使用周期總成本控制的采購(gòu)方案研究與應(yīng)用
——以石化生產(chǎn)企業(yè)循環(huán)水藥劑采購(gòu)為例

趙克雄，馮紅春( 中國(guó)石油獨(dú)山子石化分公司物資采購(gòu)部 )

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使用周期總成本控制的采購(gòu)方案研究與應(yīng)用
——以石化生產(chǎn)企業(yè)循環(huán)水藥劑采購(gòu)為例

趙克雄，馮紅春
( 中國(guó)石油獨(dú)山子石化分公司物資采購(gòu)部 )

摘 要：針對(duì)循環(huán)水藥劑傳統(tǒng)采購(gòu)方式的不足，中國(guó)石油獨(dú)山子石化公司物資采購(gòu)部提出以控制藥劑使用周期總成本為目標(biāo)，創(chuàng)新采購(gòu)策略。在招標(biāo)的基礎(chǔ)上，通過與供應(yīng)商簽署“框架寄售”合同，即保證了供貨的可靠性，又杜絕了貨物的過期失效。2015年公司循環(huán)水藥劑使用周期總成本為650余萬(wàn)元，同比下降了73%。實(shí)踐證明，通過使用周期總成本控制理論采購(gòu)循環(huán)水藥劑，大幅降低了使用周期總成本；企業(yè)實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存積壓，規(guī)避了藥劑庫(kù)存積壓和過期變質(zhì)失效的風(fēng)險(xiǎn)；減輕了使用單位頻繁申報(bào)計(jì)劃的工作量；提高了供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)成本控制；采購(gòu)模式；使用周期總成本

中國(guó)石油獨(dú)山子石化分公司作為一家煉化一體化企業(yè)，擁有500萬(wàn)立方米原油儲(chǔ)備能力，具備1000萬(wàn)噸/年原油加工能力、122萬(wàn)噸/年乙烯生產(chǎn)能力、45萬(wàn)千瓦發(fā)電能力，可生產(chǎn)燃料油、聚烯烴、橡膠等26大類600多種產(chǎn)品。公司三大廠（煉油廠、乙烯廠和熱電廠）共有9套循環(huán)水裝置，循環(huán)水量約30萬(wàn)立方米/小時(shí)。

循環(huán)水藥劑是用來處理循環(huán)水水質(zhì)，阻止或減少循環(huán)水對(duì)與之接觸的金屬或非金屬的結(jié)垢腐蝕，延長(zhǎng)系統(tǒng)或設(shè)備使用壽命，從而保證裝置長(zhǎng)周期運(yùn)行的一種化工助劑。使用周期是指煉化裝置全系統(tǒng)停工大檢修的時(shí)間周期，一般為3年或4年，循環(huán)水藥劑的使用周期總成本即一個(gè)停工大檢修周期內(nèi)所使用循環(huán)水藥劑的總費(fèi)用。獨(dú)山子石化公司2015年的循環(huán)水藥劑采購(gòu)工作，以循環(huán)水藥劑使用周期總成本控制為目標(biāo)，創(chuàng)新采購(gòu)策略，通過采購(gòu)部門、技術(shù)部門和使用部門在采購(gòu)活動(dòng)前大量細(xì)致的準(zhǔn)備工作，按照新的采購(gòu)方案進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)，大幅降低了使用成本。

1　循環(huán)水藥劑的使用周期總成本理論分析

中國(guó)石油獨(dú)山子石化分公司作為循環(huán)水藥劑的使用方，可按照以下公式計(jì)算循環(huán)水藥劑的使用成本：

1）單品種藥劑的使用成本：C1= P1×Q1

其中C1表示藥劑1的使用成本；

P1表示藥劑1的采購(gòu)單價(jià)；

Q1表示藥劑1在一定使用周期中的使用數(shù)量。

2）所有藥劑使用周期的總成本：

C=C1+C2+C3+…+Cn=∑n=1(Pn×Qn)

從以上使用周期總成本公式可以看出，藥劑使用周期的總成本除了與每一種藥劑的采購(gòu)單價(jià)P相關(guān)外，還與一定周期內(nèi)的使用數(shù)量Q以及藥劑的品種數(shù)量N相關(guān)。循環(huán)水藥劑的傳統(tǒng)采購(gòu)方案只關(guān)注了其中一個(gè)變量P的變化，沒有考慮其他兩個(gè)變量Q和N的影響，顯然這種采購(gòu)方案無法準(zhǔn)確控制循環(huán)水藥劑的使用周期總成本。

2　控制循環(huán)水藥劑使用周期總成本采購(gòu)方案

2.1采購(gòu)理念及指導(dǎo)思想

石化企業(yè)的循環(huán)水藥劑采購(gòu)不同于其他單項(xiàng)物資的采購(gòu)，循環(huán)水藥劑必須配套添加使用，即由所選藥劑的供應(yīng)商設(shè)計(jì)并提供添加方案。不同供應(yīng)商設(shè)計(jì)的添加方案中，藥劑的種類選用、藥劑的添加量、藥劑的添加工藝等均有較大差異。傳統(tǒng)的采購(gòu)成本控制著眼于貨物采購(gòu)的招投標(biāo)或比質(zhì)比價(jià)過程，通過縱向?qū)Ρ葰v史采購(gòu)價(jià)格或橫向?qū)Ρ缺締挝慌c其他單位的采購(gòu)價(jià)差，來衡量采購(gòu)成本的控制效果。這種控制成本的方式僅僅停留在采購(gòu)環(huán)節(jié)，并未延伸到使用環(huán)節(jié)，不能體現(xiàn)企業(yè)使用成本的真實(shí)情況，具有較大的局限性。

針對(duì)循環(huán)水藥劑傳統(tǒng)采購(gòu)方式的不足，2014年公司物資采購(gòu)部提出新的采購(gòu)理念，即以控制藥劑使用周期總成本為目標(biāo)，創(chuàng)新采購(gòu)策略，制定科學(xué)可行的采購(gòu)方案。利用2015年循環(huán)水裝置停工大修的時(shí)機(jī)，對(duì)公司三大廠所有循環(huán)水裝置所用藥劑重新招標(biāo)采購(gòu)。

2.2采購(gòu)方式及供應(yīng)商選擇

循環(huán)水藥劑屬于中國(guó)石油重點(diǎn)控制的物資，按照相關(guān)規(guī)定，所有在中國(guó)石油范圍內(nèi)采購(gòu)的循環(huán)水藥劑必須事先通過中國(guó)石油質(zhì)量認(rèn)可。因此，藥劑采購(gòu)不宜采取公開招標(biāo)方式，而需要事先提出申請(qǐng)并推薦已取得中國(guó)石油質(zhì)量認(rèn)可的藥劑生產(chǎn)單位，遵循邀請(qǐng)招標(biāo)的方式進(jìn)行。

循環(huán)水處理藥劑需要由供應(yīng)商設(shè)計(jì)藥劑的種類、藥劑的添加量、藥劑的添加工藝等，供應(yīng)商的實(shí)力決定了采購(gòu)工作的成敗。因此，選擇合適的供應(yīng)商作為邀請(qǐng)投標(biāo)的對(duì)象尤為重要。供應(yīng)商選擇（選商）的主要參考因素包括：1）供應(yīng)商應(yīng)是網(wǎng)內(nèi)供應(yīng)商；2）供應(yīng)商提供的所有產(chǎn)品必須取得中國(guó)石油質(zhì)量認(rèn)可證書；3）供應(yīng)商必須擁有同等規(guī)模裝置的操作業(yè)績(jī)。通過以上三個(gè)條件優(yōu)選供應(yīng)商是招標(biāo)采購(gòu)工作成功的基礎(chǔ)。

2.3簽訂技術(shù)協(xié)議

簽訂規(guī)范一致的技術(shù)協(xié)議是招標(biāo)成功的關(guān)鍵，選商工作完成后，由技術(shù)主管部門牽頭，分廠使用單位技術(shù)部門配合，基層使用單位具體實(shí)施，分工合作簽訂技術(shù)協(xié)議。

首先，從藥劑使用方的技術(shù)要求入手，將循環(huán)水裝置的運(yùn)行工藝流程、條件參數(shù)、循環(huán)水處理的最終指標(biāo)要求等提供給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商進(jìn)行藥劑投加方案設(shè)計(jì)。技

∞術(shù)部門不僅對(duì)方案的整體設(shè)計(jì)進(jìn)行驗(yàn)收和確認(rèn)，同時(shí)對(duì)于設(shè)計(jì)擬投加的每一種藥劑的指標(biāo)都必須進(jìn)行嚴(yán)格審查，經(jīng)雙方共同確認(rèn)后方可選用。其次，現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)服務(wù)要求也必須具體全面，由于添加方案由供應(yīng)商設(shè)計(jì)，供應(yīng)商會(huì)根據(jù)循環(huán)水裝置運(yùn)行的實(shí)際情況，實(shí)時(shí)調(diào)整藥劑的添加品種、添加量及添加工藝以適應(yīng)實(shí)際情況的變化。因此，使用方應(yīng)要求供應(yīng)商做好現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)，每月對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)及指標(biāo)進(jìn)行分析對(duì)比，提供更加全面契合的現(xiàn)場(chǎng)藥劑添加手冊(cè)。獨(dú)山子石化公司用于9套循環(huán)水裝置的技術(shù)協(xié)議簽訂工作歷時(shí)半年，期間對(duì)技術(shù)協(xié)議進(jìn)行了多次修改論證，最終達(dá)到了比較滿意的效果。

2.4招標(biāo)采購(gòu)的實(shí)施

2．4．1合同履行方式及履行期限

循環(huán)水藥劑屬于需要連續(xù)使用的物品，供貨可靠性要求高，如果斷貨將嚴(yán)重威脅使用方的安全生產(chǎn)。同時(shí)，由于藥劑自身的有效期限制，不能大批量?jī)?chǔ)備。既要保證正常使用，也不能過量?jī)?chǔ)備造成藥劑過期失效，因此采用“框架寄售”方式簽訂合同就成為最有效的方式。框架寄售實(shí)質(zhì)上是一種供應(yīng)商管理庫(kù)存的代儲(chǔ)代銷模式，合同中約定“由賣方根據(jù)買方現(xiàn)有庫(kù)存量及使用需求量自行決定供貨數(shù)量及時(shí)間。賣方應(yīng)合理控制庫(kù)存量，既保證買方生產(chǎn)需要，不斷貨，又不造成藥劑過多積壓。供貨到買方總庫(kù)的貨物在出庫(kù)前作為寄售庫(kù)存，屬賣方所有，買方代為保管，貨物的過期變質(zhì)等責(zé)任由賣方負(fù)責(zé)”。框架寄售合同的履行過程中，作為買方，既可以保證供貨可靠性，又杜絕了貨物的過期失效；作為賣方，對(duì)貨物的供貨時(shí)間和供貨數(shù)量有了自主控制權(quán)，可以根據(jù)情況優(yōu)化貨物運(yùn)輸方案，降低運(yùn)輸成本。因此循環(huán)水藥劑采用這種合同履行方式使供應(yīng)商和使用單位實(shí)現(xiàn)了雙贏。

循環(huán)水藥劑的使用從添加方案的設(shè)計(jì)到藥劑的供貨均由供應(yīng)商承擔(dān)，最終能否達(dá)到預(yù)期效果也由供貨商負(fù)責(zé)。同時(shí)，循環(huán)水裝置屬于煉化企業(yè)生產(chǎn)的公用工程系統(tǒng)，除停工大檢修外，循環(huán)水系統(tǒng)不會(huì)停止運(yùn)轉(zhuǎn)?；谶@種運(yùn)行特點(diǎn)，將循環(huán)水藥劑的采購(gòu)框架合同履行有效期確定為4年，與公司循環(huán)水裝置大修周期保持了同步。

2．4．2評(píng)標(biāo)方法的確定

循環(huán)水藥劑的評(píng)標(biāo)采用經(jīng)評(píng)審的最低價(jià)評(píng)標(biāo)法。為了控制使用周期總成本，要求供應(yīng)商在報(bào)價(jià)時(shí)，除了要報(bào)出每一種藥劑的單價(jià)，同時(shí)要報(bào)出噸水處理成本，報(bào)價(jià)表設(shè)計(jì)見表1。

評(píng)標(biāo)時(shí)將循環(huán)水噸水處理成本作為評(píng)標(biāo)價(jià)，藥劑單價(jià)只作為合同履行時(shí)的結(jié)算價(jià)。由于大修后循環(huán)水裝置首次使用時(shí)，需要進(jìn)行清洗預(yù)膜處理，而且清洗預(yù)膜藥劑由中標(biāo)供應(yīng)商提供，考慮到清洗預(yù)膜劑在4年藥劑框架合同中所占成本極小且不易準(zhǔn)確計(jì)算權(quán)重，因此要求投標(biāo)商在提供清洗預(yù)膜藥劑商務(wù)報(bào)價(jià)時(shí)只報(bào)單價(jià)，且承諾免費(fèi)提供。

2．4．3使用周期總成本控制措施及實(shí)施效果

要真正控制好循環(huán)水藥劑使用周期總成本，付款結(jié)算條件是關(guān)鍵。在招標(biāo)過程中將噸水處理成本作為評(píng)標(biāo)價(jià)，為最終按使用周期總成本控制結(jié)算打下了基礎(chǔ)。循環(huán)水藥劑的供貨方式采用寄售模式，在結(jié)算時(shí)要求使用單位出具需結(jié)算的藥劑在使用時(shí)間范圍內(nèi)的循環(huán)水處理量，通過循環(huán)水處理量和噸水處理成本計(jì)算成本費(fèi)用。若需結(jié)算的藥劑費(fèi)用小于或等于計(jì)算出的成本費(fèi)用，則全額結(jié)算；若需結(jié)算的藥劑費(fèi)用大于計(jì)算出的成本費(fèi)用，則超出部分不予結(jié)算，超出部分的藥劑由供應(yīng)商免費(fèi)提供。通過這種方式，可以真正做到控制藥劑的使用周期總成本，也確保了循環(huán)水藥劑成本不高于供應(yīng)商投標(biāo)時(shí)承諾的噸水處理成本。

表1　中國(guó)石油獨(dú)山子石化分公司循環(huán)水藥劑評(píng)標(biāo)相關(guān)報(bào)價(jià)

2014年采用傳統(tǒng)的循環(huán)水藥劑采購(gòu)方式時(shí)，中國(guó)石油獨(dú)山子石化分公司三大廠的9套循環(huán)水裝置藥劑使用總成本為2400余萬(wàn)元；2015年藥劑使用周期總成本為650余萬(wàn)元，下降了73%，一年可為企業(yè)節(jié)約成本1750萬(wàn)元。由此可見，通過引入使用周期總成本控制的采購(gòu)理念，取得了十分顯著的經(jīng)濟(jì)效益。

3　使用周期總成本控制采購(gòu)模式的優(yōu)勢(shì)

3.1大幅降低使用周期總成本

新的采購(gòu)模式從招標(biāo)、合同簽訂及履行、實(shí)際使用等環(huán)節(jié)，均貫穿了成本控制理念，潛在投標(biāo)人想要通過招標(biāo)成為合同者，必須經(jīng)過認(rèn)真細(xì)致的方案設(shè)計(jì)和成本核算。這種新的采購(gòu)模式從根本上避免了藥劑單價(jià)低卻使企業(yè)使用周期總成本居高不下的弊端。合同履行結(jié)算時(shí)，將藥劑使用成本和噸水處理核算成本巧妙結(jié)合，等于給中標(biāo)供應(yīng)商下了兩道緊箍咒，要求供應(yīng)商既要控制藥劑的使用量確保使用費(fèi)用不超過核算成本，又要確保噸水處理水質(zhì)。如果驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)所處理的水質(zhì)不合格將剔除掉這一部分處理水總量，相應(yīng)的使用藥劑不予結(jié)算。這種做法能夠更好地監(jiān)管供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量，保障了企業(yè)的合法權(quán)益。

3.2提高供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)水平

由于藥劑添加量的多少、水質(zhì)指標(biāo)控制情況直接關(guān)系到結(jié)算金額，因此供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的主動(dòng)性明顯提升。供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員需要通過對(duì)現(xiàn)場(chǎng)循環(huán)水水質(zhì)的監(jiān)測(cè)，不斷調(diào)整藥劑添加的品種及添加量，使藥劑添加方案達(dá)到最佳，這樣才能保證其投標(biāo)所承諾的成本控制得以實(shí)現(xiàn)。此外，由于循環(huán)水水質(zhì)及循環(huán)水處理量與供應(yīng)商的利益密切相關(guān)，因此服務(wù)人員都會(huì)在現(xiàn)場(chǎng)與使用單位互相監(jiān)督，共同確認(rèn)。

3.3減輕使用單位頻繁申報(bào)計(jì)劃的工作量

傳統(tǒng)的采購(gòu)模式下，采購(gòu)部門需接到使用單位申報(bào)的采購(gòu)計(jì)劃方能下單采購(gòu)循環(huán)水藥劑，使用單位每月都要關(guān)注庫(kù)存，每月申報(bào)計(jì)劃，工作非常繁瑣。新的采購(gòu)模式下，循環(huán)水藥劑采購(gòu)按框架寄售合同模式簽訂，由供應(yīng)商自行控制供貨數(shù)量及時(shí)間，供應(yīng)商的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)主動(dòng)性很高，可以時(shí)刻掌握藥劑的使用量及庫(kù)存量，自主決定供貨數(shù)量及時(shí)間，無需使用單位再向采購(gòu)部門申報(bào)使用計(jì)劃，提高了供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)避免了使用單位不必要的重復(fù)工作及人員浪費(fèi)。循環(huán)水藥劑供應(yīng)出現(xiàn)斷貨或庫(kù)存積壓都與供應(yīng)商的利益密切相關(guān)，因此供應(yīng)商會(huì)主動(dòng)做好供應(yīng)保障及服務(wù)工作，確?，F(xiàn)場(chǎng)使用。

3.4企業(yè)實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存積壓，規(guī)避藥劑庫(kù)存積壓和過期變質(zhì)失效的風(fēng)險(xiǎn)

在新的循環(huán)水藥劑采購(gòu)模式下，通過簽訂寄售框架合同，循環(huán)水藥劑在出庫(kù)使用前所有權(quán)仍屬于供應(yīng)商，因此如果出現(xiàn)藥劑過期變質(zhì)的情況，由供應(yīng)商自行處理，從根本上避免了因藥劑積壓和過期變質(zhì)帶來的成本風(fēng)險(xiǎn)。由于庫(kù)存是寄售庫(kù)存，使用之前不能付款，因此并不形成資金占用，無形中又為企業(yè)節(jié)約了物流倉(cāng)儲(chǔ)成本。

4　合同履行應(yīng)注意的事項(xiàng)

循環(huán)水藥劑框架寄售合同中有很多特殊條款，買賣雙方對(duì)特殊條款的關(guān)注和正確理解是履行合同的關(guān)鍵。在合同的具體履行中應(yīng)注意以下幾個(gè)問題。

4.1正確理解合同條款

合同簽訂后，合同簽訂部門應(yīng)組織供應(yīng)商和使用單位相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓各方對(duì)合同的履行方式有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，避免在實(shí)際履行中存在重大偏差。

4.2注意剔除因循環(huán)水運(yùn)行異常而額外增加的藥劑成本

合同中約定的噸水處理成本，是指循環(huán)水系統(tǒng)在正常情況下運(yùn)行時(shí)的成本，如果因?yàn)槭褂脝挝辉O(shè)備故障，管線泄漏等原因造成循環(huán)水運(yùn)行異常，額外增加的藥劑添加量應(yīng)從水處理成本核算中剔除。

4.3確保循環(huán)水處理量統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性

循環(huán)水成本核算中的關(guān)鍵因素是循環(huán)水處理量，因此使用單位循環(huán)水處理量統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性尤為重要，要做到明確統(tǒng)計(jì)口徑，加強(qiáng)計(jì)量器具的管理，最終統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)還應(yīng)得到供應(yīng)商的認(rèn)可。

4.4明確合同中貨款的結(jié)算程序

按合同約定，貨款的結(jié)算需要對(duì)照核算成本，計(jì)算核算成本的循環(huán)水統(tǒng)計(jì)量需要使用車間、分廠技術(shù)部門和公司主管部門共同審核簽字，采購(gòu)部門依據(jù)合同條款辦理結(jié)算。若需結(jié)算貨款金額超過核算成本，則超出部分不予結(jié)算；若需結(jié)算貨款金額不超過核算成本，則貨款全額結(jié)算。

循環(huán)水藥劑使用周期總成本控制的采購(gòu)模式是一種創(chuàng)新的采購(gòu)模式，供應(yīng)鏈的各環(huán)節(jié)與傳統(tǒng)采購(gòu)模式都有較大差異，需要買賣雙方各相關(guān)單位加強(qiáng)精細(xì)化管理，認(rèn)真控制好循環(huán)水藥劑供應(yīng)鏈中的各個(gè)環(huán)節(jié)，才能真正實(shí)現(xiàn)雙贏，最終達(dá)到降低使用周期總成本的目的。

編輯：薛潔瓊

編審：王立敏

The procurement scheme of life-cycle cost control — A case study of circulating water chemicals in petrochemical production enterprises

ZHAO Kexiong, FENG Hongchun
(PetroChina Dushanzi Petrochemical Company)

Abstract：The Materials Procurement Department of PetroChina Dushanzi Petrochemical Company has proposed the goal оf соntrоl(xiāng)ling thе lifе-сусlе оf сhеmiсаls, tо innоvаtе thе рrосurеmеnt strаtеgу. Bаsеd оn bidding, it signеd “соnsignmеnt sаlеs”contracts with suppliers, to ensure the reliability of supply and avoid the out-of-date goods. In 2015, the life-cycle cost (LCC) of circulating water chemicals was more than RMB 6.5 million, down 73% from 2014. Practices show that life-cycle cost control will signifiсаntlу rеduсе thе LСС; еntеrрrisеs imрlеmеnt zеrо invеntоrу bасklоgs аnd аvоid thе risk оf ехрirеd сhеmiсаls; rеliеvе thе workloads and raise the level of the supplier on-site service.

Key words：cost control of procurement; purchasing pattern; life-cycle cost control

收稿日期：2016-01-07