辦公室文書檔案的管理及常見問題

夏世桂

（中國電建集團(tuán)成都勘測設(shè)計研究院有限公司 四川成都 610072）

辦公室文書檔案的管理及常見問題

夏世桂

（中國電建集團(tuán)成都勘測設(shè)計研究院有限公司 四川成都 610072）

本文探討了辦公室文書檔案的管理及常見問題，首先簡單介紹了文書檔案管理工作的內(nèi)容及其重要性和辦公室文書檔案管理特點(diǎn)，隨后詳細(xì)分析了當(dāng)前我國辦公室文書檔案管理中存在的常見問題，并就這些問題提出了針對性解決方法。最后對本文進(jìn)行總結(jié)，同時對未來我國辦公室文書檔案管理工作的發(fā)展提出展望。

辦公室文書檔案；管理；常見問題

1 引言

文書檔案管理工作是服務(wù)型工作的一種，可以為重大決策提供決策依據(jù)，具有不可替代的作用。在當(dāng)前形勢下，辦公室文書檔案管理工作的重要性日趨提升，為了更好地發(fā)揮文書檔案管理的作用，必須要進(jìn)一步提高辦公室文書檔案管理的管理意識和管理質(zhì)量。由此可見，研究辦公室文書檔案的管理及常見問題是極其重要的，通過該項研究，我們一方面可以了解到當(dāng)前辦公室文書檔案管理中存在的弊端，另一方面還可以針對性地提出優(yōu)化辦公室文書檔案管理的措施[1]。

2 辦公室文書檔案管理特點(diǎn)

通過研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國辦公室文書檔案管理的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下兩個方面：

2.1 工作重點(diǎn)是資料的收集與保存

辦公室文書檔案多數(shù)是以已經(jīng)發(fā)生的事件、過程記載、人事書報、物品存檔和關(guān)鍵文件為管理對象，其載體主要是紙質(zhì)或其它類型載體。在管理過程中要對資料進(jìn)行分門別類的存放，因此辦公室文書檔案管理工作的重點(diǎn)就是資料的收集與保存。

2.2 文書檔案管理與文書工作聯(lián)系密切

文書工作的內(nèi)容主要有文件登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、文件整理收集、文件立卷以及文件歸檔。文書工作的過程就是辦公室文書檔案形成的過程，如果沒有文書工作，那么文書檔案工作也就無從談起。文件的書寫材料、文件格式、收集的齊全度以及能否及時歸檔，這些都會影響辦公室文書檔案的質(zhì)量和管理工作[2]。

2.3 文書檔案載體多樣性

文書檔案真實反映、記錄了單位日常運(yùn)行過程中的真實情況，并且涉及了很多方面的內(nèi)容，其中包括黨群管理、行政管理、科技檔案、新設(shè)備檔案、新儀器檔案以及會計檔案。因為辦公室文書中的內(nèi)容是非常豐富多樣的，導(dǎo)致文書檔案保存載體也呈現(xiàn)出多樣化。當(dāng)前文書檔案載體的類型有很多，其中包括照片、錄像、錄音、合同、協(xié)議、責(zé)任書和電子檔案。

3 辦公室文書檔案管理常見問題

隨著文書檔案管理工作的不斷開展，辦公室文書檔案管理也顯現(xiàn)出很多問題，總結(jié)起來，主要包括如下幾個方面：

3.1 辦公室文書檔案管理工作重視不足

隨著辦公室文書檔案管理工作的開展，越來越多的人開始重視起辦公室文書檔案管理工作，然而當(dāng)前辦公室文書檔案管理工作重視不足的現(xiàn)象依然頻頻出現(xiàn)。歸根結(jié)底，這都是因為辦公室文書檔案重要性的宣傳不夠到位的緣故。很多人認(rèn)為辦公室文書檔案管理工作不重要，甚至有些人還覺得辦公室文書檔案即便取消也無所謂。正是持著這種態(tài)度，所以很多人只是單純地保存辦公室文書檔案，但卻很少去管理并利用這些文書檔案。這樣一來久導(dǎo)致資源嚴(yán)重浪費(fèi)的情況出現(xiàn)，降低了文書檔案的利用效率[3]。

3.2 辦公室文書檔案管理費(fèi)用不足

由于辦公室文書檔案管理需要一定的儲存空間，與此同時，現(xiàn)代信息化文書檔案管理方式也需要購置足夠的信息設(shè)備。因此，辦公室文書檔案管理是需要資金投入的。然而當(dāng)前我國絕大多數(shù)辦公室文書檔案管理的費(fèi)用明顯不足，遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足辦公室文書檔案管理所需。這樣一來，辦公室文書檔案管理工作就無法正常進(jìn)行。

3.3 辦公室文書工作和檔案管理工作不規(guī)范

當(dāng)前很多辦公室文書工作和檔案管理工作存在不夠規(guī)范的現(xiàn)象，在文書工作和檔案管理工作的銜接主體和處理方法方面存在著很多問題。這些問題主要表現(xiàn)為用紙不達(dá)標(biāo)、文件使用不當(dāng)、版記不全、分類不明晰、原稿文件缺損、程序不規(guī)范以及裝訂不規(guī)范等。

3.4 辦公室文書檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

辦公室文書檔案管理工作對于各單位日常工作的開展有著非常重要的意義，想要做好這項工作，離不開專業(yè)的管理人員。當(dāng)前我國大多數(shù)辦公室文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高，不具備足夠的專業(yè)檔案管理技能。有些辦公室檔案管理人員的責(zé)任心不足，有些辦公室檔案管理人員的檔案管理意識不足，甚至連辦公室文書檔案管理的基本知識都不了解。這樣一來，就很容易導(dǎo)致文書的混亂和收集保存不全的情況，最終使辦公室文書檔案管理工作受到影響。

4 辦公室文書檔案管理問題解決方法

辦公室文書檔案管理工作直接影響著各單位辦公室各項業(yè)務(wù)工作的效率和質(zhì)量，而文書處理工作也是辦公室的主要工作之一。如果辦公室文書檔案管理工作出現(xiàn)問題，不僅會影響到辦公室正常工作的開展，進(jìn)而也會影響到整個單位工作的正常進(jìn)行。辦公室文書檔案種類繁多，管理工作也十分復(fù)雜。想要提高辦公室文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，解決辦公室檔案文書管理工作中存在的問題，可以從如下幾個方面入手：

4.1 規(guī)范辦公室文書檔案管理體制

在現(xiàn)今辦公室文書檔案管理工作中，文件管理和檔案管理是由不同的部門進(jìn)行管理。這種管理模式使得檔案部門無法參與文件的前期管理，繼而影響到文書檔案管理工作的開展。針對于此，想要提高辦公室文書檔案管理效率和質(zhì)量，首要做的事情就是規(guī)范辦公室文書檔案管理體制，讓檔案管理部門來負(fù)責(zé)文件的前期指導(dǎo)工作和控制工作。這樣一來，才可以確保從文件的形成、處理、歸檔、查閱等環(huán)節(jié)擁有統(tǒng)一的管理和指導(dǎo)。在規(guī)范辦公室文書檔案管理體制時，必須要細(xì)化管理體制，提高辦公室文書檔案管理的操作性。要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核簽發(fā)制度，避免濫發(fā)文件和無效文件。

4.2 做好文書檔案的收集工作

在辦公室文書檔案管理工作中，資料收集工作是非常重要的。甚至可以說，想要做好辦公室文書檔案工作，必須要確保文書檔案的收集工作達(dá)到要求。在具體操作時可以從如下三個方面來進(jìn)行：①規(guī)范檔案文書范文，要做好文書檔案的分類、收集和保存工作，要確保文書檔案的字跡清晰、格式規(guī)范，而且要嚴(yán)格按照文書檔案類目進(jìn)行分類、整理和保管工作；②規(guī)范收文程序和行文程序，要統(tǒng)一保管辦公室檔案文書，規(guī)范辦公室文書檔案的文件選用、文字編號、正文、主題詞、附件，同時嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行操作，最終做好文書檔案的整理和使用工作；③做好目錄編號工作，要建立起合理的檢索工作，充分使用計算機(jī)信息技術(shù)，同時利用好管理軟件，不斷完善辦公室自動化系統(tǒng)，最終實現(xiàn)辦公室文書檔案網(wǎng)絡(luò)管理工作。

4.3 提高辦公室文書檔案管理經(jīng)費(fèi)

辦公室文書檔案管理工作離不開足夠的費(fèi)用，針對于此，各單位要充分重視起辦公室文書檔案管理工作的作用，為其提供足夠的管理經(jīng)費(fèi)。與此同時，要積極引入先進(jìn)的辦公室文書檔案管理設(shè)備和管理軟件，從而實現(xiàn)管理技術(shù)的改進(jìn)與提升。

4.4 提高辦公室文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

辦公室文書檔案管理工作離不開管理人員的操作，如果管理人員的綜合素質(zhì)不夠高或者專業(yè)技能不足，那么文書檔案管理工作也就難以得到切實有效的開展。由此可見，提高辦公室文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)是非常重要的。想要提高辦公室文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，可以從如下幾個方面來入手：①要向辦公室文書檔案管理人員灌輸文書檔案管理工作的重要性，使全員重視起該項工作；②要制定出合理的激勵措施，通過正激勵和負(fù)激勵措施來提升文書檔案管理人員工作的積極性；③要做好對文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過定期培訓(xùn)的方式提高文書檔案管理人員的專業(yè)技能，與此同時，還要讓文書檔案管理人員掌握新型文書檔案管理技能，例如計算機(jī)信息技術(shù)。隨著現(xiàn)代計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，辦公室文書檔案管理工作也出現(xiàn)了很多隱患，例如計算機(jī)黑客入侵、互聯(lián)網(wǎng)病毒泛濫以及互聯(lián)網(wǎng)事故等，以上隱患都會給辦公室文書檔案管理工作造成了巨大的威脅。由此可見，提升文書檔案人員的計算機(jī)應(yīng)用能力和信息安全防范意識是非常重要的。

5 結(jié)束語

通過本次研究可知，當(dāng)前我國辦公室文書檔案管理中存在著辦公室文書檔案管理工作重視不足、辦公室文書檔案管理費(fèi)用不足、辦公室文書工作和檔案管理工作不規(guī)范以及辦公室文書檔案管理人員綜合素質(zhì)不高等常見問題，針對這些問題，本次研究提出了規(guī)范辦公室文書檔案管理體制、做好文書檔案的收集工作、提高辦公室文書檔案管理經(jīng)費(fèi)以及提高辦公室文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)等解決方法。隨著未來我國辦公室文書檔案管理工作的不斷開展，相信我國辦公室文書檔案管理工作質(zhì)量和效率也會不斷提高。

[1]劉睿智.淺談醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理措施[A]“.決策論壇——企業(yè)行政管理與創(chuàng)新學(xué)術(shù)研討會”論文集（上）[C].2016.

[2]馬婧如.文書檔案科學(xué)化管理的路徑分析[A].決策論壇——系統(tǒng)科學(xué)在工程決策中的應(yīng)用學(xué)術(shù)研討會論文集（上）[C].2015.

[3]吳加琪.突發(fā)事件中的檔案信息公開問題探討[J].檔案管理，2015（09）：25～26.

G275.2

A

1004-7344（2016）26-0011-02

2016-8-23

夏世桂（1963-），女，中級館員，本科，主要從事辦公室文書工作。