事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及解決對策

郭艷虹

摘 要 人才已成為當今競爭的主要優(yōu)勢，而人才信息儲存的載體就是人事檔案，尤其是事業(yè)單位的人事檔案。近期，事業(yè)單位的改革不斷，人事管理也在向著完善化的方向推進，事業(yè)單位內(nèi)部人員的流動性也逐漸增大。事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題也日漸突出。人事檔案管理建設步伐的加快能夠極大地提高檔案服務工作的效率和質(zhì)量，從而為用戶提供快捷的檔案服務。我國事業(yè)單位人事檔案管理水平還有待提高，事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀無法滿足時代的要求。檔案工作管理人員需要正確對待人事檔案管理建設中存在的問題，積極地提出解決事業(yè)單位人事檔案管理問題的解決方案和對策。

關鍵詞 事業(yè)單位 人事檔案管理 問題及解決對策

事業(yè)單位的人事檔案記錄著我國事業(yè)單位、黨政機關、行政管理等相關部門和人員的主要信息，如人員的調(diào)動變遷、從政的成長歷程、取得的德才佳績、工作表現(xiàn)、個人的功過得失、重大事件的記錄、歷史背景問題等。事業(yè)單位的人事檔案管理有助于國家、政府部門做到知人善用，廣招天下賢人。隨著事業(yè)單位改革步伐的不斷深入，逐漸暴露出人事檔案管理中存在的問題。人事檔案管理部門負責各種信息的收集、處理、加工、保管和傳遞工作，對解決事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題有著迫切的需求。

一、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

（一）事業(yè)單位缺乏人事檔案管理的意識

人事檔案管理的意識直接反映出事業(yè)單位檔案管理人員對檔案管理工作的態(tài)度，以及在檔案管理工作中真實的工作狀態(tài)。[1]人事檔案管理意識淡薄的不良現(xiàn)狀在事業(yè)單位中普遍存在。人事檔案管理意識淡薄的主要表現(xiàn)有：在人事檔案管理工作中持不聞不問的態(tài)度，沒有及時進行人事檔案的維護；人事檔案的填寫非常隨便，人事檔案的內(nèi)容與實際信息不相符，已經(jīng)嚴重失真，尤其在工齡、年齡、黨齡、學歷方面存在弄虛作假的情況；事業(yè)單位檔案管理人員對人事檔案管理工作的人事過于片面，將其看成是簡單的抄寫、保管事務性的工作，人事檔案不丟失、人事信息不外漏、能夠應付相關部門的查檔和外調(diào)就是工作的目標。事業(yè)單位領導對人事檔案管理工作不重視，沒有擺正人事檔案管理工作應有的位置，忽略了其重要性。

（二）事業(yè)單位人事檔案存在著斷檔的弊端

事業(yè)單位的不斷改革加劇了人才的流動性，但是大部分人員的人事檔案并沒有隨著崗位的變動到達新的工作崗位，而是積壓在了原先的工作單位。原先單位在人員調(diào)出后就不再對其檔案進行更新與維護，從而造成事業(yè)單位工作人員在人事檔案方面存在空白。[2]新單位在接收人員后，一般很少過問之前的工作檔案，而是以人員實際的工作能力作為考核內(nèi)容，重新為員工建立新的人事檔案。社會的不斷發(fā)展使得事業(yè)單位的人才資源配置逐漸趨向市場化，人才的流動性也越來越頻繁，加劇了人事檔案管理中“人檔分離”的現(xiàn)象，事業(yè)單位對人事檔案愈加不重視。

（三）事業(yè)單位人事檔案管理方面存在的弊端

事業(yè)單位實行改革后，對事業(yè)機構進行了縱深性的調(diào)整，機構內(nèi)部科室進行了重組，以便實現(xiàn)人事資源的優(yōu)化配置。[3]事業(yè)單位的人員實行競爭上崗的制度，事業(yè)單位人事檔案的管理人員出現(xiàn)了崗位上的變動。新任職的人事檔案管理人員沒有接受過專業(yè)的檔案管理方面的培訓，對檔案管理工作的重要性沒有準確的定位，不熟悉人事檔案工作的流程與要求。事業(yè)單位對人事檔案管理工作的投入力度不強，人事檔案管理人員多是身兼數(shù)職，主要負責簡單的檔案歸盒存放。人事檔案的存放沒有專門的空間，而且缺少防潮、防盜、防火的必要措施。因存放不當部分人事檔案的紙張已發(fā)黃破損，字跡模糊，造成人事檔案不完整、不準確。

（四）事業(yè)單位人事檔案資料收集整理不規(guī)范

事業(yè)單位人事檔案使用的材料沒有進行統(tǒng)一的規(guī)定，致使人事檔案材料大小參差不齊，而且形狀不規(guī)則、紙張破損、紙張折皺不平、材料卷角的沒有進行相關技術的加工處理，導致人事檔案案卷大小不一，嚴重影響美觀。人事檔案的收集整理工作主要采用手工，嚴重影響到了工作效率。事業(yè)單位人事檔案主要是為了提供人事信息方面的服務，但是在事業(yè)單位內(nèi)部存在過于注重保密，而忽視人事信息利用的現(xiàn)象，[4]使得人事檔案的使用價值慢慢削弱，不能發(fā)揮自身的存在價值。

二、解決事業(yè)單位人事檔案管理問題的對策

（一）提高人事檔案管理工作在事業(yè)單位工作中的地位

事業(yè)單位的相關領導必須認識到人事檔案管理工作的重要性，以及開展和提高人事檔案管理工作效率和質(zhì)量的必然性，準確地定位人事檔案管理工作在事業(yè)單位的高度，并將人事檔案管理工作列入定期檢查、審核的行列。人事檔案管理人員需要定期向相關負責人匯報工作情況，以便解決人事檔案實際管理過程中出現(xiàn)的問題，讓檔案管理人員及時獲取人事檔案管理工作新的部署，以及規(guī)劃和實施方案。事業(yè)單位的人事檔案管理工作爭取做到遵循計劃，有條有序地進行，定期進行檢查，保證人事檔案管理的所有工作落實到位。

（二）完善事業(yè)單位人事檔案管理的體制

事業(yè)單位應將人事檔案的管理權統(tǒng)一由專門的部門進行管理、指揮，實行“人檔分離”的工作思路，集中對人事檔案進行收集、整理、歸檔。事業(yè)單位可以成立人事檔案管理中心，對于事業(yè)單位人員的變動集中進行整改。人事檔案管理中心的主要職能就是提供人事信息的服務，不帶有任何的盈利性質(zhì)。人事檔案管理中心需要將人事檔案信息的價值與功能發(fā)揮到最大，以獨立的職能部門向事業(yè)單位提供專業(yè)化的服務，增強自身的社會公信力。

（三）實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理的信息化

事業(yè)單位的人事檔案是人才信息資料的主要載體，也是事業(yè)單位重要的信息資源庫。人事檔案管理人員需要最大限度地發(fā)揮人事檔案的使用價值，合理利用資源，從而實現(xiàn)人事檔案的優(yōu)化配置、合理配置。人事檔案管理需要順應科技發(fā)展的趨勢，采用科學、先進的管理方式，提高事業(yè)單位人事檔案管理的工作效率與準確度，從而延長人事檔案的服務年限。事業(yè)單位應將計算機技術應用于人事檔案管理中，建立完善的人事檔案資料信息庫，便于人事檔案信息的更新，事業(yè)單位能夠了解人事檔案的動態(tài)變化，保證人事檔案信息的及時性、準確性以及真實性。人事檔案的信息化建設便于開放式管理，能夠及時、準確地記錄人員的工作政績、實際的工作情況，還能記錄事業(yè)單位員工繼續(xù)教育、參加技能培訓、參加各種考試的相關信息，從而全面的反映員工的個人能力。

三、結語

事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展對檔案服務工作具有深遠的影響，能夠提升工作人員的服務質(zhì)量，滿足不同用戶的社會需求，彌補傳統(tǒng)檔案管理方式中存在的漏洞。事業(yè)單位應根據(jù)以往人事檔案管理工作中存在的問題，對人事檔案管理人員提出更具體的工作要求，需要改變?nèi)耸聶n案管理人員的傳統(tǒng)觀念，提高對事業(yè)單位人事檔案管理工作的重視，實現(xiàn)信息化的人事檔案管理建設，從而提高人事檔案資料的使用價值。

（作者單位為廣東省清遠市勘察測繪院）

參考文獻

[1] 莫若琦.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].經(jīng)濟與社會發(fā)展， 2007（05）：153-155.

[2] 陳靜.我國事業(yè)單位人事檔案管理存在問題及對策[J].神州，2013（09）：210-211.

[3] 趙輝.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策[J].才智，2015（22）：363.

[4] 王賢.新時期事業(yè)單位人事檔案存在的問題及解決對策[J].黑龍江史志，2015（12）： 72.