試論提升保險公司辦公室工作效率的路徑

【摘 要】辦公室作為促進保險公司高效運轉的“推進器”和輔助領導決策的“參謀部”，在保險公司管理中樞地位非常明顯，本文提出提升辦公室工作效率的路徑，從而為促進保險公司又好又快發(fā)展奠定基礎。

【關鍵詞】保險公司；辦公室；工作效率；路徑

當前中國保險業(yè)正處于全面貫徹落實保險新國十條和實現(xiàn)保險發(fā)展新常態(tài)的重要戰(zhàn)略機遇期，因此如何通過創(chuàng)新工作方法和實施精細化管理的路徑提升保險公司辦公室人員的素質和工作效率，更好的滿足服務于保險公司發(fā)展大局的要求，是擺在辦公室人員面前亟待解決的重要問題。

一、辦公室工作的主要職能

辦公室工作的特點，決定了人少、事多、突擊活動頻繁，文字工作要求高、責任重、壓力大等特點。特別是現(xiàn)在的辦公室，要承擔文秘、檔案、保密、印章、信訪、單證、信息、宣傳及黨委宣傳等多項職能，這對辦公室人員提出很高的要求。具體講：一是工作要求要嚴格，辦公室同志與人、財、物打交道，一定要嚴格要求自己。二是工作流程要規(guī)范，一切遵照既定流程和標準工作，切實保證工作流程清晰和規(guī)范。三是工作態(tài)度要積極，工作要有激情，具有敢于承擔責任的態(tài)度。四是工作作風要細致，辦公室工作無小事，管理人員要靠前指揮。五是工作協(xié)同要到位，日常工作安排要得當，既要當戰(zhàn)斗員，也要當好指揮員。六是工作能力要提高，在自己的本職崗位上，不僅要從外行變成內行，而且更要成為本職崗位的專家。

辦公室作為保險公司的綜合保障和服務支持部門，首要的職能就是圍繞中心和把握大局。所謂圍繞中心，就是圍繞保險公司的重要工作和任務目標。所謂把握大局就是對內外部環(huán)境和政策的變化要有敏感性。其次的職能就是切實發(fā)揮好協(xié)調作用。對內，一是要協(xié)調好與各職能、業(yè)務部門的關系，促進各部門圍繞保險公司中心工作積極有效開展工作；二是要協(xié)調好與所轄保險展業(yè)機構的關系，積極幫助保險展業(yè)機構進行大型宣傳活動的策劃和實施，充分發(fā)揮輿論導向和形象宣傳作用，為保險展業(yè)機構提供便利。對外，一是要協(xié)調好與各新聞媒體的關系，重點做好重大宣傳活動的事前策劃，有效放大宣傳效應，提高保險公司的社會影響力；二是要協(xié)調好與政府等外部單位的關系，要通過經(jīng)常協(xié)調聯(lián)系，溝通情況，努力建立與政府主管部門的融洽關系，以準確傳導好保險公司領導意圖，爭取得到政府主管部門的重視和支持。

二、提升辦公室工作效率的途徑

首先在綜合辦公方面。一是借助現(xiàn)代化的文件系統(tǒng)，不斷升級完善文件綜合管理平臺，進一步簡化公司收文、發(fā)文、簽報的流轉環(huán)節(jié)。二是采取內訓和外訓相結合的途徑，開展辦公自動化平臺使用和公文寫作以及處理培訓，提升辦公室工作人員辦理文件的精準和高效性。三是認真辦好保險公司內部網(wǎng)站，通過辦公室牽頭和各職能部門的推動，提升上級保險公司網(wǎng)站錄用稿件的數(shù)量和本級內部網(wǎng)站的實用性和時效性。四是加強《保險公司信訪工作管理辦法》的落實，做好信訪和接訪的定期通報工作。五是強化檔案垂直管理職能，對所轄保險機構檔案管理進行抽查，進一步促進檔案管理水平的提高。

其次在督辦工作方面。一是深入推進文件和會議督辦系統(tǒng)的落地工作以及重點工作評價系統(tǒng)的建設，強化執(zhí)行力建設和評價，確保安排部署的重點工作執(zhí)行有抓手、落實見實效，并形成長效工作機制。二是重點工作評價系統(tǒng)是辦公室加強執(zhí)行力建設的一個重要抓手，并依此為基礎，形成對所屬機構整體執(zhí)行力評價排名，對排名靠后的機構進行督導和問責。三是進一步完善請示件督辦系統(tǒng)和查詢匯總系統(tǒng)，不斷強化系統(tǒng)督辦、統(tǒng)計、通報等方面的功能，這是辦公室著力強化服務意識、提升服務效率的一項重要舉措。通過限定請示件辦理的時限，對逾期未辦結的請示件進行跟蹤和督辦，同時定期對請示件延期辦理情況進行統(tǒng)計和發(fā)布。

三、著力培養(yǎng)敬業(yè)精神

一是辦公室人員要在“五個平臺”上下功夫，即綜合管理平臺、品牌宣傳平臺、網(wǎng)站信息平臺、企業(yè)文化建設平臺和單證管理平臺。通過系統(tǒng)管理平臺建設，不斷提高綜合服務保障能力，大力提升文化品牌宣傳實力，進一步加強辦公室工作指導和團隊建設。使得保險公司的辦公質量和效率得到不斷改進，共同愿景得到廣泛傳播和認同，品牌價值與業(yè)務發(fā)展同步增長，文化力與執(zhí)行力有效提升，努力將辦公室建設成為創(chuàng)新、高效、勤儉、務實的學習型和服務型團隊，為保險公司領導和所轄保險機構提供更好的服務與支持。二是辦公室人員要在沉著冷靜中理出工作思路，突出重點服務。領導關注的熱點就是重點，推進工作的難點就是重點。在重大決策前，掌握實情，大膽諫言就是重點；在貫徹落實中，積極協(xié)調，真督實查就是重點；在落實后，認真總結，掌握規(guī)律，及時反饋就是重點。三是面對意料外和突發(fā)性的事情，辦公室人員必須政治敏感、頭腦冷靜、沉著應付，要在冷靜分析的基礎上及時做出解決方案并組織力量進行處理。四是不要以事難而怕為，在應付處置事務中，不乏一些超出預見，超出職責，難以料理的事情。對這些難事，辦公室人員要不怕攬矛盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻煩，遇到的事情不管多難也要群策群力和想方設法加以解決。

參考文獻：

[1]丁薛祥：銳意進取 開拓創(chuàng)新 努力提高服務能力和水平【J】.《秘書工作》.2008.6.

[2]王蕓.淺談辦公室管理精細化【J】.《辦公室業(yè)務》.2012.9.

作者姓名：

朱從愛（1965），男，本科，經(jīng)濟師，建信人壽江蘇分公司，主要研究方向：保險企業(yè)運行管理。