對我國企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化

劉保蘭

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）04-000-01

摘要隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展和改革，企業(yè)的發(fā)展逐漸改變了原有的發(fā)展方向。企業(yè)檔案管理工作對于企業(yè)的建設具有十分關鍵的作用，而且可以直接影響整個企業(yè)的未來發(fā)展方向。為了對我國的企業(yè)檔案進行深入規(guī)范的全面管理，最終實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)劃化和標準化，提升企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)服務水平。筆者從企業(yè)當檔案管理工作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象入手，對其中的問題進行了深入的分析。根據(jù)自身的多年企業(yè)檔案管理工作經(jīng)驗，提出了解決企業(yè)檔案管理工作不規(guī)范現(xiàn)象的措施。

關鍵詞 企業(yè)檔案管理規(guī)范化

企業(yè)檔案管理，就是把比較散亂的大量孤立的檔案進行全面的管理并進行綜合的整理，以此獲得對對檔案的全面綜合管理，并實現(xiàn)社會檔案的價值。企業(yè)是我國社會主義市場經(jīng)濟的重要組成部分，企業(yè)的未來發(fā)展決定了我國市場經(jīng)濟的未來發(fā)展情況。在不斷發(fā)展的過程中，人們逐漸認識到檔案管理規(guī)范化在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的作用，并通過利用檔案規(guī)范化管理，最終實現(xiàn)對企業(yè)自身經(jīng)濟發(fā)展的促進。

一、企業(yè)檔案管理工作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象

（一）信息技術的崛起給企業(yè)檔案管理帶來的沖擊

經(jīng)濟的快速發(fā)展使得很多先進的技術逐漸運用在我們的生活和生產(chǎn)中，信息技術的不斷利用是時代發(fā)展的必然。傳統(tǒng)的檔案管理方式不能夠適應現(xiàn)代社會的發(fā)展要求，而且在整個企業(yè)檔案管理工作中，使用信息技術管理檔案，具有十分重要的作用和無可比擬的良好效果。實用信息技術首先可以改變檔案的保管和接受的方式，并最終實現(xiàn)記錄加工和設計過程中原材料的全面處理，確保了檔案在歸檔前記錄信息的完整性。通過對原始材料的全面記錄和分析，并結(jié)合完整的圖紙和圖形，最終實現(xiàn)對檔案管理的全民信息化管理模式。從另一個方面來說，使用信息化管理方式，可以實現(xiàn)對檔案的統(tǒng)一化管理，并確保了檔案之間的相互聯(lián)系，既能統(tǒng)一使用，又能分庫保存檔案實體，分級負責，確保檔案管理的安全性。當且檔案載體發(fā)生變化的時候，可以利用計算機進行全面的信息管理，并逐漸實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的實時處理和共享。信息技術在檔案管理中的應用，需要從事這項事業(yè)的人員具有現(xiàn)代化的觀念，但是很多企業(yè)僅僅是利用計算機代替了手工的勞動，并沒有對從業(yè)人員進行全面的技術培訓。另外，由于設備本身需要更新?lián)Q代，所以需要有相應的設備和資金為基礎，并全面的利用設備的資源，確保人才的培養(yǎng)符合要求。對于傳統(tǒng)的管理模式，要進行逐漸的轉(zhuǎn)變，并制定檔案的管理計劃，確保檔案管理工作的前瞻性和主動性。

（二）企業(yè)的深化改革給檔案管理工作帶來的新問題

在企業(yè)進行檔案管理深化管理的時候，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式逐漸被淘汰，其中出現(xiàn)了很多問題。首先就是企業(yè)的檔案和規(guī)章通過改革進行了全面的創(chuàng)新，很多企業(yè)的管理人員依舊在保持在傳統(tǒng)的管理方式中國，影響了檔案的開發(fā)和利用。另外有的企業(yè)本身的檔案管理水平較差，利用率偏低。企業(yè)機構(gòu)的不斷改革，逐漸實現(xiàn)了企業(yè)下屬機構(gòu)的獨立，導致很多法人資格產(chǎn)生一定的變化。很多檔案管理人員本身的素質(zhì)偏低，隨著我國檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案人員的自身素質(zhì)有待提高，企業(yè)領導雖然一直將檔案工作看做事務性工作，但對于管理人員的管理水平要求普遍偏低。

二、提高企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化程度的措施

（一）加快形成現(xiàn)代化檔案管理模式

檔案管理工作需要在現(xiàn)在社會不斷進步中，保持較為領先的地位，就要有良好的前瞻性和主動性。通過制定較為先進的檔案管理目標，通過對檔案管理工作目標和管理模式的全面分析，從理論角度掌握企業(yè)的現(xiàn)代化過程，探究企業(yè)的檔案管理工作的特色。只有保證檔案管理本身具有一套較為有效的規(guī)章制度，才能讓企業(yè)的檔案管理工作真正有制可循，全面保證企業(yè)檔案管理工作的健康運行。

（二）統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案管理現(xiàn)代技術標準

對檔案管理進行統(tǒng)一的管理，能夠全面實現(xiàn)相關法規(guī)的建設，并確保知識產(chǎn)權符合要求。想要實現(xiàn)這個目標，首先要進行信息的獲取，然后確保檔案保密和利用的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。然后對企業(yè)的工作進行全面的檔案管理保密培訓，確保工作人員能夠盡快完成自身的工作，并確保對檔案信息的嚴格保密。

三、結(jié)語

自1949年我國實行改革開放政策以來，社會主義市場經(jīng)濟正在逐漸的快速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理受到較大的重視。隨著信息技術和企業(yè)的逐漸深化改革，對檔案管理受到了較為嚴重的影響。我國企業(yè)的檔案管理工作逐漸走向規(guī)范化，進而全面實現(xiàn)了從理念到制度的全面改革和創(chuàng)新。隨著計算機網(wǎng)絡的逐漸應用，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)被逐漸應用到網(wǎng)絡管理中，并實行了檔案管理的保密和利用雙向管理，通過這種現(xiàn)今的管理方式，最終實現(xiàn)了資源利用的充分性。雖然傳統(tǒng)的檔案管理工作中有很多的問題，但通過對這些問題的分析和及時解決，最終實現(xiàn)了對企業(yè)檔案管理的規(guī)范化。

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