提升醫(yī)院檔案管理工作效能策略研究

文/徐 敏

醫(yī)院檔案管理具有非常重要的作用，主要是針對(duì)醫(yī)院的病人病例、人事安排信息和日常行政公文等內(nèi)容的收集、整理、保管和利用。高質(zhì)量的醫(yī)院檔案管理有助于檔案的二次開發(fā)和利用，為醫(yī)院的其他工作提供系統(tǒng)的信息支撐，促進(jìn)醫(yī)療護(hù)理工作發(fā)展。提升醫(yī)院檔案管理工作效能是醫(yī)院適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展，改革工作模式和剔除檔案管理弊端，滿足高效率辦公的需要。研究醫(yī)院檔案管理工作效能很有意義。

1 醫(yī)院檔案管理工作效能提升的意義

1.1 促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療水平提升和建設(shè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要

醫(yī)院檔案管理工作從某種層面而言雖然發(fā)揮的是后勤保障方面的功效，但也是醫(yī)院醫(yī)療護(hù)理水平的重要基礎(chǔ)之一。醫(yī)務(wù)檔案管理是否完善，是否具備較強(qiáng)的存儲(chǔ)、利用的便利性等特征，從不同的側(cè)面反映了醫(yī)院的建設(shè)水平和發(fā)展現(xiàn)狀。尤其是涉及醫(yī)院醫(yī)療糾紛案件相關(guān)檔案的有效整理，具有開發(fā)和利用的價(jià)值，為醫(yī)院處理類似事件或規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)提供決策的依據(jù)，也是醫(yī)院適應(yīng)復(fù)雜社會(huì)環(huán)境變化而不斷與時(shí)俱進(jìn)的需要。此外，醫(yī)院部分檔案涉及醫(yī)患的重要隱私，從某種意義而言具有一定的法律效用。因此，從法制層面上，加強(qiáng)檔案安全工作，保護(hù)個(gè)人隱私。

1.2 有利于推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的“品牌化”建設(shè)

優(yōu)質(zhì)醫(yī)院管理的指標(biāo)多元化，其中醫(yī)務(wù)檔案管理是其重要指標(biāo)之一，也是制約醫(yī)院服務(wù)水平和影響力的重要因素。應(yīng)進(jìn)行醫(yī)院檔案管理規(guī)范化流程革新，提升院里對(duì)檔案管理的重視程度，強(qiáng)化醫(yī)務(wù)檔案的制度建設(shè)等舉措，有益于促進(jìn)檔案的二次開發(fā)和利用，助力醫(yī)院的發(fā)展，提升醫(yī)院檔案管理工作效能。而這些舉措強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作，有助于更好地保存和整理醫(yī)院檔案，更有益于探索出新的醫(yī)院檔案管理工作的方法，打造“品牌化”的檔案管理模式，形成標(biāo)桿樣板，起到示范效應(yīng)。

1.3 有利于推進(jìn)節(jié)約型醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展

醫(yī)院檔案管理紙質(zhì)文件和檔案占比較大，這些文件歸檔后占據(jù)大量的空間。且醫(yī)務(wù)檔案保存時(shí)間多為30年甚至以上，其中一些比較重要的檔案永久保管。為了更好地保存檔案，醫(yī)院需要投入一定的經(jīng)費(fèi)購(gòu)置設(shè)備。無(wú)紙化辦公推行乃至信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，大量節(jié)約了紙張等傳統(tǒng)的信息載體，比如電子病歷的廣泛推行，每年節(jié)約的影像資料費(fèi)是不可估量的。同時(shí)醫(yī)院采用網(wǎng)絡(luò)化辦公后，各不同部門科室可以結(jié)合每個(gè)部門的實(shí)際情況，按照所在部門的特點(diǎn)編排和存儲(chǔ)檔案，在提升存儲(chǔ)效率的同時(shí)，也為醫(yī)院的信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ)，更有利于建設(shè)節(jié)約型醫(yī)院。

2 醫(yī)院檔案管理工作的主要特點(diǎn)

2.1 檔案門類多元，內(nèi)容繁雜

醫(yī)院檔案一般由多個(gè)部類構(gòu)成。一是業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)的指導(dǎo)性檔案。醫(yī)院的不同科室在檔案管理方面有著自身的特點(diǎn)，與普通的企事業(yè)單位或其它單位檔案管理有著較大的差異性。這種業(yè)務(wù)檔案因?yàn)椴∪说牟粩嘣龆?，積累多且不斷更新。醫(yī)院內(nèi)部有內(nèi)科、外科、五官科和多學(xué)科門診以及護(hù)理和急診等多個(gè)科室，每個(gè)科室又能二次細(xì)分。因此所涉及的業(yè)務(wù)類檔案種類多元。二是存在一定的醫(yī)療糾紛的相關(guān)檔案。從社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀看，人們對(duì)于醫(yī)療的認(rèn)識(shí)水平各有差異，針對(duì)患者的介入治療而言，受醫(yī)院的醫(yī)療水平和醫(yī)生的自身素質(zhì)等多方面的影響，會(huì)存在產(chǎn)生一些糾紛問(wèn)題，而這些都會(huì)形成記錄，歸入檔案。比如解決問(wèn)題的方案或者相關(guān)調(diào)查報(bào)告等，內(nèi)容繁多。三是職稱評(píng)審類檔案較多。每年醫(yī)院各科室人員都會(huì)進(jìn)行職稱的認(rèn)定和聘任及職務(wù)晉升，而這類人群的檔案記錄也不在少數(shù)，在醫(yī)院檔案中也占有一席之地。

2.2 檔案存儲(chǔ)模式多樣化

一是以傳統(tǒng)的手寫式紙質(zhì)版文檔。這種文檔涉及的種類多、內(nèi)容豐富，包括病人的病例、會(huì)議文件、行政命令以及人事等相關(guān)內(nèi)容，這也是醫(yī)院檔案內(nèi)容的重要組成部分。此外，還可能涉及一些醫(yī)院訂購(gòu)的相關(guān)醫(yī)學(xué)知識(shí)等方面的書籍和報(bào)刊資料。二是以錄制形式而存儲(chǔ)的聲音和映像檔案。這種資料往往是在重要的醫(yī)務(wù)辦公場(chǎng)所或者黨政會(huì)議以及醫(yī)學(xué)專家訪談、醫(yī)院重要事宜報(bào)道等場(chǎng)所進(jìn)行的錄像和攝像視頻材料，具有直觀性、真實(shí)性等特點(diǎn)，為后續(xù)的工作及醫(yī)學(xué)研究等提供材料支撐。三是以網(wǎng)絡(luò)媒介為載體而存在的網(wǎng)絡(luò)檔案。當(dāng)前社會(huì)網(wǎng)絡(luò)信息化的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)資料傳遞的便捷、高效，為醫(yī)院醫(yī)護(hù)工作者記錄信息和傳遞信息的重要選項(xiàng)，在網(wǎng)絡(luò)上開具的處方、醫(yī)院內(nèi)藥理學(xué)知識(shí)及重要事宜的報(bào)到和宣傳等。

2.3 檔案管理信息化和數(shù)據(jù)化

隨著科技的發(fā)展和信息化應(yīng)用的推廣，醫(yī)院檔案管理方式方法也逐漸與時(shí)俱進(jìn)。信息化的技術(shù)方法，既能有效地提升信息傳遞的速率，為醫(yī)治病人節(jié)約寶貴的時(shí)間，又減少了紙質(zhì)化辦公而帶來(lái)的病例丟失、損壞等不必要的麻煩。同時(shí)，對(duì)于病人而言時(shí)間就是生命，通過(guò)現(xiàn)代化信息傳遞手段應(yīng)用而爭(zhēng)取時(shí)間，就是在和“死神”賽跑。此外，大量的信息化和智能化辦公方式的應(yīng)用，也為醫(yī)院節(jié)約了大量的成本，減少不必要的勞動(dòng)力和經(jīng)費(fèi)耗損，提升了檔案管理的效率。

3 醫(yī)院檔案管理工作效能提升存在的問(wèn)題

3.1 醫(yī)務(wù)檔案管理人員安全責(zé)任意識(shí)不足，職業(yè)素質(zhì)有待增強(qiáng)

當(dāng)前部分醫(yī)院檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)有待提升，在認(rèn)知層面差異較大。部分醫(yī)院檔案管理員責(zé)任心不強(qiáng)，僅僅完成日常工作的存檔，對(duì)于如何提升檔案管理效率缺乏深入的思考，少數(shù)管理人員精神狀態(tài)較為散漫，工作缺乏熱情。同時(shí)，部分電子檔案存儲(chǔ)忽視了網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位，應(yīng)對(duì)木馬病毒等的應(yīng)急舉措較少，有的電子文檔只有唯一性，這都增加了文檔的安全隱患。此外，在檔案的轉(zhuǎn)借和借閱過(guò)程中較為隨意，沒(méi)有嚴(yán)格按照醫(yī)院的規(guī)章制度登記，為后續(xù)管理工作失誤埋下了隱患。此外，在醫(yī)院工作群體中存在一種潛意識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作不是一線，工作較為簡(jiǎn)單，就是檔案的整理和歸檔，純機(jī)械化式工作。部分醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)也存在這種認(rèn)識(shí)誤區(qū)，造成醫(yī)院檔案管理人員多為兼職，缺少專業(yè)技能尤其是信息化辦公水平不夠，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)。醫(yī)院為檔案管理人員提供的培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，這些都致使檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)堪憂，僅僅能維持日常的檔案管理工作，難以有新的發(fā)展。

3.2 醫(yī)務(wù)檔案管理制度建設(shè)滯后，檔案采集整理標(biāo)準(zhǔn)化有待提升

部分醫(yī)院檔案管理制度不健全，沒(méi)有嚴(yán)格按照國(guó)家對(duì)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的基本要求建立健全相應(yīng)的檔案管理制度。還有部分醫(yī)院雖然建立了檔案管理制度，但只為應(yīng)對(duì)上級(jí)主管部門的檢查，難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值。還有部分醫(yī)院直接照搬國(guó)家有關(guān)醫(yī)院檔案管理的相關(guān)規(guī)定當(dāng)作為自身的檔案管理制度，并沒(méi)立足實(shí)際優(yōu)化，所以部分制度難以滿足醫(yī)院運(yùn)行對(duì)檔案管理的需求。此外，醫(yī)院檔案的收集、整理和歸檔標(biāo)準(zhǔn)化不夠，檔案歸檔不及時(shí)，整理檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)參差不齊，歸檔標(biāo)準(zhǔn)不一，這些因素導(dǎo)致歸檔質(zhì)量不高、檔案查找利用耗時(shí)等問(wèn)題的存在。

3.3 信息技術(shù)應(yīng)用裝備配置不全，信息化應(yīng)用水平有待提升

部分醫(yī)院檔案管理仍然采取的是傳統(tǒng)的紙筆記錄的形式形成文本檔案并歸檔，沒(méi)有購(gòu)置先進(jìn)的信息化設(shè)備，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理辦公效率大打折扣。尤其是傳統(tǒng)的電腦錄入形式或者查閱檔案都耗費(fèi)大量的人力和物力，也影響了醫(yī)院在外界的整體評(píng)價(jià)。此外，因?yàn)槿鄙傩畔⒓夹g(shù)設(shè)備，醫(yī)院的整體信息化辦公水平低。有些檔案管理人員僅會(huì)一些計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作，辦公室自動(dòng)化及相關(guān)理論知識(shí)較為缺乏。有些醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)止步不前，沒(méi)有充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)或者人工智能等先進(jìn)的信息化工具服務(wù)于醫(yī)院檔案管理工作。這也凸顯出醫(yī)院檔案管理的信息化水平有待提升，醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展緩慢。

4 醫(yī)院辦公室檔案管理工作效能的提升策略

4.1 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

一是堅(jiān)守安全底線，提升檔案管理責(zé)任意識(shí)。醫(yī)院檔案涉及廣大患者的病理分析或者治療方法，包括黨政決策和人事方面的內(nèi)容，具有保密性和安全性的特點(diǎn)，于患者于醫(yī)院具有較大的利害關(guān)系。因此，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全保密教育，提升他們的安全意識(shí)，了解檔案安全保密法律法規(guī)及規(guī)章制度。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的督查，強(qiáng)化工作人員的責(zé)任意識(shí)，扭轉(zhuǎn)檔案管理工作機(jī)械化或無(wú)關(guān)緊要的錯(cuò)誤思想認(rèn)知，引導(dǎo)工作人員以更加飽滿的熱情去對(duì)待這份工作。加強(qiáng)檔案管理工作者的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，制定必要的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對(duì)舉措，協(xié)同網(wǎng)絡(luò)安全部門做好網(wǎng)絡(luò)管理及監(jiān)管，避免病毒等網(wǎng)絡(luò)因素對(duì)檔案信息造成損壞。

二是加強(qiáng)組織建設(shè)，提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)。目前醫(yī)院檔案管理工作人員配置不齊，工作量較大，壓力較重，影響了檔案管理工作效能。為此，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的人力投入，配齊檔案管理人員，以應(yīng)對(duì)全院各科室檔案管理的工作需求。此外，提升檔案管理工作人員的職業(yè)技能。在日常的檔案管理工作中，應(yīng)該為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，通過(guò)溝通交流、參加會(huì)議等方式，提升理論素養(yǎng)和技能，開拓眼界。同時(shí)，還要提升檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，使其以更好的精神狀態(tài)投入檔案管理工作。

4.2 完善管理制度，強(qiáng)化檔案管理工作規(guī)范

一是完善檔案管理制度，規(guī)范工作內(nèi)容。只有進(jìn)一步完善檔案管理制度，強(qiáng)化人員管理，才能使檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。應(yīng)結(jié)合醫(yī)院各科室的檔案管理情況反思檔案歸檔中存在的問(wèn)題，共同梳理出檔案管理的制度缺陷，充分考慮收集、整理、分類、歸檔、借閱等不同的環(huán)節(jié)，制定出更規(guī)范合理的制度。應(yīng)結(jié)合各科室的情況補(bǔ)充制定管用的檔案管理制度，以應(yīng)對(duì)科室情況的特殊性。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員管理，使其嚴(yán)格按照檔案管理的基本制度和要求開展工作，堅(jiān)持依規(guī)而行，各司其職，協(xié)同配合。

二是健全檔案管理人才評(píng)價(jià)考核制度，激發(fā)工作積極性。健全檔案管理人才評(píng)價(jià)考核機(jī)制，有助于激發(fā)檔案管理人員的積極性，增強(qiáng)工作人員的干勁。優(yōu)化檔案管理工作隊(duì)伍，結(jié)合醫(yī)院檔案管理者的日常表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)和科研等方面，建立相應(yīng)的考核制度。在考核過(guò)程中，既要注重定性考核，又要注重定量考核，既要開展結(jié)果性考核，又要推進(jìn)動(dòng)態(tài)的考核制度，進(jìn)一步激發(fā)檔案管理人員的責(zé)任心和主動(dòng)性。

4.3 投入信息化物資技術(shù)裝備，提升檔案數(shù)據(jù)化管理水平

一是加大經(jīng)費(fèi)投入，購(gòu)置信息化物資技術(shù)裝備。醫(yī)院檔案管理?xiàng)l件有待進(jìn)一步改善，主要是為檔案管理提供良好的空間以及信息化的設(shè)備。尤其是檔案的復(fù)制設(shè)備、高效能的計(jì)算機(jī)、電子存儲(chǔ)系統(tǒng)以及信息傳遞平臺(tái)等。在技術(shù)層面上，加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，更好地利用計(jì)算機(jī)等信息化產(chǎn)品及軟件系統(tǒng)管理、開發(fā)和利用好檔案信息資源，提升檔案管理工作的實(shí)效性。

二是推進(jìn)無(wú)紙化辦公，提升信息技術(shù)應(yīng)用水平。醫(yī)院檔案管理不能僅僅是紙質(zhì)版的保存和管理，應(yīng)當(dāng)不斷地推進(jìn)創(chuàng)新和變革。首先，大力推進(jìn)無(wú)紙化辦公，加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。網(wǎng)絡(luò)辦公已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，因此傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也存在一些弊端，推動(dòng)無(wú)紙化辦公既能便利快捷亦能節(jié)約。同時(shí)通過(guò)購(gòu)置使用現(xiàn)代信息化器材，提升檔案管理的信息化水平，如智能分類、簡(jiǎn)化工作流程、建立便捷的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案立卷的變革等。其次，醫(yī)院可以構(gòu)建自動(dòng)化辦公場(chǎng)景。醫(yī)院內(nèi)各科室每一個(gè)工作流程產(chǎn)生的檔案能夠?qū)崿F(xiàn)信息化處理，存儲(chǔ)于同一網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，這樣檔案管理工作更加規(guī)范而有序。這也有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、智能化和標(biāo)準(zhǔn)化。

總之，作為醫(yī)院重要基礎(chǔ)性工作內(nèi)容之一的檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，提升工作效能。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)提升緩慢，檔案管理制度不完善，信息化發(fā)展滯后。只有加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，完善管理制度，強(qiáng)化檔案管理工作的規(guī)范性，投入信息化物資技術(shù)裝備，提升檔案數(shù)據(jù)化管理水平，才能更好地促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展，促進(jìn)醫(yī)療護(hù)理工作和醫(yī)院的發(fā)展。