建筑工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問題淺析

田海紅

摘 要：針對目前建筑工程檔案管理薄弱、信息化水平不高、發(fā)展緩慢等問題，通過文獻(xiàn)查閱和實(shí)地調(diào)查對我國目前建筑工程檔案的管理特點(diǎn)、歸檔范圍、信息化建設(shè)及正在實(shí)施的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和行動綱領(lǐng)進(jìn)行了總結(jié)和歸納，對建筑工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問題進(jìn)行了系統(tǒng)分析和探討，并對檔案管理建設(shè)提出了相應(yīng)的建議。

關(guān)鍵詞：建筑檔案；信息化；管理現(xiàn)狀

建筑工程檔案資料管理的對象主要包括基建文件、施工資料、監(jiān)理資料、質(zhì)量評估文件、驗(yàn)收文件、設(shè)計(jì)圖、可行性評估報告、工程收益評估報告等，是建筑工程的客觀、永久的原始記錄。建筑檔案是工程建設(shè)質(zhì)量的體現(xiàn)。工程檔案貫穿了工程建設(shè)的全部過程，是對工程施工全部過程、全方位的記錄，在一定程度上反映了建筑工程質(zhì)量的安全性和可靠性，對建筑實(shí)體具有質(zhì)量責(zé)任監(jiān)督作用，當(dāng)建筑工程質(zhì)量出現(xiàn)問題時，可以從建筑工程檔案中查找原因。建筑檔案是工程管理的重要組成部分；建筑工程管理質(zhì)量提高的同時建筑檔案管理質(zhì)量也會相應(yīng)地提高，因此，檔案記錄的及時性與真實(shí)性是建筑工程管理質(zhì)量的重要表現(xiàn)，通過提高檔案質(zhì)量管理對整個建筑工程的管理具有良好的促進(jìn)作用。

1 建筑工程檔案管理的信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 信息化建設(shè)程度。信息化作為檔案管理的一種重要手段越來越受到人們的重視，與此同時，國內(nèi)大中型建筑施工企業(yè)也都已初步建立了檔案信息化管理系統(tǒng)。然而，由于信息化管理目前還處于初級階段，建筑工程檔案大多采取“雙軌制”的管理模式，電子檔案和實(shí)體檔案同時存在，也有部分企業(yè)管理方式停留在人工管理模式中。

1.2 信息化建設(shè)水平。隨著工程項(xiàng)目的日益增長，檔案數(shù)量的突飛猛進(jìn)，檔案管理信息化建設(shè)要求也越來越高，針對這一問題，各地檔案管理部門和科研部門也在積極努力，探索新的管理方式。建設(shè)部遙感制圖中心依據(jù)關(guān)系數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了城建檔案的錄入、整理、瀏覽、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用以及相應(yīng)的信息管理等功能。武漢市城市規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院以Windows 2000 server網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、SQLserver 2000數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為后臺支持，以Windows 98/2000/XP操作系統(tǒng)為客戶端平臺，實(shí)現(xiàn)了從驗(yàn)收歸檔、錄入編目、編輯修改、查詢檢索、借閱管理、鑒定銷毀到統(tǒng)計(jì)打印全過程的計(jì)算機(jī)化管理。河北工業(yè)大學(xué)以城建檔案館為核心，以館藏資源為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為載體，建立了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)與傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式相融合的軟件管理平臺，實(shí)現(xiàn)了城建檔案館新聞公布、項(xiàng)目登記、項(xiàng)目接收、項(xiàng)目催繳、檔案利用、檔案查詢、GIS查詢、檔案統(tǒng)計(jì)和檔案打印等功能。此外，天津市房產(chǎn)總公司、中國建筑科學(xué)研究院、哈爾濱工業(yè)大學(xué)、河北省應(yīng)用數(shù)學(xué)研究所、成都電子科技大學(xué)、南京市城市建設(shè)檔案館、天津市城市建設(shè)檔案館等機(jī)構(gòu)也都先后開發(fā)出了檔案管理的信息化工作平臺。

1.3 信息化建設(shè)總體評價。我國雖然加快了建筑工程檔案信息化建設(shè)步伐，加大了關(guān)注和投資力度，但由于建筑工程檔案所需的數(shù)據(jù)庫較大、檔案來源地不同，信息相對比較分散，目前還很難進(jìn)行規(guī)范、統(tǒng)一的管理，導(dǎo)致目前建筑工程檔案信息化建設(shè)仍較為緩慢，無法滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會建設(shè)的需求。《國家檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》和《企業(yè)檔案工作規(guī)范》對檔案信息化工作提出了加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，加快應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，打造信息共享平臺等要求。但是由于企業(yè)重視程度、溝通協(xié)調(diào)、工作人員業(yè)務(wù)能力等方面的因素，以及缺乏明確的使用群體，使得很多建筑施工企業(yè)沒有系統(tǒng)的檔案信息化規(guī)劃，信息化管理過程中缺乏針對性和目標(biāo)性，指導(dǎo)性不強(qiáng)，工作人員更多的是依靠工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行檔案的整理，隨意性大，這也是導(dǎo)致其發(fā)展緩慢的主要因素之一。

2 建筑工程檔案管理相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與行動綱領(lǐng)

2007 年，建設(shè)部下發(fā)了《施工總承包企業(yè)特級資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)》，對施工企業(yè)信息化提出了原則性要求，將檔案信息化納入了特級資質(zhì)申報達(dá)標(biāo)考核，從政府層面對企業(yè)檔案信息化提出了要求；2011 年初制定了《國家檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》，對檔案管理工作指明了方向，提出了奮斗目標(biāo)。我國先后制定了《建筑工程文件檔案整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T 158-2011）等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，為建筑工程檔案的管理提供了參考規(guī)范。這些行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與行動綱領(lǐng)對檔案管理的規(guī)范化、信息化具有極大的推動作用。為促進(jìn)建筑工程檔案管理的全面、協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展，建立與國家經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作體制與機(jī)制，提供了有力的保障。

3 建筑工程檔案管理存在問題

3.1 檔案資料的信息化體系不夠完善。我國區(qū)域發(fā)展差別較大，不同地區(qū)檔案信息的管理利用情況各不相同。工程建設(shè)項(xiàng)目涉及了不同領(lǐng)域與學(xué)科及較多的建設(shè)與管理單位，造成了檔案搜集歸檔和檔案信息資源利用等工作存在較大的難度。由于檔案收集與利用脫節(jié)、信息繁雜、保管部門沒有統(tǒng)一的保存規(guī)范，使得檔案信息流通不暢，無法充分發(fā)揮檔案信息資源的潛在價值。當(dāng)前檔案管理軟件較多，使用范圍也較廣，但是各軟件之間的通用性相對較差，數(shù)據(jù)的存儲格式和形式各不相同，雖然各軟件均能實(shí)現(xiàn)登錄、輸入、查詢、刪除等功能，但系統(tǒng)沒有解決數(shù)據(jù)交換的問題，無法將不同方面的數(shù)據(jù)統(tǒng)一到一起進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。

3.2 檔案資料的使用不夠重視。實(shí)際上，很多企業(yè)的檔案資料管理現(xiàn)狀并不理想，很多建筑企業(yè)對檔案管理的重要性缺乏正確的認(rèn)識，存在著敷衍應(yīng)付現(xiàn)象，甚至很多企業(yè)在檔案管理工作中沒有配備專業(yè)檔案資料管理人員，在檔案資料搜集、整理、歸檔等過程中，臨時抽調(diào)其他人員兼職管理。在這種情況下難免會造成檔案的丟失、遺漏、不規(guī)范等問題的出現(xiàn)。建筑檔案是建筑過程的真實(shí)、系統(tǒng)反映，通過檔案記錄的查詢能夠直接反映建筑過程中各個環(huán)節(jié)的運(yùn)行情況，當(dāng)建筑出現(xiàn)質(zhì)量問題后應(yīng)首先對建筑檔案進(jìn)行分析，從中查找原因。但目前人們對建筑檔案的利用效率還較低，很多建筑出現(xiàn)質(zhì)量問題后并沒有對建筑檔案進(jìn)行查找和分析，使建筑檔案的保存失去了應(yīng)有的作用。

3.3 檔案編制不夠規(guī)范。建筑檔案是建筑過程的重要記錄，但是由于人們重視不夠、專業(yè)技能欠缺、資料收集倉促等原因，造成工期和檔案資料不同步，很多建筑檔案資料收集和編制不規(guī)范，缺乏完整性和系統(tǒng)性，無法真實(shí)地反映整個建筑活動的全部過程，導(dǎo)致檔案保存無法達(dá)到預(yù)期的目的。

3.4 檔案的示范效果不明顯。每一個建筑從設(shè)計(jì)到施工都凝聚了人們的大量心血，也往往能總結(jié)出很多的經(jīng)驗(yàn)供后人參考。但在實(shí)際過程中，人們往往忽略了建筑檔案在同類項(xiàng)目中的參考和示范作用，使建筑檔案的功能無法得到充分的發(fā)揮。

4 建議

4.1 加強(qiáng)檔案管理的重視程度。檔案資料在質(zhì)量管理控制、工程后期維護(hù)管理等方面有著不可替代的作用，如果缺乏相應(yīng)的資料就會造成管理者無法作出合理有效的判斷，造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。因此應(yīng)正確認(rèn)識檔案管理的重要性和必要性，加強(qiáng)對檔案管理的重視程度，設(shè)置專門的資料管理部門，建立切實(shí)可行的管理機(jī)制，將檔案管理工作落到實(shí)處。施工單位必須建立、健全檔案的管理制度和具體措施，保證歸檔資料及圖紙的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。工程項(xiàng)目管理人員與檔案人員在檔案整理過程中應(yīng)明確自身的責(zé)任，保證歸檔質(zhì)量。

4.2 檔案管理與施工進(jìn)程同步進(jìn)行。檔案資料收集應(yīng)跟著施工進(jìn)度同步進(jìn)行，在施工過程中，尤其是關(guān)鍵工序和隱蔽工程施工過程中，必須對資料進(jìn)行現(xiàn)場搜集，并作好詳細(xì)、規(guī)范的記錄?？⒐を?yàn)收時建設(shè)單位應(yīng)對工程建設(shè)中形成的文件進(jìn)行全面的檢查和審核，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時進(jìn)行解決，務(wù)必使竣工材料做到真實(shí)、完整、及時。

4.3 完善檔案管理的信息化建設(shè)。信息化管理是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，信息化管理模式實(shí)現(xiàn)了檔案資料的數(shù)字化和規(guī)范化建設(shè)；為提高檔案管理的有效性，增強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化意識，有必要將建筑工程檔案管理與信息化建設(shè)進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，開發(fā)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)之間交流和互動的新型信息化管理軟件，積極探索和建設(shè)一套科學(xué)、完備的信息化管理模式應(yīng)用到檔案管理工作中。

4.4 重視檔案管理人員的培養(yǎng)。檔案管理人員作為檔案管理的主要執(zhí)行者和參與者，其業(yè)務(wù)能力直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。因此，加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平和管理觀念，提高認(rèn)識，認(rèn)真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律法規(guī)的內(nèi)容和相關(guān)規(guī)定，使檔案管理人員不但有理論、懂技術(shù)而且具有新觀念、新認(rèn)識，從整體上提高檔案管理人員的服務(wù)水平，對提高我國建筑工程檔案管理水平有重要的意義。

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