辦公自動(dòng)化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析

趙民

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)也要與時(shí)俱進(jìn)，將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入醫(yī)院的管理中，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)全體員工的互聯(lián)。醫(yī)院使用的大數(shù)據(jù)技術(shù)以辦公自動(dòng)系統(tǒng)為主，該系統(tǒng)的應(yīng)用明顯提升員工的工作效率，促使醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作更加規(guī)范化。本文以泰安市口腔醫(yī)院為例，分析口腔醫(yī)院檔案管理工作中的不足，針對存在的問題給出辦公自動(dòng)化為檔案管理工作的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;醫(yī)院;檔案管理;應(yīng)用策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.042

辦公自動(dòng)化并非將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入辦公作業(yè)中那么簡單，而是在現(xiàn)代化的辦公作業(yè)中將計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)技術(shù)深層次的貫徹其中，同時(shí)借助各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備，將工作中所需資源信息進(jìn)行收集加工梳理，使得信息的使用更為便捷。

1 在醫(yī)院檔案管理中辦公自動(dòng)化的實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用——以泰安市口腔醫(yī)院為例

在口腔專科醫(yī)院的檔案管理中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有效地將各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施有序銜接，極大的滿足辦公需求。醫(yī)院的檔案管理主要是患者個(gè)人健康文書資料，臨床治療中發(fā)現(xiàn)對后續(xù)疾病研究有參考價(jià)值的資料，采取分門別類的管理形式，把這些資料進(jìn)行分類儲存。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）將具有使用借鑒價(jià)值的數(shù)據(jù)在檔案中加以記錄，通過簡單的操作以數(shù)字化的方式對檔案中的內(nèi)容實(shí)施整合，借助網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)口腔醫(yī)院信息的互聯(lián)，同時(shí)，形成規(guī)范有序的管理平臺。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與掃描設(shè)備相連接，自動(dòng)掃描功能會對數(shù)據(jù)進(jìn)行掃描識別，以規(guī)范統(tǒng)一的格式把數(shù)字化的檔案文件輸入進(jìn)計(jì)算機(jī)中，鋪墊好后續(xù)的檔案管理工作[1]。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠確保數(shù)據(jù)庫的更新速度，促使管理的實(shí)效性大大提高。

借助自動(dòng)辦公軟件使數(shù)據(jù)以信息化的形式，為口腔醫(yī)院的工作人員提供檢索的便利，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支撐下，隨時(shí)檢索、瀏覽下載。為了促進(jìn)業(yè)務(wù)的有序開展，依據(jù)實(shí)際狀況對海量數(shù)據(jù)和復(fù)雜的文件檔案集中分類，并可以進(jìn)一步實(shí)施查看搜索開發(fā)的應(yīng)用。對于專業(yè)化的口腔醫(yī)院來說，日常的服務(wù)項(xiàng)目比較多，加強(qiáng)管理流程建設(shè)，對人為干擾因素可以大幅下降，同時(shí)，統(tǒng)一的檔案格式也更便于參考。對患者個(gè)人檔案的管理，借助EXCEL與文件夾的結(jié)合來實(shí)現(xiàn)患者病例的個(gè)人檔案管理。

2 口腔醫(yī)院檔案管理工作的不足

2.1 重視程度不足

受經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢的影響，口腔醫(yī)院檔案管理工作不可避免地對短期的經(jīng)濟(jì)效益更加側(cè)重，究其原因在于管理者理念過于傳統(tǒng)，對檔案管理的重視程度欠缺所致。

2.2 口腔醫(yī)院館藏資源欠缺

由于歷史因素，加之口腔醫(yī)院檔案管理制度的不完善，一些檔案信息還未納入自動(dòng)辦公系統(tǒng)管理范圍。像基建、設(shè)備、文書、科研等這些檔案信息，均由不同的業(yè)務(wù)部門管理，醫(yī)療文書、病理切片以及X光膠片等又由各醫(yī)療科室進(jìn)行管理，在口腔醫(yī)院缺乏相對的檔案館藏資源。

2.3 檔案資源的開發(fā)力度欠缺

由于理念的傳統(tǒng)性，在編制檔案時(shí)側(cè)重于口腔醫(yī)院的結(jié)構(gòu)沿革、狀況介紹、大事記，使檔案的編制局限性太強(qiáng)，并未將檔案的信息資源充分開發(fā)出來，現(xiàn)代化的檔案管理其應(yīng)用欠缺，有部分口腔醫(yī)院現(xiàn)代化的檔案管理并沒有實(shí)現(xiàn)，依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，使得檔案管理較為落后。

2.4 檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

在檔案管理工作中普遍存在時(shí)間跨度比較大的問題，例如泰安市口腔醫(yī)院建于1978年，40多年的檔案管理時(shí)間跨度之大，造成該醫(yī)院在不同階段的管理模式不盡相同，這必然會形成檔案管理的方式存在差異性。醫(yī)療開改后，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也在向信息化建設(shè)發(fā)展，盡管口腔醫(yī)院管理者非常重視醫(yī)療工作者的全面素養(yǎng)的培養(yǎng)，然而，檔案管理人員的綜合素質(zhì)良莠不齊的現(xiàn)象仍然存在并有待改善。

3 優(yōu)化檔案管理工作的策略

3.1 更新觀念，提高認(rèn)識

對于口腔醫(yī)院來說，患者個(gè)人信息至關(guān)重要，通過不同的信息資源為醫(yī)師積累臨床經(jīng)驗(yàn)，而信息檔案是尤為關(guān)鍵的信息來源，信息檔案不僅是醫(yī)院管理者解決醫(yī)患問題的關(guān)鍵依據(jù)，也是管理者進(jìn)行工作安排、決策的重要參考條件。因此，口腔醫(yī)院的管理層應(yīng)更新觀念，才能為相關(guān)部門、患者主動(dòng)提供信息服務(wù)，將創(chuàng)新意識實(shí)踐于工作中，以確保工作的有效落實(shí)。其次，在現(xiàn)有的管理系統(tǒng)中引入0A辦公系統(tǒng)，在現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，從新進(jìn)行信息檢索工具的編制，促進(jìn)快速檢索信息，使得查找檔案信息資料更加準(zhǔn)確，也使檔案管理的價(jià)值和作用得以充分發(fā)揮。

3.2 改善口腔醫(yī)院檔案管理結(jié)構(gòu)

合理的開發(fā)檔案信息資源對口腔醫(yī)院尤為重要，而將醫(yī)院館藏資源合理進(jìn)行利用，對口腔醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展其意義非凡。由于館藏資源的合理與否對資源信息的開發(fā)與利用有直接的關(guān)系，故豐富館藏資源則成為口腔醫(yī)院檔案管理人員的首要工作，通過拓展信息資源的收集途徑，不斷地尋找和擴(kuò)大收集范圍，促使館藏資源逐步豐富。但在廣泛收集信息資源的過程也要重視質(zhì)量，注重館藏資源的數(shù)量。其次，檔案管理部門應(yīng)對其他的業(yè)務(wù)部門、醫(yī)療各科室的職能與權(quán)責(zé)范圍必須詳細(xì)了解、具體掌握，對檔案管理的結(jié)構(gòu)體系不斷的加以完善，促進(jìn)館藏資源結(jié)構(gòu)更趨合理，以此推動(dòng)口腔醫(yī)院檔案管理向高質(zhì)量水平邁進(jìn)。

3.3 合理開發(fā)利用檔案信息資源，提高檔案資源的價(jià)值

合理開發(fā)檔案信息資源，有效解決信息資源難以廣泛應(yīng)用的問題。使檔案信息資源深層次的開發(fā)與利用得以實(shí)現(xiàn)[2]。管理人員在展開信息資源深層次分析研究時(shí)，將能夠反映醫(yī)院關(guān)鍵職能、最新醫(yī)療成果的信息資料匯總后，進(jìn)行專題檔案的編制，并設(shè)置在口腔醫(yī)院的公共平臺上為使用者提供參考資料，同時(shí)也進(jìn)行了宣傳、報(bào)道。將現(xiàn)有的檔案匯編成《院志》，也可以以科室為單位介紹本科室的臨床經(jīng)驗(yàn)，將發(fā)現(xiàn)的有參考價(jià)值的信息進(jìn)行共享，借助此方式完成口腔醫(yī)院的宣傳工作，通過這種方式，完成醫(yī)護(hù)人員的臨床實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

3.4 加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，提升管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定了其管理的水平。因此，口腔醫(yī)院的管理者需要重視檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容不僅僅只局限于業(yè)務(wù)規(guī)范，還要熟練掌握專業(yè)知識：檔案管理技巧、行政管理、工作程序等。同時(shí)，管理人員要積極參與培訓(xùn)活動(dòng)，通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，完善自身的知識結(jié)構(gòu)體系，促進(jìn)創(chuàng)新思維、創(chuàng)造能力的不斷提高。

4 結(jié)語

在口腔醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)的有效利用，構(gòu)建科學(xué)化的管理系統(tǒng)，以電子信息的形式代替紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)在短時(shí)間內(nèi)完成檔案信息的存儲，隨時(shí)可以調(diào)用，提升辦公效率。其次，本文以泰安市口腔醫(yī)院為例，將OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理的實(shí)踐中進(jìn)行闡釋。同時(shí)，指出在口腔醫(yī)院檔案管理工作中存在的一些問題，就這些問題，根據(jù)實(shí)際狀況從多個(gè)方面給出相關(guān)的優(yōu)化策略。

參考文獻(xiàn)

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