網(wǎng)絡(luò)時(shí)代對(duì)醫(yī)院檔案管理產(chǎn)生的影響分析

孫娟 袁華

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）04-000-02

摘要一直以來(lái)，醫(yī)院對(duì)檔案管理工作重視程度不足，管理標(biāo)準(zhǔn)和管理人員素質(zhì)方面都存在很多問(wèn)題。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，也為醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)了技術(shù)變革，自動(dòng)化、系統(tǒng)化的檔案管理水平成為衡量醫(yī)院綜合能力的重要因素之一。本文將針對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代對(duì)醫(yī)院檔案管理產(chǎn)生的影響進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞信息技術(shù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來(lái)臨，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)深刻的影響著人們的生活方式和理念，人們生活越來(lái)越依賴網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也開始進(jìn)入政府機(jī)關(guān)、交通執(zhí)法、醫(yī)療等各個(gè)與民生相關(guān)的領(lǐng)域。醫(yī)院的檔案管理也迎來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案保管方式、分類模式、提供利用方式等方面均發(fā)生了巨大的改變傳統(tǒng)的檔案管理模式亟待改革。如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)，完善檔案管理工作是醫(yī)院面臨的一項(xiàng)重要問(wèn)題。

一、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案管理的基本工作內(nèi)容可以分為行政文書的管理、病例的管理、人事檔案的管理及數(shù)字化圖書館的建設(shè)和管理等。

在行政文書的管理方面，通過(guò)對(duì)每日行政文件的電腦錄入和登記，實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)內(nèi)部的共享和信息傳閱，信息化的管理能夠提高管理效率，減少人力、物力的占用及浪費(fèi)。在病例的管理方面，隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，很多醫(yī)療工作都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)編碼完成，通過(guò)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的查詢和分析等功能，能夠便捷的查詢和管理病人的病例、檢查、用藥和手術(shù)情況。通過(guò)局域網(wǎng)內(nèi)的信息共享，可以將病人的病例反饋到各個(gè)部門和科室，方便不同科室的醫(yī)生對(duì)病人情況的分析，采取恰當(dāng)?shù)闹委熓侄?，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，尋找病因，同時(shí)也簡(jiǎn)化了患者就醫(yī)時(shí)不必要的繁瑣程序，有效的提高了醫(yī)療服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的醫(yī)院管理。在人事檔案管理方面，通過(guò)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，如管理、查閱、變更等功能，有效的實(shí)現(xiàn)了人事檔案的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理。

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的另一個(gè)重要應(yīng)用即數(shù)字化圖書館的建設(shè)，為廣大醫(yī)療工作者綜合素質(zhì)的提升提供了平臺(tái)。不但可以分享工作中的經(jīng)驗(yàn)和技能，還可以進(jìn)行臨床等試驗(yàn)的數(shù)據(jù)和信息資料的記錄和分享，此外，還可以分享國(guó)際和國(guó)內(nèi)先進(jìn)的醫(yī)療技術(shù)創(chuàng)新，強(qiáng)化知識(shí)儲(chǔ)備，同國(guó)際先進(jìn)醫(yī)療技術(shù)接軌，了解最新資訊和知識(shí)，是提高醫(yī)療工作者服務(wù)水平的重要保證。

二、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代醫(yī)院檔案管理的不足

（一）信息技術(shù)應(yīng)用較少

就目前醫(yī)院檔案管理實(shí)踐來(lái)看，還有很多醫(yī)院對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用不足，缺乏科學(xué)、系統(tǒng)的檔案管理模式。如一些醫(yī)院由于醫(yī)療用房比較緊張，檔案用房受到忽視，一用比較狹小的房間作為檔案用房，管理設(shè)備和技術(shù)落后，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)應(yīng)用較少，不利于檔案的管理。

（二）檔案管理范圍界定不清

很多醫(yī)院的檔案管理還沒(méi)有一個(gè)明確的、系統(tǒng)化的管理制度標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致對(duì)醫(yī)院檔案內(nèi)容和管理范圍界定模糊。隨著社會(huì)的發(fā)展和醫(yī)療技術(shù)水平的進(jìn)步，其檔案管理的內(nèi)涵和范圍也應(yīng)隨著外部的變化而更新。由于沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各級(jí)醫(yī)院根據(jù)自己的理解和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，使很多應(yīng)該被納入檔案管理范圍的內(nèi)容沒(méi)有得到有效的管理。

（三）檔案利用率較低

由于對(duì)檔案的重視程度不足，檔案信息資源的利用率較低。甚至有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案工作只是為了應(yīng)付檢查，對(duì)資料信息進(jìn)行簡(jiǎn)單分類歸檔就可以了，忽視了信息資源的利用和檔案管理的設(shè)備的投入。由于這種自上而下的集體忽視，使檔案管理人員對(duì)工作失去信心和責(zé)任感，認(rèn)為檔案管理崗位是一個(gè)可有可無(wú)的閑職，沒(méi)有什么實(shí)際用途，越發(fā)的使檔案管理工作被邊緣化。

（四）管理人員素質(zhì)低下

由于檔案管理工作長(zhǎng)期處于被忽視的地位，因此檔案管理人員的素質(zhì)水平也沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。很多管理人員由于缺乏計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)和技能，未能將現(xiàn)代化的知識(shí)運(yùn)用到檔案管理工作中，在工作中只懂得收集，查找相關(guān)文件等，無(wú)法掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)和設(shè)備的操作。很多醫(yī)院甚至采用兼職或代理的檔案管理人員，不僅不能將全部精力放在檔案的管理上，還會(huì)造成頻繁的更換、交替，使很多文件的查找和實(shí)際使用變得越來(lái)越困難，最終被束之高閣。

（五）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案的定位

電子檔案的應(yīng)用給醫(yī)院的科研工作和各種日常工作都帶來(lái)了很大的便利，使用電子檔案記錄科研進(jìn)展、臨床病歷以及日常工作，可以方便、快捷地在醫(yī)院不同部門之間傳遞，以前很耗時(shí)的工作現(xiàn)在能夠瞬間完成。然而，受到保存紙質(zhì)檔案?jìng)鹘y(tǒng)觀念的影響，在完成研究和工作后，除了電子檔案的歸檔，這些檔案還需要打印成紙質(zhì)檔案，而后再次歸檔。在使用電子檔案后，并沒(méi)有摒棄紙質(zhì)檔案，這就使得兩類不同形式的檔案同時(shí)存在，不僅沒(méi)有降低檔案管理的成本，反而還使信息管理平臺(tái)沒(méi)有起到原本的作用。在檔案信息數(shù)字化管理的過(guò)程中，工作人員并沒(méi)有完全摒棄使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，只是將電子檔案的管理當(dāng)作日常工作的一部分來(lái)完成。傳統(tǒng)低效率的檔案使用、管理依然是主要的工作方式，使得人力成本沒(méi)有降低，反而將用于信息化平臺(tái)的資金白白浪費(fèi)。

（六）信息安全問(wèn)題

醫(yī)院的電子檔案里包含了很多有價(jià)值的信息，電子檔案的信息安全問(wèn)題也是檔案信息化管理中的一個(gè)重要問(wèn)題。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)中信息安全的威脅也越來(lái)越多，黑客的惡意入侵會(huì)導(dǎo)致數(shù)字檔案信息的泄露、系統(tǒng)不穩(wěn)定，甚至?xí)挂恍┲匾挠涗洷粣阂獯鄹?；網(wǎng)絡(luò)病毒對(duì)信息化管理平臺(tái)的安全穩(wěn)定運(yùn)行威脅更大，如果信息平臺(tái)遭到網(wǎng)絡(luò)病毒損壞，會(huì)對(duì)醫(yī)院的正常工作、秩序造成嚴(yán)重破壞。

三、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作

（一）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

規(guī)范檔案管理制度，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的前提和關(guān)鍵。相關(guān)醫(yī)療檔案管理協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)溝通、討論，制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化流程，明確管理內(nèi)容和范圍，設(shè)定相關(guān)業(yè)務(wù)、技能和設(shè)備的使用原則和規(guī)范。醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定需要同國(guó)際慣例和標(biāo)準(zhǔn)接軌，充分考慮到行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)和實(shí)踐要求，加快網(wǎng)絡(luò)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作信息化進(jìn)程。

（二）提高檔案管理人員素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理信息化平臺(tái)是一個(gè)新技術(shù)、新方法，除了醫(yī)療工作者需要學(xué)習(xí)系統(tǒng)的使用外，對(duì)檔案管理人員也提出了更高的要求。檔案管理人員首先是要有信息時(shí)代的思維方式，以及過(guò)硬的專業(yè)知識(shí)和學(xué)識(shí)水平，除了要有一定的計(jì)算機(jī)操作水平外，還需要檔案管理的技能。這種具備多種專業(yè)能力的人才在中國(guó)醫(yī)學(xué)領(lǐng)域非常少見，是目前緊缺的人才類型。目前醫(yī)院內(nèi)負(fù)責(zé)檔案管理員工的專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)都不能滿足基本的要求，雖然引進(jìn)的信息管理平臺(tái)運(yùn)行了很久，但是其優(yōu)越性沒(méi)有被充分體現(xiàn)出來(lái)，這還進(jìn)一步阻礙了檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。具體來(lái)說(shuō)，醫(yī)院里管理現(xiàn)代化信息平臺(tái)的人才，應(yīng)該能夠?qū)︶t(yī)學(xué)類的技術(shù)文檔有深刻的理解能力，并且能夠根據(jù)文檔的信息將其分類歸檔，并且每個(gè)電子文檔能夠通過(guò)不同的檢索方法被搜索到。因此醫(yī)院需要做好檔案信息平臺(tái)長(zhǎng)期的人才、建設(shè)培養(yǎng)工作。

通過(guò)開展培訓(xùn)、繼續(xù)教育等多種形式，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一方面，要恢復(fù)檔案管理人員對(duì)崗位的信心和責(zé)任感，提高認(rèn)識(shí)水平，了解檔案管理工作的意義和作用，在意識(shí)層面鼓勵(lì)檔案管理人員學(xué)習(xí)現(xiàn)代化知識(shí)和技能，提高管理水平。另一方面，檔案管理人員還應(yīng)具備基本的計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)操作技能，通過(guò)崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育等形式，提高檔案人員的應(yīng)用和操作水平，適應(yīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)的發(fā)展需要，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的管理優(yōu)勢(shì)。因此將檔案管理人員的培訓(xùn)納入醫(yī)院管理培訓(xùn)計(jì)劃是提高網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理水平的重要舉措和有效途徑。

（三）加強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)域的信息整合

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該作為醫(yī)院辦公自動(dòng)化大系統(tǒng)的一個(gè)部分，醫(yī)院需要將日常工作中涉及到的各個(gè)部門，同檔案資料管理系統(tǒng)密切結(jié)合起來(lái)，在信息平臺(tái)中將這些系統(tǒng)連同檔案管理系統(tǒng)都整合為一個(gè)大系統(tǒng)，全面實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)的信息化管理。這樣可以實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)醫(yī)療過(guò)程中的信息、電子文檔進(jìn)行集中管理，避免出現(xiàn)某些環(huán)節(jié)需要兩種文檔之間的對(duì)接。對(duì)于暫時(shí)還不能實(shí)現(xiàn)完全信息化的環(huán)節(jié)，要建立兩種文檔之間的對(duì)接系統(tǒng)：把紙質(zhì)文檔以掃描文件、電子照片的形式與電子文檔一起存儲(chǔ)，同時(shí)對(duì)不同的檔案，采用不同的管理方案。通過(guò)合理的管理方法確保兩類文檔之間能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，并且還能夠保證檔案資料的安全。

（四）加強(qiáng)信息的優(yōu)化整合

在文件檔案管理方面，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下增加的電子文件，如電子文檔、照片、錄音、視頻等多種形式的檔案，進(jìn)行優(yōu)化整合。同時(shí)完善信息檢索體系，為查詢提供便利的條件和環(huán)境。健全查詢體系，可以采用現(xiàn)代圖書館的管理方式，通過(guò)對(duì)電子信息的分類、檢索，找到需要資源的存放位置，進(jìn)行查閱；還可以在不需要紙質(zhì)文檔的情況下，加強(qiáng)電子文檔的使用，完善電子文檔的信息整合，最大程度的提高檔案信息的利用率。

在建立醫(yī)院信息平臺(tái)的過(guò)程中，需要根據(jù)醫(yī)院日常工作的實(shí)際情況和要求來(lái)制定管理軟件系統(tǒng)，在此基礎(chǔ)上搭建能夠滿足系統(tǒng)要求的服務(wù)器平臺(tái)。例如為了保證檔案資料歸檔的快捷、完整以及安全性，并且在軟件、硬件系統(tǒng)有一定損壞的情況下仍然能保證資料能夠完整無(wú)損，就需要檔案的信息化平臺(tái)架設(shè)兩個(gè)服務(wù)器，存儲(chǔ)設(shè)備采用能夠自動(dòng)保存?zhèn)浞莸拇疟P陣列系統(tǒng)，還要進(jìn)一步配備光盤刻錄設(shè)備和紙質(zhì)檔案電子化設(shè)備。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)該定期維護(hù)檔案信息化平臺(tái)，經(jīng)常升級(jí)、優(yōu)化系統(tǒng)，以適應(yīng)新的網(wǎng)絡(luò)安全需要。

四、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展對(duì)醫(yī)院檔案的管理起到了積極的促進(jìn)作用，同時(shí)也對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。作為醫(yī)院檔案管理人員，必須不斷提高自己的專業(yè)水平，充分意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)時(shí)代對(duì)檔案管理產(chǎn)生的影響，并積極采取相應(yīng)的對(duì)策，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，促進(jìn)檔案管理水平的提升。

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