二級學(xué)院教務(wù)秘書工作及量化管理
——以常州工學(xué)院為例

秦立珍，陳榮軍

(1.常州工學(xué)院教育與人文學(xué)院，江蘇常州213002；2.常州工學(xué)院數(shù)理與化工學(xué)院，江蘇常州213002)

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二級學(xué)院教務(wù)秘書工作及量化管理
——以常州工學(xué)院為例

秦立珍1，陳榮軍2

(1.常州工學(xué)院教育與人文學(xué)院，江蘇常州213002；2.常州工學(xué)院數(shù)理與化工學(xué)院，江蘇常州213002)

摘要：闡述了二級學(xué)院教務(wù)秘書崗位的重要性，探討了教務(wù)秘書工作分類及特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上建立工作量化考核方案，并以算例進(jìn)行演示。

關(guān)鍵詞：高校管理；教務(wù)秘書；量化管理

二級學(xué)院是高校人才培養(yǎng)主體功能的具體實施部門，教務(wù)秘書在二級學(xué)院人才培養(yǎng)過程中，特別在教學(xué)管理中扮演著不可或缺的角色。隨著高校二級管理制度的深入，二級學(xué)院辦學(xué)自主性增強(qiáng)，教務(wù)秘書在二級學(xué)院教務(wù)管理中的作用和重要性愈顯突出。其作用主要體現(xiàn)在以下三方面。

1)教務(wù)秘書是學(xué)校層面與二級學(xué)院之間開展教務(wù)交流的紐帶。學(xué)校通過教務(wù)處將教學(xué)任務(wù)、教務(wù)管理要求等下達(dá)至二級學(xué)院，二級學(xué)院通過教務(wù)秘書將任務(wù)或要求傳達(dá)至各系部或教師；二級學(xué)院通過教務(wù)秘書將教師教學(xué)成果、教務(wù)信息匯總后，上報至學(xué)校教務(wù)處。因此，教務(wù)秘書是高校實現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)、二級學(xué)院實施教學(xué)方案的縱向紐帶，起著承上啟下的作用。

2)教務(wù)秘書是各二級學(xué)院之間開展教務(wù)合作的紐帶。人才培養(yǎng)工作特別是教學(xué)工作需要各二級學(xué)院之間密切配合，通力合作完成。這些教務(wù)合作的具體工作主要是由各二級學(xué)院教務(wù)秘書完成。因此，教務(wù)秘書是各二級學(xué)院之間教學(xué)合作及聯(lián)系的重要橋梁，起著互聯(lián)互通的作用。

3)教務(wù)秘書是二級學(xué)院內(nèi)部開展教學(xué)活動的紐帶。二級學(xué)院開展教學(xué)活動，主要由教務(wù)秘書統(tǒng)一發(fā)布與匯總，二級學(xué)院各系部及教師之間的工作協(xié)調(diào)，也主要通過教務(wù)秘書實施完成。因此，教務(wù)秘書是二級學(xué)院內(nèi)部教學(xué)管理的核心紐帶，起著上傳下達(dá)的作用。因此，教務(wù)秘書工作直接影響著學(xué)校的教務(wù)管理質(zhì)量。

歷年來，高校教務(wù)管理一直是高校教育工作者們關(guān)注與研究的熱點(diǎn)。有關(guān)文獻(xiàn)資料層出不窮，近年來的研究成果大致可以分為兩大類。一類是關(guān)于管理制度、管理方式的研究。比如：李文華[1]結(jié)合高校教務(wù)檔案工作實際，論述了高校教務(wù)檔案的五大職能，提出規(guī)范教務(wù)檔案管理工作的3點(diǎn)建議；彭賓[2]引入工程技術(shù)領(lǐng)域的界面分析，建立高校教學(xué)管理的溝通平臺，以提高教學(xué)管理水平；王青[3]從教師和學(xué)生兩方面出發(fā)，提出建立人性化的教學(xué)管理機(jī)制，以促進(jìn)人的全面發(fā)展；魏小琳[4]提出高校要根據(jù)學(xué)科專業(yè)生成和發(fā)展規(guī)律，轉(zhuǎn)變教學(xué)管理范式，從“專業(yè)管理”轉(zhuǎn)向“課程管理”，即將專業(yè)作為課程的組織形式，通過課程組合的變化實現(xiàn)靈活、自主的人才培養(yǎng)；屈波等[5]分析了高校教學(xué)管理執(zhí)行力體系的架構(gòu)特征，提出了高校教學(xué)管理執(zhí)行力的設(shè)計思路和實現(xiàn)途徑；王占可[6]分析了高校教學(xué)檔案管理目前的現(xiàn)狀、面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，從管理分類、管理思路、管理技術(shù)及管理機(jī)構(gòu)上提出了創(chuàng)新管理模式；王志鳳[7]在剖析高校教學(xué)管理存在問題的基礎(chǔ)上，提出加強(qiáng)教學(xué)管理研究、加快教學(xué)管理發(fā)展，優(yōu)化教學(xué)管理隊伍、提高教學(xué)管理水平，建立教學(xué)管理反饋系統(tǒng)、搭建良好的溝通平臺，構(gòu)建合理的評價體系、促進(jìn)教學(xué)管理良性循環(huán)等改進(jìn)策略。這類成果還有很多，限于篇幅，不再贅述。另一類是關(guān)于教學(xué)管理隊伍的研究。如：逯忠華[8]在分析高校教學(xué)秘書隊伍現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，從加強(qiáng)教學(xué)秘書隊伍思想建設(shè)、培養(yǎng)服務(wù)意識、全面提高綜合能力、建立激勵約束機(jī)制等方面闡述培養(yǎng)教學(xué)秘書的策略方法；馮方盛等[9]從教學(xué)管理隊伍及其專業(yè)化建設(shè)的基本內(nèi)涵和相關(guān)理論出發(fā)，提出從轉(zhuǎn)變觀念、優(yōu)化結(jié)構(gòu)、加強(qiáng)培訓(xùn)、完善機(jī)制、優(yōu)化環(huán)境等方面進(jìn)行地方高校教學(xué)管理隊伍專業(yè)化建設(shè)的建議；王金萍[10]從管理層面和教學(xué)秘書自身角度出發(fā)，探討了建設(shè)高素質(zhì)的教學(xué)秘書隊伍的主要措施。

本文以常州工學(xué)院為例，研究高校二級學(xué)院教務(wù)秘書的工作及量化管理問題，這不僅關(guān)系到教務(wù)秘書的切身利益，也關(guān)系到高校教學(xué)管理建設(shè)。

1教務(wù)秘書工作內(nèi)容

對二級學(xué)院教務(wù)秘書工作進(jìn)行調(diào)研與實地走訪，將其日常工作內(nèi)容大致分為以下7個大類和若干小類。

1.1教務(wù)管理

1)每學(xué)年專業(yè)培養(yǎng)計劃錄入教務(wù)系統(tǒng)及課程代碼更新。

2)每學(xué)期教學(xué)任務(wù)錄入教務(wù)系統(tǒng)，并核對。

3)每學(xué)期教學(xué)任務(wù)書、日課表打印，發(fā)放。

4)每學(xué)期教材征訂、匯總。

5)每學(xué)期教師調(diào)、停課管理。

6)每學(xué)年班級平時成績記載表制定和打印。

7)每學(xué)期教學(xué)資料存檔號編制與發(fā)布。

8)每學(xué)年教學(xué)項目、大學(xué)生實踐創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計劃項目申報管理。

9)每學(xué)年講課比賽安排及成績統(tǒng)計匯總。

10)每學(xué)期各類專項(如，教學(xué)資料、課程、試卷庫、畢業(yè)設(shè)計等)評估與抽檢的接待工作。

11)每學(xué)期與其他二級學(xué)院關(guān)于教學(xué)、考務(wù)等的安排協(xié)調(diào)。

1.2考務(wù)管理

1)二級學(xué)院試卷庫管理和試卷抽取。

2)每學(xué)期二級學(xué)院課程期末考試安排。

3)每學(xué)期補(bǔ)考通知、準(zhǔn)考證發(fā)放等。

4)每學(xué)期重修時間、地點(diǎn)安排。

5)每學(xué)年大學(xué)英語四、六級考試，計算機(jī)等級考試等監(jiān)考人員安排。

1.3學(xué)籍管理

1)每學(xué)年二級學(xué)院畢業(yè)生成績審核和畢業(yè)資格審核。

2)每學(xué)年在校生學(xué)籍異動管理(留級、休學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、復(fù)學(xué)等)。

1.4實踐教學(xué)

1)每學(xué)年畢業(yè)論文過程管理(進(jìn)程管理、數(shù)據(jù)管理、成績導(dǎo)出等)。

2)每學(xué)期實驗室工作通知。

3)每學(xué)年實習(xí)基地協(xié)議等資料歸檔管理。

1.5檔案工作

1)每學(xué)期成績單收集，整理，上報，歸檔等。

2)每學(xué)期二級學(xué)院教師教學(xué)資料歸檔管理。

3)每學(xué)年校、二級學(xué)院各類教學(xué)文件歸檔管理。

4)每學(xué)期教學(xué)易耗品(聽課本、備課紙、教學(xué)資料袋、試卷封面、校歷等)領(lǐng)取與發(fā)放。

1.6學(xué)生工作

1)每學(xué)年大學(xué)英語四、六級考試，計算機(jī)等級考試，普通話等級考試報名。

2)每學(xué)年英語、計算機(jī)、普通話等證書發(fā)放。

3)每學(xué)期補(bǔ)考、重修通知。

4)每學(xué)期學(xué)生選修學(xué)分統(tǒng)計(包括公選課、輔修課、創(chuàng)新學(xué)分等)。

5)每學(xué)期學(xué)生評教通知。

1.7其他工作

1)每學(xué)年年終教師教學(xué)工作量核算。

2)新專業(yè)、平臺建設(shè)等申報管理。

3)二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)布置的臨時工作(如，專項教學(xué)信息統(tǒng)計、臨時教學(xué)會議通知及準(zhǔn)備工作等)。

2教務(wù)秘書工作特點(diǎn)

本文對教務(wù)秘書工作內(nèi)容進(jìn)行了分析，總結(jié)出教務(wù)秘書工作具有以下幾方面特點(diǎn)。

2.1工作種類多

7個大類工作涉及教務(wù)、考務(wù)、學(xué)籍、實踐、檔案、學(xué)生及其他工作：有關(guān)于教師的工作，也有關(guān)于學(xué)生的工作；有理論教學(xué)方面的工作，也有實踐教學(xué)方面的工作；有課程管理方面的工作，也有項目管理方面的工作；有關(guān)于結(jié)果管理的工作，也有過程管理的工作；有常規(guī)性的工作，也有臨時性的工作，等等。基本上囊括了二級學(xué)院教學(xué)的方方方面。

2.2工作量大

在上述7個大類工作中，許多小類工作的工作量相當(dāng)大。例如，教務(wù)管理中的第2～4項、第9～10項，考務(wù)管理中的第1、2、4、5項，學(xué)籍管理中的第1項，實踐教學(xué)中的第1項，檔案工作中的第1、2項，學(xué)生工作中的第1、3項，其他工作中的第1項，這些工作不僅需要付出繁重的體力勞動，而且需要注意力高度集中。例如：教師工作量的核算，不僅要考慮合班課系數(shù)，還要考慮專業(yè)與公共課的區(qū)別，同時涉及不同類人員超工作量計算等等；再如，畢業(yè)成績審核，二級學(xué)院每個畢業(yè)生8個學(xué)期所有的成績都要逐一審核。這些工作涉及師生的切身利益，不能有絲毫差錯，工作量相當(dāng)大，壓力也大。

2.3規(guī)律性強(qiáng)

上述7個大類的工作，幾乎每學(xué)期或者每學(xué)年都要重復(fù)進(jìn)行，而且都要按時完成。例如，教學(xué)任務(wù)下發(fā)、教材征訂、各類考試安排、畢業(yè)成績審核、年終工作量統(tǒng)計，等等。這些工作有較強(qiáng)的時間相關(guān)性，要求在每學(xué)期或者每學(xué)年的規(guī)定時間內(nèi)完成，且每年的工作內(nèi)容相似，因此呈現(xiàn)出較強(qiáng)規(guī)律性。

2.4無量化考核標(biāo)準(zhǔn)

教師1年上了多少學(xué)時課，發(fā)表了多少篇論文，主持哪些課題，等等，都可以進(jìn)行量化統(tǒng)計與考核，故能夠有效地激發(fā)教師的工作積極性。然而，對教務(wù)秘書的工作，卻沒有量化統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)，無法進(jìn)行有效考核，也無法有效地形成激勵機(jī)制以調(diào)動教務(wù)秘書的工作積極性。雖然教務(wù)秘書做了大量繁重的教學(xué)管理工作(有些工作甚至無法統(tǒng)計)，但常常被“忽視”，沒有得到應(yīng)有的關(guān)注與重視。這對教務(wù)秘書隊伍的建設(shè)與管理極為不利。因此，對教務(wù)秘書工作的量化考核勢在必行。

3量化考核及應(yīng)用

針對教務(wù)秘書工作特點(diǎn)與分類，本文提出如下的量化考核方案。

3.1得分、失分指標(biāo)設(shè)置

根據(jù)工作內(nèi)容的大類與各自的小類，設(shè)立各自的得分與失分指標(biāo)。得分指標(biāo)記為Ci=(Ci1,Ci2,…,Cini)，失分指標(biāo)記為Wi=(Wi1,Wi2,…,Wini)，其中i(i=1,2,…,m)為大類指標(biāo)，ni為第i大類的小類指標(biāo)數(shù)。

3.2考核方式選取

3.3超工作量計算

超工作量計算公式=max{0,-∑iWi+f1+f2}，其中f1為額外教學(xué)工作量，f2為科研工作量。

算例某二級學(xué)院有3個專業(yè)，每屆4個班級，在校生600名左右，共有60名教師。表1列出該學(xué)院教務(wù)秘書工作內(nèi)容及得分指標(biāo)、失分指標(biāo)，設(shè)置a=0.78，f1=70，f2=30。

表1　教務(wù)秘書工作內(nèi)容及

表1(續(xù))

由此可得：(450-55)/450≈0.88，該指標(biāo)說明該學(xué)院教務(wù)秘書考核合格，但未達(dá)到優(yōu)秀。此外，超工作量為-55+70+30=45。

需要說明的是，考核方案中大、小類劃分，得分、失分指標(biāo)的設(shè)置，閾值a的選取，均可跟據(jù)學(xué)院實際情況自行動態(tài)調(diào)整。

4結(jié)語

文章闡述了教務(wù)秘書崗位工作的重要性，探討了教務(wù)秘書工作內(nèi)容及特點(diǎn)，建立了工作量化考核方案并進(jìn)行例證。文章對教務(wù)行政管理，乃至其他行政管理量化考核有著積極的借鑒意義。作為初期研究，提出的考核模型還不夠精細(xì)，得分、失分指標(biāo)設(shè)置等還有待今后進(jìn)一步研究。

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責(zé)任編輯：周澤民

Academic Secretaries′ Work at Secondary Schools and Its Quantitative Management—Taking Changzhou Institute of Technology as an Example

QIN Lizhen1,CHEN Rongjun2

(1.School of Education and Humanities,Changzhou Institute of Technology,Changzhou 213002;2.School of Sciences and Chemical Engineering,Changzhou Institute of Technology,Changzhou 213002)

Abstract：This paper expounds on the importance of academic secretaries′ work at secondary schools.Classification and characteristics of academic secretaries′ work are discussed.A quantitative assessment program is thus proposed and its validity is shown with an example.

Key words：university management;academic secretary;quantitative management

doi:10.3969/j.issn.1671- 0436.2016.02.017

收稿日期：2015- 10- 09

作者簡介：秦立珍(1973—)，女，實習(xí)研究員。

中圖分類號：G473

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B

文章編號：1671- 0436(2016)02- 0077- 04