應(yīng)收賬款的管理

杜平

應(yīng)收賬款是企業(yè)對外銷售產(chǎn)品、提供勞務(wù)等業(yè)務(wù)而應(yīng)向購貨方、接受勞務(wù)的單位或個人收取的款項。廣義的應(yīng)收賬款包括應(yīng)收貨款、應(yīng)收票據(jù)和其他應(yīng)收款項。對于企業(yè)來講，應(yīng)收賬款的存在本身就是一個產(chǎn)銷的統(tǒng)一體，企業(yè)既想借助于它來促進銷售，增加銷售收入，增強企業(yè)競爭力，同時又希望盡量避免由于應(yīng)收賬款的存在而給企業(yè)帶來的資金周轉(zhuǎn)困難、壞賬損失等弊端。

近些年來，很多企業(yè)應(yīng)收賬款居高不下，嚴(yán)重地影響了企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)，加大了企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險；這與企業(yè)缺少對應(yīng)收賬款的管理有很大關(guān)系，形成這種狀況的原因主要有以下幾方面：

1.沒有明確應(yīng)收賬款管理的責(zé)任部門。不少企業(yè)有大量的應(yīng)收賬款對不上，收不回，一個主要原因是沒有明確由哪個部門來管理應(yīng)收賬款，沒有建立起相應(yīng)的管理辦法，缺少必要的內(nèi)部控制。

2.沒有對應(yīng)收賬款進行輔助管理或者僅按賬齡進行輔助管理。許多企業(yè)僅僅是在其資產(chǎn)負(fù)債表的補充資料中按賬齡對應(yīng)收賬款的數(shù)額進行了簡單的分類，平時則沒有對應(yīng)收賬款進行輔助管理。在企業(yè)回款好的情況下，基本能滿足需要，但在企業(yè)回款不暢的情況下就不能滿足管理的需要。

3.長期不對賬。由于交易過程中貨物與資金流動在時間和空間上的差異以及票據(jù)傳遞、記錄等都有發(fā)生誤差的可能，所以債權(quán)債務(wù)的雙方就經(jīng)濟往來中的未了事項進行定期對賬，可以明晰雙方的權(quán)利和義務(wù)。而現(xiàn)實中有的企業(yè)長期不對賬，有的即便是對了賬，但并沒有形成合法有效的對賬依據(jù)，只是口頭上的承諾，起不到應(yīng)有的作用。

4.未對應(yīng)收賬款按風(fēng)險程度進行信用管理。目前大多數(shù)企業(yè)都不對應(yīng)收賬款進行風(fēng)險評價，沒有建立一套完善的賒銷制度，對形成的逾期應(yīng)收賬款能否收回、收回多少沒有底數(shù)。

5.應(yīng)收賬款管理制度不夠健全。在現(xiàn)代企業(yè)中，對于應(yīng)收賬款的管理制度還不健全。如果沒有健全的管理制度作為基礎(chǔ)，對應(yīng)收賬款的相關(guān)工作進行約束，必將加大財務(wù)風(fēng)險。在一些企業(yè)，對于合同管理、銷售管理、應(yīng)收賬款日常管理均沒有系統(tǒng)的制度，沒有對具體操作步驟的操作規(guī)范和經(jīng)辦人的權(quán)責(zé)利加以規(guī)定。制度的不夠健全，一方面加大了應(yīng)收賬款管理的難度。另一方面，對應(yīng)收賬款的安全回收也沒有保障。同時，由于制度缺失，也使內(nèi)部審計無據(jù)可依，無法發(fā)揮其在保證各項工作順利開展、保護公司財產(chǎn)安全方面的積極作用。

在強調(diào)企業(yè)經(jīng)濟效益的同時，如何加強應(yīng)收賬款的管理，已成為現(xiàn)代財務(wù)管理中一個亟待解決的問題。應(yīng)從以下幾個方面加強應(yīng)收賬款的管理工作：

第一，要明確應(yīng)收賬款的管理部門。目前，企業(yè)的應(yīng)收賬款由銷售部門或銷售人員自己管，存在管理上的漏洞，缺少必要的控制環(huán)節(jié)；由企業(yè)財務(wù)部門來管理，財務(wù)部門對具體客戶情況并不很了解，簡單歸由會計人員來管理也并不合適。一個企業(yè)只有對自己的客戶充分了解，認(rèn)真的分析，才能靈活利用賒銷手段，合理確定現(xiàn)金折扣與折讓及比例，是市場經(jīng)濟下企業(yè)快速占領(lǐng)市場壯大發(fā)展自己的一項基本策略。由此可見，在企業(yè)的內(nèi)部組織管理中就應(yīng)該有這樣一個專門研究營銷策略、研究客戶資信的機構(gòu)來管理應(yīng)收賬款，建立起適合自身特點的信用管理制度。

第二，建立應(yīng)收賬款內(nèi)部控制制度。建立內(nèi)部控制度，銷售合同的制定、收款、開提單、開發(fā)票等流程，必須職責(zé)明確、互相牽制。對于賒銷業(yè)務(wù)而言，賒銷額度設(shè)定崗位和實際業(yè)務(wù)操作崗位必須分開，定價崗位和實際業(yè)務(wù)操作崗位必須分開。

第三，建立應(yīng)收賬款預(yù)警制度，定期分析應(yīng)收賬款賬齡，建立應(yīng)收賬款核銷制度。按照應(yīng)收賬款發(fā)生的先后次序，以及貨款回收的先后次序逐筆核銷，以準(zhǔn)確確認(rèn)應(yīng)收賬款的賬齡；對于因質(zhì)量、數(shù)量合同糾紛等沒有得到處理的應(yīng)收賬款單獨設(shè)賬管理。應(yīng)建立應(yīng)收賬款預(yù)警制度，定期分析應(yīng)收賬款賬齡。一般來說，應(yīng)收賬款賬齡最長，其催收難度越大，催回的可能性也越小。因此，做好應(yīng)收賬款的賬齡分析工作，顯得尤為重要。分析結(jié)果如果顯示，企業(yè)的賒銷客戶中，有相當(dāng)大一部分是在信用期外付款，且逾期時間較長，則必須馬上采取行動，調(diào)整企業(yè)信用政策，重新梳理賒銷客戶，努力提高收現(xiàn)效率，降低壞賬風(fēng)險。

第四，對應(yīng)收賬款進行信用管理，不斷完善收賬政策。企業(yè)應(yīng)成立客戶服務(wù)中心或者類似的機構(gòu)，主要負(fù)責(zé)對客戶進行信用評價，對每一個客戶進行分析，區(qū)分不同用戶的信譽差別，結(jié)合產(chǎn)品市場占有率、市場需求狀況及趨勢變化等，合理確定每一個客戶的賒銷額和賒銷期，努力把好第一關(guān)，由銷售人員負(fù)責(zé)推銷產(chǎn)品，并負(fù)責(zé)貨款回收，并制定相應(yīng)的考核辦法，由單位財務(wù)部門監(jiān)督貨款回收情況，以達到內(nèi)部控制的目的，減少舞弊行為的發(fā)生。當(dāng)應(yīng)收賬款遭到客戶拖欠或拒付時，首先分析現(xiàn)行的信用標(biāo)準(zhǔn)及信用審批制度是否存在問題，是否有不合理的地方，然后對違約客戶的信用等級重新調(diào)查摸底，重新設(shè)定其賒銷額度。對于惡意拖欠、誠信度低的客戶，應(yīng)加緊前期欠款的催收力度，盡快結(jié)清欠款，然后將其從賒銷客戶中除名，不再對其開展賒銷業(yè)務(wù)。若催收無效，必要時可借助法律手段，根據(jù)合同、發(fā)貨單、驗收單等文本資料，向法院申訴債權(quán)。

第五，建立切實可行的對賬制度和定期拜訪客戶制度。企業(yè)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)量大小及時間等因素對應(yīng)收賬款定期進行核對，并由雙方當(dāng)事人簽章，作為有效的對賬依據(jù)；如發(fā)生差錯應(yīng)及時處理。建立定期拜訪客戶制度。定期拜訪客戶，可以及時了解客戶的需求及客戶對企業(yè)提供產(chǎn)品及服務(wù)的意見，也可以加深買賣雙方對合同條款理解上的偏差，防止因理解有誤造成的合同執(zhí)行問題。同時還應(yīng)密切關(guān)注客戶動態(tài)，做好應(yīng)收賬款的跟蹤、監(jiān)控工作。密切關(guān)注客戶動態(tài)，盡早發(fā)現(xiàn)客戶資金、經(jīng)營或產(chǎn)權(quán)方面發(fā)生的重大變化或即將發(fā)生的征兆。一旦客戶出現(xiàn)經(jīng)營困難或支付不足的現(xiàn)象，立即采取行動結(jié)清欠款。在日常的管理當(dāng)中，要對客戶今后的經(jīng)營情況、償付能力進行追蹤分析，及時了解客戶的現(xiàn)金持有情況及周轉(zhuǎn)情況。通過各種信息渠道，動態(tài)跟蹤客戶，及時了解客戶、尤其是大額賒銷客戶的經(jīng)營狀況及產(chǎn)權(quán)情況，防止客戶由于陷入經(jīng)濟糾紛或其他突發(fā)事件而面臨倒閉、破產(chǎn)等現(xiàn)象的發(fā)生。

第六，提高產(chǎn)品市場競爭力。從源頭控制，充分發(fā)揮企業(yè)自身優(yōu)勢，不斷開發(fā)新產(chǎn)品，開辟新的市場，拉開與其它同類企業(yè)產(chǎn)品間的檔次，增強市場競爭能力，使自己的產(chǎn)品成為暢銷品，變被動為主動，使企業(yè)可以有目的地選擇訂單，也就是選擇客戶，以減少資金在應(yīng)收賬款上的占用，從根本上減少賒銷行為，最大限度降低應(yīng)收賬款帶來的困擾。

最后，明確部門分工，強化部門職責(zé)。應(yīng)收賬款管理不是公司內(nèi)某一個部門的責(zé)任，這項工作因其涉及面之廣，重要性之大，需要企業(yè)內(nèi)部各個部門充分溝通，通力協(xié)作。因此必須明確部門分工，強化部門職責(zé)。對于企業(yè)的財務(wù)部來說，應(yīng)負(fù)責(zé)以下內(nèi)容：對應(yīng)收賬款進行核算與定期分析；及時、足額提取壞賬準(zhǔn)備；負(fù)責(zé)壞賬處理的相關(guān)財務(wù)操作；定期跟客戶對賬，收集并保存相關(guān)的函證、對賬資料；協(xié)調(diào)和支持應(yīng)收賬款的催收工作；配合關(guān)于應(yīng)收賬款案件的訴訟工作。

對于應(yīng)收賬款管理部門來說，應(yīng)負(fù)責(zé)以下內(nèi)容：根據(jù)銷售部門提供的客戶資料，同時通過合理的、公正的途徑對客戶進行信用調(diào)查，科學(xué)、客觀評估客戶，審核信用額度；審核銷售合同，對合同條款進行檢查、推敲，審核是否有重大遺漏或者是否有顯失公允的條款存在，最好能聘請專業(yè)的律師當(dāng)顧問；在具體業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中，通過對客戶信用額度的使用情況進行實時監(jiān)控；掌握客戶的資信情況，隨時了解客戶出現(xiàn)的不正常信號，及時反映到相關(guān)部門，并提出處理意見；負(fù)責(zé)制定和實施公司的信用政策；可以引入專業(yè)的保險機構(gòu)，對應(yīng)收賬款進行投保，當(dāng)出險時，負(fù)責(zé)跟保險機構(gòu)之間的溝通；當(dāng)進入法律訴訟階段時，具體負(fù)責(zé)案件的跟蹤和配合。