北京GJ局信息化項(xiàng)目實(shí)施策略研究

秦苻珂

(北京金榮萬昌科技有限公司，北京 100081)

北京GJ局信息化項(xiàng)目實(shí)施策略研究

秦苻珂

(北京金榮萬昌科技有限公司，北京 100081)

好的實(shí)施策略有利于項(xiàng)目的成功交付，同時(shí)，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，還要及時(shí)調(diào)整實(shí)施策略，以適應(yīng)不斷變化的項(xiàng)目情況。結(jié)合北京GJ局信息化項(xiàng)目，研究項(xiàng)目實(shí)施過程中策略的制定及其調(diào)整實(shí)施，以利于更好地完成信息化項(xiàng)目。

信息化;項(xiàng)目實(shí)施;實(shí)施策略

0 引言

項(xiàng)目的實(shí)施是一個(gè)追求項(xiàng)目目標(biāo)的過程[1]。在這個(gè)追求項(xiàng)目目標(biāo)的過程中，需要使用一些方法和策略。好的符合項(xiàng)目情況的實(shí)施策略有利于項(xiàng)目的成功推進(jìn)。

同時(shí)，信息化項(xiàng)目具有典型的不確定性和漸進(jìn)明細(xì)性[2]。在項(xiàng)目的推進(jìn)過程中，項(xiàng)目的情況可能會(huì)發(fā)生變化，項(xiàng)目經(jīng)理和其他成員也會(huì)逐步對項(xiàng)目的情況更加了解。在這樣的情況下，需要項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)當(dāng)前的實(shí)際情況對后續(xù)實(shí)施策略進(jìn)行調(diào)整，以利于項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

因此，在項(xiàng)目開始時(shí)，就要根據(jù)項(xiàng)目情況制定項(xiàng)目實(shí)施策略，并在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中根據(jù)項(xiàng)目的執(zhí)行情況對預(yù)定的實(shí)施策略進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，這是非常重要和必要的。這樣做有利于項(xiàng)目的執(zhí)行，使項(xiàng)目更容易成功。

本文結(jié)合北京GJ局信息化項(xiàng)目，研究如何在項(xiàng)目實(shí)施過程中制定并調(diào)整實(shí)施策略，為其他信息化項(xiàng)目管理提供借鑒，保證信息化項(xiàng)目更好地實(shí)施。

1 項(xiàng)目概況

北京GJ局信息化項(xiàng)目主要是信息系統(tǒng)的建設(shè)，該系統(tǒng)包括公文管理、行政審批、信訪流程、政府信息公開、網(wǎng)站投稿、內(nèi)部信息管理、信息報(bào)送管理、會(huì)議管理、外事管理、督查督辦、車輛管理、即時(shí)通信、電子郵件、手機(jī)短信、個(gè)人日程、個(gè)人待辦、通訊錄管理、檔案管理、組織機(jī)構(gòu)管理、日志管理、人員管理、權(quán)限管理、工作流平臺(tái)管理、智能表單管理、公文交換、單點(diǎn)登錄以及移動(dòng)辦公等模塊，其中還包括請假流程、培訓(xùn)流程、因私出國(境)證件審批流程、行政審批流程、內(nèi)部簽報(bào)、收文流程和發(fā)文流程等共46個(gè)流程。

項(xiàng)目實(shí)施過程分為項(xiàng)目啟動(dòng)、需求調(diào)研分析、系統(tǒng)部署開發(fā)集成、用戶培訓(xùn)、系統(tǒng)試運(yùn)行、系統(tǒng)驗(yàn)收幾個(gè)階段，見圖1。其中，系統(tǒng)部署開發(fā)集成階段又根據(jù)模塊的實(shí)現(xiàn)方式分為兩個(gè)并列的過程：

(1)系統(tǒng)配置實(shí)現(xiàn)方式。其過程為測試環(huán)境搭建、數(shù)據(jù)采集、系統(tǒng)配置與測試、舊數(shù)據(jù)導(dǎo)入、用戶功能驗(yàn)證。

(2)開發(fā)實(shí)現(xiàn)方式。其過程為概要設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)、開發(fā)實(shí)現(xiàn)(包括詳細(xì)設(shè)計(jì))、單元測試、集成測試、用戶功能驗(yàn)證。

根據(jù)合同要求，整個(gè)項(xiàng)目周期為8個(gè)月，其中試運(yùn)行時(shí)間為3個(gè)月。

2 制定實(shí)施策略

北京GJ局信息化項(xiàng)目涉及面廣、工作量大、工期緊，在這種情況下，項(xiàng)目組制定了“統(tǒng)一規(guī)劃、同步啟動(dòng)、共同推進(jìn)、動(dòng)態(tài)管理”的項(xiàng)目實(shí)施策略。

圖1 項(xiàng)目實(shí)施過程

基于信息化項(xiàng)目管理的重點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)[3]，在制定上述項(xiàng)目實(shí)施策略的同時(shí)，遵守了以下原則：

(1)基于項(xiàng)目當(dāng)前實(shí)際情況。

(2)有利于項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，有利于降低項(xiàng)目成本，提高項(xiàng)目質(zhì)量，并要滿足項(xiàng)目進(jìn)度目標(biāo)的要求。

(3)具備可行性和可操作性。

2.1 統(tǒng)一規(guī)劃

由于信息化項(xiàng)目涉及面比較廣泛，同時(shí)信息化項(xiàng)目是智力和技術(shù)密集型的項(xiàng)目，為了確保能夠發(fā)揮其整體效益，項(xiàng)目組制定了“統(tǒng)一規(guī)劃”的實(shí)施策略，要求各級部門、機(jī)構(gòu)必須在統(tǒng)一規(guī)劃之下，統(tǒng)一規(guī)范，共同建設(shè)和推進(jìn)。

2.2 同步啟動(dòng)

由于項(xiàng)目規(guī)模大、模塊多、開發(fā)工作量大，同時(shí)要求的工期又比較緊張。為確保項(xiàng)目能夠在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按質(zhì)保量完成，項(xiàng)目組采取了“同步啟動(dòng)”的實(shí)施策略，各個(gè)模塊的開發(fā)和實(shí)施工作同步啟動(dòng)，并盡量將順行工作并行處理，以縮短項(xiàng)目的實(shí)施周期。

2.3 共同推進(jìn)

在項(xiàng)目推進(jìn)的過程當(dāng)中，項(xiàng)目組盡量充分利用資源。該項(xiàng)目組下面分為三個(gè)小組：需求分析小組、開發(fā)小組、實(shí)施小組。這三個(gè)小組的工作貫穿項(xiàng)目的始末，三個(gè)小組齊心協(xié)力，共同推動(dòng)項(xiàng)目的進(jìn)展。

2.4 動(dòng)態(tài)管理

實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程[4]。動(dòng)態(tài)管理機(jī)制的建立有利于更好地對信息系統(tǒng)等科技類項(xiàng)目的監(jiān)督和管理[5]。在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中，項(xiàng)目組運(yùn)用動(dòng)態(tài)控制原理并采用PDCA方法進(jìn)行項(xiàng)目目標(biāo)控制。

(1)計(jì)劃編制和審批。項(xiàng)目組和客戶方共同制訂并審批項(xiàng)目的總體計(jì)劃以及各階段的工作計(jì)劃。

(2)項(xiàng)目執(zhí)行。嚴(yán)格按照預(yù)定的計(jì)劃執(zhí)行。

(3)進(jìn)度檢查。定期或不定期通過會(huì)議、周報(bào)等方式檢查項(xiàng)目的執(zhí)行情況，并重點(diǎn)加強(qiáng)對各階段里程碑的進(jìn)度檢查。

(4)變更控制。當(dāng)執(zhí)行過程中出現(xiàn)偏差，就及時(shí)找出問題的原因，并提出彌補(bǔ)措施。如果有必要對計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，則及時(shí)修改計(jì)劃并和客戶進(jìn)行確認(rèn)。

3 策略的調(diào)整

信息化項(xiàng)目具有一次性、創(chuàng)新性、獨(dú)特性以及漸進(jìn)明細(xì)性等特性，同時(shí)，信息化項(xiàng)目過程中所涉及的內(nèi)部以及外部的關(guān)系與變數(shù)也較為復(fù)雜[6]。因此，在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中存在諸多不確定性因素和風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)。但隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，這些風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)逐步被識別出來。在新的風(fēng)險(xiǎn)被識別出來以后，項(xiàng)目組對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了定量和定性分析，采取了相應(yīng)的應(yīng)對措施。

信息化項(xiàng)目管理的過程是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，需要在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中對項(xiàng)目的執(zhí)行情況進(jìn)行定期或不定期的檢查。如發(fā)現(xiàn)執(zhí)行情況和預(yù)定的計(jì)劃不相符合，就找出發(fā)生偏差的原因，采取必要的行動(dòng)來糾正偏差；如果有必要，還要調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃。

無論是對新識別的風(fēng)險(xiǎn)采取相應(yīng)的應(yīng)對措施，還是對項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，都可能和預(yù)定的實(shí)施策略相關(guān)聯(lián)，從而都需要對當(dāng)前采取的實(shí)施策略進(jìn)行調(diào)整。

在該項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，項(xiàng)目組了解的項(xiàng)目情況是客戶方對每個(gè)模塊都有專門的人員負(fù)責(zé)需求。再結(jié)合項(xiàng)目“實(shí)施周期短、開發(fā)模塊多”的情況，項(xiàng)目組制定了“統(tǒng)一規(guī)劃、同步啟動(dòng)、共同推進(jìn)、動(dòng)態(tài)管理”的實(shí)施策略，以最大限度縮短項(xiàng)目的實(shí)施周期。

但隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，在需求進(jìn)展到兩周時(shí)，項(xiàng)目組對項(xiàng)目的整體進(jìn)展情況進(jìn)行了檢查，并通過掙值法[7]對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行了分析，發(fā)現(xiàn)進(jìn)度績效指數(shù)(SPI)和成本績效指數(shù)(CPI)都小于1，從而判斷項(xiàng)目出現(xiàn)了成本超支和進(jìn)度拖延。

為此，項(xiàng)目組馬上召開了內(nèi)部會(huì)議，討論出現(xiàn)進(jìn)度延遲的原因。針對此問題，項(xiàng)目組成員發(fā)表了各自的意見。經(jīng)過認(rèn)真分析，項(xiàng)目組認(rèn)為進(jìn)度延遲的原因發(fā)生在客戶方需求負(fù)責(zé)人的身上。客戶方實(shí)際需求負(fù)責(zé)人數(shù)量和原來了解到的5人情況不符，實(shí)際只有兩個(gè)人，而且這兩個(gè)人平時(shí)工作都比較忙，加上年底事情又比平時(shí)多很多，造成了項(xiàng)目進(jìn)度的拖延。同時(shí)也造成了項(xiàng)目組人員上的浪費(fèi)，即①存在等待對方確認(rèn)的空閑時(shí)間；②項(xiàng)目組的需求分析人員相對過剩。

經(jīng)過進(jìn)一步和客戶溝通后，確認(rèn)客戶無法增加需求人員，也無法保證現(xiàn)有人員能夠全力支持該項(xiàng)目。這將造成后續(xù)的需求確認(rèn)過程還會(huì)拖慢項(xiàng)目，而且還會(huì)存在不確定性因素。因此，必須對原來的計(jì)劃和實(shí)施策略進(jìn)行調(diào)整，否則將產(chǎn)生以下問題：①項(xiàng)目整體進(jìn)度拖延；②人員過度浪費(fèi)，造成項(xiàng)目成本增加。

基于此，項(xiàng)目組立即向客戶方提交了項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告，其中，包括后續(xù)的實(shí)施策略以及項(xiàng)目進(jìn)度變更的建議，建議將“同步啟動(dòng)”的實(shí)施策略變更為“分步進(jìn)行”的實(shí)施策略。然后，雙方共同召開會(huì)議討論并確認(rèn)變更后的實(shí)施策略以及進(jìn)度計(jì)劃。項(xiàng)目組根據(jù)變更后的進(jìn)度計(jì)劃以及實(shí)施策略對項(xiàng)目組的人員結(jié)構(gòu)和工作內(nèi)容進(jìn)行了調(diào)整：減少了需求調(diào)研分析人員，增加了開發(fā)實(shí)施人員；沒有進(jìn)行需求確認(rèn)的子系統(tǒng)和模塊繼續(xù)進(jìn)行溝通和確認(rèn)，已經(jīng)進(jìn)行了需求確認(rèn)的子系統(tǒng)和模塊則立即進(jìn)行開發(fā)。

實(shí)施策略的及時(shí)調(diào)整避免了人員的浪費(fèi)，同時(shí)，根據(jù)實(shí)施策略的調(diào)整，提出了項(xiàng)目進(jìn)度的變更，為項(xiàng)目的成功實(shí)施爭取了必要的時(shí)間。

4 結(jié)語

好的實(shí)施策略有利于項(xiàng)目的成功交付，同時(shí)，在項(xiàng)目實(shí)施過程中還要及時(shí)調(diào)整實(shí)施策略，以適應(yīng)不斷變化的項(xiàng)目情況。

在北京GJ局信息化項(xiàng)目的實(shí)施過程中，首先，根據(jù)項(xiàng)目情況合理地制定項(xiàng)目的實(shí)施策略，并按照制定的策略執(zhí)行；其次，在實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)和預(yù)計(jì)情況不相符合時(shí)，及時(shí)對實(shí)施策略進(jìn)行調(diào)整，保證了項(xiàng)目的成功交付，節(jié)省了成本，提高了效率。

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2016-05-09