建筑工程中檔案資料管理的重要性及策略研究

劉華

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）04-000-01

摘 要 檔案資料作為建筑工程的重要組成部分，發(fā)揮著無可取代的作用，因此加強(qiáng)對建筑工程檔案資料的管理十分重要。本文就建筑工程檔案資料管理的重要性進(jìn)行了分析，并指出了現(xiàn)階段檔案資料管理存在的問題，針對這些問題提出解決辦法。

關(guān)鍵詞 建筑工程 檔案資料 管理 重要性 策略

一、建筑工程施工資料管理的重要性分析

（一）管理施工資料是建筑企業(yè)發(fā)展的客觀需要。在建筑行業(yè)不斷發(fā)展的過程中，其行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)日益上升，建筑企業(yè)在管理模式方面逐漸與國際接軌，施工資料己經(jīng)作為建筑企業(yè)管理體系的一部分。施工資料的管理就應(yīng)當(dāng)跟上企業(yè)發(fā)展的速度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、信息化、真實(shí)化管理。

（二）施工資料是建筑企業(yè)內(nèi)涵建設(shè)的重要材料。建筑企業(yè)的技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)的積累，在不斷形成的過程中演變?yōu)榱私ㄖ髽I(yè)的施工資料，其可作為建筑企業(yè)內(nèi)部員工技術(shù)交流的重要參考材料。與其他資料相比較，建筑施工資料更具有案例性，可作為建筑企業(yè)的其他工程項(xiàng)目的指導(dǎo)，進(jìn)而提高企業(yè)的生產(chǎn)水平和工程質(zhì)量。

（三）施工資料反應(yīng)工程的質(zhì)量。施工資料是施工中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、圖紙等不同形式的歷史記錄。其中包括了施工的基礎(chǔ)資料、質(zhì)量的保證資料、隱蔽的工程驗(yàn)收記錄等，是整個(gè)工程施工過程的第一手資料。

（四）施工資料是施工企業(yè)管理水平的綜合體現(xiàn)。建筑工程的施工資料是施工過程中技術(shù)文件的轉(zhuǎn)化，是工程合同的重要組成部分。同時(shí)，其客觀反應(yīng)和記錄了施工的過程，是施工單位施工成果的直接體現(xiàn)，施工資料與施工主體具有同樣的重要性。管理施工資料在一定程度上其體現(xiàn)了施工企業(yè)的綜合管理水平，可作為工程質(zhì)量等級(jí)的重要依據(jù)。

二、建筑工程檔案資料管理存在的問題

（一）檔案資料管理模式不統(tǒng)一

建筑工程檔案資料管理機(jī)構(gòu)比較多，有的機(jī)構(gòu)會(huì)形成專門的檔案處理室，有的機(jī)構(gòu)礙于資金方面的問題，并沒有建立單獨(dú)的檔案管理室，而有的機(jī)構(gòu)的檔案管理工作比較雜亂，檔案資料管理工作是交給其他業(yè)務(wù)部人員進(jìn)行管理，這就阻礙了對檔案資料有效查閱。

（二）檔案資料存在缺失。建筑工程項(xiàng)目的工期長，對于相關(guān)檔案資料如果沒有進(jìn)行及時(shí)的歸檔管理，極大可能的失去相關(guān)的資料，并且每個(gè)工程項(xiàng)目單位的歸檔情況也不相同，對于檔案歸檔并不重視。

（三）建筑工程中檔案資料管理人員的職業(yè)素質(zhì)偏低。建筑工程中檔案資料管理的從業(yè)人員應(yīng)該具有相應(yīng)的專業(yè)基礎(chǔ)，接受過正規(guī)的職業(yè)訓(xùn)練。但建筑工程中檔案資料管理工作起步較晚，這些從業(yè)人員根本沒有接受過對口教育，只接受過一些簡單的短期訓(xùn)練，文化程度一般偏低，即使接受訓(xùn)練，職業(yè)素養(yǎng)的形成也很緩慢。 這些問題導(dǎo)致建筑工程中檔案資料管理從業(yè)人員的工作受阻，對于問題的掌控能力較差，從而不利于對建筑工程中檔案資料的高效管理。

三、如何加強(qiáng)建筑工程檔案資料管理的有效策略

（一）優(yōu)化檔案資料管理制度

要進(jìn)行檔案管理制度的優(yōu)化，首先要對檔案管理的范圍做一個(gè)界定。建筑工程中的檔案資料主要包含了建筑工程資料、設(shè)備檔案、有關(guān)工程建設(shè)的內(nèi)部資料等，其機(jī)密程度很高，對于這些資料的管理必須要嚴(yán)格保密。作為一個(gè)合格的建筑工程檔案資料管理從業(yè)人員，必須要有良好的職業(yè)道德和扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)，對企業(yè)的檔案資料根據(jù)企業(yè)制度進(jìn)行妥善保管，并且實(shí)施嚴(yán)格保密制度，不得有任何故意泄露公司機(jī)密的行為。對于需要借閱檔案資料的人員要進(jìn)行嚴(yán)格盤查，不得讓其他人員直接接觸檔案資料。對于整理好的檔案資料要排列整齊有序，不要把不相關(guān)的雜物和檔案資料放在一塊，確保檔案查找方便、快速。要注意檔案資料的外借時(shí)間，對于借閱期限已滿但是還未歸還的檔案資料要及時(shí)追回。為了保證檔案資料的完整性和清晰度，對容易破損的資料要加以保護(hù)。

（二）利用現(xiàn)代化技術(shù)對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)

在計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，建筑工程單位應(yīng)該積極利用這些技術(shù)來對建筑檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理，可以構(gòu)建一個(gè)記錄檔案信息的系統(tǒng)，及時(shí)的記錄建筑工程中各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)情況，全面保證建筑工程檔案資料的完整性，并且進(jìn)行嚴(yán)格的控制。

（三）加大對檔案資料管理人員的培訓(xùn)力度

檔案資料管理人員是整個(gè)建筑工程檔案資料管理工作的核心所在，加強(qiáng)對檔案資料管理人員的培訓(xùn)工作，能夠有效的保證工程檔案的質(zhì)量，提高檔案管理人員的素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。建筑單位應(yīng)該積極的開展相關(guān)的會(huì)議，或者是聘請專業(yè)人員來對其進(jìn)行培訓(xùn)，全面提高管理人員的素質(zhì)。還應(yīng)該積極提高檔案資料管理人員對于建筑工程方面的知識(shí)，以便在具體的檔案資料管理中能夠真實(shí)的將檔案歸檔。

四、結(jié)語

總之，建筑工程的檔案管理對于城市的建設(shè)和城市后續(xù)的維護(hù)工作有著重要的作用，所以要完善建筑工程檔案的管理就要從工程的各個(gè)方面加大投入，引進(jìn)人才，形成數(shù)字化的管理模式，從而不斷完善檔案資料管理工作。

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