數(shù)字化檔案的信息安全問題與管理策略研究

劉薇

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，科技水平不斷提高，二十一世紀(jì)漸漸步入數(shù)字化時(shí)代，人們的日常生活、工作與學(xué)習(xí)都與數(shù)字化技術(shù)息息相關(guān)，檔案管理的數(shù)字化勢(shì)在必行，數(shù)字化檔案提高了檔案信息管理的效率，體現(xiàn)了檔案管理的科學(xué)性與技術(shù)化發(fā)展，但是數(shù)字化檔案的信息安全問題卻層出不窮，因此對(duì)于數(shù)字化檔案信息安全問題的探究至關(guān)重要，同時(shí)對(duì)數(shù)字化檔案管理策略的研究也是促進(jìn)數(shù)字化檔案信息安全問題解決的有效方式，為數(shù)字化檔案的進(jìn)一步發(fā)展掃除了障礙，指明了新的發(fā)展思路。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理；信息安全；策略研究

數(shù)字化檔案是現(xiàn)代化技術(shù)（計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、OCR技術(shù)等）和檔案兩者充分結(jié)合的新興檔案信息管理形態(tài)，主要就是把傳統(tǒng)的檔案信息轉(zhuǎn)化為新型的數(shù)字信息，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)的便利、快捷與精確的特性對(duì)傳統(tǒng)檔案信息進(jìn)行整理、分類、歸檔，提高信息利用效率，促進(jìn)資源共享。數(shù)字化檔案管理從小的方面來講涉及到人們的日常生活，涉及到人們個(gè)人信息的安全性問題，從大的方面來講數(shù)字化檔案的發(fā)展情況對(duì)于整個(gè)數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展都起著不可忽視的作用，因此，必須要充分重視數(shù)字化檔案管理相關(guān)問題。本文就著力從數(shù)字化檔案的信息安全問題和數(shù)字化檔案的管理策略兩個(gè)方面來研究數(shù)字化檔案，為數(shù)字化檔案管理相關(guān)問題的解決獻(xiàn)策，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)一步發(fā)展，從而推動(dòng)人類數(shù)字化時(shí)代的進(jìn)一步發(fā)展。

一、數(shù)字化檔案信息安全問題的研究

在數(shù)字化檔案管理問題中，檔案的信息安全問題是最為關(guān)鍵的問題，是數(shù)字化檔案管理的首要問題。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來和信息化水平的大幅提升，數(shù)字化檔案管理的信息安全問題也逐漸受到大眾的重視，而對(duì)于數(shù)字化檔案信息安全問題的研究要把握因果聯(lián)系，從根源來解決數(shù)字化檔案信息安全問題。

數(shù)字化檔案在管理時(shí)，信息的管理通常會(huì)受到多種因素的影響，因而導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息安全問題產(chǎn)生的“因”有許多。數(shù)字化檔案信息安全問題的“因”主要包括四個(gè)方面：

首先，來看計(jì)算機(jī)這一影響因素，因?yàn)樵跀?shù)字化檔案管理中計(jì)算機(jī)是檔案管理工作運(yùn)行的主要載體，而計(jì)算機(jī)本身具備的各種不確定因素又會(huì)使檔案信息的整理工作發(fā)生一系列問題，主要包括計(jì)算機(jī)硬件與軟件兩方面的因素。計(jì)算機(jī)的硬件在檔案信息管理工作過程中發(fā)生的故障會(huì)使信息的分類、查詢、存儲(chǔ)、利用受到極大的影響，甚至?xí)p害檔案信息，造成檔案信息的丟失、錯(cuò)誤，比如計(jì)算機(jī)的硬盤磁道發(fā)生故障時(shí)或許會(huì)造成數(shù)字化檔案管理中檔案信息數(shù)據(jù)的損失，檔案信息容量的不斷增大也給計(jì)算機(jī)硬件造成了一定的負(fù)荷，增大了計(jì)算機(jī)硬件發(fā)生故障的頻率。計(jì)算機(jī)軟件的性能在一定程度上直接關(guān)系著數(shù)字化檔案管理工作檔案信息的安全性，當(dāng)計(jì)算機(jī)軟件發(fā)生故障的時(shí)候，數(shù)字化檔案管理工作的信息處理能力會(huì)受到很大負(fù)面影響。

其次，病毒的入侵也是影響數(shù)字化檔案信息安全問題的因素，如果對(duì)計(jì)算機(jī)保護(hù)系統(tǒng)不夠重視，計(jì)算機(jī)保護(hù)系統(tǒng)不夠強(qiáng)大就容易遭受病毒的入侵，會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息遭受損失的嚴(yán)重后果，同時(shí)如果進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作的計(jì)算機(jī)遭到黑客的攻擊時(shí)，檔案信息還面臨著被盜取、泄露的巨大風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)檔案所屬者造成了危害。

然后，數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)也是影響數(shù)字化檔案信息安全的因素，數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)有硬盤、光盤、磁帶等，各種存儲(chǔ)介質(zhì)的保管影響著存儲(chǔ)介質(zhì)的使用效果，影響著數(shù)字化檔案管理的安全。

最后，檔案信息安全管理制度的缺失也是影響數(shù)字化檔案管理工作信息安全問題的重要因素，如果檔案信息安全管理制度這一上層建筑不能較好適應(yīng)經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，那么這一制度就會(huì)對(duì)經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)即數(shù)字化檔案管理工作起著阻礙的負(fù)面作用，從而造成數(shù)字化檔案信息安全隱患。

二、數(shù)字化檔案管理策略的研究

數(shù)字化檔案管理關(guān)系著數(shù)字化檔案的信息安全問題，同時(shí)也關(guān)系著整個(gè)數(shù)字化檔案的發(fā)展，探究數(shù)字化檔案的管理策略主要從針對(duì)數(shù)字化檔案信息安全問題的解決這一方面入手。

首先，還是要從數(shù)字化檔案管理工作的載體——計(jì)算機(jī)這一角度來分析，數(shù)字化檔案的進(jìn)一步發(fā)展必須要做好計(jì)算機(jī)設(shè)備的安全管理工作，積極地采取高度有效的安全措施，對(duì)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的安全性進(jìn)行監(jiān)測(cè)，降低硬件設(shè)備故障發(fā)生的可能性，選擇數(shù)字化檔案管理工作所需的計(jì)算機(jī)時(shí)要重視并嚴(yán)格檢驗(yàn)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施，全面審核計(jì)算機(jī)硬件的兼容性和拓展性。同時(shí)，還要對(duì)計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行定期地更新，在數(shù)字化檔案管理軟件的選擇中注重軟件信息處理的相關(guān)性能。

其次，必須要完善檔案信息安全管理制度，制定一系列嚴(yán)密合理的數(shù)字化檔案管理工作相關(guān)措施與規(guī)范，保證檔案信息的真實(shí)與可靠，建立檔案管理工作文檔管理制度，對(duì)檔案信息的分類規(guī)則要有明確清晰的規(guī)定，保證檔案信息的嚴(yán)密性，建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)制度，加強(qiáng)數(shù)字化檔案的宏觀管理。

最后，由于數(shù)字化檔案管理工作最終是由人來操縱的，所以需要強(qiáng)調(diào)數(shù)字化檔案的工作人員的專業(yè)素質(zhì)，要求檔案管理工作人員不僅要具備相關(guān)專業(yè)理論素養(yǎng)，同時(shí)又要求檔案管理工作人員對(duì)于數(shù)字化技術(shù)要有嫻熟的運(yùn)用技能，能夠有效的將檔案信息管理工作與數(shù)字化技術(shù)充分結(jié)合。由于數(shù)字化檔案管理工作最主要的問題就是數(shù)字化檔案的信息安全問題，因此，檔案管理工作人員必須還具備高尚的道德品質(zhì)和職業(yè)道德素養(yǎng)，具備較強(qiáng)的檔案信息管理安全意識(shí)，保證檔案信息的安全性和嚴(yán)密性，確保數(shù)字化檔案信息的安全。

三、結(jié)語

檔案信息安全問題是數(shù)字化檔案管理工作的關(guān)鍵，也是影響數(shù)字化檔案管理策略形成的因素，數(shù)字化檔案信息安全問題的探究促進(jìn)了數(shù)字化檔案管理策略的完善，數(shù)字化檔案管理策略的研究又為數(shù)字化檔案的進(jìn)一步發(fā)展拓寬了道路。

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