高校二級學(xué)院綜合辦公室工作機制初探

羅小湘

[摘 要]高校傳統(tǒng)教學(xué)管理中普遍實行校、院二級管理體制。二級學(xué)院根據(jù)工作內(nèi)容實行教學(xué)工作、學(xué)生工作、行政工作相互獨立運行的管理模式。本文根據(jù)實際工作經(jīng)驗，提出二級學(xué)院設(shè)立涵蓋教務(wù)管理、學(xué)生工作、行政管理三大功能的綜合辦公室的管理模式。同時，就二級學(xué)院綜合辦公室運行機制優(yōu)缺點及存在問題，需要如何改進，提出了一些思路及看法。

[關(guān)鍵詞]二級管理體制；獨立運行管理模式；綜合辦公室管理模式；優(yōu)缺點；改進方法

[中圖分類號]G647 [文獻標(biāo)識碼]A

就教學(xué)管理而言，目前，我國大部分高校普遍實行校、院二級管理體制。各高校二級學(xué)院作為基本的教學(xué)單位，在學(xué)校整體教學(xué)運行中是各項教學(xué)任務(wù)的具體落實者和執(zhí)行者。作為二級學(xué)院，教學(xué)、科研、學(xué)生工作是各項日常工作的核心。傳統(tǒng)高校中二級學(xué)院管理架構(gòu)中，對教學(xué)管理工作、學(xué)生管理工作以及行政事務(wù)性工作，一般是分別設(shè)置教務(wù)辦公室、學(xué)工辦公室和行政辦公室的運行模式，這種管理模式中，三個部門分別運行，各管一攤。這種獨立運行的管理模式，存在以下一些問題：

1 教與學(xué)脫鉤

由于負(fù)責(zé)教務(wù)管理的部門與負(fù)責(zé)學(xué)生工作的部門互相獨立，在工作聯(lián)系及溝通方面不可避免地面臨信息不暢、溝通不足、本位主義和工作效率不高的問題。比如，負(fù)責(zé)教務(wù)學(xué)籍管理的部門，在學(xué)生學(xué)業(yè)警示、成績反饋、考勤通報方面，不能及時與負(fù)責(zé)學(xué)生管理工作的部門信息對稱，往往造成輔導(dǎo)員無法及時了解到學(xué)生學(xué)業(yè)情況，無法及時有效督促學(xué)生完成學(xué)業(yè)。嚴(yán)重的會影響學(xué)生正常畢業(yè)。而學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中，針對教學(xué)工作的合理化建議，比如教師授課方式、課程考試的改進等等，如果無法通過學(xué)生工作口及時反饋到教務(wù)管理口，也會影響到二級學(xué)院組織相應(yīng)措施改善教學(xué)效果。

2 管理架構(gòu)過細(xì)造成力量分散無法有效形成合力

由于二級學(xué)院管理架構(gòu)過細(xì)，各部門根據(jù)自己工作需要開展工作，往往容易形成各管一攤，部門“打架”的現(xiàn)象。教務(wù)人員或者教師對輔導(dǎo)員工作不理解，輔導(dǎo)員忽視教學(xué)規(guī)定偏袒問題學(xué)生。在日常工作中，存在互相扯皮互相推諉的現(xiàn)象，影響二級學(xué)院正常教育教學(xué)秩序，無法形成齊抓共管的局面。

3 部門設(shè)置過細(xì)容易加大管理成本

二級學(xué)院作為以教學(xué)科研為主的基層單位，應(yīng)圍繞“教學(xué)、科研、學(xué)生”開展各項日常工作。在管理架構(gòu)上，如果機構(gòu)設(shè)置過于繁雜，不利于各項工作的開展，同時也會增加學(xué)校的管理成本。相對教學(xué)科研性經(jīng)費而言，公辦高校在管理性經(jīng)費支出上也是有嚴(yán)格限制的。而民辦高校，更加要考慮辦學(xué)成本過大帶來的壓力。目前很多民辦高校在設(shè)置管理架構(gòu)的時候，嚴(yán)格控制管理崗人員數(shù)量。民辦高校的二級學(xué)院在日常管理中，更要精簡人員編制，減少部門機構(gòu)設(shè)置，通過部門的整合來節(jié)省管理成本。

4 部門設(shè)置過細(xì)不利于創(chuàng)造性思維和創(chuàng)新性管理的發(fā)展

由于高校二級學(xué)院各項教學(xué)科研工作是一個整體，教師的教與學(xué)生的學(xué)密不可分，而教研科研工作又對提高教學(xué)效果和教學(xué)質(zhì)量起到推動作用。因此，傳統(tǒng)二級學(xué)院教學(xué)管理架構(gòu)上部門劃分過多過細(xì)，受制于部門限制，不利于學(xué)院創(chuàng)造性思維的發(fā)展和創(chuàng)新性管理的發(fā)展，尤其對教研科研工作形成不利影響。傳統(tǒng)高校二級學(xué)院一般也設(shè)置分管教務(wù)、教研科研、學(xué)生管理和行政管理的管理部門，然后下設(shè)系、部或教研室的形式開展各項教學(xué)科研工作，在專業(yè)建設(shè)、學(xué)科發(fā)展方面，如果不能打破部門、研究領(lǐng)域的限制，無法形成學(xué)科交叉，對專業(yè)建設(shè)和學(xué)科前沿研究造成制約。

以上是傳統(tǒng)的高校二級學(xué)院在管理架構(gòu)設(shè)置方面存在的一些問題。機構(gòu)復(fù)雜容易造成扁平化管理，因此，在設(shè)置二級學(xué)院管理架構(gòu)的時候，可以根據(jù)二級學(xué)院辦學(xué)規(guī)模，設(shè)置綜合辦公室開展日常工作。根據(jù)二級學(xué)院工作內(nèi)容，可以在綜合辦公室內(nèi)設(shè)置不同的崗位對應(yīng)教務(wù)管理、科研教研管理和學(xué)生管理、行政工作幾大方面。

設(shè)立綜合辦公室，對比上述傳統(tǒng)的獨立管理的模式，有以下優(yōu)勢：

5 信息傳遞及時、順暢

由于實行教務(wù)、學(xué)生、行政三大功能一體的模式，二級學(xué)院綜合辦公室執(zhí)行效率更高。在學(xué)校與學(xué)院、老師與學(xué)生之間能夠很好的起到上傳下達(dá)的作用，能夠更好地分工協(xié)作，信息傳遞及時對稱。

6 有效減少互相推諉、閉門造車的局面

由于實行“大部制”，綜合辦公室可以內(nèi)部協(xié)調(diào)相關(guān)人員對需要配合協(xié)調(diào)工作的事項進行推進，有效地降低了部門間互相推諉、互相指責(zé)的現(xiàn)象。同時，由于各項工作過程中上下游信息對稱，無縫鏈接，也降低了部門間口徑不一致，互相矛盾的現(xiàn)象。

7 提高工作效率和工作質(zhì)量

實行綜合辦公室，整合行政、教務(wù)和學(xué)工資源，對二級學(xué)院執(zhí)行各項教學(xué)規(guī)定、學(xué)生獎懲、完成教學(xué)任務(wù)和落實培養(yǎng)人才方案等有明顯的推動作用。二級學(xué)院各項政策的落實和執(zhí)行，通過綜合辦公室的模式，在工作效率和工作質(zhì)量也能得到保障。

通過上述對比，我們可以看到高校二級學(xué)院設(shè)立綜合辦公室的優(yōu)勢。但是，作為二級學(xué)院來講，設(shè)立綜合辦公室，也存在一些困難和問題，主要有：

8 辦公室功能過于集中，管理人員隊伍龐大

由于實行綜合辦公室管理模式，涵蓋行政人員、教務(wù)管理人員和輔導(dǎo)員三支隊伍。尤其是一些二級學(xué)院規(guī)模較大，光輔導(dǎo)員就有幾十號人，加上負(fù)責(zé)教務(wù)、考務(wù)、學(xué)籍、科研教研以及行政人事財務(wù)管理人員，部門人數(shù)比較多，不利于管理工作。

9 辦公室內(nèi)部工作運行機制不夠規(guī)范

由于綜合辦公室功能集中，業(yè)務(wù)多而且雜，各項工作彼此之間還存在互相制約互相影響的情況。綜合辦公室工作運行往往面臨不夠規(guī)范的問題。

10 管理人員編制、系列不統(tǒng)一

由于高校教職工人員在崗位系列、人員編制方面的差別，一個辦公室內(nèi)不同的工作崗位可能實行不同的工資待遇。在工作過程中，管理人員容易互相攀比，產(chǎn)生落差。影響工作積極性和人心穩(wěn)定，對工作開展不利。

設(shè)立二級學(xué)院綜合辦公室，既有明顯的優(yōu)勢，也面臨一些問題。如何解決這些問題，可以在以下方面作一些嘗試：

11 明確辦公室人員工作職責(zé)，加強管理人員責(zé)任意識

綜合辦公室要避免分工不明，責(zé)任不清晰的問題。由于都在一個部門，工作內(nèi)容多，工作壓力大，更加要各司其職。另外，要加強辦公室人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的責(zé)任意識。

12 加強配合協(xié)調(diào)的工作意識，嘗試建立規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程

在綜合辦公室的運行機制上，要有意識的對常規(guī)工作中需要涉及多名管理人員的業(yè)務(wù)進行規(guī)范化，流程化。辦公室管理人員既要分工，又要協(xié)作，需要加強管理人員工作上互相配合互相協(xié)調(diào)的意識，正確處理好工作中上下游業(yè)務(wù)關(guān)系。

13 建立必要的激勵及輪崗機制

綜合辦公室內(nèi)部要有必要的激勵及輪崗機制。激勵機制可以促進管理人員更好地完成本職工作。輪崗機制則讓不同崗位的管理人員熟悉不同崗位的工作內(nèi)容，通過輪崗機制，可以培養(yǎng)管理人員全局意識和合作意識。由于管理人員對上下游業(yè)務(wù)都比較了解，對日常工作有很好的促進作用。

14 探索一個合理公平的人事制度

因為同處一個部門，不同系列管理人員容易在工作上產(chǎn)生攀比和對比。探索一個適合全體辦公室人員的人事管理制度，對不同系列人員的崗位晉升、待遇等各方面進行整合，使得辦公室管理人員不會產(chǎn)生同工不同酬、同崗不同酬的心理，才能從根本上杜絕管理人員的消極心理，提高辦公室人員工作積極性。

以上，是高校二級學(xué)院日常管理模式的分析對比，總的來說，相比傳統(tǒng)的獨立運行模式，綜合辦公室的管理模式在工作效率、教學(xué)與學(xué)生管理等多方面都有一定優(yōu)勢。如何改進綜合辦公室的工作效能，以更好地位學(xué)院人才培養(yǎng)服務(wù)，對二級學(xué)院的教學(xué)管理具有重要意義。

[參考文獻]

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