探析學校檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及其優(yōu)化

郭艷明

[摘要]教職工和學生在學校的各種活動中形成的有利于社會、學校的資料就是學校檔案。這些資料通過文字和圖像等形式記錄下來，具有很高的保存價值和參考價值，是學校今后學校管理和教育督導評估等活動中不可缺少的參考材料。本文分析學校檔案管理的現(xiàn)狀提出了相應的對策來更好地完成學校檔案管理工作。

[關鍵詞]學校檔案 管理現(xiàn)狀 優(yōu)化對策

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）02-0125-02

當今社會發(fā)展的最重要的前提因素就是知識和信息，而檔案資料中就包含了許許多多的自然和社會信息，所以檔案已經(jīng)帶給社會巨大財富的戰(zhàn)略性資源，并且檔案資源發(fā)揮其自身作用在可持續(xù)發(fā)展下的可能性也變得更大。隨著時代的不斷發(fā)展和教育的不斷改革，學校的發(fā)展愈來愈依賴于教育資源的補給和配載，所以充分利用學校的檔案資源，完善和優(yōu)化學校的檔案管理，已經(jīng)成為了學校發(fā)展中不可或缺的重要組成部分。在教育活動中充分地利用檔案資源，能夠為學校的發(fā)展增添動力。因此，優(yōu)化學校檔案管理人員是不可忽視的問題。

一、檔案管理的地位

（一）學校工作的查考憑據(jù)

學校的各方面的活動情況都記錄在學校的檔案里面。學校的檔案工作對于學校的管理來說是非常重要的一部分，為了學校工作的正常開展，保證工作的延續(xù)性，就必須充分利用檔案。學校檔案有利于促進學校領導熟悉情況、計劃決策、處理各種問題，從而使其工作和業(yè)務更好地完成。如果學校在工作開展中沒有考查好檔案，就可能會降低學校工作的效率，甚至給學校工作帶來困難。

（二）檔案是教育科研的可靠資料

檔案既可以為教育科研提供最原始的借鑒資料，還可以為教育科研提供大量的基礎材料作，由此可以知道學校檔案對于教育科研來說是不可或缺的一部分。只有充分利用學校檔案，學校的教育科研活動才能更加順利地進行，才能總結(jié)出有利于教育教學的活動的規(guī)律。

（三）推動教育事業(yè)的發(fā)展

如今，國家愈來愈重視教學改革，教育觀念較比以前也發(fā)生了巨大的變化。為改善教育方式，提升教育質(zhì)量，學?？梢岳脤W校檔案，借鑒檔案，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，在原有的基礎發(fā)展和完善教育方式下，從而提升在校師生的整體素質(zhì)。

二、檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理工作缺乏重視

通過多年的工作實踐，發(fā)現(xiàn)許多人對檔案管理工作的認識都不夠深入。許多人認為檔案管理工作無關緊要，沒有真正認識到檔案管理工作的重要性。而大部分高校的檔案管理工作者也并不重視檔案管理工作，所以他們對檔案管理工作并不積極，且對管理工作缺乏高度的責任感，工作態(tài)度不認真，不夠細心，造成了學校的檔案管理在一定程度上的滯后。檔案管理工作的專業(yè)性很強，所以檔案管理人員應該具備其應有的職業(yè)道德，并且要重視檔案管理。

（二）檔案管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)

大多數(shù)的檔案管理人員身兼數(shù)職，所以沒有多余的、固定的設計來整理檔案，所以許多學校的檔案管理工作不夠到位。有的學校甚至是直接招募非專業(yè)的檔案管理人員，由于缺乏專業(yè)的檔案管理人，使得檔案管理工作出現(xiàn)亂七八糟、雜亂無章的局面。檔案管理需要專業(yè)的管理人，因為檔案管理并不是簡單地收集和整理信息而是一門科學，如果沒有專業(yè)的學校檔案管理人員，檔案管理工作就會出現(xiàn)各種各樣的問題。

（三）硬件設施不足

隨著科學技術的進步，計算機網(wǎng)絡技術在學校檔案管理中也得到廣泛的應用，但是大多數(shù)學校還是運用落后的方式來管理學校檔案，如手工收集，卻很少有學校運用計算機網(wǎng)絡技術來管理學校檔案。同時，檔案的查閱、借閱等服務環(huán)節(jié)功能不完備，所以使得檢索檔案的方式非常繁瑣，這樣學校檔案管理人員的工作效率也會大幅度降低。

學校檔案真實地記錄一個學校的各方面的發(fā)展足跡，但是現(xiàn)在許多學校沒有按照標準去建造檔案室，各種檔案設施陳舊老化，檔案室的管理條件比較差，對檔案的保管使用效果造成嚴重影響。部分檔案存放室由于不通風、不防潮、不防霉、不防盜、不防火等因素，易致使檔案材料遭到破壞甚至缺失。同時保管檔案的設備參差不齊，難以滿足新時期檔案多元化的需求。檔案的隨意放置也給檔案管理工作增加了難度。

三、優(yōu)化檔案管理的措施

（一）深入認識，高度重視

學校領導應該高度重視學校檔案管理工作，正確認識其地位和作用，檔案管理應該做到組織、人員、方式落實。在校的檔案管理人員要與時俱進地認識當前形勢下對檔案管理工作的新要求，用新思路、新方法來做好學校的檔案管理工作。學?？梢越ｉT的檔案室，由校領導和辦公室主任協(xié)調(diào)管理檔案工作。全體教職工都要加強建檔意識，積極推進學校檔案管理工作的發(fā)展。

（二）建立健全檔案管理運行機制

學校檔案信息管理工作開展的核心是教育教學，建立健全學校檔案管理運行機制主要包括保障持續(xù)發(fā)展所需的利用機制以及聯(lián)系歷史的保護機制。其中建立檔案保護機制主要包括三個方面：（1）建立專門的機構來收集、整理、保存和利用檔案；（2）保護檔案人才。檔案信息資源的配置機制要在文件信息轉(zhuǎn)化成檔案信息的過程中，運用可持續(xù)發(fā)展觀念進行價值判斷和選擇，不斷擴大對學校教育教學與管理的文件信息的存儲和積累，為學校發(fā)展提供服務。將工作重點更多地放在檔案信息來源以及涉及內(nèi)容上，以全面的信息管理資源儲備，保障學校教育實際教學的所有需求，使現(xiàn)有信息資源條件得到全方位多渠道以及能夠最大化的應用，更多地關注檔案信息提供的方法，從而實現(xiàn)更方便、最大化和最優(yōu)化地使用檔案信息資料。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，分配專業(yè)人員管理檔案

加強檔案管理必不能少的條件就提高檔案管理人員的素質(zhì)和加強檔案管理人員隊伍的建設。學校要至少配備一名專職檔案管理人員， 各處室要至少配備專門的檔案資料管理工作人員?！皥F結(jié)協(xié)作，共同管理”。從而使得學校所有的檔案資料都能及時完整地進行整理。當前信息技術高速發(fā)展， 為順應時代潮流，應多選拔年輕的、計算機操作水平較高的工作管理人員，并對檔案管理工作認真負責的教師，給予重用。同時，應做好檔案管理人員的定期培訓工作，使其不斷更新自身思想意識，掌握先進專業(yè)技能以及專業(yè)知識，做到與時俱進， 對學校教育事業(yè)的發(fā)展有著積極的意義。

（四）加強學校檔案管理的硬件設施建設

硬件設施的建設有利于提高檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理的管理水平。所以為保障檔案材料的管理能夠有效、便捷、規(guī)范和安全，學校應該設立專門的檔案管理室，完善檔案管理的所需設施，對檔案分類存放、編檔管理，保證檔案室防盜、防火、防光、防潮、防塵、防蟲、防霉以及防高溫。

（五）現(xiàn)代化管理檔案，拓寬服務領域

隨著社會科學技術的不斷進步，檔案管理的發(fā)展更要隨之發(fā)展，所以檔案管理也要朝著現(xiàn)代化和信息化的方向邁進。首先，使用現(xiàn)代化的手段來進行檔案管理工作，運用現(xiàn)代化科學技術手段提高檔案管理工作效率。其次，運用現(xiàn)代化管理手段向有關部門和學校領導等及時提供檔案管理信息，也方便他們查閱。這樣，大大增強了檔案的利用率，最大程度地發(fā)揮檔案信息的價值，也為檔案部門的工作開展提供支持。

四、結(jié)束語

總而言之，學校檔案管理工作是學?；A工作非常重要的一部分，是信息資源的傳播和知識的儲存的一種重要形式。檔案的管理工作要科學化、高效化和標準化，做好檔案管理工作的每一步，完善科學合理檔案管理工作的機制，把檔案的使用價值發(fā)揮到最大，為教育事業(yè)的發(fā)展做出積極貢獻。

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責任編輯：張麗