試析提高辦公室綜合管理水平的有效途徑

王丹竹

摘 要：辦公室是一個機構的核心，在機構運行過程中，出于不可缺少的部分。在經(jīng)濟高度發(fā)展的背景下，辦公室起著上達下發(fā)的作用，而辦公室的綜合管理工作也應該有所加強，本文通過對此分析，提出可行性對策。

關鍵詞：辦公室；綜合管理；研究

一、辦公室綜合管理工作的特點

（一）政策性

綜合辦公室在日常工作中收集、整理、綜合單位內部和外部各方面信息，并綜合分析，定期向單位領導層匯報。這種工作在公司機構中不可或缺，企業(yè)管理層對于公司情況的了解，直接關系到高層對于企業(yè)決策的走向，對企業(yè)信息的把握，這對于企業(yè)各方面的發(fā)展走向具有重要的意義。所以，綜合辦公室就相當于一個企業(yè)的智囊團體，意義重大。在平常的工作里要肩負起收集，整理信息的作用。

（二）服務性

綜合辦公室是為企業(yè)內部服務的一個部分，服務對象為：（1）給管理階層服務，將管理階層下達的命令傳到下面部門，并作為決策實施助手幫助單位各部門領會決策精神；（2）為給部門服務，部門之間需要工作上的對接，辦公室作為協(xié)調部門，在部門工作內容的銜接上有著獨特優(yōu)勢；（3）為單位內部職工服務，匯總職工意見，并及時向領導層反映單位職工思想狀況。

二、辦公室管理工作的不足

（一）工作目標不明確

在辦公室管理工作當中，工作目標不明確現(xiàn)象十分普遍，導致工作缺乏有效計劃，影響工作效率。工作目標不明確主要體現(xiàn)在兩個方面：1.在辦公室這個大團體里，缺乏統(tǒng)一的目標規(guī)劃，對于自身的工作內容以及相關程序都不太了解。2.辦公室人員分工不明確，各個工作人員對于自身要工作的內容理解不全，不知道自己應該干什么，該怎么干，只是被動的跟著領導走，被領導安排著工作，缺少積極主動性。

（二）工作職責不清晰

在辦公過程中，工作職責不明確也是個大麻煩，有以下幾點：第一，服務對象不明確，辦公室不僅僅是為領導層服務的，基層也是辦公室服務的重要對象，但是實際當中，大多辦公室側重于服務領導，對基層服務質量較差。第二，崗位精細化水平較低，許多崗位多由其它人員兼職的，有些崗位之間存在交叉重疊，同時又有部分崗位存在空白，各個崗位之間職責不清，溝通不力，降低了辦公室管理效率。

（三）工作人員素質

在辦公室工作人員當中，受工作理念、個人素質等因素影響，在實際工作當中，存在著缺乏積極性，服務態(tài)度不夠熱情，工作拖沓、互相推諉等各種不良現(xiàn)象，對辦公室本身職能的發(fā)揮造成了嚴重阻礙。

三、辦公室綜合管理水平的提高措施

（一）提高重視程度

1.以高層管理者做后援。像辦公室這個部門可以多領導階層分擔一些困難，對于一些公司難題，要主動去分析，去思考，以公司的利益為出發(fā)點，給領導階層提供一些意見，幫助領導階層排憂解難，讓領導認可這個部門。

2.進行有效的溝通。首先要做到知己知彼，也即辦公室必須要能掌握組織成員的動向，而且要了解對方的個人特點，并對于不同的對象，使用不同的溝通方式。當然有效的溝通也常以推理的方式來進行，所以辦公室管理者必須以數(shù)據(jù)作為溝通的基礎，或是運用一些特定事件，再以數(shù)據(jù)或資料來輔助說明。辦公室管理者可以通過信息系統(tǒng)的運用，來掌握必要的信息。另外，辦公室管理者要達成有效的溝通，還需抓對時機以收事半功倍的效果，充分利用公司資源，找對溝通的窗口，掌握住小團體的關鍵人物，以及適當?shù)慕槿胗螒蛞?guī)則的制定等。

（二）推廣辦公自動化

辦公自動化并沒有一個統(tǒng)一的定義，是指將現(xiàn)代化辦公同計算機網(wǎng)絡技術等結合起來的一種新型的辦公方式。實際上，凡是在傳統(tǒng)辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業(yè)務，都屬于辦公自動化領域。在行政部門，習慣上將辦公自動化稱為電子政務，而企事業(yè)單位則習慣叫OA。辦公自動化涵蓋了行為科學、管理科學、社會學、系統(tǒng)工程學等多個學科的理論與技術，通過辦公自動化，能更好的優(yōu)化管理組織結構，調整管理體制，既能有效的提高辦公效率，又能提升協(xié)同辦公能力，強化決策管理水平。

（三）創(chuàng)新管理模式

1.從思想上創(chuàng)新。思想理念層面的重視是組織辦公室工作的基石。如果員工不能夠從思想層面對于辦公室工作進行深入認識與認同，則無論采取何種措施都無法保證組織能夠取得辦公室工作的成果，也無法高效的加以開展。因此，組織辦公室工作的創(chuàng)新，必須從思想層面提升組織員工對于辦公室工作的認識，尤其應該糾正對于辦公室工作的錯誤認識。

2.創(chuàng)新工作的載體與工具。辦公室工作必須要有新的載體與工具對該項工作進行支持，從而真正使其具有可操作性與可見性。這也就是說，在時代不斷進行變遷的條件下，辦公室工作的內容應當不斷的進行創(chuàng)新，并且緊密結合具有創(chuàng)新理念的員工培訓、先進組織文化創(chuàng)造等內容，運用新的方法與工具來確保組織辦公室工作的落實有效性。在這種思想理念的指導之下，組織必須不斷創(chuàng)新自身的工作方法，將現(xiàn)代化的科學技術融入到各項工作當中，從而極大的豐富辦公室工作的路徑與空間，在緊密結合實際條件的情況下，賦予組織員工參與到辦公室工作中來的機會，為員工的長期、快速發(fā)展提供很好的平臺，確保員工能夠從日常工作與辦公室工作的結合過程中實現(xiàn)自身的價值。

（四）重視綜合控制管理

辦公室針對潛在或實際的危機，必須本著動用資源最少、使用時間最短、波及范圍最小、損害程度最低的態(tài)度；有組織、有計劃的采取最有效、最可行、最切實的對策與行動，通過層級式的危機意識、危機處理及控制管理等機制，防止危機發(fā)生或在危機發(fā)生之后盡快解除危機源，以恢復辦公室正常運作狀態(tài)。

四、結束語

綜上所述，辦公室管理工作在企業(yè)中占據(jù)著十分重要的地位，加強對辦公室管理工作的研究有著重要意義。在當前辦公室管理工作中，還存在一些問題，對此，采取有效的完善措施，提升辦公室綜合管理水平。

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