檔案工作的信息化建設(shè)問(wèn)題分析

于穎

[關(guān)鍵詞]檔案信息化；問(wèn)題；解決措施；分析

檔案信息化現(xiàn)代社會(huì)管理檔案的一種新型方式，主要是使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理。檔案信息化是相對(duì)與傳統(tǒng)的檔案管理而言，使檔案的資源能夠被合理的利用。而且檔案中的信息需要在正確的放置上，才能實(shí)現(xiàn)規(guī)范。檔案也是一種可以為社會(huì)提供服務(wù)的資源。因此檔案必須要進(jìn)行信息化改革，才能更好的社會(huì)服務(wù)。

一、檔案信息化的概念

（一）檔案信息化主要指的是在檔案管理工作中采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，以檔案資源為對(duì)象、以實(shí)現(xiàn)合理的檔案管理工作為依托的綜合工作模式，是以檔案管理學(xué)最新理論和技術(shù)成果為指導(dǎo)，按照信息社會(huì)和目前國(guó)家有關(guān)檔案管理部門需要開展的檔案收集、整理、保管、利用的現(xiàn)代化檔案管理活動(dòng)。

（二）檔案信息化的內(nèi)涵

檔案管理在社會(huì)各行業(yè)的管理中的作用越來(lái)越突出，對(duì)各行業(yè)的發(fā)展有著舉足輕重的作用，但由于各行業(yè)的檔案管理模式還是傳統(tǒng)的，造成檔案工作效率普遍低的現(xiàn)象，傳統(tǒng)的檔案管理大多是人工進(jìn)行的，會(huì)存在不合理的管理制度和不科學(xué)的管理方法，使得整個(gè)檔案管理會(huì)出現(xiàn)很多的問(wèn)題和缺陷，制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案的利用價(jià)值，促進(jìn)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

（三）檔案管理信息化的基本作用

檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，在一定程度上提高了檔案管理的工作效率，在信息化管理過(guò)程中，要掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)技術(shù)，才能夠完成檔案的管理工作，這有利于提高檔案管理人員的工作能力，培養(yǎng)先進(jìn)的檔案管理技能。如今是信息化的時(shí)代，檔案管理信息化是適應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，提高了檔案資源的利用率，減輕了員工的工作量，避免了人工管理中問(wèn)題的出現(xiàn)，還極大地提高了檔案信息的安全性。

二、新時(shí)期檔案管理信息化的作用與重要性

（一）檔案資源的信息化，可以改善檔案管理工作檔案管理已經(jīng)不再是一項(xiàng)封閉的工作，而是具有開放性的特點(diǎn)。現(xiàn)代信息化資源設(shè)備的使用，能夠幫助管理者方便、快捷、有效地進(jìn)行檔案管理工作，提高了工作效率和工作質(zhì)量，更加充分而合理對(duì)檔案資源進(jìn)行利用和整理，從而更好地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

（二）檔案資源的信息化，為決策者與管理者提供豐富的信息。檔案資源是對(duì)過(guò)往歷史的記錄，包括過(guò)往企業(yè)的各種決策和成效。在制定新的決策，尤其是歷史性的重大決策時(shí)，檔案資源為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及決策者提供詳盡而真實(shí)的資源，便于領(lǐng)導(dǎo)者揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定出符合經(jīng)濟(jì)環(huán)境、符合生產(chǎn)力發(fā)展的決策，促進(jìn)整個(gè)企業(yè)發(fā)展進(jìn)步。完整可靠的檔案信息資源，可以盡量避免錯(cuò)誤，少走彎路，對(duì)于新決策的形成具有重要指導(dǎo)和借鑒作用。

（三）檔案資源實(shí)現(xiàn)的信息化建設(shè)，為科研與經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供智能化服務(wù)。信息化的檔案資源具有很高的時(shí)效性，尤其在快速地進(jìn)行分析綜合研究方面，它具備獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。既可以一次投入，多次產(chǎn)出；也可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享，從而大大地縮短了信息二次編著的時(shí)間，提高了工作和研究的效率。

三、檔案信息化實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）檔案信息化管理隊(duì)伍整體素質(zhì)落后

檔案信息化管理作為一種創(chuàng)新型的工作，想要得以順利的落實(shí)必須要具備一定的創(chuàng)新思想，而現(xiàn)在很多檔案管理人員由于一直使用傳統(tǒng)的管理辦法，不愿意接受新的思路、新的方法，有些甚至產(chǎn)生抵觸心理，以至于專家和管理者在管理理念上難以達(dá)成共識(shí)，無(wú)法展開有效的溝通。而檔案信息化建設(shè)需要的是懂管理、懂業(yè)務(wù)、懂技術(shù)、會(huì)創(chuàng)新的復(fù)合型人才，這些不愿意接受改變和更新的管理者嚴(yán)重的影響了整個(gè)管理隊(duì)伍的前進(jìn)和發(fā)展，使很多單位建立的網(wǎng)絡(luò)、購(gòu)置的軟件都成為了擺設(shè)，不僅為單位帶來(lái)了浪費(fèi)，更重要的是制約了檔案信息化的進(jìn)程。

（二）檔案信息化管理的資金支持不足

有些單位沒有提高對(duì)檔案信息化管理的重視，這些單位的管理者不愿意為檔案信息化工作投入大量的資金，這主要是由檔案工作的自身性質(zhì)決定的，檔案工作能為單位持續(xù)、健康的發(fā)展保駕護(hù)航，但卻不能為單位帶來(lái)直接、可觀的經(jīng)濟(jì)效益，而很多經(jīng)營(yíng)管理者只看重眼前的利益，沒有考慮到單位長(zhǎng)遠(yuǎn)的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，所以常將檔案管理工作放在可有可無(wú)的位置，更不用說(shuō)投入資金了。當(dāng)然，檔案管理人員缺乏創(chuàng)新精神、不主動(dòng)爭(zhēng)取也是檔案信息化管理資金缺乏的重要原因，檔案信息化管理工作在得不到足夠資金的支持下，根本沒有辦法開展。

四、新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，檔案管理信息化

隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)也正逐漸成為社會(huì)的要求。雖然已經(jīng)有人認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，但還有相當(dāng)一部分的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有察覺，或者從思想上不夠重視，這種情況相當(dāng)不利于檔案管理信息化工作的進(jìn)一步開展。

（二）檔案信息化將促進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的進(jìn)一步完善

信息化建設(shè)是一項(xiàng)涵蓋基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源、安全管理、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和人才培養(yǎng)的系統(tǒng)性工程，檔案信息化也不例外。大量的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)已經(jīng)表明，檔案信息化需要尤其關(guān)注檔案業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，檔案信息化工作的開展有賴于檔案管理乃至電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建立與完善，這是檔案信息化工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一。

（三）加強(qiáng)電子檔案的管理工作

加強(qiáng)電子檔案的管理，是研究電子檔案的接收和保管、利用的技術(shù)方法，并制定出相關(guān)的管理辦法，加強(qiáng)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，使信息資源能夠發(fā)揮最大的效益。

（四）運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化

現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)尚處于初級(jí)階段，由于網(wǎng)絡(luò)中存在的各種不穩(wěn)定、甚至危險(xiǎn)性因素，在運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，實(shí)現(xiàn)資源共享過(guò)程中，必須慎重選擇規(guī)范化的管理軟件，以保護(hù)信息資源的安全性和完整性、以及穩(wěn)定性；同時(shí)，管理軟件還要具備通用化的特點(diǎn)，并有較強(qiáng)的包容性，才能順利進(jìn)行檔案信息資源的推廣利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和共建。

（五）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，提升服務(wù)意識(shí)

檔案管理信息建設(shè)的關(guān)鍵，是要以人為本，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。它要求檔案工作者不僅具有檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)及專業(yè)知識(shí)，還要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠熟練運(yùn)用各種信息技術(shù)工具來(lái)使用檔案管理信息系統(tǒng)化，不斷調(diào)整自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高信息化管理技能，加強(qiáng)綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。

因此，檔案管理的信息化建設(shè)，要求采取各種有效措施，改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)創(chuàng)新能力，培養(yǎng)出一批具備現(xiàn)代信息素質(zhì)，具有寬廣知識(shí)背景，能夠掌握新知識(shí)、新技術(shù)、新技能的人才。

結(jié)束語(yǔ)

人們?cè)絹?lái)越認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。檔案管理的信息化建設(shè)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的任務(wù)，同時(shí)又勢(shì)在必行。它既是檔案管理工作新發(fā)展的機(jī)遇，也是檔案管理工作所面臨的一項(xiàng)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。只有充分利用信息化管理手段，增強(qiáng)工作效率和工作質(zhì)量，才能進(jìn)一步提高檔案資源的現(xiàn)代化管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置和有效開發(fā)利用，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]歐陽(yáng)玉，探討檔案管理信息化的含義與發(fā)展趨勢(shì)，科技致富向?qū)В?013.29期.

[2]姜麗娟，關(guān)于人事檔案管理信息化建設(shè)的思考，管理學(xué)家，2013.12.

[3]王麗，人事檔案管理工作的重要意義和發(fā)展?fàn)顩r，科技向?qū)В?012.01.

（編輯/穆楊）