基建工程檔案的信息化管理分析

弄靜

（廣西電網(wǎng)有限責(zé)任公司賀州供電局 廣西賀州 542899）

基建工程檔案的信息化管理分析

弄靜

（廣西電網(wǎng)有限責(zé)任公司賀州供電局 廣西賀州 542899）

本文從概述基建工程檔案的信息化管理出發(fā)，探討了基建工程檔案的信息化管理中存在的問題，包括工作人員對于基建工程檔案的信息化管理的重要性認(rèn)識不足、管理人員素質(zhì)不高、傳統(tǒng)的基建工程檔案管理模式根深蒂固等，最后指出提升基建工程檔案的信息化管理質(zhì)量的具體對策，包括強(qiáng)化檔案管理意識、完善基建工程檔案的信息化管理體制以及強(qiáng)化基建工程檔案的收集工作等，以期為相關(guān)的理論研究和具體的實(shí)踐工作提供一定的借鑒。

基建工程；檔案；信息化管理

1 基建工程檔案的信息化管理概述

1.1 基建工程檔案的含義

基建工程檔案主要是指建設(shè)工程項(xiàng)目中從醞釀到立項(xiàng)，再到施工和最終竣工的整個(gè)過程中所直接形成的文件材料，包括工程項(xiàng)目前期的各類文件以及勘察測繪文件、設(shè)備文件和竣工驗(yàn)收文件等。檔案管理人員必須加以整理立卷，將這些載有具有保存價(jià)值的文字以及圖紙、圖像和聲像等元素進(jìn)行整合保存。

圖1 基建工程檔案管理

1.2 基建工程檔案的信息化管理的重要性

（1）基建工程檔案是單位檔案的重要組成部分之一，能夠?qū)ㄔO(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過程進(jìn)行充分的反映，為施工單位的事業(yè)發(fā)展提供有力的條件和依據(jù)。建設(shè)單位致力于發(fā)展的基礎(chǔ)工作中就包含基建工程的建設(shè)工作?；üこ虣n案的信息化管理人員需要對基建工程建設(shè)中收集和整理的檔案材料進(jìn)行有規(guī)律的整合和保存，爭取形成齊全、完整、準(zhǔn)確和成體系的基建工程檔案的信息化管理制度。基建工程檔案的信息化管理能夠顯著提升建設(shè)單位的發(fā)展水平，增強(qiáng)其可持續(xù)發(fā)展能力，促進(jìn)單位整體檔案管理工作的合理化、規(guī)范化以及科學(xué)化。

（2）因?yàn)榛üこ绦枰谕粋€(gè)計(jì)劃任務(wù)書的指導(dǎo)下進(jìn)行總體設(shè)計(jì)規(guī)劃的執(zhí)行工作，所以一個(gè)項(xiàng)目可能由一個(gè)或者幾個(gè)單項(xiàng)的工程組成，在經(jīng)濟(jì)方面實(shí)行統(tǒng)一核算的方式，而在行政方面，則以相對獨(dú)立的組織形式的基礎(chǔ)設(shè)施和建筑物呈現(xiàn)?；üこ虣n案因?yàn)槭艿交üこ滔嚓P(guān)特點(diǎn)的影響，具有技術(shù)含量高、系統(tǒng)成套性強(qiáng)以及原始記錄性強(qiáng)的特點(diǎn)，需要較高的整體性和準(zhǔn)確性?；üこ虣n案能夠?yàn)榛üこ讨械母鱾€(gè)階段的決策以及文件編報(bào)工作提供相當(dāng)?shù)囊罁?jù)和憑證，為竣工以及投入使用之后的后續(xù)工作提供檔案記錄支持，是建設(shè)單位賴以維權(quán)的重要依據(jù)?；üこ虣n案的信息化管理人員以基建工程檔文件材料的形成規(guī)律為主要依據(jù)，對相關(guān)的基建檔案開展收集、分類、整理以及鑒定和保存工作，并且在后續(xù)使用中實(shí)行統(tǒng)一管理原則，爭取能夠?yàn)楣こ添?xiàng)目的實(shí)施提供高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)。

比如，在進(jìn)行相關(guān)的工程項(xiàng)目籌建過程中，需要進(jìn)行項(xiàng)目可行性研究報(bào)告書的編寫，還需要將建議書上報(bào)，利用書面的形式將項(xiàng)目中涉及到的選址、土地規(guī)劃等工作得以展現(xiàn)。這些工作都需要在對過去和當(dāng)今大量的檔案資料進(jìn)行充分的查閱和細(xì)致的研究的基礎(chǔ)上才能夠完成，為工作的開展提供申報(bào)以及材料編寫的科學(xué)依據(jù)。而在工程的竣工驗(yàn)收階段，所需要的工程檔案更多更完整，其中的各種文字、圖像和聲像材料成為基建工程質(zhì)量驗(yàn)收的必備依據(jù)。所以，為了保證基建工程的順利開展，必須做好基建工程檔案的信息化管理工作。

（3）基建工程檔案能夠?qū)こ探ㄔO(shè)的全過程進(jìn)行真實(shí)的記錄，對基建工程項(xiàng)目管理過程以及工程的實(shí)體進(jìn)行反映。基建工程檔案有著比工程實(shí)體更為久遠(yuǎn)的壽命，在工程項(xiàng)目后續(xù)的維修和管理、改擴(kuò)建過程中，起著重要的依據(jù)支撐作用。比如，建設(shè)部門需要進(jìn)行工程管線具體位置的獲取，進(jìn)行相關(guān)工程竣工圖紙檔案的查找即可獲取想要的信息，為后續(xù)的工作提供快速、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)?；üこ虣n案能夠真切的反映工程的質(zhì)量，將其納入到整個(gè)建設(shè)單位的工程質(zhì)量管理體系中去，能夠?yàn)槭┕と藛T的生命財(cái)產(chǎn)安全提供相當(dāng)?shù)谋Ｕ?。在工程建設(shè)中逐漸形成和積累的基建工程檔案的質(zhì)量的好壞能夠?qū)こ添?xiàng)目的質(zhì)量產(chǎn)生相當(dāng)?shù)目刂谱饔?。工程建設(shè)項(xiàng)目人員能夠以基建工程檔案規(guī)范工程管理中的技術(shù)手段和程序?yàn)橐罁?jù)，進(jìn)行工程事故原因的分析，提出科學(xué)的改進(jìn)方法，切實(shí)利用基建工程檔案質(zhì)量管理提升工程項(xiàng)目質(zhì)量。

2 基建工程檔案的信息化管理中存在的問題

2.1 工作人員對于基建工程檔案的信息化管理的重要性認(rèn)識不足

基建工程工期較長，涉及到的領(lǐng)域和參建單位眾多，有著專業(yè)性較強(qiáng)、范圍較廣的特點(diǎn)。在這種背景下，基建工程檔案資料也有著內(nèi)容龐雜、范圍廣泛的特性。但是從我國目前的基建工程檔案的信息化管理實(shí)踐來看，仍然存在部分的基建工程建設(shè)單位沒有引起足夠的重視，輕視工程檔案的收集和整理、歸檔工作，沒有做好檔案的歸檔工作和工程建設(shè)工作協(xié)調(diào)配合，產(chǎn)生基建工程檔案滯后的現(xiàn)象，對工程各個(gè)方面中利用檔案資料的活動提供不了準(zhǔn)確可靠的依據(jù)。工程項(xiàng)目管理中，分散、損壞以及丟失的文件資料會影響基建工程項(xiàng)目的資金和技術(shù)管理，對單位經(jīng)濟(jì)和檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展帶來不小的阻礙。

2.2 基建工程檔案的信息化管理人員素質(zhì)不高

基建工程檔案的信息化管理人員的素質(zhì)是影響基建工程檔案的信息化管理質(zhì)量的重要因素。工作人員除了要擁有較高的檔案意識，還應(yīng)該具備相當(dāng)程度的檔案管理專業(yè)技術(shù)。從我國目前基建工程檔案的信息化管理實(shí)踐來看，受制于學(xué)習(xí)宣傳的力度不強(qiáng)以及基建工程隊(duì)伍的流動性大等缺陷，檔案資料的管理工作出現(xiàn)了嚴(yán)重的脫節(jié)現(xiàn)象，容易引發(fā)檔案資料流向不清等問題。與此同時(shí)，工程各參加部門之間缺乏溝通和交流，責(zé)任到人問題也無法得到落實(shí)?；üこ虣n案的信息化管理是一項(xiàng)專業(yè)要求較高的工作，如果相關(guān)的工作人員不具專業(yè)技術(shù)知識，不了解檔案管理操作流程，不具備檔案管理的實(shí)際操作能力，就會導(dǎo)致基建工程檔案收集整理不及時(shí)、不規(guī)范的現(xiàn)象。從目前的基建工程檔案的信息化管理實(shí)踐來看，工作人員對基建工程檔案的信息化管理的新要求的適應(yīng)程度尚不完全令人滿意。

2.3 傳統(tǒng)的基建工程檔案管理模式根深蒂固

在傳統(tǒng)的基建工程檔案管理模式中，不具備規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理方法，相關(guān)的規(guī)章制度也不夠健全，操作流程也不合理科學(xué)。在工程參建單位眾多的背景下，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)得不到完全的統(tǒng)一，出現(xiàn)格式以及內(nèi)容方面的不同，為檔案部門的管理帶來不小的難度。基建工程檔案管理工作程序沒有得到一定的規(guī)范，監(jiān)督以及檢查和指導(dǎo)功能不完善甚至不具備，沒有充分考慮到當(dāng)前的改革形勢，也沒有做好現(xiàn)代管理理念和方法的學(xué)習(xí)。

3 提升基建工程檔案的信息化管理質(zhì)量的具體對策

3.1 強(qiáng)化檔案管理意識

基建工程檔案的信息化管理正在沿著社會化、信息化以及市場化的軌道發(fā)展。對相關(guān)的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定進(jìn)行積極的宣傳，使工作人員對基建工程檔案的重要性進(jìn)行充分的理解和重視，提升基建工程檔案管理質(zhì)量和水平。貫徹以人為本的科學(xué)發(fā)展觀，積極主動向現(xiàn)代科學(xué)檔案管理理念靠攏，提升檔案人員工作積極性和責(zé)任感。只有這樣，才能夠逐步提升檔案工作的地位，促使廣大利用者對基建工程檔案工作的重要性進(jìn)行更為清晰的認(rèn)識。

3.2 完善基建工程檔案的信息化管理體制

以基建工程項(xiàng)目的特點(diǎn)和基建檔案的管理要求為主要依據(jù)，各參建部門需要進(jìn)行相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)立，做好專兼職檔案人員的配備工作，將各個(gè)工作人員的管理職責(zé)進(jìn)行明確，逐步形成科學(xué)合理的基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能發(fā)揮，做好基建工程檔案的信息化管理人員之間的溝通和交流工作。以基建工程檔案的現(xiàn)代化信息化管理模式為依據(jù)，將各項(xiàng)制度在基建工程的各個(gè)部門以及人員工作中得以落實(shí)，為基建工程檔案資料的收集和整理、歸檔提供安全保障。

3.3 強(qiáng)化基建工程檔案的收集工作

基建工程檔案的收集是基建工程檔案的信息化管理的起點(diǎn)，會對其他階段的工作產(chǎn)生影響。因此，進(jìn)行基建檔案收集范圍和歸檔質(zhì)量、歸檔時(shí)間等標(biāo)準(zhǔn)的制定，針對工程中的關(guān)鍵階段做好收集工作，開展全方位的跟蹤式檔案服務(wù)，對工作方法和態(tài)度進(jìn)行全面的改進(jìn)和優(yōu)化，對基建工程檔案管理工作中的規(guī)定和措施進(jìn)行全方位的貫徹，積極采用業(yè)主負(fù)責(zé)制、監(jiān)理監(jiān)督制等先進(jìn)的管理制度，為檔案收集工作帶來便利。

3.4 做好基建工程檔案的信息化管理與工程建設(shè)的協(xié)調(diào)配合工作

在建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，檔案管理工作就要開始開展，進(jìn)行基建文件的收集、立卷和審核工作，在竣工驗(yàn)收期間，重點(diǎn)做好項(xiàng)目文件的整理、歸檔和驗(yàn)收工作?；üこ虣n案的信息化管理人員需要在工程建設(shè)前期就做好基建工程檔案質(zhì)量的控制工作，以工程合同制、監(jiān)理制等約束機(jī)制為主要依托，對歸檔時(shí)間、驗(yàn)收質(zhì)量以及材料數(shù)量等問題進(jìn)行明確，保障基建工程檔案的信息化管理的順利進(jìn)行。

4 總結(jié)

在人們對于基建工程數(shù)量以及質(zhì)量、安全性的需求日益膨脹的背景下，為了實(shí)現(xiàn)基建工程質(zhì)量以及性能的提升，延長建筑工程使用壽命，為人民群眾生命財(cái)產(chǎn)安全帶來堅(jiān)實(shí)的保障，針對基建工程檔案的信息化管理問題開展更為深入的研究，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和價(jià)值。

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[3]付軼溥.淺議基建工程檔案電子文件歸檔管理[J].現(xiàn)代商業(yè)，2013（11）：89.

F284

A

1004-7344（2016）26-0003-02

2016-9-1

弄靜（1986-），女，漢族，廣西玉林人，助理工程師，本科，主要從事基建工程檔案管理工作。