“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下企業(yè)檔案信息化建設(shè)策略研究

李曉丹

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）06-000-02

摘 要 本文首先從“互聯(lián)網(wǎng)+”的提出出發(fā)，界定了“互聯(lián)網(wǎng)+”的定義及內(nèi)涵。進(jìn)而探討在互聯(lián)網(wǎng)+的背景下檔案信息化建設(shè)存在的問題，人才隊(duì)伍建設(shè)不足，格式不統(tǒng)一，信息化建設(shè)平臺(tái)落后，檔案整理質(zhì)量不高，泄密隱患等問題，進(jìn)而有針對(duì)性的提出相應(yīng)的措施：加強(qiáng)加強(qiáng)專業(yè)化人才隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)企業(yè)檔案電子化、信息化平臺(tái)建設(shè)，統(tǒng)一軟件、統(tǒng)一格式，嚴(yán)格管理，加強(qiáng)責(zé)任心等。

關(guān)鍵詞 互聯(lián)網(wǎng)+ 檔案信息化 策略研究

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”的提出與內(nèi)涵

2015年3月5日，李克強(qiáng)總理首次在政府工作報(bào)告中提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃。通俗地講，“互聯(lián)網(wǎng)+”就是互聯(lián)網(wǎng)+各個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)，但這并不是簡(jiǎn)單地相加，而是要利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，讓互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活進(jìn)行深度融合，在科技創(chuàng)新中不斷贏得新發(fā)展。其中的關(guān)鍵是創(chuàng)新，因?yàn)橹挥袆?chuàng)新才能使這個(gè)“+”變得有價(jià)值、有意義。也正因?yàn)榇耍盎ヂ?lián)網(wǎng)+”被人們認(rèn)為是創(chuàng)新2.0下的互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展新業(yè)態(tài)、新形態(tài)，是創(chuàng)新2.0推動(dòng)下的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展形態(tài)演進(jìn)。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的倒逼

當(dāng)今時(shí)代是信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)深度融合，對(duì)傳統(tǒng)行業(yè)產(chǎn)生重大影響，起到變革的作用。對(duì)于企業(yè)檔案信息化檔案管理而言，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來也起著重要的變革作用。一方面，“互聯(lián)網(wǎng)+”是加快檔案信息化建設(shè)現(xiàn)代化步伐、提升檔案信息化系統(tǒng)整體功能的重要機(jī)遇，但另一方面，當(dāng)前企業(yè)檔案管理還處于相對(duì)傳統(tǒng)和保守的階段，“互聯(lián)網(wǎng)+”也使得檔案信息化建設(shè)面對(duì)諸多挑戰(zhàn)和問題。具體來講，當(dāng)前企業(yè)檔案信息化存在的主要問題表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）“互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息化”的思想認(rèn)識(shí)不深，人才隊(duì)伍建設(shè)不足

部分企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏全面的了解和清醒的認(rèn)識(shí)，在信息化建設(shè)中表現(xiàn)出消極態(tài)度，反應(yīng)遲緩；信息化建設(shè)的組織機(jī)構(gòu)、工作機(jī)制不完善，特別是在“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略背景下，部分企業(yè)把信息技術(shù)專業(yè)人員看成是底層操作人員，沒有花大力氣培養(yǎng)懂技術(shù)、會(huì)操作的專業(yè)人才隊(duì)伍。

（二）軟件、數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一

無規(guī)矩不以成方圓。企業(yè)檔案數(shù)字化軟件的使用，需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一指導(dǎo)，但一些公司和企業(yè)在檔案管理中盲目上馬，各自為戰(zhàn)。例如有調(diào)研表明，河南省范圍內(nèi)使用軟件公司有量子偉業(yè)、上海中信、北京盛贊、清華紫光、新銳英城、世紀(jì)科怡、東方飛揚(yáng)、泰恒、簡(jiǎn)帛、中信外包等20多家，個(gè)別名義上是公司，實(shí)際是一年至兩年的代理商，甚至是一人公司。各軟件公司開發(fā)的軟件往往具有自定義數(shù)據(jù)的功能，再加上各單位情況不一致，上級(jí)部門沒有統(tǒng)一數(shù)字化前的格式，造成了軟件、數(shù)據(jù)格式的不統(tǒng)一。同時(shí)也造成主管部門接收所屬單位的電子檔案時(shí)，檔號(hào)字段也沒有著錄，不能掛接，最關(guān)鍵的是公司倒閉將會(huì)引起更大不可挽回的損失。

（三）信息化建設(shè)平臺(tái)落后，多以紙質(zhì)形式保存檔案，不便于查閱和共享

受“白紙黑字，立此為證”等傳統(tǒng)觀念的影響，一些企業(yè)在檔案管理中一直以來都是重點(diǎn)關(guān)注紙質(zhì)檔案。按檔案管理的要求，紙質(zhì)檔案保存環(huán)境要求較高，要求溫度、濕度適宜，防潮、防蛀，而且紙質(zhì)檔案體積龐大，保管需占用一定空間，隨著時(shí)間推移，需要較大的專門檔案庫(kù)房來進(jìn)行存放，不經(jīng)濟(jì)。

也正是在紙質(zhì)檔案管理的形式下，一些檔案不便于查閱和共享，使用率低，價(jià)值降低。因?yàn)榧堎|(zhì)成果在后續(xù)借閱時(shí)，要通過檔案管理員先進(jìn)行原始的檢索、查閱，查詢其保存準(zhǔn)確位置后再進(jìn)行借閱，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，檔案利用率低下。

（四）檔案整理質(zhì)量不高

目前有些單位早期的檔案本身整理就有問題，如頁碼漏編、跳號(hào)；題名擬寫有誤、過于簡(jiǎn)單；文件裝訂倒裝、排列有誤；頁面破損等，這樣掃描著錄的電子檔案也是錯(cuò)誤的。

（五）數(shù)字化有泄密隱患

一是數(shù)字化前沒有進(jìn)行整理鑒定，有可能造成網(wǎng)絡(luò)泄密；二是數(shù)字化企業(yè)人員的不確定性及電腦硬盤的失泄密現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；三是管理、監(jiān)管不到位，后期服務(wù)、版本升級(jí)、黑客攻擊等都有泄密隱患。

三、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的企業(yè)檔案信息化建設(shè)策略

通過以上分析可知，企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在諸多的問題與不足，也給我們的企業(yè)檔案信息化建設(shè)指明了方向和目標(biāo)。由此，我們需要基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，從加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)、加強(qiáng)科技平臺(tái)建設(shè)等方面提出了“互聯(lián)網(wǎng)+企業(yè)檔案信息化”的建設(shè)策略。

（一）加強(qiáng)專業(yè)化人才隊(duì)伍建設(shè)

“互聯(lián)網(wǎng)+”企業(yè)檔案信息化技術(shù)，必須堅(jiān)持以人為本，始終培養(yǎng)應(yīng)用型人才和青年檔案信息化人才放在第一位，這是檔案信息化的成功之本。 培養(yǎng)大量既懂檔案業(yè)務(wù)、企業(yè)管理，又熟悉大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的復(fù)合型人才，建立復(fù)合型、多層次的專業(yè)隊(duì)伍，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，這是進(jìn)一步推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+”企業(yè)檔案信息化工作的人力保證。

（二）加強(qiáng)企業(yè)檔案電子化、信息化平臺(tái)建設(shè)

企業(yè)檔案電子化、信息化平臺(tái)是“互聯(lián)網(wǎng)+”企業(yè)檔案信息化技術(shù)的基本條件。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，企業(yè)檔案所有的原始資料一般都是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行編制、處理，都存在電子媒介。即使是有關(guān)審批、簽字的資料以紙質(zhì)形式存在，也完全可通過數(shù)據(jù)處理技術(shù)變成電子文檔。因此，建立企業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”等信息技術(shù)，建立企業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)，從而為企業(yè)檔案提供快、準(zhǔn)、全的信息。

（三）統(tǒng)一軟件、統(tǒng)一格式

最好是國(guó)家研發(fā)統(tǒng)一的軟件、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化，根據(jù)各地情況的差異，選擇一些相互制約、相互依存的數(shù)字化企業(yè)，根據(jù)國(guó)家檔案局的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行數(shù)字化處理，這樣有利于后期升級(jí)、連接和管理，便于檔案人操作。

（四）嚴(yán)格管理，加強(qiáng)責(zé)任心，使保密制度落到實(shí)處

其一，要求數(shù)字化外包公司在承攬數(shù)字化期間，業(yè)務(wù)經(jīng)理和工作人員不能調(diào)換，以制度管理所有人員；其二，數(shù)字化后的軟硬件外包公司不能攜帶走，并且必須簽訂違約或破產(chǎn)后軟件高端運(yùn)行協(xié)議；其三，數(shù)字化前對(duì)檔案必須進(jìn)行鑒定，分別進(jìn)行編號(hào)、掃描等處理；其四，網(wǎng)站的發(fā)布平臺(tái)構(gòu)建完成后，就要進(jìn)行內(nèi)容的錄入和完善，這個(gè)工作也將成為檔案部門的日常工作。因此嚴(yán)格計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)管理保密制度，在技術(shù)層面：部署網(wǎng)絡(luò)版殺毒軟件，硬件防火墻，配備或培訓(xùn)合格的網(wǎng)絡(luò)管理員；在制度層面：建立嚴(yán)格的安全制度，杜絕非法操作；在管理層面：經(jīng)常維護(hù)、定期升級(jí)、及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在問題，防止黑客病毒侵襲等。

四、結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，無論是生產(chǎn)還是管理，都將發(fā)生重大的變化。企業(yè)積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案信息化，就是要改變傳統(tǒng)的非網(wǎng)絡(luò)化、電子化的檔案管理模式，提高企業(yè)檔案管理的效率和技術(shù)含量，但在實(shí)際的管理實(shí)踐中仍然面臨著人才隊(duì)伍不足、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、格式不規(guī)范、信息化平臺(tái)落后等突出問題。因此，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景，企業(yè)檔案信息化管理工作需要進(jìn)一步改革與創(chuàng)新，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)、加強(qiáng)科技平臺(tái)建設(shè)為企業(yè)檔案信息化管理工作改革與創(chuàng)新提供支持。

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