淺議交通工程檔案資料收集

張　悅秦皇島市公路工程建設(shè)管理處

淺議交通工程檔案資料收集

張悅
秦皇島市公路工程建設(shè)管理處

交通工程檔案資料也是在對于整個工程來說十分重要的，能夠保證交通工程的質(zhì)量以及安全性。而目前存在于交通工程檔案資料收集中存在著許多不容忽視的問題，因此本文主要通過分析存在于交通工程檔案資料收集中存在的問題，進(jìn)而提出相應(yīng)的應(yīng)對措施。

交通工程；檔案資料；收集

隨著社會的不斷發(fā)展，交通在城市發(fā)展中所占的比重越來越大，而相關(guān)單位對交通的研究也在不斷地深化。交通工程就是在此基礎(chǔ)之上發(fā)展起來的，主要是將人、車、路、環(huán)境以及與交通有關(guān)的幾個方面綜合在交通道路中。交通工程目前受到多方面的關(guān)注和重視，而在交通工程中檔案也起著十分重要的作用。但在目前的社會發(fā)展過程中，交通工程在檔案資料收集和管理中存在著些問題，需要相關(guān)部門重視起來。

一、存在于目前收集檔案資料過程中的問題

現(xiàn)階段，在參與到交通工程建設(shè)的單位中，有一部分對工程項目檔案的建立不夠重視，建立檔案也多是應(yīng)付當(dāng)前相關(guān)部門要進(jìn)行的檢查等。所以在一開始對項目進(jìn)行投標(biāo)時的資料就沒有收集到整個檔案中，因此，在后期建立的檔案中，會缺少很多原始的資料。與此同時，在單位中負(fù)責(zé)收集資料進(jìn)行檔案整理的工作人員大多是臨時招聘的兼職檔案員或者是其他崗位上的工作人員臨時調(diào)配過來的，應(yīng)付上頭對工程檔案檢查的。使得很多資料不能真正的到位，使得許多文件資料散落在不同部門，不能按時準(zhǔn)確的收集到建立的檔案中。有些公司對檔案的忽視，極容易導(dǎo)致在工程竣工時也無法將驗收時記錄的一些材料和檔案交給工程建設(shè)單位，這就導(dǎo)致了原始資料的丟失和被破壞。

（一）重視工程建設(shè)，輕視文件材料收集

目前大多數(shù)單位沒有徹底理清楚工程在工期和質(zhì)量之間的關(guān)系，從而導(dǎo)致許多需要收集起來的資料沒有收集起來，因此后期建立的檔案就少了很多必須的材料。這就導(dǎo)致了相關(guān)單位在工程結(jié)束后不得不四處收集整理，隨意的存放，造成檔案質(zhì)量低下，對工程后續(xù)的維護(hù)和管理沒有任何的幫助。

（二）已收集的檔案資料質(zhì)量不夠高

在許多單位已經(jīng)收集起來的工程檔案資料來看，許多工程的資料存在著質(zhì)量低下，毫無用處的特點。尤其需要仔細(xì)保護(hù)的原始資料中，存在著有復(fù)印件、筆跡不清等問題，造成資料質(zhì)量不高。還有些存在于施工方案與竣工圖中的不同點，是由于施工方案進(jìn)行修改后竣工圖沒有隨之進(jìn)行修改。另外，有些單位收集起來的資料不夠完整，內(nèi)容缺東少西，使得檔案完全沒有價值可言。

（三）檔案收集工作人員水平參差不齊

由于企業(yè)對檔案管理工作不夠重視，并且檔案管理工作繁復(fù)，使得檔案管理人員的工資高于一般工作人員。許多單位不專門聘請專業(yè)的檔案管理人員，而招聘一些簡直的工作人員進(jìn)行整理，造成整個檔案管理人員隊伍波動不穩(wěn)定。另外，兼職的檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，多數(shù)水平不高，缺乏專業(yè)知識，對需要哪種類型的資料和文件并不清楚，只是做到項目工程施工單位給什么文件材料就收什么文件材料，造成了現(xiàn)在檔案資料不完全、質(zhì)量不高的現(xiàn)象。

二、針對目前存在與交通工程檔案資料收集中問題的應(yīng)對

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視、組織落實、責(zé)任到人

必須要爭取到各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，將檔案管理工作落實到實處，當(dāng)作一個重要的環(huán)節(jié)去抓。同時，建立起健全檔案管理體制，明確專門負(fù)責(zé)管理的領(lǐng)導(dǎo)人員，聘請專門的檔案管理工作人員，從而形成專門的檔案管理體制。同時，組織相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)《檔案法》，從而保證單位內(nèi)部建立一個合理合法的檔案管理體制。

（二）健全制度，明確目標(biāo)，統(tǒng)一規(guī)范

工程項目檔案的收集工作貫穿于工程立項、招標(biāo)、建設(shè)和驗收始終。因此，在工程建設(shè)初始，就要制定《建設(shè)項目檔案管理辦法》、《項目工作竣工文件編制辦法》等相關(guān)制度，并印發(fā)到施工監(jiān)理單位，從而是公路參建單位明確工程資料收集、編制的職責(zé)分工、標(biāo)準(zhǔn)和格式。

（三）著力實施工程檔案工作“三同步”，確保交通工程檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)

（1）工程建設(shè)進(jìn)程與檔案收集同步

根據(jù)《檔案法》和《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》有關(guān)條款的規(guī)定，在工程項目申請立項時，即進(jìn)行文件材料的收集積累、審查歸檔工作。所以主管領(lǐng)導(dǎo)在工程項目會審中應(yīng)對檔案歸檔作具體要求，并簽訂檔案歸檔責(zé)任書，要把檔案資料收集工作列為工程項目負(fù)責(zé)人和技術(shù)人員的職責(zé)范圍，使工程檔案收集責(zé)任明確，有章可循，保障檔案資料收集工作始終貫穿工程全過程。

（2）工程質(zhì)量檢查與檔案檢查同步

相關(guān)部門在檢查工程質(zhì)量的同時需要檢查相應(yīng)整理的檔案資料，這就要求檔案整理人員需要在收集資料過程中，需要時刻關(guān)注工程建設(shè)的動態(tài)，深入到工程施工建設(shè)的第一線，及時掌握整個工程的施工情況，及時指導(dǎo)和督促相關(guān)人員做好一些資料的收集。發(fā)現(xiàn)在施工過程中的問題，及時糾正問題，同時完成對竣工資料的提前控制，使工程檔案達(dá)到高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)，確保圖物相符、準(zhǔn)確可靠。

（3）工程交工、竣工驗收和檔案驗收同步

檔案工作人員要參與到工程交工、竣工驗收。根據(jù)國家經(jīng)委、建委、科委、檔案局下發(fā)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定，各單位在對基本建設(shè)工程等項目進(jìn)行鑒定、驗收時，要有科技檔案部門參加，對應(yīng)當(dāng)歸檔的科技文件資料加以驗收。所以從工程交工驗收到整個工程竣工驗收，每個環(huán)節(jié)檔案部門要直接參與，進(jìn)行把關(guān)，保證交通工程檔案質(zhì)量。

（四）加強對檔案管理人員的培訓(xùn)

根據(jù)國家下發(fā)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合在施工的實際過程中所發(fā)現(xiàn)的實際問題，在工程開始施工的前期對相關(guān)建設(shè)單位以及檔案收集管理人員和兼職人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的歸檔意識，提高他們的業(yè)務(wù)水平，提高整個收集隊伍的素質(zhì)水平。保證他們在收集過程中所做的工作都是真實有效的，保證整個項目在檔案文件資料收集方面所做的工作是真實有效的。

三、結(jié)束語

綜上所述，交通工程檔案資料的收集也是在施工過程中十分重要的環(huán)節(jié)，需要各方面給予重視。在面對當(dāng)前存在與交通工程檔案資料收集中的問題，需要健全制度，提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，另外還需要在施工過程中，需要將整個進(jìn)程同檔案收集同步，將質(zhì)量檢查同檔案檢查同步，將驗收與檔案驗收同步。以及最關(guān)鍵的是培訓(xùn)資料收集人員，提高資料收集人員的專業(yè)知識和素質(zhì)水平。

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[3]高超群.淺析公路工程檔案收集與整理中存在的問題及對策[J].三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012,11（2）：101-102

張悅，女，秦皇島市海港區(qū)人，本科，助理館員。