鑒于煤炭協(xié)同辦公系統(tǒng)的開發(fā)與應用

摘 要 隨著計算機技術、通信技術和網絡技術的高速發(fā)展，企業(yè)無紙化辦公是一個趨勢，它的有效使用有助于推動企業(yè)的發(fā)展，基于WEB形式的自動化辦公系統(tǒng)，它不再局限于過去的辦公室，它的出現(xiàn)，使企業(yè)各個部門員工之間即使相隔萬里，依然可以自由辦公，這無形中為企業(yè)的發(fā)展提供了一個發(fā)展的機會?？梢哉f，自動化辦公系統(tǒng)的合理使用，能使企業(yè)的發(fā)展進入一個新的高度。隨著Internet飛躍性的發(fā)展而不斷成長的WEB應用技術在全球信息化的浪潮中已經脫穎而出，而如今誰擁有了先進的信息化技術，誰就擁有了絕對的競爭力。無論是軍事、教育還是國有生產性企業(yè)，都已經進入了數(shù)字化和信息化時代。本文介紹了煤礦辦公自動化系統(tǒng)在知識經濟管理時代的開發(fā)與應用，作為企業(yè)的先進管理手段和信息門戶，對于煤炭企業(yè)信息化建設具有一定的引導和示范作用。

關鍵詞 辦公自動化 網絡技術 開發(fā)應用

所開發(fā)的辦公自動化系統(tǒng)，基于公司本身內部管理及業(yè)務發(fā)展要求，應用計算機技術、Internet技術，實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化、管理信息化。它是為公司量身定做的一個自動化辦公系統(tǒng)。整個系統(tǒng)分為系統(tǒng)整體設計及用作用戶登錄和注冊的用戶身份驗證模塊，用作系統(tǒng)管理員對員工信息進行管理的員工信息管理模塊，以及員工進行網絡辦公的辦公模塊。員工通過登錄，可以進行資源共享、下載、辦公等。

信息技術的發(fā)展，特別是網絡技術的發(fā)展，正在改變著人們幾千年來形成的信息傳遞方式、人際間的溝通方式和社會管理組織方式。全球性的計算機網絡將計算機技術革命、通信技術革命和數(shù)字化革命的成果連接匯集起來，使信息的全球性傳遞和即時共享真正成為可能，使人類社會逐步邁向了信息化時代。

當今，現(xiàn)代企業(yè)正以一種前所未有的熱情來致力于企業(yè)內部管理素質與工作效率的提高，實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化已經被越來越多的企業(yè)所認同。現(xiàn)代企業(yè)迫切需要一個能充分利用網絡優(yōu)勢，打破部門界限的網絡互動式辦公作業(yè)環(huán)境，并可以管理企業(yè)運作的信息平臺，利用該平臺快速建立自己的信息網絡和網絡辦公系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation System）是基于先進的網絡互聯(lián)基礎上的分布式軟件系統(tǒng)，通過有效的資源共享和信息交流，達到提高個人工作效率、降低勞動強度、減少重復勞動的目的。第一代辦公自動化是以數(shù)據處理為中心的MIS系統(tǒng)。第二代是以工作流為中心的辦公自動化系統(tǒng)。伴隨著網絡技術的發(fā)展，軟件技術也發(fā)生了巨大的變化。以E-mail、文檔數(shù)據庫管理、復制、目錄服務、協(xié)同工作等技術作支撐，以工作流為中心的第二代辦公自動化系統(tǒng)包含眾多實用功能和模塊，實現(xiàn)了對涉及人、事、文檔、會議的自動化管理。第三代辦公自動化系統(tǒng)是以知識管理為核心的新一代辦公自動化，其建立在企業(yè)Internet平臺之上，旨在幫助企業(yè)實現(xiàn)動態(tài)的內容和知識管理，使每一位員工能夠在協(xié)作中不斷獲得學習的機會和進步。河南煤化集團永煤公司辦公自動化系統(tǒng)在設計構想階段就著眼于知識管理的第三代OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，不僅是一個企業(yè)公文自動流轉的平臺，而且是一個企業(yè)信息共享的平臺，也為各項業(yè)務系統(tǒng)的集成提供一個框架和基礎。目前OA辦公系統(tǒng)主要具有以下幾個特點：第一，團公司高效處理日常事務的工作需要，提供郵件服務、會議組織、日程安排、公文發(fā)送、個人辦公、領導請假、短信發(fā)送、管理監(jiān)督等功能，有效地協(xié)助領導順利完成各項工作。第二，用合理的工作流程方式處理影響工作效率的各個環(huán)節(jié)，最大限度地避免人工傳送實物的工作。第三，供自動監(jiān)督工作功能，為部門之間實現(xiàn)真正的協(xié)同工作提供保證，促使部門之間的工作流程由過去的一環(huán)接一環(huán)的松散結構向緊湊的工作流結構遷移，擺脫以往多個部門協(xié)作時出現(xiàn)的互相等待的狀況。第四，保集團公司辦公自動化系統(tǒng)成為管理進步的先遣部隊，推動集團的管理制度、工作方式和辦事程序與先進的辦公自動化系統(tǒng)相適應，達到國內一流煤炭企業(yè)的管理水平。

一、A系統(tǒng)部署的概念模型

在各個子集之間是松耦合的關系。由于企業(yè)組織結構以及物理位置的不同，OA系統(tǒng)應用分為不同的規(guī)模，而且對系統(tǒng)的功能有不同的要求，集團公司辦公自動化系統(tǒng)按如下原則設計：機構分級設置，即機構不同，所使用功能及權限也不同；信息集中維護，即集團公司統(tǒng)一對數(shù)據進行維護，減少自行維護帶來的安全隱患；數(shù)據分散，即集團公司和各子公司的私有數(shù)據相對獨立，共有數(shù)據共享。為了適應集團公司辦公自動化的需求，系統(tǒng)的設計采用了基本大型應用的設計方法；用配置的方式實現(xiàn)功能的裁剪；采用集中和分散兩種管理、維護方式并行；并設置了一般性的安全策略和權限管理。

二、運行模式

公司辦公自動化系統(tǒng)為B/S模式，采用三層結構的分布式應用系統(tǒng)。基于知識管理的OA系統(tǒng)是站在一個企業(yè)部門的角度，考慮到公司辦公自動化需要的辦公平臺，OA系統(tǒng)實現(xiàn)了三個層次的功能，分別是企業(yè)級、部門級、個人級。企業(yè)級：主要包括企業(yè)內部的公文管理、信息管理、綜合辦公、工作流程、董事長信箱等功能。部門級：部門級與企業(yè)級提供的功能大致相同，只是使用范圍局限于單個部門中。個人級：功能有個人辦公、公文辦理、個人設置、信息庫維護等子系統(tǒng)，組成一套完整的OA系統(tǒng)。我們現(xiàn)在使用的OA系統(tǒng)具有以下特點：第一，平臺化：集成功能完善性能可靠的電子郵件系統(tǒng)。第二，兼容性：對硬件要求低，對軟件依賴少，可運行于多種系統(tǒng)環(huán)境下，其數(shù)據存儲可以使用IBMDB2、Oracle等數(shù)據庫系統(tǒng)。第三，配置靈活：完善實用的部門崗位設計，支持多層次部門關系；嚴格完善權限與用戶組管理，管理員可定義每個用戶在各個模塊的各種權限。第四，公文流轉：支持WEB方式自定義流程表單；支持在瀏覽器上修改Word、Excel文檔，實現(xiàn)痕跡保留、數(shù)字簽名、電子印章等。第五，知識管理：全面引入知識管理思想，不僅可以分類整理單位的企業(yè)資料信息，更可通過工作日志、信息查閱等模塊挖掘員工掌握的各類技術技巧、隱性知識，更快更深入地積累知識，利于長遠發(fā)展。第六，安全性：嚴格的權限控制，未授權人員無法做相應操作，強大的日志功能，記錄用戶的各種重要操作，記錄系統(tǒng)的異常信息。

目前，河南煤化集團永煤公司辦公自動化系統(tǒng)建立了自上而下的系統(tǒng)管理員隊伍，并制訂了相應的辦公自動化管理制度，實現(xiàn)了在辦公自動化平臺上傳送文件簡報、發(fā)布會議通知、領導請假審批等功能。機關跟部室及各子公司之間也實現(xiàn)了網上信息傳遞，重要的會議通知也能通過短信平臺發(fā)送，實現(xiàn)了現(xiàn)代化辦公，提高了工作效率。從目前運行情況來看，各使用單位反映很好，切實提高了工作效率，實現(xiàn)了信息共享，徹底改變了傳統(tǒng)方式下的弊端，達到了預期目的，我們公司辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)與應用，解決了企業(yè)辦公中存在的信息不暢、效率低下、操作不規(guī)范等一系列問題，信息化手段和新一代的管理思想，提供了強有力的網絡化、電子化支持，把協(xié)同辦公的理念、知識管理的思想帶入了日常的辦公生活。同時也減少了實物消耗，降低了辦公成本，實現(xiàn)了無紙少紙辦公，從而使集團公司信息化程度得到了全面提升。

（作者單位為河南煤化集團永煤公司鑫龍煤業(yè)大眾煤礦黨政綜合部）

[作者簡介：申麗敏（1984—），女，山西長治人，本科，助理工程師，畢業(yè)于中北大學測控儀器專業(yè)。]