完善企業(yè)人事檔案管理的思考

唐一月

摘 要：計(jì)劃經(jīng)濟(jì)和市場經(jīng)濟(jì)協(xié)同發(fā)展以來，企業(yè)人事檔案的作用逐漸凸顯，逐漸成為企業(yè)招人、用人、留人的重要管理方式之一。但就目前企業(yè)人事檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，在環(huán)境、人員、信息化建設(shè)等方面都存在不同程度的問題?；诖耍疚囊匀绾胃咝У耐晟破髽I(yè)人事檔案管理工作為根本的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，采用理論分析和實(shí)地研究的方式分析了我國企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)了其中存在的問題和不足，并提出了有效的完善建議。希望能夠起到拋磚引玉的作用，進(jìn)而引起更多的專業(yè)人士關(guān)心和重視企業(yè)人事檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案管理；問題；完善建議

一、我國企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀

據(jù)調(diào)查，現(xiàn)階段越來越多的企業(yè)逐漸意識(shí)到人事檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要作用，并且也試圖通過完善相關(guān)的制度規(guī)范，提高企業(yè)工作人員的綜合素質(zhì)等方式來提高企業(yè)人事檔案管理工作的績效，但就實(shí)際落實(shí)情況來看，與預(yù)期還存在一定的差距，存在一些問題和不足，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）企業(yè)人事檔案管理環(huán)境差

優(yōu)越的企業(yè)人事檔案管理環(huán)境是確保企業(yè)人事檔案管理工作得以高效開展的前提和基礎(chǔ)。但是就目前情況來看，一些企業(yè)的的檔案管理室條件比較簡陋，缺乏恒溫設(shè)備，檔案被蟲蛀、霉?fàn)€的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；其次，一些企業(yè)沒有一個(gè)固定的檔案管理室，檔案在來回搬遷的過程中不慎丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；另外，一些企業(yè)的人事檔案管理環(huán)境不夠安全，檔案丟失、人為篡改的現(xiàn)象依舊存在。

（二）企業(yè)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不夠高

企業(yè)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不夠高是現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理工作中存在的又一比較普遍的問題。即一些企業(yè)的人事檔案管理人員的專業(yè)性不夠高，對于什么樣的檔案需要長期保存，檔案如何分類，檔案管理工作的重難點(diǎn)等掌握的不夠清晰，實(shí)際管理工作中比較混亂，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人事檔案管理工作的任務(wù)量逐漸增加，人事檔案管理工作的績效不得而知。另外，一些企業(yè)人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不夠高，受各種利益的誘惑或者其他因素，所以修改檔案的現(xiàn)象依舊存在。

（三）企業(yè)人事檔案管理工作的信息化程度不夠高

處在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，提高企業(yè)人事檔案管理工作的信息化程度顯得尤為重要和必要，但是就目前情況來看，一些企業(yè)，尤其是實(shí)力比較小的企業(yè)，人事檔案管理的信息化程度并不高，人事檔案管理工作全靠人工，工作績效不得而知；另外，一些企業(yè)雖然引進(jìn)了現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)，但是并沒有將其落實(shí)的實(shí)際管理工作中去，信息化系統(tǒng)檢索、監(jiān)督等功能沒有得到切實(shí)的發(fā)揮，形式化嚴(yán)重。

二、完善企業(yè)人事檔案管理工作的建議

企業(yè)人事檔案管理環(huán)境差/人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不夠高/人事檔案管理工作的信息化程度不夠高等問題的存在確實(shí)在很大程度上影響了企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮，給企業(yè)其他各項(xiàng)經(jīng)營管理工作埋下了潛在的風(fēng)險(xiǎn)?；诖耍P者結(jié)合自身多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和所掌握的理論知識(shí)就如何解決上述問題提出了幾點(diǎn)切實(shí)可行的完善建議，具體內(nèi)容如如下所述：

（一）優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理環(huán)境

企業(yè)人事檔案管理環(huán)境的優(yōu)化需要企業(yè)從以下兩方面著手，一方面，企業(yè)的管理層要加強(qiáng)對企業(yè)人事檔案管理工作的重視程度，以身作則，并加強(qiáng)宣傳力度，在企業(yè)內(nèi)部形成人人重視人事檔案管理工作的工作氛圍；另一方面，企業(yè)要設(shè)立獨(dú)立的人事檔案管理組織，適當(dāng)加大對人事檔案管理工作室的投資力度，優(yōu)化人事檔案管理的外部環(huán)境，通過現(xiàn)代化信息設(shè)備的引進(jìn)等方式增加其安全性，以防止檔案蟲蛀、霉?fàn)€、丟失等問題的發(fā)生。

（二）提高企業(yè)人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

企業(yè)人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的提高是提高企業(yè)人事檔案管理工作績效的又一重要舉措。所以就需要企業(yè)從以下幾方面著手，一是要鼓勵(lì)涉事人員樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷提高自身的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，達(dá)到專業(yè)的人干專業(yè)的事的效果；二是要加強(qiáng)對人事檔案管理人員的培養(yǎng)力度，定期組織講座、考試來豐富其專業(yè)知識(shí)，并通過請進(jìn)來，走出去的方式引進(jìn)更多的專業(yè)能力強(qiáng)，職業(yè)素養(yǎng)高的復(fù)合型人才；三是要完善配套的監(jiān)督機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制，并將其與工作人員的切身利益直接關(guān)聯(lián)，以提高其工作熱情和工作積極性，減少人為因素造成的不必要的失誤和損失。

（三）提高企業(yè)人事檔案管理工作的信息化程度

信息化程度的提高是提高企業(yè)人事檔案管理工作績效的有效工具。這就要求企業(yè)從以下幾方面著手，一是要綜合考慮企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營能力和資本能力，在遵循實(shí)用、科學(xué)、有效原則的基礎(chǔ)上，引進(jìn)適合企業(yè)特色的人事檔案管理信息系統(tǒng)；二是要落實(shí)逐漸推進(jìn)原則，即信息化人事檔案管理系統(tǒng)價(jià)值的發(fā)揮不是一朝一夕就能實(shí)現(xiàn)的，需要企業(yè)循序漸進(jìn)，投入一定的時(shí)間和精力，加大對涉事人員計(jì)算機(jī)知識(shí)的培養(yǎng)力度，來確保其應(yīng)有價(jià)值的切實(shí)發(fā)揮；三是要全面協(xié)調(diào)發(fā)展，即信息化檔案人事管理系統(tǒng)的推進(jìn)和應(yīng)用必須與企業(yè)的信息需求相協(xié)調(diào) ，與信息技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào) ，與全國信息化工程相協(xié)調(diào)。

三、結(jié)語

總之，企業(yè)人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、管理性、保密性很強(qiáng)的工作，是現(xiàn)代企業(yè)管理工作的重要組成部分。對于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、經(jīng)濟(jì)效益的獲得以及企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展都發(fā)揮著不可小覷的作用。所以加強(qiáng)對企業(yè)人事檔案管理工作的重視程度，在實(shí)際工作中善于發(fā)現(xiàn)問題、分析問題，并結(jié)合自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和所掌握的理論知識(shí)提出切實(shí)可行的優(yōu)化意見是需要需要相關(guān)工作人員一直努力的方向和目標(biāo)。而由于本人能力有限，本文僅是筆者對完善人事檔案管理工作的探索性分析，筆者將在今后的學(xué)習(xí)和實(shí)踐工作中作進(jìn)一步的研究和努力。

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