醫(yī)學(xué)腫瘤期刊稿件的檔案管理及利用

張亞玲

摘 要：醫(yī)學(xué)腫瘤期刊稿件檔案化管理是提高期刊質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。利用稿件數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，建立稿件數(shù)據(jù)庫(kù)，科學(xué)設(shè)計(jì)、合理規(guī)劃年度期刊發(fā)表文章的學(xué)科方向，根據(jù)期刊的欄目設(shè)置安排稿件的發(fā)表及欄目的布局，把期刊建設(shè)成能精準(zhǔn)地反映現(xiàn)代腫瘤醫(yī)學(xué)進(jìn)展，開(kāi)展學(xué)術(shù)交流與爭(zhēng)鳴的平臺(tái)，能夠提高期刊的影響及社會(huì)效益。稿件編發(fā)后信息反饋的收集歸檔，對(duì)編輯部提高期刊質(zhì)量和編輯水平，進(jìn)而提升期刊的級(jí)次也有重要價(jià)值。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)期刊；稿件；檔案管理

近年來(lái)，隨著全球癌癥負(fù)擔(dān)的不斷增加，生物醫(yī)學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，腫瘤治療正在進(jìn)入新的時(shí)代——精準(zhǔn)醫(yī)療時(shí)代。醫(yī)學(xué)的進(jìn)步，使腫瘤患者生存期逐漸延長(zhǎng)。腫瘤治療現(xiàn)已呈現(xiàn)手段多樣化及腫瘤治療個(gè)體化的趨勢(shì)。專(zhuān)家對(duì)不同類(lèi)型、不同分期、不同年齡的腫瘤病人的治療進(jìn)行了不斷的探索。當(dāng)前肺癌、淋巴瘤、血液系統(tǒng)惡性腫瘤、消化道腫瘤、乳腺癌、頭頸部癌治療方案不斷更新。對(duì)癌癥姑息治療、疼痛治療、腫瘤營(yíng)養(yǎng)支持治療、腫瘤免疫治療、抗腫瘤新藥臨床試驗(yàn)研究的新技術(shù)、新方法不斷涌現(xiàn)。作為醫(yī)學(xué)腫瘤期刊，面對(duì)不斷發(fā)展的醫(yī)學(xué)事業(yè)，如何組織稿源，使臨床醫(yī)生能更好地利用醫(yī)學(xué)期刊這個(gè)平臺(tái)，精準(zhǔn)地反映現(xiàn)代腫瘤醫(yī)學(xué)進(jìn)展，開(kāi)展學(xué)術(shù)交流與爭(zhēng)鳴，為臨床醫(yī)療、教學(xué)和科研服務(wù)？所有這些，對(duì)醫(yī)學(xué)腫瘤期刊檔案的管理都提出了新的挑戰(zhàn)。

1 醫(yī)學(xué)腫瘤期刊稿件檔案化管理的重要性

醫(yī)學(xué)檔案是科學(xué)研究的原始記錄之一，有極為重要的科學(xué)研究?jī)r(jià)值。醫(yī)學(xué)檔案管理是對(duì)醫(yī)學(xué)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供服務(wù)的一項(xiàng)工作，因此，建立期刊檔案，十分重要。而在期刊編輯過(guò)程中，稿件蘊(yùn)藏著豐富的信息資源和情報(bào)價(jià)值，是期刊檔案的核心內(nèi)容。作為醫(yī)學(xué)腫瘤雜志，加強(qiáng)醫(yī)學(xué)腫瘤期刊往來(lái)稿件檔案信息資料的科學(xué)管理，有助于提高編輯部工作的效率，提升期刊的質(zhì)量，發(fā)掘稿件檔案資料中隱含的信息資源，使其有針對(duì)性地轉(zhuǎn)化為科學(xué)研究的原料，以便更好地為廣大讀者提供主動(dòng)、高效的信息服務(wù)。

2 稿件檔案化管理是提高醫(yī)學(xué)期刊質(zhì)量的基礎(chǔ)

2.1 稿件檔案化管理的內(nèi)容。有關(guān)稿件的信息包括內(nèi)容很多，如原始稿件信息、稿件審理信息、稿件編輯信息、稿件處理信息、稿件刊用信息等。一般來(lái)說(shuō)，期刊建立稿件檔案可分為來(lái)稿登記、已刊用稿件登記、未錄用稿件登記。無(wú)論是自然來(lái)稿還是編輯約稿，應(yīng)做到詳細(xì)登記，如文章編號(hào)、收稿日期、題目、基金資助項(xiàng)目、作者信息、聯(lián)系方式等。稿件發(fā)表后，期刊對(duì)其被下載、被引用、被評(píng)論等情況，及時(shí)記錄其相關(guān)信息，歸入該文章檔案。對(duì)于不錄用的稿件，將原稿和審稿單按順序分類(lèi)整理、登記、歸檔，并附審理意見(jiàn)。對(duì)于本刊退稿或撤稿后又在他刊發(fā)表的文章亦應(yīng)記錄相關(guān)信息，包括發(fā)表后的反饋信息一并入檔[1][2]。

2.2 稿件檔案作為期刊質(zhì)量分析的依據(jù)。稿件檔案中原稿、修改稿和校次校樣，尤其是那部分符合“齊、清、定”標(biāo)準(zhǔn)的編輯稿，都要完整歸檔。一篇有深度、有影響的論文，一篇特約的稿件或重點(diǎn)推出的文章，都考驗(yàn)著編輯的學(xué)術(shù)眼光，包含著編輯獨(dú)到的見(jiàn)解。稿件檔案可以作為對(duì)編輯工作質(zhì)量和期刊質(zhì)量評(píng)價(jià)的依據(jù)，不僅有助于問(wèn)題的分析、經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)， 而且對(duì)提高期刊質(zhì)量，分析出現(xiàn)差錯(cuò)的原因都有很大的幫助[3]。

3 醫(yī)學(xué)腫瘤期刊稿件管理的方式及利用

稿件檔案的整理工作十分繁雜，最好由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，每一期刊物交付印刷后應(yīng)及時(shí)對(duì)該卷材料進(jìn)行收集、整理，有序地整理成一卷檔案，裝訂成冊(cè)。為便于查找、利用稿件檔案，我們編輯部加強(qiáng)了以下工作：

3.1 建立稿件數(shù)據(jù)庫(kù)。一篇稿件或一個(gè)作者就是一條信息，從作者投來(lái)稿件開(kāi)始，登記初審、復(fù)審、發(fā)錄用通知、編輯、排版等一系列工作接踵而來(lái)。為提高處理稿件的工作效率，分析和掌握期刊稿件的來(lái)源，要做到有計(jì)劃、有目的地組稿、編稿、發(fā)稿、出刊。我們利用現(xiàn)代化手段，建立稿件數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)編輯部整個(gè)工作流程的計(jì)算機(jī)管理和網(wǎng)上稿件投審編校一體化，并對(duì)處理稿件工作進(jìn)行了編程，該數(shù)據(jù)庫(kù)可對(duì)編輯部收到的稿件，進(jìn)行處理和實(shí)施信息管理，提供隨時(shí)查閱所需要的數(shù)據(jù)，提高了編輯部稿件的日常管理工作效率。

3.2 科學(xué)設(shè)計(jì)、合理規(guī)劃年度期刊發(fā)表文章的學(xué)科方向。整理規(guī)范、信息豐富、全面系統(tǒng)的期刊稿件檔案資料，可以幫助讀者了解當(dāng)前科研發(fā)展的趨勢(shì)，了解本學(xué)科最前沿的發(fā)展方向，避免科研勞動(dòng)的重復(fù)性。因此，我們腫瘤醫(yī)學(xué)期刊在每年末公布各期期刊欄目設(shè)置的重點(diǎn)病種、研究方向、稿件要求等，以便讓作者了解本年度期刊的專(zhuān)題、欄目設(shè)置；了解有關(guān)規(guī)范文獻(xiàn)的要求；了解與自己科研方向相關(guān)的醫(yī)療資料信息，同時(shí)加強(qiáng)學(xué)術(shù)交流與爭(zhēng)鳴欄目，增強(qiáng)其投稿的針對(duì)性，從而提高期刊文獻(xiàn)的可讀性、科學(xué)性與準(zhǔn)確性。

3.3 根據(jù)期刊的欄目設(shè)置安排稿件的發(fā)表及欄目的布局。按不同腫瘤類(lèi)型、不同腫瘤分期、不同藥物、不同治療方案，將作者的稿件進(jìn)行分類(lèi)歸檔。稿件審理信息，包括審稿者信息、審稿單等。稿件編輯信息，包括校對(duì)稿、發(fā)排稿、終校稿等。這類(lèi)資料要及時(shí)分類(lèi)整理歸檔。結(jié)合年度計(jì)劃，審稿專(zhuān)家的意見(jiàn)，盡可能將學(xué)術(shù)前沿的，學(xué)科研究相關(guān)的，治療方法、學(xué)科理論存在爭(zhēng)議的文章放在一起，起到學(xué)術(shù)交流與爭(zhēng)鳴的作用。

對(duì)有影響的論文、特約稿和重點(diǎn)文章，具有獨(dú)到學(xué)術(shù)眼光、獨(dú)到見(jiàn)解的文章，應(yīng)優(yōu)先發(fā)表。同時(shí)，可附加專(zhuān)家點(diǎn)評(píng)及讀者來(lái)信，活躍學(xué)術(shù)氣氛。把期刊建設(shè)成學(xué)術(shù)交流的平臺(tái)。要達(dá)到這個(gè)目的，稿件數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，功不可沒(méi)。

舉個(gè)例子，肺癌目前是腫瘤相關(guān)死亡率中排名第一的疾病，而非小細(xì)胞肺癌（NSCLC）大約占了所有肺癌病例的85%。NSCLC的現(xiàn)代治療，主要是多學(xué)科治療——化療、放療、外科、靶向和生物等治療相結(jié)合的綜合治療及針對(duì)特定靶點(diǎn)的個(gè)體化治療[4]。我們《腫瘤基礎(chǔ)與臨床》雜志編輯部根據(jù)這一特點(diǎn)，重點(diǎn)發(fā)表肺癌診斷與治療方面的文章。每年組織3-4期肺癌診斷、治療、研究方面，比較前沿的稿源，尤其是NSCLC方面的，相對(duì)集中地發(fā)表。在讀者和作者中反響很大，提高了期刊的影響及社會(huì)效益。

3.4 期刊出刊后的歸檔。期刊出版后，要及時(shí)從編校人員手中將編輯稿、校對(duì)稿、圖表、圖片等全部收集起來(lái)。按原始稿件、編輯稿件、修改稿件、審定印刷稿件、未錄用稿件等進(jìn)行分類(lèi)歸檔。例如，我們《腫瘤基礎(chǔ)與臨床》雜志是按作者、病種、治療方法、研究手段不同，進(jìn)行分類(lèi)登記。對(duì)有價(jià)值的稿件備注清楚，以便作者查詢和編輯繼續(xù)調(diào)閱，以備有機(jī)會(huì)，作者修改后，擇期發(fā)表。對(duì)已發(fā)稿件包括校對(duì)稿等按期組卷。案卷標(biāo)題的擬寫(xiě)和案卷的排列與編號(hào)，對(duì)于稿件檔案而言，根據(jù)刊號(hào)分類(lèi)編碼，按創(chuàng)刊以來(lái)的期數(shù)順序排列。

3.5 電子版紙質(zhì)版檔案平行保存。隨著信息網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，單位基本都實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公，檔案工作也趨于自動(dòng)化，對(duì)于編輯中出現(xiàn)的歸檔材料，不但要進(jìn)行紙質(zhì)檔案的建立，同時(shí)還要建立電子版檔案。按照電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔原則，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。稿件的管理更應(yīng)如此。對(duì)原始稿件、往來(lái)稿件、審稿修改等檔案資料既要建立電子檔案，又要保存原有的紙質(zhì)檔案，以免出現(xiàn)與作者糾紛時(shí)作為原始憑證。校對(duì)稿及編輯加工中的記錄，可以幫助分析差錯(cuò)原因，提高編校水平。因此，電子檔案與紙質(zhì)檔案相互協(xié)調(diào)、并存，加強(qiáng)了檔案工作的嚴(yán)密性。

3.6 稿件編發(fā)后信息反饋的收集歸檔。稿件編發(fā)后，編輯部工作人員應(yīng)注意經(jīng)常與作者、讀者保持聯(lián)系。聽(tīng)取他們的意見(jiàn)反饋及建設(shè)性的意見(jiàn)，是十分有益的。

醫(yī)學(xué)期刊編輯工作與社會(huì)工作、相關(guān)行政管理部門(mén)工作、醫(yī)學(xué)科技研究領(lǐng)域工作關(guān)系十分密切。由于每位作者研究對(duì)象、方法、手段及視角不同，所提供的信息和研究結(jié)論也會(huì)是不同的；將這些文章刊發(fā)后所產(chǎn)生的作用和影響方面的信息及時(shí)收集起來(lái)，并加以科學(xué)、系統(tǒng)的整理與保管。材料的整理，包括作者、讀者的來(lái)信；文章獲得有關(guān)研究基金、資金資助項(xiàng)目及編號(hào)；科研成果獎(jiǎng)的獲得及相關(guān)證書(shū)；收錄編輯為專(zhuān)著、專(zhuān)題論文集及收錄通知；研究結(jié)果應(yīng)用后，取得的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益及相關(guān)結(jié)論、報(bào)道；作為各個(gè)學(xué)科、疾病診斷治療指南的信息反饋等。通過(guò)對(duì)這些文章刊發(fā)后反饋信息的收集，讓我們看到在期刊編排、出版、資料收集及檔案管理工作中的不足與成績(jī)。收集這些資料，對(duì)編輯部提高期刊質(zhì)量和編輯水平，進(jìn)而提升期刊的級(jí)次也有重要價(jià)值。

近年來(lái)，醫(yī)學(xué)腫瘤期刊的發(fā)展正經(jīng)歷由規(guī)模發(fā)展向優(yōu)質(zhì)高效為主要特征的轉(zhuǎn)變。如何做好醫(yī)學(xué)腫瘤期刊稿件的檔案管理工作，改進(jìn)期刊編輯工作的效率和質(zhì)量，更好地為醫(yī)療、教學(xué)和科研服務(wù)，提高期刊在作者及讀者中影響及社會(huì)效益，是我們期刊編輯工作者不斷探索的課題。

參考文獻(xiàn)：

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