現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響及對策

陳晨

摘要：信息時代的到來為我國社會經(jīng)濟(jì)各方面的發(fā)展提供了源源不斷的動力。對于企業(yè)來說，信息化的管理手段也是日常管理工作中必不可少的應(yīng)用。企業(yè)檔案管理對提高企業(yè)的整體經(jīng)營水平，整合利用各項資源具有重要作用，信息技術(shù)推動了企業(yè)檔案管理走向現(xiàn)代化和信息化。在這個背景下，企業(yè)檔案管理不僅能夠利用多項信息技術(shù)來實現(xiàn)信息的傳輸和共享，還能夠形成統(tǒng)一的檔案體系，促進(jìn)企業(yè)信息資源的有效流通，大大推動了企業(yè)的發(fā)展。當(dāng)然，企業(yè)檔案的信息化雖然具有不可忽視的積極影響，也存在一定的消極影響。因此，企業(yè)在檔案管理的工作中需要利用信息技術(shù)的優(yōu)勢來為企業(yè)的發(fā)展提供動力，同時也要與時俱進(jìn)，努力提高企業(yè)檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代信息技術(shù)；企業(yè)檔案管理；積極和消極影響；對策

中圖分類號：G270文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-5349（2016）01-0183-02

信息技術(shù)的發(fā)展大大提高了各種電子資料的利用效率，促進(jìn)了信息的流通和共享。在企業(yè)的檔案管理中，信息技術(shù)能夠?qū)⑵髽I(yè)日常的工作資料轉(zhuǎn)換成電子文檔，方便企業(yè)的應(yīng)用和管理，提高了企業(yè)日常工作的效率。企業(yè)各個部門之間可以隨時實現(xiàn)信息的共享，同時還有利于企業(yè)和社會之間的聯(lián)系，方便外界了解該企業(yè)。企業(yè)的檔案管理工作對企業(yè)本身具有重要的意義，它記錄了企業(yè)從建立到發(fā)展的各項重大事件，反映了企業(yè)發(fā)展的軌跡，是企業(yè)以后發(fā)展路線的重要參考。在現(xiàn)代信息技術(shù)的潮流中，企業(yè)檔案管理需要與時俱進(jìn)，跟隨時代的步伐實現(xiàn)檔案管理的電子化和信息化。在這個過程中，企業(yè)檔案管理工作可能會面臨某些問題，需要企業(yè)能夠發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，消除其可能帶來的不良影響，提高檔案管理的效率和水平，為企業(yè)發(fā)展提供良好的動力。

一、企業(yè)檔案管理信息化的雙向作用

1.企業(yè)檔案管理信息化的有利作用

第一，企業(yè)檔案管理的信息化改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文本管理方式，檔案管理更加智能，檔案資料利用效率更高，并且利用的范圍和對象更廣。當(dāng)前任何企業(yè)的日常工作都離不開計算機(jī)，檔案管理也在計算機(jī)的普及下改變了其以往的管理形態(tài)。通過計算機(jī)和檔案管理軟件可以對檔案資料進(jìn)行編輯和存儲，記錄檔案利用情況。第二，企業(yè)在檔案資源的開發(fā)利用中可以通過信息技術(shù)破除時間和空間的限制，拓寬檔案資源的利用范圍，整合可以利用的各項有效資源，并且具有非常高的效率。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)可以隨時調(diào)閱電子檔案來制定企業(yè)發(fā)展方案；企業(yè)部門可以通過信息化的資料來有效率地安排日常工作；部門之間也可以隨時隨地實現(xiàn)檔案資料的共享和研究。第三，檔案管理工作從其性質(zhì)來看是有關(guān)文本的整理工作，具有較高的復(fù)雜性，而利用信息技術(shù)可以方便檔案的管理。電子化的檔案材料可以根據(jù)企業(yè)的需要實現(xiàn)各式各樣的功能，方便了檔案的檢索和整合等。同時，現(xiàn)代信息技術(shù)允許企業(yè)建立自身的資料庫，所有的檔案能夠在資料庫中得以保存和利用，還能夠建立各種檔案目錄，方便檔案資料的輸入對比和輸出利用。第四，企業(yè)檔案的信息化能夠提高檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的效率。企業(yè)的電子檔案庫能夠根據(jù)企業(yè)自身的需求將資料進(jìn)行分類整理，企業(yè)人員可以通過快速篩選檢閱任何想要利用的資料。檔案管理工作不再僅僅服務(wù)于企業(yè)的日常工作，還成為了企業(yè)提高管理效率的戰(zhàn)略任務(wù)。企業(yè)優(yōu)秀的檔案管理水平也是企業(yè)形象的重要保障。

2.企業(yè)檔案管理信息化的問題分析

第一，雖然我國企業(yè)進(jìn)入到了信息化的時代，但是要改變傳統(tǒng)的檔案管理方式還需要一定的適應(yīng)過程。傳統(tǒng)的檔案管理都是通過檔案資料室的方式進(jìn)行的，很多管理人員已經(jīng)適應(yīng)了紙質(zhì)文本的管理，在利用計算機(jī)來進(jìn)行電子檔案的整理時還不能良好地適應(yīng)。在現(xiàn)代化的管理方式和理念下，傳統(tǒng)的管理理念必然會與之沖突。因此企業(yè)要努力改變這一現(xiàn)狀，改革檔案管理方式，提高檔案資料的利用效率，增強(qiáng)檔案管理能力，提高檔案管理的水平。第二，企業(yè)檔案管理的信息化必然要求改變以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本等傳統(tǒng)的管理方式，將檔案材料以電子化的形式儲存在計算機(jī)當(dāng)中，這樣可以方便資料的整理和共享。但是由于以往的紙質(zhì)文本數(shù)量較多，完全將其電子化需要耗費大量的人力物力，而且網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險較大，機(jī)密的檔案資料可能面臨著泄漏的危險。第三，企業(yè)檔案管理的信息化需要企業(yè)引進(jìn)先進(jìn)的電子信息技術(shù)和設(shè)備。首先企業(yè)要準(zhǔn)備大量的資金用于購買計算機(jī)和檔案儲存設(shè)備，這對于企業(yè)來說是一筆重大的資金支出。同時在運用其進(jìn)行檔案管理的時候要花費一定的費用來對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，更新管理軟件。另外，雖然現(xiàn)代信息技術(shù)具有其很強(qiáng)的優(yōu)勢，但是仍然會出現(xiàn)漏洞，某些情況下某企業(yè)的機(jī)密檔案材料可能會被竊取而泄漏，給企業(yè)帶來嚴(yán)重的損失。第四，電子化的檔案資料需要經(jīng)常進(jìn)行備份，如果出現(xiàn)突然斷電的情況或者計算機(jī)故障，之前的工作可能因此而變得毫無價值。企業(yè)要專門配備相關(guān)的技術(shù)人才，增加了企業(yè)的人力成本和財務(wù)成本。

二、完善企業(yè)檔案管理信息化的對策

第一，要改革企業(yè)檔案管理思路和方式，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，提高檔案管理工作的活力，拓寬檔案管理工作空間。企業(yè)檔案管理工作要采用現(xiàn)代化的思路和方式，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，提高檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的效率，整體上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式。在現(xiàn)代化的企業(yè)經(jīng)營管理潮流中，企業(yè)需要對各方面的管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，跟上時代的步伐，提高管理的質(zhì)量。檔案管理工作雖然非企業(yè)日常的業(yè)務(wù)性工作，但是其對于企業(yè)本身的發(fā)展來說是至關(guān)重要的，需要企業(yè)認(rèn)真對待，實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。具體來說，企業(yè)首先要明確檔案管理方式改革的思路和方向，結(jié)合企業(yè)本身實際情況，制定出符合企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的檔案管理方針，確保檔案管理工作成為企業(yè)日常重要工作任務(wù)之一。其次，企業(yè)要積極學(xué)習(xí)和吸收先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗，采用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，規(guī)范檔案管理條例，保證檔案管理工作能在先進(jìn)理念的指導(dǎo)下穩(wěn)步開展。

第二，要將企業(yè)檔案管理工作常態(tài)化，制定科學(xué)合理的管理標(biāo)準(zhǔn)并嚴(yán)格監(jiān)督實施。任何一家企業(yè)在當(dāng)今時代都面臨著檔案管理信息化的任務(wù)，但是要實現(xiàn)檔案管理信息化的目標(biāo)并不是短時間內(nèi)能夠完成的，需要企業(yè)在日常工作中不斷總結(jié)和反思，積累管理經(jīng)驗，制定合理的管理條例，安排合適的管理人員。因此，企業(yè)在日常檔案管理工作中要制定出詳細(xì)的管理方案，確保每個環(huán)節(jié)都能夠提高檔案管理的效益。這就要求企業(yè)完善管理機(jī)制，統(tǒng)一檔案管理任務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，采取有效的管理方案來，明確管理責(zé)任，確保管理的每一個流程都能夠清晰明了，從而提高檔案管理工作整體的效率和質(zhì)量。對于工作中的疏忽現(xiàn)象要給予相應(yīng)的處罰，提高管理人員對檔案管理工作的重視度。

第三，要加大對技術(shù)設(shè)備的投入，完善檔案管理的硬件設(shè)施。企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化不僅需要先進(jìn)的管理理念，還要加大資金投入，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)施。很多企業(yè)認(rèn)為檔案管理工作通過手工就可以完成，忽視了信息技術(shù)在檔案管理中的重要作用，這樣就降低了檔案管理的效率，不利于企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。有些企業(yè)雖然前期配備了先進(jìn)的設(shè)備，但是在日常工作中沒有進(jìn)行良好的維護(hù)，后期維修工作不到位，導(dǎo)致設(shè)備老化，計算機(jī)和其他時常出現(xiàn)故障。因此，企業(yè)在日常的檔案管理工作中要有良好的設(shè)備維護(hù)意識，及時更新管理系統(tǒng)，更換老舊設(shè)備，組織合格的設(shè)備管理人員定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)。同時企業(yè)要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其技術(shù)能力和管理能力，為檔案管理工作的正常開展提供良好的技術(shù)和硬件保障。第四，企業(yè)除了要從理念和技術(shù)上進(jìn)行改革和創(chuàng)新外，還要從人員素質(zhì)方面著手，提高檔案管理質(zhì)量。先進(jìn)的管理理念需要以優(yōu)秀的人才作為載體，這就要求企業(yè)能夠通過完善的培養(yǎng)體系來保障管理人員具備有關(guān)的能力。企業(yè)檔案管理人員除了要具備檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還要掌握與之有關(guān)的信息技術(shù)，能夠利用現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備快速有效的完成檔案管理工作。因此，企業(yè)要在檔案管理人員招聘時嚴(yán)把關(guān)，在日常的管理工作中要定期組織相關(guān)的講座，隨時監(jiān)督管理人員的工作情況。要制定嚴(yán)格的管理條例，確保管理人員在工作中遇到問題時能夠及時向企業(yè)匯報。另外，企業(yè)還要加強(qiáng)各部門和各人員之間的交流和溝通，避免檔案管理人員只重視某一類檔案而忽視了其他類型的檔案工作。

三、結(jié)語

本文首先說明了企業(yè)檔案管理信息化的必然趨勢，然后說明了企業(yè)檔案管理信息化的雙向作用，最后提出了完善企業(yè)檔案管理信息化的對策。在企業(yè)的檔案管理中，信息技術(shù)能夠?qū)⑵髽I(yè)日常的工作資料轉(zhuǎn)換成電子文檔，方便企業(yè)的應(yīng)用和管理，提高了企業(yè)日常工作的效率。企業(yè)檔案管理的信息化改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文本管理方式，檔案管理更加智能，檔案資料利用效率更高，并且利用的范圍和對象更廣。但是傳統(tǒng)的檔案管理都是通過檔案資料室的方式進(jìn)行的，很多管理人員已經(jīng)適應(yīng)了紙質(zhì)文本的管理，在利用計算機(jī)來進(jìn)行電子檔案的整理時還不能良好的適應(yīng)。在現(xiàn)代化的管理方式和理念下，傳統(tǒng)的管理理念必然會與之沖突。要改革企業(yè)檔案管理思路和方式，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，提高檔案管理工作的活力。

責(zé)任編輯：張麗