如何做好學(xué)校檔案管理工作

孟淑娟

【摘要】檔案管理作為學(xué)校日常管理的組成部分，對于學(xué)科建設(shè)具有非常重要的作用。近年來學(xué)校對檔案工作越來越造福一方，檔案也在學(xué)校發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用，特別是在當(dāng)前學(xué)校信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用過程中，檔案更為學(xué)校文提供了有力的信息支持。因此需要做好學(xué)校的檔案管理工作，加快推動學(xué)校檔案的開發(fā)利用。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案；檔案管理；開發(fā)利用

學(xué)校檔案主要是對學(xué)校各項活動的真實記載，以其真實性和權(quán)威性在學(xué)校發(fā)展過程中發(fā)揮著非常重要的作用，作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策、學(xué)科建設(shè)、教學(xué)改革及提高教學(xué)質(zhì)量的第一手資料，學(xué)校需要加強檔案管理，充分的發(fā)揮學(xué)校檔案的重要價值，更好的將學(xué)校檔案專業(yè)化和個性化的服務(wù)體現(xiàn)出來。在當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中，需要以學(xué)科專業(yè)檔案作為突破口，針對學(xué)校的長遠規(guī)劃來加強對檔案的宣傳工作，充分的利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢來挖掘?qū)W科檔案資源的潛在價值，及時對學(xué)校檔案的服務(wù)方向進行調(diào)整，使其與學(xué)校發(fā)展需求相適應(yīng)，為更好的推動學(xué)校檔案的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理缺乏現(xiàn)代化觀念。在當(dāng)前學(xué)校管理工作中，普遍缺乏檔案意識，特別是對專業(yè)檔案重要性認(rèn)識不到位，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是學(xué)科帶頭人對于檔案工作都缺乏配合度，對檔案工作人力和物力投入也嚴(yán)重不足。同時在檔案人員配備上也存在隨意性，部分學(xué)校教師兼任檔案管理人員現(xiàn)象十分普遍。部分學(xué)校學(xué)科研究人員缺乏檔案歸檔意識對于研究過程中積累資料和相關(guān)信息資料往不能及時歸檔，導(dǎo)致學(xué)校科研檔案完整性很難保證。

（二）檔案管理制度不完善。學(xué)校檔案管理制度不僅缺乏完善性，而且部分立卷制度執(zhí)行力度不夠，檔案收集不及時、不到位，對檔案管理人員職責(zé)規(guī)定不明確，責(zé)任劃分不明，從而影響了檔案管理水平的提高。

（三）檔案資源建設(shè)缺乏規(guī)劃性。學(xué)校檔案更重視保管工作，對于檔案的開發(fā)利用缺乏有效的規(guī)范，學(xué)校檔案管無法為學(xué)校教學(xué)改革及學(xué)科建設(shè)提供科學(xué)、詳細及專業(yè)的檔案信息，而且檔案管理工作中對于一些相關(guān)文件重視度不夠，這必然會對檔案利用價值帶來較大的影響。

二、做好學(xué)校檔案管理工作的具體途徑

（一）做好學(xué)校檔案的基礎(chǔ)工作。1、做好檔案收集工作。對材料進行收集是當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中非常重要的一項內(nèi)容，在收集材料過程中需要保證材料收集的齊全性、及時性和有效性，保證收集到的材料具有使用價值，能夠成為學(xué)校改革及學(xué)科建設(shè)的重要依據(jù)，會對學(xué)校的健康發(fā)展提供起到重要的信息支撐作用。2、理順檔案管理體系，建立規(guī)章。作為學(xué)校檔案管理工作員，需要在檔案管理工作中建立健全檔案管理規(guī)章制度，進一步理順檔案管理體系，使檔案工作更加規(guī)范，使檔案管理工作走上規(guī)范化和制度化的道路。在制定檔案管理崗位職責(zé)時，需要明確規(guī)定檔案收集、整理和利用的職責(zé)，在對檔案材料進行整理過程中，需要明確專職檔案管理人員及兼職檔案管理人員自身的職責(zé)，并嚴(yán)格按照各種工作規(guī)范來履行職責(zé)，以此來引導(dǎo)全校員工對檔案工作的重視，更好的配合檔案管理工作，為檔案管理水平提升奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）提高檔案工作人員綜合素質(zhì)。為適應(yīng)檔案管理的要求，確保檔案管理工作者的綜合素質(zhì)的不斷提升也是一個重要的前提。對于檔案管理者素質(zhì)的提升，需要有計劃、有組織。（1）檔案管理人員需要不斷的吸收新知識。在如今科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的21世紀(jì)中，檔案管理人員也需要擁有廣博的見識、擁有一技之長。為了滿足新時期對于學(xué)校檔案管理工作的要求，就需要從計算機的角度入手，實行網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，這樣不僅能夠確保檔案管理的服務(wù)質(zhì)量以及提升工作效率，還能夠讓檔案工作邁入嶄新的發(fā)展平臺，從而讓管理工作更好的服務(wù)于學(xué)校的教育教學(xué)。（2）檔案管理人員需要懂得創(chuàng)新素質(zhì)。在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的新形勢下，檔案管理工作面臨著一些新情況及新問題。學(xué)校檔案也隨著學(xué)校工作的轉(zhuǎn)變及社會的發(fā)展出現(xiàn)了一系列新的變化，因此作為檔案管理人員需要在工作中不斷進行創(chuàng)新，以創(chuàng)新思維來加快推動檔案管理工作的順利開展，使其能夠更好的滿足新形勢的發(fā)展需求，更好的推動學(xué)校檔案管理的開發(fā)利用，使學(xué)校檔案的重要價值更好的發(fā)揮出來。

（三）創(chuàng)新檔案的開放服務(wù)。1、切合學(xué)校各項工作的需求，主動提供服務(wù)。在提供服務(wù)的時候，首先要了解學(xué)校各項工作的實際需要，充分的將主觀能動性發(fā)揮出來，并且詳細的了解服務(wù)的指向，不僅僅是要服務(wù)于學(xué)科帶頭人，更多的是要服務(wù)于廣大的學(xué)科教師們。例如：對于檔案管理工作的水平、規(guī)模等等方面的了解，都能夠通過對于檔案的開發(fā)進行收集、歸類、保管，也可以對于檔案進行詳細的調(diào)查統(tǒng)計以及調(diào)查分析。2、創(chuàng)新服務(wù)模式需要現(xiàn)代化手段的有效運用。在檔案管理當(dāng)中，我們也可以進行各種各樣的現(xiàn)代化手段，例如：設(shè)置專題索引目錄、查詢幫助服務(wù)等等功能，從而提高對于學(xué)科檔案的查詢效率。當(dāng)然，為了在使用條件上為檔案的利用創(chuàng)造一定的便利，在相關(guān)的檢索工具的編制當(dāng)中，也需要考慮到各種學(xué)科之間存在的不同之處，編制不同的工具對于信息進行搜索。除此之外，為了提高檔案的利用率，還需要將科學(xué)化的技術(shù)手段運用到檔案的管理中來（例如計算機信息技術(shù)）。3、研究開放方法，重視保密工作。學(xué)校的檔案中不少涉及到科研項目，因此加強服務(wù)的同時，檔案保密問題應(yīng)當(dāng)引起重視。包括嚴(yán)格檔案開放的步驟。

三、結(jié)束語

在社會發(fā)展和時代變遷過程中，學(xué)校檔案也發(fā)生了一系列的變化，擁有自身的優(yōu)勢和特色，學(xué)校在發(fā)展過程中也更加重視檔案管理工作，學(xué)校檔案加快開放化的步伐。特別是在當(dāng)前信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用過程中，學(xué)校檔案也加快了數(shù)字化的建設(shè)和發(fā)展，在這種情況下，學(xué)校檔案管理工作中需要探索新的管理方式和服務(wù)手段，努力提高學(xué)科專業(yè)檔案資源的管理水平，促進信息資源的有效利用，使學(xué)校檔案信息資源更好的服務(wù)于學(xué)校的各項工作，為學(xué)校的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻

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