國有企業(yè)資產(chǎn)管理文書和檔案的收錄、存儲工作改進思路

杜潔

【摘 要】在國有企業(yè)不斷的發(fā)展過程中，產(chǎn)生了大量的文書和檔案資源，做好文書和檔案的管理工作有利于充分發(fā)揮文書和檔案的作用，為企業(yè)決策提供可靠的參考資料，但實際管理中，還存在許多不足，對企業(yè)的發(fā)展起到了阻礙作用，因此本文主要研究國有企業(yè)資產(chǎn)管理文書和檔案的收錄、存儲工作的具體改進思路，希望可以為國有資產(chǎn)管理工作提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】檔案；文書；存儲工作；收錄工作

一、前言

國有企業(yè)資產(chǎn)管理文書和檔案的收錄、存儲工作存在管理制度不完善、管理人員工作不認(rèn)真、管理工作方式不合理等問題，直接影響國有企業(yè)資產(chǎn)管理文書和檔案工作，不但降低了管理工作效率，同時也不利于文書和檔案的收錄、存儲工作質(zhì)量和效率的提升，另外還阻礙了國有企業(yè)的發(fā)展，因此急需改進其管理工作。

二、國有企業(yè)資產(chǎn)管理文書和檔案的收錄工作的改進思路

1.分類收錄

國有企業(yè)資產(chǎn)管理部門在收錄文書和資產(chǎn)的過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)文書和檔案的類別進行分類收集，將固定資產(chǎn)和低值易耗品的收錄工作分開進行，如對固定資產(chǎn)的處置、使用、保管、驗收、采購、計劃等工作產(chǎn)生的文書檔案安排專門的人員進行收集，而低值易耗品的報廢和維護等工作中產(chǎn)生的文書和檔案則安排另外一個人進行收集，在收集完所有的資產(chǎn)文書和檔案之后，再移交到錄入人員的手中，這樣就減少了文書和檔案的分類的工作量，錄入人員根據(jù)分類收集來的信息之間將信息錄入到相關(guān)的設(shè)備中，從而提高了收錄的工作效率。

2.加強與各部門的交流

國有企業(yè)資產(chǎn)的文書和檔案是來自各個部門日常工作中產(chǎn)生的文件資料，為了有效的收錄完整的文書和檔案，就需要各個部門之間相互協(xié)作，及時的進行信息共享，避免因信息不完整對文書和檔案的收錄造成阻礙，給國有企業(yè)帶來不必要的麻煩。相關(guān)的管理人員在必要的業(yè)務(wù)交流之外，還需要及時對各部門宣傳文書和檔案的重要性，并做好相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，使各部門在生產(chǎn)文書和檔案的時候能夠加以重視，保證檔案的齊全完整，從而為企業(yè)決策提供真實的依據(jù)。另外，在資產(chǎn)核算的時候相關(guān)工作人員也要認(rèn)真負責(zé)，保證相關(guān)數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，提高收錄工作的質(zhì)量。

3.采用現(xiàn)代化信息技術(shù)進行收錄工作

隨著信息化時代的到來，國有企業(yè)資產(chǎn)管理工作也應(yīng)到順應(yīng)信息化趨勢，提高管理工作的信息化，在收錄文書和檔案的時候使用先進的技術(shù)設(shè)備，將各部門形成的電子文件，通過網(wǎng)絡(luò)媒介傳輸?shù)焦芾聿块T的收錄設(shè)備中，這樣就可以打破地域和時間的局限，即使是距離管理部門較遠的單位形成的文書和檔案也可以及時的收錄，同時也給工作人員減輕了工作量，若是人工去收錄將耗費大量的物力、人力、財力，而且工作的效率也較低，采用先進的技術(shù)設(shè)備，可以進行遠程收錄，這樣就有助于提高工作效率。

三、國有企業(yè)資產(chǎn)管理文書和檔案的存儲工作的改進思路

1.存儲環(huán)境應(yīng)當(dāng)選擇優(yōu)質(zhì)的載體

國有企業(yè)資產(chǎn)的文書和檔案在存儲的過程中，應(yīng)當(dāng)選用優(yōu)質(zhì)的存儲載體環(huán)境，目前存儲國有企業(yè)資產(chǎn)文書和檔案的載體主要是檔案柜、光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)，存儲載體的質(zhì)量將對文書和檔案的質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響，因此在選用存儲載體的時候要選擇性能好、質(zhì)量高的載體，為文書和檔案存儲提供物質(zhì)保障。同時還要注意存儲環(huán)境的溫濕度情況，溫濕度的變化對文書和檔案的存儲也具有重要的影響，溫濕度較高、較低都會降低文書和檔案的使用壽命，因此在存儲的環(huán)境中應(yīng)當(dāng)控制好室內(nèi)的溫濕度，可以使用空調(diào)機、恒濕機、恒溫機等設(shè)備。以此來保證文書和檔案的使用壽命。

2.加強存儲的安全保障

由于國有企業(yè)資產(chǎn)信息自身要求具有較高的安全性，所以對存儲的文書和檔案進行管理的時候應(yīng)當(dāng)為信息提供安全保障，對信息的訪問要加強控制，并對電子文件設(shè)置專門的訪問密碼，只有得到密碼的人才可以利用信息，防止出現(xiàn)非法使用、非法訪問的情況發(fā)生。還可以使用電子印章、數(shù)字證書等先進技術(shù)，對文書和檔案的價值進行保障。另外，還可以建立相應(yīng)的監(jiān)控系統(tǒng)，使用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，避免存儲設(shè)備中受到計算機病毒、黑客攻擊、惡意入侵等，降低國有企業(yè)資產(chǎn)信息泄漏的可能性，從而實現(xiàn)對文書和檔案存儲工作的有效管理。

3.提高管理人員的素質(zhì)

在國有企業(yè)資產(chǎn)管理工作中，相關(guān)的管理人員具有重要重要作用，若工作人員對文書和檔案的存儲工作不了解、工作不認(rèn)真、專業(yè)技能較低，將直接影響管理效率，同時也會對檔案存儲造成威脅。所以，在管理文書和檔案的存儲工作時，應(yīng)當(dāng)及時的對相關(guān)人員進行培訓(xùn)，提高其專業(yè)知識和技能，同時也要加強其思想道德教育，提高其思想覺悟，從自身出發(fā)對工作認(rèn)真負責(zé)，為文書和檔案的存儲安全使用提供保障。

四、總結(jié)

綜上所述，通過本文的研究，從中可以了解到國有企業(yè)資產(chǎn)管理文書和檔案的收錄、存儲工作中應(yīng)當(dāng)及時的采取有效對策，改進工作中的不足，為管理工作效率的提高發(fā)揮積極作用，同時保障國有企業(yè)可以準(zhǔn)確、及時的使用資產(chǎn)信息。

參考文獻：

[1]苗菁.基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式研究[D].山西大學(xué)，2010.

[2]胡蕾.中國檔案事業(yè)法規(guī)政策文本量化研究[D].浙江大學(xué)，2013.

[3]陳鐵漢.社會轉(zhuǎn)型期懷遠縣檔案工作問題與對策研究[D].安徽大學(xué)，2013.

[4]魏雁飛.我國國有破產(chǎn)企業(yè)檔案工作存在的問題及對策研究[D].遼寧大學(xué)，2013.