淺談檔案管理信息化建設(shè)

周雪眉

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化管理方式被逐步應(yīng)用到了各行各業(yè)的工作中，使管理工作的信息化建設(shè)成為了一種趨勢(shì)，這種趨勢(shì)主要體現(xiàn)在檔案管理工作中。信息化的檔案管理工作能夠讓檔案發(fā)揮出最大的利用價(jià)值，也能夠簡(jiǎn)化工作人員的工作，提高工作效率。本文主要談一下檔案管理工作在信息化建設(shè)方面所存在的問題，并對(duì)如何建設(shè)好檔案管理信息化以及未來的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)作為支撐，將檔案管理工作由傳統(tǒng)的手工模式轉(zhuǎn)變成智能化模式，使檔案管理工作逐步趨向于智能化、信息化、科學(xué)化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化，這是未來檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此，研究檔案管理工作的信息化建設(shè)有重要意義。

一、目前檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案管理信息化建設(shè)的設(shè)施不完善

在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要應(yīng)用到對(duì)檔案進(jìn)行管理的軟件，這種軟件的開發(fā)和推廣直接決定了信息化建設(shè)的最終結(jié)果。進(jìn)行這種軟件開發(fā)的人員對(duì)檔案管理工作的了解程度不夠，導(dǎo)致開發(fā)的軟件設(shè)施不能滿足檔案管理人員的需要。由此可見，為了提高檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的質(zhì)量，需要讓進(jìn)行檔案管理工作的人員和從事軟件開發(fā)的人員共同研發(fā)，讓軟件基礎(chǔ)設(shè)施適用于檔案管理工作的各項(xiàng)業(yè)務(wù)。

目前我國(guó)進(jìn)行檔案管理的信息系統(tǒng)還無法真正的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，檔案資源無法共享，除此之外，國(guó)家檔案管理機(jī)構(gòu)、企業(yè)檔案管理部門、事業(yè)單位檔案管理部門、各高校檔案管理部門等用于檔案管理的軟件設(shè)施不完全一樣，各種軟件之間通用性較差，使得檔案資源不能夠協(xié)調(diào)，我國(guó)目前這種不完善的軟件基礎(chǔ)設(shè)施嚴(yán)重制約了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

（二）相關(guān)法律法規(guī)落后

在推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要有相關(guān)法律法規(guī)作為保障，加快法制化建設(shè)的步伐，提出較為成熟的立法建議，并配之以完善的行政規(guī)章。而目前，我國(guó)檔案管理工作在這方面的工作還存在著一定的問題，主要表現(xiàn)為：首先，現(xiàn)有的檔案法規(guī)的約束性較低，很多需要注意的問題并沒有在法規(guī)中體現(xiàn)出來，法規(guī)內(nèi)包含的懲戒措施力度太小，導(dǎo)致人們忽略其法律效力。其次，社會(huì)更新?lián)Q代速度太快，檔案之間的關(guān)系也在不斷的發(fā)展變化，需要定期對(duì)法律法規(guī)進(jìn)行修改，并及時(shí)廢止不合時(shí)宜的法規(guī)。最后，在信息化法制的建設(shè)過程中，缺乏保障信息安全的法律條例，這導(dǎo)致檔案資源的安全性無法保障，存在著安全性隱患[1]。

（三）存在信息安全問題

檔案管理工作信息化建設(shè)是讓檔案記錄在互聯(lián)網(wǎng)上，通過多媒體電子技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的整理、排序，檔案管理工作的信息化可以實(shí)現(xiàn)小空間、海量存儲(chǔ)的目標(biāo)，具有方便、快速、高效的特點(diǎn)，但同時(shí)，這種完全依賴于網(wǎng)絡(luò)的信息化建設(shè)也存在著信息安全的問題。比如說，檔案管理工作完全依賴于網(wǎng)絡(luò)，一旦網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)癱瘓，或者電腦遭受病毒入侵，就會(huì)導(dǎo)致信息丟失、文件被毀，一些機(jī)密的檔案會(huì)被黑客盜走或任意篡改等等，由此可見，檔案管理信息化建設(shè)的過程中存在著信息安全問題。

（四）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠、員工專業(yè)素質(zhì)低

無論是國(guó)家、企業(yè)、事業(yè)單位，還是高校的領(lǐng)導(dǎo)都將工作重心放在了提高經(jīng)濟(jì)效益上面，而忽視了檔案管理工作的中心地位。在每一個(gè)單位幾乎都存在著檔案管理部門，但是由于單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，從而對(duì)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入不足，無法引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理信息系統(tǒng)，使工作人員對(duì)檔案的管理工作難以開展。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度低，導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)一直處于被動(dòng)的狀態(tài)，員工在工作中缺乏一套完整的領(lǐng)導(dǎo)體系作為引導(dǎo)，使他們的檔案管理工作一直處在復(fù)雜以及繁瑣的狀況之中。

從事檔案管理工作的員工缺乏專業(yè)素質(zhì)、學(xué)習(xí)能力差也會(huì)阻礙信息化建設(shè)，如果單位引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，他們無法快速掌握使用技巧，甚至在使用的過程中會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，這會(huì)嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的開展。同時(shí)，缺乏專業(yè)素質(zhì)的工作人員對(duì)待工作的熱情和積極性相對(duì)較差，他們對(duì)待檔案管理工作的觀念也相對(duì)滯后，思想上做不到與時(shí)俱進(jìn)，工作人員之間缺乏對(duì)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)交流、方法總結(jié)，由此可見，先進(jìn)的信息化建設(shè)理念無從談起[2]。

二、如何做好檔案管理信息化建設(shè)工作

（一）建立高效率的信息管理系統(tǒng)

一套高效率的信息管理系統(tǒng)是檔案管理工作的核心內(nèi)容。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要配置一個(gè)高效統(tǒng)一的數(shù)字化軟件設(shè)施，在此基礎(chǔ)之上，建立一套完整的檔案管理系統(tǒng)，讓檔案管理工作的所有步驟都在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，借助多媒體電子技術(shù)的功能實(shí)現(xiàn)檔案資源的自動(dòng)轉(zhuǎn)換、檢索、存儲(chǔ)、查詢等過程，并將檔案進(jìn)行一體化管理。除此之外，完整的信息管理系統(tǒng)還需要借助后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)掃描技術(shù)以及數(shù)據(jù)的壓縮技術(shù)，將所有的數(shù)字信息、聲音信息、視頻信息存儲(chǔ)在電子檔案中，建立起規(guī)范化、信息化的電子檔案。

（二）定期對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)

信息化的檔案管理工作需要較強(qiáng)的技術(shù)性，由于我國(guó)科技水平發(fā)展的速度非?？欤瑤?dòng)著多媒體電子技術(shù)更新?lián)Q代速度也變得非常快，因此，為了保證工作人員能夠掌握最新的技術(shù)，需要定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。再對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，不僅要向工作人員傳授基本的檔案管理知識(shí)，還需要傳播先進(jìn)的管理理念、交給員工先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及操作技能，實(shí)現(xiàn)對(duì)員工的技術(shù)化培養(yǎng)，以此來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。

（三）建立檔案的信息數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

我國(guó)不同單位的不同檔案管理部門采用的檔案管理軟件是不同的，不同軟件系統(tǒng)之間的信息不可以兼容，這種不兼容的模式導(dǎo)致信息無法共享，因此，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，就需要建立檔案信息的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。完整的檔案信息數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)包含的內(nèi)容有：數(shù)據(jù)保存標(biāo)準(zhǔn)、信息如何輸出、數(shù)據(jù)如何實(shí)現(xiàn)交換、數(shù)據(jù)如何檢索、電子文件如何歸檔、文件的保密、查詢和使用規(guī)則等等，只有建立好這個(gè)數(shù)字信息化標(biāo)準(zhǔn)，才能保障檔案管理工作的有效開展。

（四）處理好檔案信息的安全問題

檔案管理信息化的建設(shè)意味著對(duì)檔案的處理工作都要在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但是，網(wǎng)絡(luò)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些難以預(yù)料的問題，這些問題會(huì)導(dǎo)致檔案信息丟失，為了保證檔案信息的安全，需要在建立檔案信息時(shí)設(shè)立安全保護(hù)墻，同時(shí)還要應(yīng)用數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)，從而保證檔案信息的安全。

三、檔案管理信息化建設(shè)的未來發(fā)展趨勢(shì)

未來，檔案管理信息化建設(shè)會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，檔案信息管理軟件系統(tǒng)的通用性將會(huì)提高，在這個(gè)基礎(chǔ)之上，除一些要求保密性的檔案信息以外，其他信息會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案的共享，無論人們身在何處，只要有網(wǎng)絡(luò)，就可以對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢，讓人們的日常工作變得非常容易。

檔案管理工作會(huì)逐步發(fā)展成為一個(gè)規(guī)范化的體系，在這個(gè)體系之下，采用科學(xué)的方式記錄信息，采用專業(yè)的方式整理信息，并用先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)將電子檔案整理成有秩序的文件系統(tǒng)。除此之外，電子文件處理技術(shù)、保存技術(shù)、安全處理技術(shù)也會(huì)有很大的提高，檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)也會(huì)更加廣泛[3]。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作包含了對(duì)檔案的記錄、收集、整理，它是一個(gè)單位工作的核心，已經(jīng)引起了各個(gè)部門的重視。但是就目前我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)來看，還存在很多問題，為了推動(dòng)檔案管理信息化的健康發(fā)展，需要對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、科學(xué)化，提高檔案的利用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]項(xiàng)靜瑤.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].科技資訊，2013，30：214+216.

[2]王丹丹.淺談檔案信息化建設(shè)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2015，03：37.

[3]王建華.淺談檔案管理信息化建設(shè)[J].北方交通，2014，06： 131-132.