外企項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)借鑒

呂云誠

[提要] 企業(yè)制勝的關(guān)鍵在于一個(gè)又一個(gè)項(xiàng)目的成功，項(xiàng)目的選擇、評(píng)價(jià)和項(xiàng)目的管理在西方發(fā)達(dá)國家應(yīng)用十分普及，它的理論和方法從根本上決定了企業(yè)的經(jīng)營成敗與運(yùn)作效率。通過借鑒外國企業(yè)在項(xiàng)目管理方面的優(yōu)秀做法，可以使我們的企業(yè)在經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型和供給側(cè)改革的大經(jīng)濟(jì)背景下保持企業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；外企；體系化；標(biāo)準(zhǔn)化

中圖分類號(hào)：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收錄日期：2016年1月14日

隨著我國的企業(yè)規(guī)模越來越大，發(fā)展越來越國際化，很多企業(yè)的管理人員都有這樣的困惑：“為什么一些跨部門的工作越來越難以完成。大家都在抱怨其他部門不配合自己的工作?！逼鋵?shí)根本原因就是管理人員沒有將工作類型進(jìn)行準(zhǔn)確的定位。其實(shí)在企業(yè)中，一般都會(huì)包括兩種類型的工作——運(yùn)營和項(xiàng)目。運(yùn)營是一種持續(xù)的、重復(fù)的工作，而項(xiàng)目則具有臨時(shí)性、獨(dú)特性的特征。了解這兩種工作的性質(zhì)后就可以比較容易地對(duì)工作進(jìn)行區(qū)分。例如，重復(fù)的日常工作就要納入運(yùn)營管理，而對(duì)于一些正常運(yùn)營無法完成的工作就可以作為項(xiàng)目工作來對(duì)待。二者如果相互混淆就會(huì)造成前文中提到的管理困惑。

筆者認(rèn)為項(xiàng)目就是一項(xiàng)工作，這項(xiàng)工作沒有成型的流程遵守，需要采用創(chuàng)新性的方式來完成。項(xiàng)目大多數(shù)情況下需要多人協(xié)作完成。那么，項(xiàng)目如何進(jìn)行管理呢？所謂項(xiàng)目管理，就是項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)者，在有限的資源約束下，運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論，對(duì)項(xiàng)目涉及的全部工作進(jìn)行有效地管理。即從項(xiàng)目的投資決策開始到項(xiàng)目結(jié)束的全過程進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評(píng)價(jià)，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。

我國古代曾經(jīng)完成了多個(gè)舉世矚目的大項(xiàng)目，如長城、京杭大運(yùn)河等。但是，項(xiàng)目管理理論首先興起于歐美，2000年以后項(xiàng)目管理在國內(nèi)有了長足的發(fā)展。近幾年，隨著民營企業(yè)發(fā)展的規(guī)模越來越大。提高生產(chǎn)效率、提高管理水平的要求越來越強(qiáng)烈。因此，項(xiàng)目管理在企業(yè)管理中的運(yùn)用得到了極大的發(fā)展。但是，不得不指出目前國內(nèi)一些企業(yè)的項(xiàng)目管理水平有待提高，企業(yè)內(nèi)部針對(duì)項(xiàng)目管理沒有一個(gè)統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員水平參差不齊，企業(yè)對(duì)于項(xiàng)目的過程沒有一個(gè)統(tǒng)一的監(jiān)管，對(duì)于項(xiàng)目結(jié)果沒有一個(gè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，好多項(xiàng)目都中途夭折或不了了之，造成了資源的浪費(fèi)和效率的低下。

企業(yè)制勝的關(guān)鍵在于一個(gè)又一個(gè)項(xiàng)目的成功，項(xiàng)目的選擇、評(píng)價(jià)和項(xiàng)目的管理在西方發(fā)達(dá)國家應(yīng)用十分普及，它的理論和方法從根本上決定了企業(yè)的成敗與運(yùn)作效率。

一、項(xiàng)目管理體系化

外企對(duì)項(xiàng)目管理有一個(gè)單獨(dú)的體系文件就叫做“項(xiàng)目管理”。它對(duì)于項(xiàng)目如何審批？項(xiàng)目如何分級(jí)？項(xiàng)目進(jìn)行過程中如何控制？誰來參與項(xiàng)目？項(xiàng)目最終如何評(píng)價(jià)？這些問題做了明確的規(guī)定。下面就是一個(gè)外企的項(xiàng)目管理流程文件實(shí)例：

1、目的。該流程的目的是定義和規(guī)范項(xiàng)目管理的架構(gòu)和流程，更好地執(zhí)行項(xiàng)目。

2、定義。項(xiàng)目是一個(gè)臨時(shí)的努力，有明確的開始和結(jié)束時(shí)間，項(xiàng)目開展是為了滿足特定的目標(biāo)或目的，通常是為了獲得產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)有益的改變或附加價(jià)值。“A類”項(xiàng)目傳達(dá)以下信息：公司目標(biāo)、戰(zhàn)略計(jì)劃的理解，以及達(dá)到上述目標(biāo)而做出的組織或個(gè)人的發(fā)展。因?yàn)檫@些項(xiàng)目的重要性，所以一定要申請(qǐng)、協(xié)調(diào)并向管理者匯報(bào)（總經(jīng)辦，部門總監(jiān)）?！癇類”項(xiàng)目同樣是支持公司或部門級(jí)別的目標(biāo)。它們的影響重要但不是本質(zhì)的。這些項(xiàng)目需要那些具有相應(yīng)責(zé)權(quán)且被列入公司層面的部門進(jìn)行協(xié)調(diào)和控制。負(fù)責(zé)這些項(xiàng)目的部門總監(jiān)，要在管理過程中確保關(guān)于進(jìn)度以及出現(xiàn)偏差時(shí)提供必要的和有幫助的溝通。

3、項(xiàng)目階段。項(xiàng)目的執(zhí)行可分為11個(gè)階段。（1）倡議：將一個(gè)粗略的概念轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目要求，定義主要目標(biāo)；（2）項(xiàng)目審批準(zhǔn)備工作：為項(xiàng)目獲得批準(zhǔn)準(zhǔn)備項(xiàng)目描述，包括：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目指導(dǎo)和團(tuán)隊(duì)；（3）審批項(xiàng)目：審查項(xiàng)目描述，收集更多的意見，定義適合的項(xiàng)目指導(dǎo)并批準(zhǔn)項(xiàng)目。項(xiàng)目審批演示應(yīng)提前一周發(fā)給總經(jīng)理助理。B類項(xiàng)目無需在項(xiàng)目審批會(huì)議上演示，但相關(guān)部門經(jīng)理應(yīng)在部門內(nèi)部對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行審批；（4）賦予項(xiàng)目編號(hào)：賦予項(xiàng)目編號(hào)用于歸檔。這些數(shù)字是根據(jù)牽頭部門進(jìn)行分配；（5）啟動(dòng)會(huì)議：讓項(xiàng)目組成員參與到項(xiàng)目中，為項(xiàng)目行動(dòng)起來，討論并同意下一個(gè)步驟；（6）項(xiàng)目規(guī)劃：計(jì)劃詳細(xì)的時(shí)間表、投資和成本/費(fèi)用，預(yù)測(cè)潛在風(fēng)險(xiǎn)，并確定預(yù)防措施；（7）預(yù)算審批：申請(qǐng)投資和成本/費(fèi)用并獲得批準(zhǔn)；（8）項(xiàng)目執(zhí)行：按照項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行項(xiàng)目，控制投資和成本/費(fèi)用，并針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)/問題采取糾正措施。任何影響進(jìn)度、投資和成本的影響/費(fèi)用或功能的重要變動(dòng)，或偏離原批準(zhǔn)的項(xiàng)目應(yīng)提交項(xiàng)目審批會(huì)議再次審批。變更經(jīng)過相關(guān)部門經(jīng)理，或者總經(jīng)理批準(zhǔn)后應(yīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫“變更記錄表”；（9）項(xiàng)目回顧：回顧項(xiàng)目和向管理層通報(bào)項(xiàng)目執(zhí)行情況。一個(gè)處于進(jìn)展中的項(xiàng)目，其報(bào)告至少每季度更新一次，并且一定要經(jīng)過季度項(xiàng)目管理會(huì)議（只針對(duì)A項(xiàng)目）或部門經(jīng)理的審核與回顧。所有部門經(jīng)理及持續(xù)改善等經(jīng)理們（當(dāng)他們或他們的部門被包括進(jìn)來時(shí)）一定要參加項(xiàng)目回顧會(huì)議。此外，項(xiàng)目報(bào)告應(yīng)提前2個(gè)工作日發(fā)給總經(jīng)理助理，更新的項(xiàng)目清單應(yīng)提前1星期發(fā)給總經(jīng)理助理；（10）驗(yàn)收：在項(xiàng)目關(guān)閉前要對(duì)項(xiàng)目的成果進(jìn)行評(píng)估和接收。這可參考但不限于LI87-07“技術(shù)類設(shè)備的采購和驗(yàn)收”和LS71-01“非系列零部件采購程序”。研發(fā)技術(shù)類項(xiàng)目驗(yàn)收應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)放行；（11）項(xiàng)目的關(guān)閉：正式關(guān)閉項(xiàng)目并對(duì)結(jié)果進(jìn)行歸檔。A級(jí)項(xiàng)目關(guān)閉報(bào)告需要更新，并送總經(jīng)理助理在項(xiàng)目庫存檔。（表1）

4、衡量指標(biāo)/項(xiàng)目列表。項(xiàng)目報(bào)告一定要配有交通燈。交通燈的設(shè)置，是要顯示項(xiàng)目運(yùn)行的最新狀態(tài)。參照以下規(guī)則選擇交通燈的顏色，如有特例，請(qǐng)獲得相關(guān)部門經(jīng)理及總經(jīng)理的批準(zhǔn)。（表2）

A類項(xiàng)目必須要有項(xiàng)目列表。所有直接與部門目標(biāo)相關(guān)的B級(jí)項(xiàng)目必須有一個(gè)項(xiàng)目索引，其他的B級(jí)項(xiàng)目可以沒有項(xiàng)目索引。公司或部門層級(jí)的關(guān)于KPI的項(xiàng)目列表必須每月更新一次，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人保證及時(shí)更新，同時(shí)，部門及以上相關(guān)負(fù)責(zé)主管必須在項(xiàng)目完成前進(jìn)行回顧。

5、職責(zé)。（1）項(xiàng)目指導(dǎo)：項(xiàng)目指導(dǎo)可以是關(guān)注項(xiàng)目結(jié)果的經(jīng)理或部門經(jīng)理。作為項(xiàng)目指導(dǎo)要關(guān)注項(xiàng)目并定期參加會(huì)議，給予項(xiàng)目組支持及反饋；（2）項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者：項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該做項(xiàng)目審批，啟動(dòng)及結(jié)束報(bào)告，準(zhǔn)備項(xiàng)目計(jì)劃并進(jìn)行監(jiān)控，領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目組，分配工作，保證項(xiàng)目能夠按計(jì)劃成功實(shí)施；（3）項(xiàng)目組：項(xiàng)目組應(yīng)該根據(jù)計(jì)劃時(shí)間表完成項(xiàng)目。項(xiàng)目組成員應(yīng)定期開會(huì)討論，反饋項(xiàng)目當(dāng)前狀況，或偏離計(jì)劃和預(yù)算的情況。

通過程序文件的規(guī)定可以從公司高層到普通員工都對(duì)項(xiàng)目管理有一個(gè)統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。并對(duì)程序文件進(jìn)行定期的管理評(píng)審，使得項(xiàng)目管理真正的體系化。

二、項(xiàng)目管理文件標(biāo)準(zhǔn)化

在項(xiàng)目執(zhí)行的過程中會(huì)產(chǎn)生很多文件，例如：審批報(bào)告、投資申請(qǐng)表、項(xiàng)目時(shí)間表、項(xiàng)目定期匯報(bào)報(bào)告、會(huì)議記錄、項(xiàng)目變更申請(qǐng)表等等。針對(duì)這些文件，在程序文件中都有標(biāo)準(zhǔn)的模板，大家都使用相同的模板。同時(shí)，對(duì)于模板中填入哪些內(nèi)容也做了比較細(xì)致的規(guī)定，例如對(duì)于審批報(bào)告采用PPT的形式，總共七頁。第一頁是項(xiàng)目背景介紹，第二頁是項(xiàng)目目標(biāo)，第三頁是項(xiàng)目輸出（如新產(chǎn)品、新規(guī)章制度、新生產(chǎn)線等），第四頁是項(xiàng)目時(shí)間表，第五頁是項(xiàng)目涉及的范圍（是整個(gè)公司的項(xiàng)目還是只涉及某幾個(gè)部門），第六頁是投資、費(fèi)用和利潤方面的信息，第七頁是問題和風(fēng)險(xiǎn)方面的信息。通過這簡單的七頁P(yáng)PT既能夠呈現(xiàn)出項(xiàng)目的所有信息，又避免了無用的長篇大論。通過標(biāo)準(zhǔn)化提高了效率。

三、責(zé)任明確，決策民主

在項(xiàng)目審批會(huì)上，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就已經(jīng)成立并且明確了各自的職責(zé)。首先項(xiàng)目是“項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者”，此人對(duì)負(fù)責(zé)項(xiàng)目整體負(fù)責(zé)，包括協(xié)調(diào)其他部門的配合，同時(shí)指定了“項(xiàng)目指導(dǎo)人”，此人一般有高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，主要負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者的支持和指導(dǎo)，相當(dāng)于“導(dǎo)師”。項(xiàng)目組成員主要包括各個(gè)相關(guān)專業(yè)人員如工藝、安全、研發(fā)、質(zhì)量等。在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中解決專業(yè)問題。

項(xiàng)目管理的民主體現(xiàn)在，項(xiàng)目過程中的任何決定都是團(tuán)隊(duì)決定，有團(tuán)隊(duì)成員共同參與打分決定。遇到重大問題也會(huì)邀請(qǐng)總經(jīng)理或高層管理者參與，避免了由于個(gè)人知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的有限造成的決策失誤。

四、通過項(xiàng)目鍛煉年輕員工，加強(qiáng)梯隊(duì)建設(shè)

項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者一般由加入公司3年左右的年輕工程師擔(dān)任，項(xiàng)目管理過程對(duì)于年輕工程師在溝通、協(xié)調(diào)、進(jìn)度控制、成本意識(shí)等方面都有了很好的鍛煉，既有壓力又有動(dòng)力，同時(shí)“項(xiàng)目指導(dǎo)人”也會(huì)為項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行指導(dǎo)和把關(guān)，定期的項(xiàng)目匯報(bào)也使年輕員工有機(jī)會(huì)在高層管理者面前展示自己，這也加速了年輕員工的成長。公司的人事部門也會(huì)根據(jù)年輕員工在項(xiàng)目中的表現(xiàn)來建立人才庫和重點(diǎn)培養(yǎng)對(duì)象。這樣也從某個(gè)方面激勵(lì)了年輕員工參與項(xiàng)目管理的積極性。

綜上所述，項(xiàng)目管理不只是幫助企業(yè)獲得成功，而是企業(yè)獲得成功的關(guān)鍵?！八街梢怨ビ瘛薄Ｍㄟ^借鑒國外企業(yè)在項(xiàng)目管理方面的比較成型的優(yōu)秀做法可以使我國企業(yè)也能夠?qū)㈨?xiàng)目管理這個(gè)工具得到有效的利用，使我國企業(yè)能夠在當(dāng)今供給側(cè)改革和經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的大環(huán)境下立于不敗之地。