高職院校內(nèi)部控制建設(shè)的幾個重要風(fēng)險點及應(yīng)對措施

王亞軍

(北京京北職業(yè)技術(shù)學(xué)院,北京　101400)

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高職院校內(nèi)部控制建設(shè)的幾個重要風(fēng)險點及應(yīng)對措施

王亞軍

(北京京北職業(yè)技術(shù)學(xué)院,北京101400)

[摘要]高職院校隨著自身的快速發(fā)展，在經(jīng)營辦學(xué)、資金使用中存在的問題也越來越復(fù)雜?；飧呗氃盒０l(fā)展中的瓶頸問題,建設(shè)內(nèi)部控制機制,規(guī)范運營和改革辦學(xué)模式,是當(dāng)今高職院校發(fā)展的必然選擇。文章對高職院校內(nèi)部控制建設(shè)中的風(fēng)險點進行討論,并提出相應(yīng)的應(yīng)對措施。

[關(guān)鍵詞]高職院校；內(nèi)部控制建設(shè)；風(fēng)險點

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.28.235

高職院校經(jīng)過十幾年發(fā)展,迎來了鼎盛時期。隨著擴疆動土,設(shè)備更新,高職院校在經(jīng)營辦學(xué)、資金使用中存在的問題也越來越復(fù)雜,如何化解高職院校發(fā)展中的瓶頸問題,建設(shè)內(nèi)部控制,規(guī)范運營和改革辦學(xué)模式,是當(dāng)今高職院校發(fā)展的明智選擇。但是內(nèi)部控制體系建設(shè)的重點和難點在于如何準(zhǔn)確的找到風(fēng)險點并制定相應(yīng)的控制措施,這也正是本文所探討的問題。

1高職院校內(nèi)部控制中幾個重要的風(fēng)險點

針對高職院校目前的管理狀況,以及在運行和管理中遇到的問題,現(xiàn)梳理高職院校主要業(yè)務(wù)活動和風(fēng)險點。高職院校的業(yè)務(wù)活動主要有教學(xué)活動和日常管理活動,具體可以分為：教學(xué)、招生、采購、收費、科研、人力資源管理、財務(wù)管理、專項資金使用、后勤托管項目等。下面就選擇幾個目前相對薄弱且重要的環(huán)節(jié)作為重點,探討相關(guān)的風(fēng)險點。

1.1學(xué)生收費風(fēng)險控制點

學(xué)生學(xué)費是高職院校除財政撥款以外重要收入來源,然而現(xiàn)階段高職院校在學(xué)費收取業(yè)務(wù)中存在較多的風(fēng)險漏洞,導(dǎo)致財政資金流失。這些風(fēng)險主要有：缺少定期核定實際在校學(xué)生人數(shù)和學(xué)籍變動情況；缺乏對學(xué)生繳費單據(jù)的復(fù)核；未對學(xué)生收費標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)進行公示,缺乏收費合法性和合規(guī)性的內(nèi)部審核；沒有具體核實學(xué)生是否住宿；沒有對符合收費減免條件學(xué)生進行審查并實行統(tǒng)一公示；收費單據(jù)、注冊學(xué)籍人數(shù)和實際應(yīng)收費學(xué)生人數(shù)核對不清。

1.2固定資產(chǎn)采購與報廢的風(fēng)險控制點

固定資產(chǎn)在高職院校中一直占有相當(dāng)大的比重,尤其是最近幾年隨著中央大力發(fā)展高等職業(yè)教育的政策出臺,固定資產(chǎn)的專項資金投入與日俱增,同時也帶來較大的管理風(fēng)險。

1.2.1固定資產(chǎn)采購過程存在的風(fēng)險點

固定資產(chǎn)采購申請單的詳細信息列示不全,尤其是采買原因不予說明或理由不充分；資產(chǎn)采購流程簡單化,沒有設(shè)立專門的采購機構(gòu),采購申請——執(zhí)行——審核職能未做到相分離；缺乏重大固定資產(chǎn)采購可行性論證和會議集體討論記錄；存在突擊使用專項資金購置固定資產(chǎn),對于固定資產(chǎn)購置后的重復(fù)率和使用頻率不高等因素考慮不全；固定資產(chǎn)驗收缺乏有效的組織實施,參與驗收人員結(jié)構(gòu)單一；采購合同、驗收清單和實物資產(chǎn)存在不一致的情況。

1.2.2固定資產(chǎn)報廢過程存在的風(fēng)險點

資產(chǎn)報廢時缺少專業(yè)的技術(shù)鑒定,對報廢的依據(jù)和原因說明不清；資產(chǎn)報廢清單上對需要報廢固定資產(chǎn)登記的信息不詳細；資產(chǎn)使用與管理部門相關(guān)負責(zé)人對資產(chǎn)使用現(xiàn)狀并不了解或者了解不清就進行審批；沒有對資產(chǎn)處置形式和處置結(jié)果進行公示,處置環(huán)節(jié)的參與人員單一；缺乏重大資產(chǎn)處置的集體會議討論記錄和處置程序公開化。

1.3教學(xué)活動風(fēng)險控制點

教學(xué)是高職院校主要的業(yè)務(wù)活動,大量頻繁的專業(yè)技術(shù)實習(xí)更是高職院校的特色體現(xiàn),然而實習(xí)必然會涉及經(jīng)費的支出,教學(xué)經(jīng)費支出的合理與否影響著教學(xué)質(zhì)量的好壞和高職院校辦學(xué)聲譽,因此構(gòu)建教學(xué)活動內(nèi)部控制時應(yīng)注重以下風(fēng)險點：教學(xué)計劃的制訂——執(zhí)行——監(jiān)督是否相分離；教學(xué)經(jīng)費預(yù)算制定標(biāo)準(zhǔn)；教學(xué)質(zhì)量評估考核機制；教學(xué)督導(dǎo)的獨立性。

1.4科研活動風(fēng)險控制點

科研是高職院校逐漸開始重視并且投入經(jīng)費也逐漸增多的業(yè)務(wù)活動,經(jīng)費增加也加大了財務(wù)風(fēng)險,因此科研活動內(nèi)部控制應(yīng)考慮以下風(fēng)險點：課題立項申請評審會聘請專家結(jié)構(gòu)的組成；科研經(jīng)費各項支出的標(biāo)準(zhǔn),經(jīng)費支出是否有票據(jù)的審核；科研經(jīng)費支付與審核是否相分離；科研階段性成果和最終成果的驗收制度；科研實施過程的監(jiān)督檢查。

1.5貨幣資金支付風(fēng)險控制點

大部分高職院校執(zhí)行的是事業(yè)單位財務(wù)制度,以收付實現(xiàn)制為記賬基礎(chǔ),涉及的大部分支付業(yè)務(wù)都是銀付和現(xiàn)付,因此貨幣資金的支付業(yè)務(wù)應(yīng)該作為內(nèi)部控制的重點。那么在設(shè)計內(nèi)部控制時應(yīng)考慮的風(fēng)險點為：費用支付報銷時的多級審核；支付流程的分項控制；資產(chǎn)耗材報銷的驗收記錄；大額費用支出的可行性論證和特別審批手續(xù)；專項資金是否?？顚Ｓ?有無績效審計；培訓(xùn)、會議、公務(wù)用車的“三公經(jīng)費”支出的特別審批憑據(jù)。

2針對高職院校存在風(fēng)險點的控制措施

高職院校性質(zhì)上屬于事業(yè)單位,但在業(yè)務(wù)活動方面又不同于事業(yè)單位,因此在內(nèi)部控制方面不能照搬行政事業(yè)單位控制規(guī)范,而應(yīng)根據(jù)自身特殊業(yè)務(wù)活動和存在的風(fēng)險點,設(shè)置符合自身需要的內(nèi)部控制措施。

2.1設(shè)置流程控制

設(shè)置流程可以幫助梳理每個業(yè)務(wù)活動存在哪些風(fēng)險點,把風(fēng)險點按照可能發(fā)生的先后順序用流程的形式串聯(lián)起來,將有助于識別風(fēng)險并加以控制。

2.1.1學(xué)生收費內(nèi)部控制流程設(shè)計

①學(xué)生處發(fā)出收費申請；②教務(wù)處整理注冊學(xué)籍的學(xué)生名單,經(jīng)由教務(wù)處負責(zé)人審批,財務(wù)處負責(zé)人復(fù)審,交學(xué)生處和財務(wù)處；③學(xué)生處通知學(xué)生繳費,并組織收集學(xué)生銀行卡信息交財務(wù)處做劃卡準(zhǔn)備；④財務(wù)處安排人員以劃卡為主要收款方式進行收繳學(xué)費；⑤收費會計申領(lǐng)票據(jù)、打印票據(jù)并發(fā)放票據(jù),將票據(jù)存根交記賬會計進行記賬；⑥記賬會計復(fù)核票據(jù)存根與學(xué)籍名單無誤后進行賬務(wù)處理,并登記學(xué)費備查賬。

2.1.2固定資產(chǎn)內(nèi)部控制流程設(shè)計

(1)固定資產(chǎn)購置內(nèi)部控制流程設(shè)計。①資產(chǎn)使用部門相關(guān)經(jīng)辦人提出購置申請,提交處室負責(zé)人審核；②資產(chǎn)管理部門的資產(chǎn)管理員對資產(chǎn)使用部門提交的購置申請進行可行性審核,報主管領(lǐng)導(dǎo)審核和單位負責(zé)人審批；③對于重大資產(chǎn)購置(例：單價超過10萬元,批量超過20萬元)需經(jīng)校委會集體討論通過,報同級財政部門審批,進行公開政府采購；④資產(chǎn)采購部門(或資產(chǎn)使用部門)負責(zé)固定資產(chǎn)采購,交資產(chǎn)管理部門驗收入庫；⑤資產(chǎn)管理部門根據(jù)驗收單登記固定資產(chǎn)卡片賬。

(2)固定資產(chǎn)報廢內(nèi)部控制流程設(shè)計。①資產(chǎn)管理部門發(fā)出固定資產(chǎn)盤點申請； ②各資產(chǎn)使用部門盤點固定資產(chǎn),發(fā)現(xiàn)有需要報廢資產(chǎn),提出報廢申請,經(jīng)本部門負責(zé)人審批；③資產(chǎn)管理部門匯總?cè)啃鑸髲U資產(chǎn),組織技術(shù)人員進行現(xiàn)場鑒定,提交報廢申請報告；④限額以上固定資產(chǎn)報廢還需提交校委會審議,報同級財政部門審批；⑤已報廢固定資產(chǎn)報財務(wù)部門銷賬。

2.1.3科研活動內(nèi)部控制流程設(shè)計

①科研項目負責(zé)人編制本科研項目經(jīng)費預(yù)算；②科研處匯總?cè)？蒲许椖烤幹平?jīng)費總預(yù)算,報主管領(lǐng)導(dǎo)審核；③科研處組織由財務(wù)處和相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜医M成的校委會審議,并報相關(guān)部門審批；④財務(wù)處負責(zé)科研經(jīng)費的管理和報銷,科研處負責(zé)每個科研項目的經(jīng)費統(tǒng)計；⑤課題結(jié)題時由科研處、相關(guān)專家、主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)處等進行成果鑒定及審查預(yù)算執(zhí)行情況。

2.1.4教學(xué)活動內(nèi)部控制流程設(shè)計

①各系任課教師制訂教學(xué)計劃,編制教學(xué)經(jīng)費預(yù)算；②各系主任審核教學(xué)計劃和教學(xué)經(jīng)費預(yù)算的可行性；③教務(wù)處匯總教學(xué)計劃,編制教學(xué)經(jīng)費總預(yù)算；④各系任課教師實施教學(xué)計劃,并使用經(jīng)費；⑤教學(xué)督導(dǎo)檢查教學(xué)計劃執(zhí)行情況和評估教學(xué)質(zhì)量,財務(wù)處審查教學(xué)經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行情況。

2.1.5支付報銷的內(nèi)部控制流程設(shè)計

①各系、處室業(yè)務(wù)經(jīng)辦人持待報銷的原始單據(jù)先到財務(wù)處對票據(jù)的完整性、核算金額和財務(wù)可行性進行審核；②系、處室負責(zé)人審核票據(jù)的合理性、合法性,并簽字；③經(jīng)系、處室負責(zé)人審核簽字的原始單據(jù)再經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字；④對大額支出項目還需經(jīng)校委會審批并簽訂合同；⑤最后經(jīng)單位負責(zé)人審批簽字的票據(jù)到財務(wù)處復(fù)審,交出納報銷。

2.2注重制度控制

內(nèi)部控制制度建設(shè)可以規(guī)范內(nèi)部活動的各項行為,為高職院校存在的風(fēng)險查缺補漏。目前已有的內(nèi)部控制制度包括：《內(nèi)部控制基本規(guī)范》《內(nèi)部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范》《內(nèi)部會計控制規(guī)范——貨幣資金》《內(nèi)部會計控制規(guī)范——固定資產(chǎn)》《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范應(yīng)用指南》和《行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》,在此基礎(chǔ)上,可以設(shè)置《高職院校內(nèi)部控制規(guī)范》《高職院校內(nèi)部控制規(guī)范應(yīng)用指南》,同時結(jié)合本單位的具體業(yè)務(wù)特點及崗位設(shè)置情況,訂立相關(guān)的內(nèi)部控制制度。一般需訂立的制度有：《貨幣資金崗位責(zé)任制度》《貨幣資金授權(quán)審批制度》《非稅收入征收責(zé)任制度》《支付結(jié)算細則》《會議費、差旅費和餐費報銷制度》《票據(jù)管理辦法》《收費管理辦法》《固定資產(chǎn)崗位責(zé)任制度》《固定資產(chǎn)授權(quán)批準(zhǔn)制度》《固定資產(chǎn)請購審批制度》《固定資產(chǎn)使用管理辦法》《固定資產(chǎn)維修保養(yǎng)制度》《固定資產(chǎn)清查盤點制度》《科研經(jīng)費使用管理辦法》《教學(xué)質(zhì)量評估辦法》等。

2.3加強預(yù)算控制

預(yù)算控制應(yīng)該是財務(wù)內(nèi)部控制的重要方法,通過編制預(yù)算可以控制各部門資金使用的合理性和支付金額合規(guī)性。目前高職院校內(nèi)部控制薄弱的主要原因之一是未建立各部門的預(yù)算控制,也就是高職院校內(nèi)部各部門的各項支出沒有相應(yīng)的約束限制,只要領(lǐng)導(dǎo)審批同意了就可以支出,而沒有考慮是否有該項目的預(yù)算。這也增加了整個學(xué)院資金使用的風(fēng)險。那么加強預(yù)算控制可以規(guī)避財務(wù)風(fēng)險,進而降低業(yè)務(wù)風(fēng)險?，F(xiàn)行的行政事業(yè)單位預(yù)算編制方法是兩上兩下的預(yù)算管理體制,兩上兩下主要是學(xué)院與上級主管部門之間的上報數(shù)與下發(fā)的控制數(shù)的兩上兩下,是主管部門用來控制預(yù)算單位的。我們可把這種預(yù)算管理體制應(yīng)用到整個學(xué)院與二級院系、各職能部門,用核批的控制數(shù)達到對二級院系和職能部門的財務(wù)活動進行控制。通過設(shè)定預(yù)算,控制二級院系和各職能部門的經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動,提高資金使用效率,降低高職院校財務(wù)風(fēng)險。

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[基金項目]本文受懷柔區(qū)委組織部“行政事業(yè)單位內(nèi)部控制體系構(gòu)建與實施研究”課題資助。

[作者簡介]王亞軍(1981—),女,漢族,北京人,碩士,北京京北職業(yè)技術(shù)學(xué)院,高級會計師、講師。研究方向：會計理論與實踐。