圖書(shū)館電子業(yè)務(wù)文檔長(zhǎng)期保存方案研究

關(guān)鍵詞：電子文檔；在線保存；離線保存

摘要：文章首先對(duì)圖書(shū)館電子文件進(jìn)行界定 確認(rèn)電子文件的保存范圍 然后分析了電子文件保存系統(tǒng)應(yīng)該具備的功能 最后對(duì)電子文件保存方式進(jìn)行對(duì)比分析 并指出電子文件長(zhǎng)期保存的發(fā)展方向。

中圖分類(lèi)號(hào)：G251文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-1588（2016）05-0098-03

信息化社會(huì)發(fā)展到現(xiàn)在 圖書(shū)館業(yè)務(wù)文檔也由原來(lái)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔 并且很多都涉及業(yè)務(wù)流程、圖書(shū)編目、圖書(shū)數(shù)據(jù)、圖書(shū)館規(guī)章制度、學(xué)生信息等 這些文檔對(duì)圖書(shū)館業(yè)務(wù)的開(kāi)展以及未來(lái)的發(fā)展方向都有一定的智力支持 所以電子業(yè)務(wù)文檔也應(yīng)該進(jìn)行長(zhǎng)期保存。往常的紙質(zhì)文件長(zhǎng)期保存方案是進(jìn)行歸檔移交 電子文件保存還沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)定 但是隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)產(chǎn)生的文檔的增加和計(jì)算機(jī)管理軟件的成熟 給電子文件進(jìn)行長(zhǎng)期保存提供了可能。因此 電子文件的保存問(wèn)題已經(jīng)成為圖書(shū)館需要解決的一個(gè)問(wèn)題。

1圖書(shū)館需要保存的電子文件

1.1圖書(shū)館電子業(yè)務(wù)文檔的界定

電子文檔是生產(chǎn)、生活中產(chǎn)生的記錄人們活動(dòng)的數(shù)據(jù)和文檔 這些數(shù)據(jù)和文檔對(duì)以后的生產(chǎn)和生活有一定的指導(dǎo)意義 需要及時(shí)提交到相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行長(zhǎng)期保存。其中兩種電子文檔不需要?dú)w檔：①紙質(zhì)文件的電子版本。②用于起草紙質(zhì)文件的電子版。這兩類(lèi)電子文檔主要是與紙質(zhì)文檔共存的文檔 且是紙質(zhì)文檔的復(fù)制品 所以不需要長(zhǎng)期保存 也不需要向相關(guān)部門(mén)移交。

1.2電子業(yè)務(wù)文檔的類(lèi)型

圖書(shū)館產(chǎn)生的電子文件的種類(lèi)有很多 但是目前規(guī)定的電子文件的數(shù)據(jù)類(lèi)型和歸檔格式主要有以下幾種：①文本文件。主要是指文字處理軟件生成的 記載文字、數(shù)字、符號(hào)、公式等字符信息的文件[1] 常見(jiàn)的有TXT、DOC、WPS等格式。②數(shù)據(jù)庫(kù)文件。主要是通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等軟件產(chǎn)生的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)格式 如DAT、SQL等格式。③圖像文件。主要指采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、手機(jī)、制圖軟件等設(shè)備或軟件拍攝或生成的靜態(tài)圖像文件 如JPG、PDF等格式的文件。④圖形文件。主要是計(jì)算機(jī)制圖軟件和輔助設(shè)計(jì)軟件形成的圖形檔案[2] 主要是位圖文件和矢量圖文件。⑤視頻文件。主要是指由數(shù)碼攝像機(jī)、手機(jī)、平板電腦等攝像設(shè)備或具有攝像功能的電子設(shè)備拍攝或采集生成的文件 或者經(jīng)過(guò)視頻軟件剪輯生成的文件。如RMVB、MP4等格式的文件。⑥音頻文件。主要是數(shù)字錄音設(shè)備、手機(jī)、平板、錄音筆等記錄聲音的電子設(shè)備記錄聲音而產(chǎn)生的文件[3] 如MP3、WMA等格式的文件。

2電子業(yè)務(wù)文件保存系統(tǒng)功能分析

建立電子文檔保存系統(tǒng)的目的是為了保證符合長(zhǎng)期保存要求的圖書(shū)館電子文件能順利地進(jìn)行整理、標(biāo)引、入庫(kù) 方便日后的使用。

2.1電子業(yè)務(wù)文檔的備份功能

文檔的唯一稀缺性決定了其珍貴的社會(huì)價(jià)值 所以文檔資源的備份就顯得尤為重要。電子文件的備份主要有電子文件脫機(jī)備份、電子文件異質(zhì)備份、電子文件異地備份三種方案。

電子文件異質(zhì)備份就是將重要的電子文件選用其他介質(zhì)進(jìn)行備份 一般是選擇打印或者縮微的方式進(jìn)行異質(zhì)備份。異質(zhì)備份是有選擇地進(jìn)行 并不是全部數(shù)字文檔都需要異質(zhì)備份。考慮到成本因素 筆者認(rèn)為縮微技術(shù)成本較低 因此 電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)該具有數(shù)字格式到縮微格式轉(zhuǎn)換的程序接口 方便進(jìn)行異質(zhì)備份。

電子文件的異地備份就是定期或者實(shí)時(shí)將電子文檔資源備份到異地計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中 防止計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的崩潰造成資源的丟失和破壞。一般來(lái)說(shuō) 異地備份有兩種手段：一是在乙地做鏡像 最好是地理位置比較遠(yuǎn)的鏡像 比如與兄弟院校圖書(shū)館進(jìn)行合作 互相進(jìn)行異地備份；二是專(zhuān)門(mén)的數(shù)字資源災(zāi)備中心 進(jìn)行集中備份可以有效地防止數(shù)字文檔資源的丟失。這就要求數(shù)字文檔保存系統(tǒng)具有異地備份的接口 最好是能進(jìn)行實(shí)時(shí)備份 設(shè)定每天定點(diǎn)備份或者關(guān)機(jī)前自動(dòng)備份 采用數(shù)據(jù)庫(kù)差額備份的方式 將每次備份需要覆蓋的部分顯示給工作人員進(jìn)行確認(rèn)。這種方案適合公共圖書(shū)館 高校圖書(shū)館屬于學(xué)校的二級(jí)機(jī)構(gòu) 應(yīng)積極和校方申請(qǐng) 加入到學(xué)校的數(shù)字檔案?jìng)浞萦?jì)劃中。

電子文檔的脫機(jī)備份就是將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的電子文檔備份到移送設(shè)備中 這種備份方式成本比較低 也方便 但是會(huì)增加工作人員的工作量。一般來(lái)說(shuō) 脫機(jī)備份是將電子資源備份到移動(dòng)硬盤(pán)或磁盤(pán)中 采用的備份方式是差額備份 并不進(jìn)行覆蓋 生成日志備份或者全額備份 備份文件為當(dāng)天日期。全額備份一般是半個(gè)月或者一個(gè)月進(jìn)行一次 日志備份每天都要進(jìn)行 這樣有利于減輕工作人員負(fù)擔(dān) 同時(shí)也保證數(shù)據(jù)的安全。備份的保留周期一般是2年的時(shí)間 這要求數(shù)字文件歸檔系統(tǒng)需要建設(shè)脫機(jī)備份功能 方便檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)備份工作。

2.2電子文檔的保管功能需求

電子文檔是保存在磁介質(zhì)上的 在整個(gè)電子資源的保管環(huán)境上應(yīng)該具備防塵、防磁、防電、防機(jī)械震動(dòng)、防水、防火、防高溫、防光、防霉變的功能。除了這些環(huán)境上的要求外 還需要具備電子文檔的檢測(cè)、存貯、遷移、備份、恢復(fù)、安全保護(hù)、利用、銷(xiāo)毀功能 完善保管環(huán)境 維護(hù)電子文檔的真實(shí)、完整和安全。具體要求如下：①保證數(shù)據(jù)長(zhǎng)期可讀性 所有的設(shè)備、軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)等軟硬件設(shè)施應(yīng)該性能優(yōu)良、運(yùn)行穩(wěn)定。②電子文檔數(shù)據(jù)發(fā)生損毀時(shí)能及時(shí)地進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。③密級(jí)較高的文檔資源必須配備高級(jí)保密防護(hù)設(shè)施 如高端防火墻、殺毒軟件或復(fù)雜認(rèn)證體系。信息系統(tǒng)應(yīng)與其他信息系統(tǒng)進(jìn)行物理隔離或者執(zhí)行信息安全與保密管理制度。④電子文檔的遷移和仿真。隨著技術(shù)和管理的進(jìn)步與發(fā)展 系統(tǒng)應(yīng)該具備數(shù)據(jù)遷移和仿真功能 具有保證不同信息格式之間、不同信息系統(tǒng)平臺(tái)之間的轉(zhuǎn)換[4]。由于信息技術(shù)的發(fā)展 圖書(shū)館的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)一定會(huì)更新?lián)Q代 或者換為其他品牌的管理系統(tǒng) 或者是版本上的更新 這樣的更新都會(huì)有文檔格式的轉(zhuǎn)換甚至是數(shù)據(jù)庫(kù)的轉(zhuǎn)換 這就要求電子文檔管理系統(tǒng)能夠進(jìn)行電子文件的遷移和仿真 保證電子文檔的閱讀訪問(wèn)功能。

郭梅娜：圖書(shū)館電子業(yè)務(wù)文檔長(zhǎng)期保存方案研究2.3建立電子文檔的歸檔制度

在電子文檔歸檔的過(guò)程中 一定要保證文檔內(nèi)容的完整性 避免出現(xiàn)載體破損的情況。在電子文檔歸檔過(guò)程中 存在版本形式多樣、有些文件不符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)等情況 這就對(duì)電子文件歸檔帶來(lái)了一定的難度。這要求電子檔案長(zhǎng)期保存系統(tǒng)能夠兼容業(yè)務(wù)部門(mén)形成的各種不同格式的數(shù)字資源 能順利歸檔并進(jìn)行利用。這就需要在電子文件管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間構(gòu)建一個(gè)包容性極大的接口 通過(guò)接口可以實(shí)現(xiàn)電子文獻(xiàn)的規(guī)范化 可以檢驗(yàn)其各個(gè)字段是不是完整 同時(shí)能在不改變其形式和元數(shù)據(jù)的情況下進(jìn)行歸檔。

傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理工作已經(jīng)成熟 圖書(shū)館都有完整的人員結(jié)構(gòu) 同樣電子文檔也需要形成專(zhuān)業(yè)的人員隊(duì)伍 需要計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)相結(jié)合的人才 通過(guò)協(xié)作或者融合、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn) 將計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案保存技術(shù)相結(jié)合。電子文件的歸檔比紙質(zhì)文件歸檔更復(fù)雜 文件的歸檔必須要有制度制約 并對(duì)工作人員定期考核 將電子文檔歸檔工作寫(xiě)入單位立卷歸檔制度[5]。

3電子文件的歸檔方式

電子文件的保存方式有邏輯歸檔和物理歸檔兩種 兩者的實(shí)際差別是看電子文件的實(shí)體是否轉(zhuǎn)移到文檔管理部門(mén) 因此在管理實(shí)質(zhì)和管理效果上是不一樣的。

3.1電子文件的邏輯歸檔

邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行 不改變文件的存貯位置和方式[6] 利用通信協(xié)議將電子文件移交到文檔管理部門(mén)。這種方式就是將電子文件繼續(xù)保存在業(yè)務(wù)端 通過(guò)權(quán)限設(shè)置 賦予電子文檔長(zhǎng)期保存部門(mén)的管理權(quán) 這樣做在技術(shù)和管理上都不可行 也沒(méi)有必要。

從技術(shù)上講：①業(yè)務(wù)部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)一般不具備長(zhǎng)期保存和標(biāo)引電子文檔的功能 不能滿(mǎn)足文檔長(zhǎng)期管理的需要。②業(yè)務(wù)部門(mén)的主要工作是處理業(yè)務(wù) 對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的要求是高效率和低冗余 這與電子文檔信息資源長(zhǎng)期保存與有效利用相違背 必然會(huì)出現(xiàn)難以權(quán)衡的現(xiàn)象。③資源的集中管理能夠提高電子文檔資源的共享性 避免分散管理帶來(lái)的通訊麻煩以及各個(gè)部門(mén)的審批程序。

從管理上講：①管理容易出現(xiàn)混亂 文檔資源的管理應(yīng)該歸屬文檔部門(mén) 如果資源存放在業(yè)務(wù)部門(mén)的話 業(yè)務(wù)部門(mén)的實(shí)際權(quán)限會(huì)大于或優(yōu)先于檔案部門(mén)。②邏輯歸檔中檔案部門(mén)對(duì)數(shù)字資源的管理是業(yè)務(wù)部門(mén)賦予的 這樣檔案部門(mén)對(duì)檔案資源的管理還會(huì)受到業(yè)務(wù)部門(mén)的制約 文檔管理部門(mén)會(huì)缺乏資源管理的完整性和獨(dú)立性 不利于工作的開(kāi)展。③責(zé)任主體出現(xiàn)混亂 在邏輯歸檔中兩個(gè)部門(mén)都對(duì)電子文檔具有管理權(quán) 一旦電子文檔遭到修改、刪除、丟失、存儲(chǔ)位置的變更等 責(zé)任歸屬難以界定。

3.2電子文件的物理歸檔

電子資源的物理歸檔是指計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸?shù)轿臋n管理部門(mén)或脫機(jī)拷貝移交到電子文檔長(zhǎng)期保存服務(wù)器的歸檔方式[7] 這種歸檔模式可以真正實(shí)現(xiàn)電子文檔的權(quán)限移交。

電子文件的歸檔保存方式主要有在線歸檔和離線歸檔兩種：①在線歸檔。主要是指在計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境下 通過(guò)系統(tǒng)傳輸將電子文件移交給電子文檔管理部門(mén)或者個(gè)人 實(shí)現(xiàn)數(shù)字文件的歸檔。②離線歸檔。指將電子文件用郵件或者移動(dòng)硬盤(pán)拷貝到電子文件管理部門(mén)進(jìn)行移交。二者的歸檔實(shí)質(zhì)是一樣的 只是歸檔的時(shí)間和歸檔的途徑不同[8]。

電子文件長(zhǎng)期保存的發(fā)展趨勢(shì)主要有：①在線歸檔為主 離線歸檔為輔。電子文件具有易更改性、不穩(wěn)定性的特點(diǎn) 長(zhǎng)期滯留在業(yè)務(wù)系統(tǒng)里容易造成信息的丟失 增加文檔管理部門(mén)有序接受資源的難度。實(shí)時(shí)歸檔后并不影響業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)數(shù)字文檔資源的使用 并且實(shí)時(shí)歸檔的技術(shù)也容易實(shí)現(xiàn)。②“雙套制”向“單套制”過(guò)度。雙套制即電子文件長(zhǎng)期保存時(shí)需要附加一份打印文件 這是認(rèn)為電子文件不穩(wěn)定、不可靠的表現(xiàn) 其實(shí)電子文件的打印版并不能完全反映出電子文件的全部?jī)?nèi)容 如元數(shù)據(jù)、版本信息、文件格式等。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的完善 文檔管理部門(mén)對(duì)虛擬技術(shù)的依賴(lài)程度會(huì)逐漸加深 現(xiàn)在的雙套制也會(huì)逐漸向單套制轉(zhuǎn)換。

電子業(yè)務(wù)文檔作為新產(chǎn)生的一種業(yè)務(wù)文件存在方式 其長(zhǎng)期保存技術(shù)、手段、策略和方案等逐漸引起大家的關(guān)注 其形成過(guò)程中計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠全程監(jiān)控、記錄 減少了人為的干擾。同時(shí) 電子文件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的依賴(lài)性也增加了電子文檔資源使用的難度 只有從技術(shù)、管理、人員各個(gè)方面都進(jìn)行業(yè)務(wù)的革新 才能更好地利用數(shù)字文檔資源 實(shí)現(xiàn)數(shù)字文件的完整而有效的歸檔 更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展 有效地實(shí)現(xiàn)電子業(yè)務(wù)文檔資源的社會(huì)價(jià)值。

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（編校：崔萌）