加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點建議

林芳

摘 要：社會經(jīng)濟發(fā)展促進市場經(jīng)濟體制的完善，國家政府不斷出臺與事業(yè)單位改革相關的法律法規(guī)，并對現(xiàn)有的事業(yè)單位管理制度進行改革，這些變化給事業(yè)單位管理帶來嚴重的影響。基于此種形勢，筆者重要闡述事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題，并給出相應的完善措施，以促進事業(yè)單位人事檔案管理改革的順利進行，促進事業(yè)單位社會功能的發(fā)揮。

關鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；完善措施

社會經(jīng)濟發(fā)展促進事業(yè)單位人事檔案管理模式的進步完善，大多數(shù)事業(yè)單位在發(fā)揮職能上并不是很理想，造成這種情況出現(xiàn)的原因并不是本身功能的缺失，而是事業(yè)單位沒有隨著社會環(huán)境變化進行結構和功能的調整，造成事業(yè)單位不能適應市場經(jīng)濟的發(fā)展需求。在這種形勢下事業(yè)單位如果堅持舊有模式不改變，就會造成其正常功能發(fā)揮受限，進而阻礙社會的發(fā)展?；诖?，本文中分析新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理問題及相應改革措施。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的作用

事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)揮著重要作用，幫助事業(yè)單位發(fā)揮自身職能，這主要表現(xiàn)在兩點。

（一）優(yōu)化內部人力資源結構

事業(yè)單位人事檔案中有每一位工作人員的詳細信息及履歷，包括學歷、工作經(jīng)驗及獎懲等具體情況，事業(yè)單位管理中對人員進行績效考核時根據(jù)人事檔案就可以進行，確?？冃Э己诉^程有理有據(jù)，相關過程公平公開；除此之外還可以提供依據(jù)給內部人員的升遷調離，比如可以依據(jù)戶籍將人員調整到其家附近工作，方便其工作及生活。還可以依據(jù)人事檔案中關于個人工作獎懲情況決定其升遷與否，也可以及時清理工作不積極的人員。所以說事業(yè)單位強化人事檔案管理有助于優(yōu)化內部人力資源結構。

（二）強化單位內控制度建設

單位內部控制建設涵蓋眾多的內容：財務管理、各項工作安排以及人員管理等，確保事業(yè)單位社會職能及作用的發(fā)揮，進而促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。這所有一切都離不開人事檔案的管理。強化事業(yè)單位人事檔案管理工作，可以促進其他方案的管理，確保檔案管理工作的順利進行。做好人事檔案管理工作，可以安排及管理相關人員的工作，最終實現(xiàn)提高人員工作積極性提高工作效率的目的；事業(yè)單位內部控制建設與人事檔案管理緊密相連，因此實際中事業(yè)單位有必要強化人事檔案管理，確保事業(yè)單位改革的順利進行。

二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀分析

目前事業(yè)單位人事檔案管理工作并不是很理想，其中存在著諸多的問題，這些問題的存在不但影響檔案管理工作的順利進行，還會影響事業(yè)單位職能的發(fā)揮。

（一）不重視檔案的管理工作

目前事業(yè)單位人事檔案管理工作中普遍存在的一個嚴重問題就是對其重視度不高，這在實際中主要表現(xiàn)在兩個方面：一方面人事檔案管理人員對自身工作認識度不高，簡單的認為人事檔案管理就是對人事檔案進行裝訂保管等事務性工作，主要不出現(xiàn)檔案丟失、泄密、錯亂等情況，可以將相關資料提供給檔案使用者就可以了，工作本身沒有什么大的價值，因此工作中存在輕視心理，工作積極性不高；另一方面人事檔案工作人員及相關設備存在問題，部分工作人員專業(yè)水準較低，加上相關設備不是很完善，影響檔案信息化建設的展開，最終影響檔案管理工作的效率，對事業(yè)單位功能發(fā)揮產(chǎn)生一定的掣肘。

（二）檔案管理制度不是很完善

人事檔案管理工作順利展開的前提就是有配套的制度規(guī)范，但是結合事業(yè)單位實際情況來看，部分事業(yè)單位人事檔案管理制度并不是很完善，在實際中制度并沒有落實下去，造成實際中出現(xiàn)一人多職的情況；部分單位只有檔案查閱制度，并沒有制定相應的管理規(guī)范；還有部分單位缺乏完善的監(jiān)督監(jiān)管機制，影響人事檔案管理工作的實施效果。

（三）檔案管理信息化程度不高

社會經(jīng)濟發(fā)展促進信息化技術水平的提高，事業(yè)單位人事檔案管理工作中正在不斷推廣及深化信息化技術水平，進而影響到檔案管理效率。但結合實際情況來看，目前很多事業(yè)單位檔案管理工作信息化水平不是很高，電腦很多時候僅僅用于打印檔案目錄，并沒有實現(xiàn)檔案管理電子化，也沒有網(wǎng)上查詢及檢索功能。這種情況造成人力資源的浪費，加大人為錯誤出現(xiàn)的概率，影響檔案管理工作效率。

三、事業(yè)單位人事檔案管理工作的強化措施

通過上文分析可以發(fā)現(xiàn)檔案管理工作的重要性，因此有必要采取措施做好檔案管理工作，這也是事業(yè)單位目前亟需解決的現(xiàn)實問題之一。這里筆者結合實際工作經(jīng)驗分析提高檔案管理的措施。

（一）提高相關領導的專業(yè)水平

社會經(jīng)濟發(fā)展促進人事檔案管理模式的改革，原有的管理模式已經(jīng)不能適應新的要求。作為事業(yè)單位檔案管理部門的直屬及分管領導，也要根據(jù)形勢及具體要求更新檔案管理知識，確保自己掌握最先進的檔案管理理念，保證檔案管理工作的順利進行。結合事業(yè)單位的實際情況，可以對主管及分管財務的領導進行相關法律、法規(guī)的培訓教育及新時期政策、檔案知識、內控制度等進行培訓，提高其檔案管理專業(yè)水平，促進管理效率的提高。

（二）強化相關工作人員綜合素質

人事檔案管理工作對相關人員有著較高的技術要求，所以事業(yè)單位應該不斷引入高技術人才，同時提高薪酬待遇；強化內部人員的培訓教育工作，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。社會經(jīng)濟發(fā)展促進管理模式的改革，原有的管理模式已經(jīng)不能適應新的要求。其次，要通過請進來，走出去的方法不斷的引進復合型的人才，優(yōu)化檔案管理的人才隊伍；此外，要善于向其他先進的單位學習和借鑒，取其精華去其糟粕，完善既有的擋案管理體系。

（三）做好檔案管理的信息化建設

加大信息技術的投入和使用的力度對于事業(yè)單位檔案管理工作效率的提高和質量的提高都有著一定的促進作用，所以一方面要積極引進計算機輔助系統(tǒng)，例如DA、ERP、人事檔案管理系統(tǒng)等；另一方面，要做好設備的維護和系統(tǒng)的更新工作；此外，要加大對人事檔案管理人員計算機技術的培訓力度，使其能夠熟練的操作和掌握計算機技能，對于小的故障能夠自行維護。

（四）提高人事檔案管理重視程度

想要提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率，就需要提高對其重視程度。實際中可以通過宣傳檔案管理工作的價值及重要性，提高相關工作人員內心對檔案管理工作的重視程度及支持力度；事業(yè)單位要適當增加檔案管理的資金強度，確保檔案管理工作中可以適當引進先進技術裝備，提高方案管理工作效率；除此之外，事業(yè)單位還需要做好制度及獎懲機制的建設，讓檔案管理工作可以有法可依，提高工作人員工作熱情及積極性，最終穩(wěn)步提高事業(yè)單位管理工作的績效。

四、結束語

隨著市場經(jīng)濟體制改革的深入以及經(jīng)濟水平的提升，事業(yè)單位人事檔案管理具有新的發(fā)展特點。但在任何情況下做好檔案管理都是很有必要的。為確保復雜環(huán)境中事業(yè)單位應有功能的發(fā)揮，給社會及廣大民眾提供更好的服務，就需要及時調整人事檔案管理策略。所以實際中，國家需要加大事業(yè)單位人事檔案管理工作的改革力度，聽取專業(yè)人士的具體意見，徹底發(fā)揮事業(yè)單位給社會與民眾服務的作用及效能，推進社會主義現(xiàn)代化進程，實現(xiàn)社會主義和諧社會建設目標。

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