探索人事檔案數(shù)字智能化建設(shè)的新思路

周珍

摘要：本篇文章針對(duì)人事檔案數(shù)字智能化建設(shè)展開(kāi)了較為深入的研究，并結(jié)合人事檔案管理數(shù)字智能化的重要性與筆者的自身經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出了幾點(diǎn)可行性較高的建設(shè)措施，包括提升單位管理者對(duì)人事檔案信息化的重視程度、加大對(duì)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)力度、做好對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)工作以及加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的安全防范等，希望能有效促進(jìn)我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：人事檔案；數(shù)字智能；檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：F272.92 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）013-000-02

一、前言

人事檔案的數(shù)字智能化建設(shè)主要有兩個(gè)方面，一方面是檔案館的實(shí)體智能化，另一方面是檔案信息的資源智能化，其中占據(jù)比例較大的是信息智能化，主要表現(xiàn)為人事檔案信息的智能化檢索、人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)化管理、檔案信息的后期維護(hù)以及資源優(yōu)化等。尤其是在當(dāng)前的新時(shí)期背景下，機(jī)關(guān)單位也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)與競(jìng)爭(zhēng)壓力，而人力資源又是單位核心競(jìng)爭(zhēng)能力的基礎(chǔ)保障，為此，針對(duì)傳統(tǒng)類(lèi)型的人事檔案信息展開(kāi)數(shù)字化智能管理，可以從根本上提高檔案信息的可信度與應(yīng)用效率。

二、人事檔案管理工作數(shù)字智能化建設(shè)的重要性

（一）全面增強(qiáng)人事檔案性信息的可信度

首先，傳統(tǒng)模式中的人事檔案信息主要以紙質(zhì)儲(chǔ)存的方式為主，并且對(duì)存儲(chǔ)場(chǎng)所以及周邊的環(huán)境條件有著比較高的要求。然而，在經(jīng)過(guò)了較長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存以后，紙質(zhì)檔案難以避免的會(huì)出現(xiàn)字跡模糊、紙張受潮以及內(nèi)容丟失等情況，從而讓人事檔案信息資源的應(yīng)用價(jià)值受到了極大的負(fù)面影響。而檔案管理數(shù)字化的出現(xiàn)則很好的解決了這一弊端，其不僅具備了存儲(chǔ)空間大和管理簡(jiǎn)單的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)還有利于檔案管理人員來(lái)隨時(shí)隨地的更新與維護(hù)檔案信息內(nèi)容，大大增強(qiáng)了人事檔案信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性；其次，傳統(tǒng)模式中的人事檔案管理方式存在著管理體制不嚴(yán)謹(jǐn)、管理制度可行度不高以及管理方式過(guò)于守舊等問(wèn)題，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)職責(zé)不清與權(quán)責(zé)不明的情況，導(dǎo)致一些年代相對(duì)久遠(yuǎn)的人事檔案信息無(wú)法考證其準(zhǔn)確性。而數(shù)字智能化的實(shí)現(xiàn)則可以通過(guò)設(shè)置管理權(quán)限的方式來(lái)解決這一問(wèn)題，有效避免因人為疏忽而造成的管理失誤，保護(hù)人事檔案信息的權(quán)威性。

（二）有效提高人事檔案管理的工作效率

在過(guò)去，幾乎所有單位的人事檔案管理部門(mén)中都堆砌著大量的檔案文件資料，檔案管理人員每天都要面對(duì)數(shù)量巨大且內(nèi)容繁瑣的工作內(nèi)容。由于絕大多數(shù)的人事檔案信息都是由管理人員手工登記與翻印的，因此如果想要在海量的檔案資源中精準(zhǔn)的鎖定一份檔案信息，需要經(jīng)過(guò)登記、更新、歸檔等多個(gè)操作步驟。在人事檔案數(shù)字智能化的管理模式下，檔案管理人員可以利用云儲(chǔ)存與網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)认冗M(jìn)技術(shù)手段來(lái)代替過(guò)去的檔案郵寄，一方面能夠有效提高檔案資源信息的更新與傳輸速度，另一方面則可以減少檔案管理者的工作量，提升管理效率。

（三）進(jìn)一步擴(kuò)大人事檔案的應(yīng)用范圍

在最近幾年來(lái)，伴隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷加快，各個(gè)行業(yè)中的人才流動(dòng)也開(kāi)始逐漸的趨于平?；?。從社會(huì)服務(wù)的角度來(lái)分析，除去最基本的人事聘用以及養(yǎng)老保障等服務(wù)內(nèi)容以外，人事檔案信息還可以被應(yīng)用到辦理出國(guó)手續(xù)、醫(yī)療保險(xiǎn)以及婚育證明等多項(xiàng)社會(huì)公共功能的實(shí)現(xiàn)中。傳統(tǒng)模式的人事檔案管理效率比較低下，不僅在檔案信息資源的統(tǒng)計(jì)與傳輸上存在著很多的不便之處，同時(shí)在檔案信息資源的審核與使用上也需要經(jīng)歷很多繁瑣的步驟。基于此，數(shù)字智能化的建設(shè)工作則可以全面增強(qiáng)人事檔案信息資源的共享性與流轉(zhuǎn)性，確保能夠?yàn)楦嗟臋C(jī)構(gòu)或個(gè)人提供高效的服務(wù)。

（四）確保人事檔案信息的管理系統(tǒng)更加的立體高效

人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立需要得到多媒體技術(shù)的大力支持，從而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閳D片、文字、聲音以及影像等多種儲(chǔ)存形式，通過(guò)此種方式來(lái)提升人事檔案信息的記錄功能與顯示功能。與此同時(shí)，檔案管理人員還可以應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘以及數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)等先進(jìn)信息技術(shù)，針對(duì)單位內(nèi)部員工的年齡、專(zhuān)業(yè)、工作能力以及工作表現(xiàn)等諸多方面展開(kāi)全面的統(tǒng)計(jì)與分析，有效提高人事檔案信息之間的關(guān)聯(lián)性，為機(jī)關(guān)單位未來(lái)的發(fā)展規(guī)劃與人力資源的需求預(yù)測(cè)提供真實(shí)且準(zhǔn)確的依據(jù)。

三、人事檔案管理數(shù)字智能化的應(yīng)用措施

（一）提升單位管理者對(duì)人事檔案信息化的重視程度

在傳統(tǒng)模式下的人事檔案管理工作中，相關(guān)的管理人員更加傾向于自律管理與無(wú)私奉獻(xiàn)，并且在管理觀念上也表現(xiàn)的比較落后和拘謹(jǐn)，不愿意去嘗試一些新的管理理念與管理方式，在此種情況下，檔案管理數(shù)字的智能化建設(shè)是非常困難的。為了能夠進(jìn)一步改善這種落后的管理現(xiàn)狀，單位管理者要緊跟住新時(shí)代的發(fā)展腳步，通過(guò)各種有效措施來(lái)提升檔案管理人員的創(chuàng)新與改革意識(shí)，讓他們?nèi)ブ鲃?dòng)迎合在信息時(shí)代中所出現(xiàn)的各類(lèi)需求。首先，單位管理者要經(jīng)常性的開(kāi)展一些有關(guān)于檔案管理數(shù)字智能化建設(shè)的培訓(xùn)與教育活動(dòng)，并且為那些資歷較深且工作經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理者提供免費(fèi)的信息技術(shù)培訓(xùn)機(jī)會(huì)；其次，單位管理者還要從根本上改變內(nèi)部檔案工作人員的“重管理、輕利用”觀念，讓他們可以真正認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)所能夠帶來(lái)的諸多便利，并主動(dòng)承擔(dān)起自己所應(yīng)肩負(fù)的改革責(zé)任。

（二）加大對(duì)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)力度

為了能夠讓新時(shí)期背景中的單位人事檔案管理水平出現(xiàn)較大幅度上的提升，管理者需要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)之上進(jìn)一步加大對(duì)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)力度。首先，單位管理者要為所有員工均建立起一個(gè)完善的電子檔案，將他們的個(gè)人基本信息錄入到計(jì)算機(jī)中，通過(guò)系統(tǒng)化管理的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化與智能化；其次，管理者還要投入更多的資金來(lái)用于信息化設(shè)備的購(gòu)置，運(yùn)用掃描儀或照相機(jī)等設(shè)備來(lái)將檔案庫(kù)中已有的紙質(zhì)檔案資源輸入到計(jì)算機(jī)中，利用電子圖片的方式來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)，爭(zhēng)取利用較短的時(shí)間來(lái)做好單位人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的完善工作；最后，為了能夠保證檔案信息的保密性與安全性，單位管理者還要設(shè)置不同的登陸和使用權(quán)限，根據(jù)內(nèi)部員工的查閱需求來(lái)規(guī)范他們的操作行為，通過(guò)此種方式來(lái)促進(jìn)人事檔案信息的保護(hù)與開(kāi)發(fā)。

（三）做好對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)工作

在大數(shù)據(jù)背景下，很多單位中的人事檔案管理人員都表現(xiàn)出了力不從心的工作狀態(tài)，尤其是對(duì)于習(xí)慣應(yīng)用傳統(tǒng)管理模式的老員工來(lái)說(shuō)，他們?cè)谌耸聶n案數(shù)字智能化的建設(shè)過(guò)程中會(huì)顯得更加的被動(dòng)和木訥?；诖?，單位管理者要積極的對(duì)檔案管理人員展開(kāi)培訓(xùn)活動(dòng)，讓他們的專(zhuān)業(yè)技術(shù)與創(chuàng)新意識(shí)均可以得到較大幅度上的提高。首先，單位管理者要重點(diǎn)針對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)使用能力展開(kāi)培訓(xùn)，確保他們能夠在具體的工作當(dāng)中比較熟練的操作各類(lèi)電子設(shè)備與管理系統(tǒng)；其次，管理者還要針對(duì)內(nèi)部的檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)與管理技巧上的培訓(xùn)，并且聘請(qǐng)一些行業(yè)中的專(zhuān)家講師來(lái)到單位中展開(kāi)就業(yè)指導(dǎo)，讓檔案管理人員能夠在不斷提升自身管理水平的同時(shí)更好的適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作所提出的新要求；最后，管理者還要在培訓(xùn)中加入有關(guān)于工作責(zé)任與思想道德方面的教育內(nèi)容，讓檔案管理人員可以充分認(rèn)識(shí)到自己身上所肩負(fù)的檔案管理義務(wù)，進(jìn)而拿出更多的精力與工作熱情來(lái)投身到接下來(lái)的檔案管理工作中。

（四）加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的安全防范

從人事檔案的外部環(huán)境管理角度來(lái)分析，單位內(nèi)部的電子檔案室是完成檔案數(shù)字智能化建設(shè)的最重要場(chǎng)所，為了能夠確保整個(gè)檔案管理工作的順利進(jìn)行，單位管理人員需要針對(duì)如下的兩個(gè)方面來(lái)加強(qiáng)管理；首先，管理者要委任專(zhuān)門(mén)的工作人員來(lái)對(duì)電子檔案室進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，并且要經(jīng)常性的對(duì)檔案室的報(bào)警系統(tǒng)進(jìn)行檢查與維護(hù)，同時(shí)要做好相關(guān)的門(mén)禁與防盜措施；其次，管理者還要做好對(duì)電子檔案室的防火與防水保護(hù)，檔案管理人員需要經(jīng)常性的對(duì)電子檔案室中的計(jì)算機(jī)設(shè)備展開(kāi)全面的檢查，將檔案室內(nèi)的溫度與濕度控制在安全的范圍內(nèi)，從根本上避免因計(jì)算機(jī)設(shè)備出現(xiàn)故障而導(dǎo)致檔案信息的丟失與損毀。

從人事檔案的虛擬環(huán)境管理角度來(lái)分析，管理者需要針對(duì)如下四個(gè)方面來(lái)重點(diǎn)管理；首先，檔案管理人員要定期做好對(duì)電子檔案信息的備份工作，以此來(lái)應(yīng)對(duì)系統(tǒng)故障等其它突發(fā)事故；其次，在進(jìn)行人事檔案信息的數(shù)據(jù)化傳輸過(guò)程中，檔案管理人員要做好相關(guān)的加密工作，避免檔案信息的泄漏；第三，檔案管理人員在完善與維護(hù)智能化管理系統(tǒng)的過(guò)程中還要對(duì)使用者的真實(shí)身份信息進(jìn)行驗(yàn)證，同時(shí)要設(shè)置好網(wǎng)絡(luò)防火墻，拒絕一切身份不明用戶(hù)的進(jìn)入；最后，檔案管理人員要及時(shí)更新計(jì)算機(jī)中的病毒庫(kù)與防護(hù)軟件，提升計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的安全系數(shù)等級(jí)。

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作者簡(jiǎn)介：周 珍（1974-），女，漢族，福建古田人，大學(xué)本科，檔案中級(jí)館員，研究方向：檔案管理工作。