，可以提前一定時(shí)間提醒管理相關(guān)人員，確保供應(yīng)商的相關(guān)資質(zhì)符合國(guó)家法律、法規(guī)的要求。從申購(gòu)、購(gòu)入、確認(rèn)、入庫(kù)、標(biāo)識(shí)、貯存、監(jiān)控、發(fā)放（或退貨）到使用，整條流程線的信息化管理可以為倉(cāng)儲(chǔ)管理提供有效保障，確保關(guān)鍵物料的充足、安全，為業(yè)務(wù)工作提供安全和先進(jìn)的后勤服務(wù)[1，7]。但在實(shí)際應(yīng)用時(shí)，部分不確定因素還需在WMS中設(shè)定相關(guān)的規(guī)則和路徑，包括物料的計(jì)量單位、物料入庫(kù)的批次定義、倉(cāng)儲(chǔ)庫(kù)存數(shù)量與業(yè)務(wù)科室?guī)齑鏀?shù)量的統(tǒng)一、信息流出庫(kù)實(shí)物流在配送途中的歸屬界定等。

WMS涉及物料的申購(gòu)、采購(gòu)、入庫(kù)、質(zhì)量抽檢、庫(kù)存盤點(diǎn)、出庫(kù)發(fā)放、使用和統(tǒng)計(jì)匯總等環(huán)節(jié)，需要通過現(xiàn)代化管理方式，對(duì)物料進(jìn)行科學(xué)有效地管理，充分利用各種資源，發(fā)揮資金效用，以提高工作效率和管理水平。自定義預(yù)警提示項(xiàng)目提升了人員管理水平，減少了信息滯后帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)。該系統(tǒng)實(shí)施前，每年需要花費(fèi)大量人力核對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)原件、各種證書有效期時(shí)間等信息。如出現(xiàn)證書即將過期等情況，會(huì)造成貨物供應(yīng)不上或使用過期貨物；系統(tǒng)實(shí)施后，只需要定期進(jìn)行日常數(shù)據(jù)維護(hù)及記錄更新信息，從未發(fā)生過由于信息滯后導(dǎo)致的工作差錯(cuò)。

實(shí)現(xiàn)倉(cāng)儲(chǔ)的全面信息化管理有利于人、財(cái)、物三方面合理配置，有利于提升倉(cāng)儲(chǔ)管理效率和管理質(zhì)量，有利于質(zhì)量體系的進(jìn)一步完善，更有利于后勤現(xiàn)代化管理[6]。WMS涉及了所有業(yè)務(wù)科室的物料管理，部分物料交接流程較為繁瑣，需要后勤與各個(gè)業(yè)務(wù)部門在WMS使用期間能夠不斷完善細(xì)節(jié)及提高系統(tǒng)操作性和實(shí)用性，真正使信息系統(tǒng)服務(wù)于倉(cāng)儲(chǔ)日常管理工作，有效提高倉(cāng)儲(chǔ)管理效率。

本研究以上海市血液中心倉(cāng)儲(chǔ)管理為研究模型，對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)信息化平臺(tái)進(jìn)行有效控制、跟蹤倉(cāng)儲(chǔ)業(yè)務(wù)的物流和實(shí)現(xiàn)成本管理全過程，實(shí)現(xiàn)了較完善的倉(cāng)儲(chǔ)信息化管理。同時(shí)對(duì)管理系統(tǒng)的有效性和適用性進(jìn)行了驗(yàn)證，在醫(yī)療機(jī)構(gòu)（包括采供血機(jī)構(gòu)）倉(cāng)儲(chǔ)管理中具有一定的通用性。

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