淺談火電企業(yè)招投標(biāo)檔案的整理規(guī)范

譚俏梅

摘 要：通過分析火電企業(yè)招投標(biāo)檔案管理存在的突出問題，提出招投標(biāo)檔案整理規(guī)范的必要性，保證企業(yè)招投標(biāo)檔案的規(guī)范化、精準(zhǔn)化和高效管理。

關(guān)鍵詞：火電企業(yè)招投標(biāo)檔案 必要性 整理規(guī)范

火電企業(yè)招投標(biāo)檔案是在工程建設(shè)項(xiàng)目和生產(chǎn)管理活動(dòng)等過程中形成的，是具有法律依據(jù)和保存價(jià)值的原始憑證?；痣娖髽I(yè)招投標(biāo)檔案是指電廠在勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、調(diào)試、服務(wù)、生產(chǎn)以及設(shè)備、材料采購等過程中通過公開招（投）標(biāo)、邀請(qǐng)招（投）標(biāo)等形式形成的具有憑證作用和保存價(jià)值的各類文字、聲像等原始資料。招投標(biāo)檔案是企業(yè)招投標(biāo)活動(dòng)的客觀記錄，是每個(gè)招投標(biāo)項(xiàng)目的重要法律依據(jù)。同時(shí)，也是企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)的重要資產(chǎn)。要想做好火電企業(yè)招投標(biāo)檔案的管理工作，必須明確其歸檔范圍及保管期限、歸檔要求、整理方法和注意事項(xiàng)，這樣才能保證招投標(biāo)檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確，才能做好招投標(biāo)檔案的查考利用及管理工作。

一、制定火電企業(yè)招投標(biāo)檔案整理規(guī)范的必要性。

1.企業(yè)招投標(biāo)檔案數(shù)量龐大，歸檔內(nèi)容不統(tǒng)一。為維護(hù)企業(yè)利益，企業(yè)根據(jù)項(xiàng)目金額基本都進(jìn)行公開的招投標(biāo)工作，這就使得招投標(biāo)檔案的數(shù)量龐大。再者由于沒有一個(gè)統(tǒng)一的招投標(biāo)歸檔范圍、要求及整理規(guī)范，致使每次招投標(biāo)檔案的內(nèi)容都不能達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確。

2.沒有出臺(tái)具體針對(duì)招投標(biāo)檔案整理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。《中華人民共和國招投標(biāo)法》《中華人民共和國招投標(biāo)法實(shí)施條例》在對(duì)招投標(biāo)檔案管理方面所規(guī)定的要求是比較模糊的，找不到有關(guān)“招投標(biāo)檔案”的相關(guān)信息，只是提及要及時(shí)歸檔。在《火電企業(yè)檔案分類表（6—9大類）》、《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表（0—5大類）》這些分類表里也只能看見在分類下的“招標(biāo)、投標(biāo)文件”，都很粗略，沒有具體到是什么文件。在2013年6月由王黎平編著的《電力檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)施指南》的書中按照電力企業(yè)分類的新標(biāo)準(zhǔn)才出具了比較完善的招投標(biāo)文件的歸檔范圍和保管期限，它分為招標(biāo)機(jī)構(gòu)、設(shè)備招投標(biāo)文件、工程招投標(biāo)文件、物資（材料）招投標(biāo)文件、未中標(biāo)投標(biāo)文件幾大塊的內(nèi)容，雖然內(nèi)容基本涵蓋，但在實(shí)際整理的時(shí)候卻沒有一個(gè)整理規(guī)范可以依據(jù)，致使一些新接觸檔案管理的人員在整理招投標(biāo)檔案時(shí)不知道卷內(nèi)的排列順序及整理原則，造成立卷不合理、招標(biāo)投標(biāo)文件放在一卷等問題。所以，有關(guān)招投標(biāo)檔案的整理規(guī)范在企業(yè)中還是很有必要的。

二、火電企業(yè)招投標(biāo)檔案的整理規(guī)范的重點(diǎn)內(nèi)容

1.對(duì)招投標(biāo)檔案的質(zhì)量要求。歸檔的招投標(biāo)文件材料必須是原件，文件內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效，字跡清楚、簽字蓋章規(guī)范，手續(xù)完備，書寫材料應(yīng)用碳素筆或藍(lán)黑筆等書寫，不得使用鉛筆或圓珠筆等不耐久的書寫材料，歸檔的文件必須按項(xiàng)目流程順序經(jīng)過系統(tǒng)整理。電子文件符合電子檔案歸檔要求。

2.招投標(biāo)檔案的歸檔時(shí)間。項(xiàng)目招投標(biāo)文件應(yīng)在合同簽訂后一個(gè)月內(nèi)歸檔；也可按照自己企業(yè)的實(shí)際情況而定。

3.招投標(biāo)檔案的歸檔份數(shù)。在基建期的招投標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)歸檔兩份，生產(chǎn)期的可歸檔一份。

4. 招投標(biāo)檔案的整理方法。

4.1分類。火電企業(yè)在新建和擴(kuò)建過程中形成的招投標(biāo)文件歸入“基本建設(shè)”8大類，采用案卷級(jí)立卷方法整理立卷。機(jī)組投入生產(chǎn)后可根據(jù)具體情況歸入“經(jīng)營管理”2大類。也可根據(jù)本企業(yè)招投標(biāo)項(xiàng)目及檔案數(shù)量歸入“生產(chǎn)技術(shù)管理”3大類和“經(jīng)營管理”2大類，作為文書檔案整理存檔，即以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編目、掃描掛接、裝盒。

4.2組卷。紙質(zhì)招投標(biāo)文件整理順序包含：①季度招標(biāo)計(jì)劃（含月度招標(biāo)計(jì)劃）。②公司內(nèi)部招標(biāo)文件審查紀(jì)要（含招標(biāo)文件的編寫及文件審查會(huì)議紀(jì)要）及招標(biāo)文件（含商務(wù)、技術(shù)卷、澄清）。③招標(biāo)公告（或投標(biāo)邀請(qǐng)函、資格預(yù)審公告）及資格預(yù)審（含資格預(yù)審文件及澄清文件、資格預(yù)審申請(qǐng)文件及澄清文件、預(yù)審報(bào)告及通知書）、最高限價(jià)公布單。④評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員名單（含本公司參加上級(jí)評(píng)標(biāo)人員申請(qǐng)表）及招標(biāo)文件購買記錄。⑤開標(biāo)文件（含開標(biāo)記錄表、標(biāo)底文件、投標(biāo)文件接收登記表、開標(biāo)一覽表）等。⑥評(píng)標(biāo)文件（含評(píng)標(biāo)報(bào)告、打分表、投標(biāo)文件的澄清及說明、廢標(biāo)理由說明）。⑦招標(biāo)項(xiàng)目監(jiān)標(biāo)意見書（含法律咨詢意見書）。⑧定標(biāo)文件（含中標(biāo)通知書）。⑨其它有價(jià)值的相關(guān)資料。具體的內(nèi)容可根據(jù)招投標(biāo)項(xiàng)目來確定。保管期限為30年。中標(biāo)單位的投標(biāo)文件包括商務(wù)、技術(shù)、報(bào)價(jià)文件，保管期限為永久。未中標(biāo)的投標(biāo)文件也應(yīng)作為檔案整理歸檔（確保第一未中標(biāo)單位投標(biāo)文件歸檔），不能作為資料保存，保管期限為10年。本文只針對(duì)在招投標(biāo)檔案整理過程中的普遍疑義，對(duì)招投標(biāo)項(xiàng)目的資料內(nèi)容給出要求，對(duì)招投標(biāo)過程資料給出大致順序，具體整理按保管期限區(qū)分，以不違背檔案整理標(biāo)準(zhǔn)及方便利用為原則進(jìn)行整理。我們將火電企業(yè)的招投標(biāo)檔案做到規(guī)范、精準(zhǔn)、高效管理，不僅能完整反應(yīng)企業(yè)的招投標(biāo)項(xiàng)目過程，同時(shí)也是對(duì)企業(yè)重要資產(chǎn)的保管，是維護(hù)項(xiàng)目經(jīng)辦人權(quán)益及企業(yè)利益的一種有效手段，更有利于提升檔案的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，我們要結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求，不斷創(chuàng)新管理方法，將企業(yè)的招投標(biāo)檔案管理推向一個(gè)新高度。

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