新形勢(shì)下中職學(xué)校檔案信息開發(fā)利用的探究

【摘 要】本文就中職學(xué)校檔案信息開發(fā)利用的現(xiàn)狀、面臨的新形勢(shì)，對(duì)新形勢(shì)下中職學(xué)校檔案信息開發(fā)利用解決方法進(jìn)行了深入探究。

【關(guān)鍵詞】檔案信息 開發(fā)利用 解決方法

【中圖分類號(hào)】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】0450-9889（2016）05B-0079-02

中職學(xué)校檔案記載了學(xué)校的發(fā)展歷程，匯集了學(xué)校教育教學(xué)、科研全部成果，沉淀著學(xué)校的傳統(tǒng)和風(fēng)格，涵蓋范圍廣、內(nèi)容更新快、具有重要的社會(huì)價(jià)值，應(yīng)充分加以研究和利用。

一、中職學(xué)校檔案信息開發(fā)利用現(xiàn)狀

近年來，在黨中央國務(wù)院的大力推動(dòng)下，中職教育圍繞國家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需求，在服務(wù)中深化改革、在貢獻(xiàn)中加快發(fā)展，取得了歷史性成績。2010年6月，教育部更是聯(lián)合人力資源社會(huì)保障部、財(cái)政部啟動(dòng)“國家中等職業(yè)教育改革發(fā)展示范學(xué)?！苯ㄔO(shè)計(jì)劃，中央財(cái)政擬投入100億元，分三批遴選支持1000所中職學(xué)校深化改革，為全國職業(yè)教育改革發(fā)展發(fā)揮引領(lǐng)示范作用。

中職教育的快速發(fā)展，必然要求中職學(xué)校檔案工作與之相適應(yīng)，要求中職學(xué)校檔案部門充分開發(fā)利用檔案信息，更好服務(wù)于學(xué)校教育教學(xué)改革與發(fā)展。然而，目前中職學(xué)校檔案信息開發(fā)利用的現(xiàn)狀，與中職學(xué)校建設(shè)對(duì)檔案信息需求的日益迫切和國家信息化發(fā)展的新形勢(shì)是不相適應(yīng)的，中職學(xué)校檔案信息開發(fā)利用范圍較小，主要服務(wù)于以下方面：

一是為畢業(yè)生提供證明服務(wù)。即為畢業(yè)生就業(yè)、升學(xué)、出國等提供學(xué)籍、成績表等檔案材料或開具學(xué)習(xí)經(jīng)歷檔案證明。

二是提供查證服務(wù)。即為用人單位提供錄用學(xué)校畢業(yè)生的畢業(yè)證查證服務(wù)，或?yàn)閬G失畢業(yè)證的畢業(yè)生提供畢業(yè)生資格審核與證書驗(yàn)印登記表、畢業(yè)生名冊(cè)、學(xué)籍表等證明材料，以便畢業(yè)生補(bǔ)辦畢業(yè)證，維護(hù)畢業(yè)生利益。

三是服務(wù)學(xué)校改革與發(fā)展。即為領(lǐng)導(dǎo)決策、各類評(píng)估檢查、校史編撰、舉辦校史展覽、職工工資晉升、評(píng)定技術(shù)職稱等提供檔案信息資料、圖片。

筆者所在學(xué)校的檔案室，從2001年至2012年檔案利用情況看，每年檔案利用者不足200人次，僅占全校師生總?cè)藬?shù)的1%，且其中大部分是畢業(yè)生查詢學(xué)籍檔案。2013年，筆者所在學(xué)校被確定為首批“國家中等職業(yè)教育改革發(fā)展示范學(xué)?！?。為更好服務(wù)于學(xué)?！皣抑械嚷殬I(yè)教育改革發(fā)展示范學(xué)校”建設(shè)，學(xué)校檔案室加大了檔案信息開發(fā)利用力度，建設(shè)了學(xué)校基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、示范校建設(shè)文件匯編等，但近兩年檔案的利用率仍不足500人次/年。由此可見，目前中職學(xué)校檔案信息開發(fā)利用程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足中職學(xué)校發(fā)展的需要。

二、中職學(xué)校檔案信息開發(fā)利用面臨的新形勢(shì)

檔案作為歷史的記錄、知識(shí)的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發(fā)利用價(jià)值。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，人們對(duì)信息、知識(shí)的需求量不斷增加，精確度不斷提高。人們?cè)诶脵n案過程中，對(duì)檔案部門的服務(wù)質(zhì)量要求在不斷提高，已不僅僅要求能夠提供檔案信息，更要求準(zhǔn)確、及時(shí)地提供檔案信息；不僅要求提供單一的檔案信息，更要求提供綜合的、系統(tǒng)的檔案信息；不僅要求在閱覽室提供利用，更要求提供網(wǎng)絡(luò)查詢和全文下載服務(wù)等。我國的檔案管理已從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向檔案信息化管理發(fā)展。為此，中職學(xué)校檔案部門必須順應(yīng)時(shí)代要求，擔(dān)負(fù)起時(shí)代賦予的歷史使命，立足現(xiàn)實(shí)，長遠(yuǎn)規(guī)劃，既要在服務(wù)上下功夫，更要運(yùn)用新技術(shù)、新手段提高服務(wù)利用的水平，這是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇，是檔案事業(yè)在新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展的必由之路。

三、新形勢(shì)下中職學(xué)校檔案信息開發(fā)利用探究

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，探索做好檔案信息開發(fā)利用工作的最佳方式和有效途徑，對(duì)于服務(wù)中職學(xué)校的改革發(fā)展、服務(wù)教學(xué)科研等方面有著越來越重要的作用。

（一）加強(qiáng)檔案宣傳，強(qiáng)化檔案意識(shí)。檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案工作不重視，是檔案信息資源得不到充分開發(fā)利用的主要原因。為此，檔案部門應(yīng)采取多種手段，通過發(fā)放檔案宣傳資料、舉辦檔案展覽、出版檔案宣傳板、舉辦檔案知識(shí)競(jìng)賽、宣傳報(bào)道檔案工作等形式，加大檔案宣傳力度，強(qiáng)化檔案意識(shí)。通過宣傳教育，讓人們更加了解檔案部門的館（室）藏內(nèi)容、利用方法等，從而有針對(duì)性地利用檔案。

（二）豐富檔案館（室）藏，擴(kuò)大開發(fā)利用基礎(chǔ)。要大力豐富中職學(xué)校檔案館（室）藏，增強(qiáng)檔案信息貯存量，不斷滿足中職學(xué)校及社會(huì)對(duì)檔案的需求。一是要明確檔案收集范圍，按照黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、出版、會(huì)計(jì)、外事、實(shí)物、聲像等不同范圍進(jìn)行分類。二是強(qiáng)化檔案收集，抓好中職學(xué)校各類活動(dòng)文件材料的收集，把好接收關(guān)，確保檔案原始資料齊全完整。三是注重教學(xué)、科研、改革等辦學(xué)成果方面檔案材料的收集，積極宣傳學(xué)校辦學(xué)成果，不斷擴(kuò)大學(xué)校的社會(huì)影響，提升學(xué)校知名度。四是加強(qiáng)辦學(xué)特色方面檔案材料收集、突出學(xué)校辦學(xué)特色。

（三）運(yùn)用信息技術(shù)，合理調(diào)整檔案信息布局。要以發(fā)展的眼光，大力推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，注重?cái)?shù)字化檔案的收集、整理、編研、利用。一是運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行編目、整序，實(shí)現(xiàn)檔案圖文信息的數(shù)字化，建立內(nèi)容豐富的檔案信息數(shù)據(jù)庫。二是建立檔案網(wǎng)站、網(wǎng)上檔案館（室），通過網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)程登錄功能，最大范圍的擴(kuò)大檔案利用范圍，實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校檔案信息服務(wù)社會(huì)化。

（四）大力開發(fā)利用館（室）藏檔案信息，提高檔案信息利用率

開發(fā)利用檔案信息要有針對(duì)性。檔案部門必須及時(shí)了解學(xué)校及社會(huì)需求，緊緊圍繞學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和工作重點(diǎn)確定開發(fā)利用主題。

1.主動(dòng)提供檔案信息實(shí)地與網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)。

（1）建立功能齊全的檔案查閱室、校史陳列室等，主動(dòng)提供檔案實(shí)地查詢與閱覽服務(wù)。設(shè)置查閱室接待上門查詢檔案是檔案部門開發(fā)利用檔案信息的基本方法，而且是一條直接可靠的途徑和最簡單有用的方法。此外，中職學(xué)校還應(yīng)建立校史陳列室，提高檔案使用效率。

（2）建立學(xué)校檔案網(wǎng)站，主動(dòng)提供網(wǎng)上利用服務(wù)。中職學(xué)?？梢揽繉W(xué)校計(jì)算機(jī)專業(yè)師生的資源優(yōu)勢(shì)，建立學(xué)校檔案網(wǎng)站。通過制作內(nèi)容豐富的檔案信息網(wǎng)站，以及將檔案信息管理系統(tǒng)接入學(xué)校網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上閱覽、檢索與利用。

（3）建設(shè)資源豐富的檔案信息數(shù)據(jù)庫，提供檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。檔案信息數(shù)據(jù)庫是檔案室網(wǎng)絡(luò)的信息資源，是檔案信息資源共享體系建設(shè)的核心。中職學(xué)校應(yīng)根據(jù)中職學(xué)校特點(diǎn)及實(shí)際，先行建立文件目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫、大事記數(shù)據(jù)庫、優(yōu)秀畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫、教科研成果數(shù)據(jù)庫等。建成的檔案信息數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)接入學(xué)校檔案網(wǎng)站、局域網(wǎng)、全國學(xué)校檔案信息網(wǎng)，甚至國際互聯(lián)網(wǎng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，最大限度實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.加強(qiáng)檔案編研，提供多層次檔案信息。

檔案編研是檔案部門根據(jù)館（室）藏檔案和社會(huì)需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著等向社會(huì)提供服務(wù)的一項(xiàng)工作。它是一種高層次的檔案開發(fā)利用形式，檔案編研無疑在中職學(xué)校檔案工作中占據(jù)重要地位。加強(qiáng)中職學(xué)校檔案編研，檔案工作者必須及時(shí)深入了解利用者的檔案需求，從中確定編研主題，進(jìn)行有針對(duì)性和實(shí)用價(jià)值的編研，編制出時(shí)效性、特色性、專業(yè)性、實(shí)用性較強(qiáng)的，適合學(xué)校和社會(huì)需求的編研成果。

檔案工作是功在當(dāng)代、利在千秋的大事。檔案工作者要有超前服務(wù)意識(shí)，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷開拓創(chuàng)新，充分開發(fā)利用檔案信息，更好地為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

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【作者簡介】楊柳紅（1978— ），女，廣西柳城人，柳州市第一職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案管理員、講師，管理學(xué)學(xué)士。主要研究方向：學(xué)校檔案管理。

（責(zé)編 羅汝君）