淺談人事檔案在中學(xué)人力資源管理中的作用

劉亦子

摘 要：人事檔案管理是中學(xué)人力資源管理中的重要方面，人事檔案管理工作的好與壞，直接關(guān)系著學(xué)校人力資源的優(yōu)化配置和管理效果，對(duì)于中學(xué)人力資源的開發(fā)與利用也具有重要的作用和意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案；中學(xué)人力資源管理；作用

中學(xué)人力資源管理過程中，人事檔案管理屬于各項(xiàng)信息的載體，能夠?yàn)橹袑W(xué)人才的聘任和選拔提供可靠的依據(jù)，促進(jìn)人力資源開發(fā)工作的順利實(shí)施，促使中學(xué)人事檔案管理工作更好的適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需求。在此種情況下，加大力度對(duì)人事檔案在中學(xué)人力資源管理中的具體作用進(jìn)行研究和分析，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 人事檔案在中學(xué)人力資源管理中的實(shí)際作用

1.1 人事檔案能夠?yàn)橹袑W(xué)人力資源管理合理的保存相關(guān)信息，并提供準(zhǔn)確可靠的信息查閱服務(wù)

人事檔案在中學(xué)人力資源管理中，具有良好的應(yīng)用價(jià)值，能夠?yàn)閷W(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行精準(zhǔn)可靠的記錄和保存，并且為人力資源管理過程中相關(guān)信息的調(diào)取和查閱提供可靠的依據(jù)。就實(shí)際情況來看，中學(xué)人事檔案主要包含學(xué)校教師和職工的年齡、學(xué)歷、履歷情況以及職位變動(dòng)情況等相關(guān)個(gè)人信息，促使學(xué)校能夠?qū)處熡幸欢ǖ目陀^性評(píng)價(jià)，從而為行政職務(wù)和科研職務(wù)的綜合性審視提供可靠的依據(jù)，真正為中學(xué)人力資源管理過程中教師資源的優(yōu)化配置的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.2 人事檔案能夠?yàn)閷W(xué)校人力資源管理提供可靠的人事關(guān)系變更依據(jù)

人事檔案管理是學(xué)校人力資源管理中的重要組成部分，能夠?yàn)閷W(xué)校人員流動(dòng)提供可靠的依據(jù)，尤其是中學(xué)教職工的人事檔案的準(zhǔn)確性，在一定程度上關(guān)系著學(xué)校流動(dòng)人員的薪資問題，與學(xué)校流動(dòng)人員的切身利益密切相關(guān)。在教職人員工作變動(dòng)后，人事檔案也會(huì)出現(xiàn)不同程度的變動(dòng)，會(huì)隨著教職人員本身到新的工作單位去，并且人事檔案內(nèi)部關(guān)于教職人員的工作單位、工作年限、科研成果的相關(guān)信息資料直接關(guān)系著教職人員的福利待遇。也就是說，在學(xué)校人力資源管理中，人事檔案在其中發(fā)揮著不可替代的作用，是非常重要的文件資料，應(yīng)當(dāng)引起學(xué)校人力資源管理部門的高度重視。

1.3 人事檔案能夠?yàn)橹袑W(xué)人力資源管理提供客觀的人員素質(zhì)證明

就宏觀層面來看，中學(xué)人力資源管理工作具有一定的復(fù)雜性和特殊性，不僅包括普通教師和高等教師的招聘，還包含學(xué)校校長(zhǎng)的招聘以及專業(yè)技術(shù)性教師的招聘等工作，因此學(xué)校人力資源管理工作的順利高效開展存在一定難度。而人事檔案的有效管理和應(yīng)用，能夠?qū)?yīng)聘者的年齡、學(xué)歷、專業(yè)、科研成果以及先前的工作表現(xiàn)等來進(jìn)行衡量和考察，以促進(jìn)人力資源管理工作的順利進(jìn)行。盡管人事檔案可能會(huì)存在一些主觀性或者虛假成分，但是也能夠?yàn)榻處熦?zé)任心和合作精神的考察提供一定的依據(jù)。因此認(rèn)識(shí)檔案管理在中學(xué)人力資源管理中發(fā)揮著不可替代的作用。

2 人事檔案在學(xué)校人力資源管理中存在的意義

2.1 人事檔案管理能夠?yàn)閷W(xué)校人力資源管理過程中教職工信息的核實(shí)提供依據(jù)

中學(xué)人力資源管理工作中包含著多項(xiàng)內(nèi)容，實(shí)際涉及的利益因素眾多，學(xué)校需要定期對(duì)教學(xué)成果和科研項(xiàng)目進(jìn)行考察和評(píng)估，此項(xiàng)活動(dòng)不僅關(guān)系著教師的獎(jiǎng)金、工資和名譽(yù)，還關(guān)系著教職工的升遷問題。考察活動(dòng)的順利開展，需要對(duì)教職人員的學(xué)歷、科研成果以及工齡等進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，而人事檔案是這些考察因素的重要載體，能夠?yàn)榻搪毠ば畔⒑藢?shí)提供準(zhǔn)確可靠的依據(jù)。那么為了更好的提高學(xué)校人力資源管理效率，學(xué)校應(yīng)當(dāng)充分做好人事檔案管理工作，規(guī)范人事檔案信息的錄入，并進(jìn)行安全可靠的保存，維護(hù)人事檔案信息的準(zhǔn)確性，從而更好的為中學(xué)人力資源管理提供服務(wù)。

2.2 人事檔案管理能夠積極推進(jìn)中學(xué)人力資源管理工作的順利開展，對(duì)人力資源進(jìn)行科學(xué)化的預(yù)測(cè)

人事檔案管理主要對(duì)中學(xué)教職人員的相關(guān)信息進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄，在此基礎(chǔ)上，學(xué)校能夠結(jié)合人事檔案來對(duì)人力資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化分析，促進(jìn)學(xué)校人力資源管理效率和管理水平的提升。人事檔案能夠提供具有高度客觀性和系統(tǒng)性的人力資源配置相關(guān)信息，進(jìn)而合理預(yù)測(cè)人才需求。此種情況下，學(xué)校能夠更加深切的認(rèn)識(shí)到當(dāng)前學(xué)校人才結(jié)構(gòu)實(shí)際情況，明確人才空缺，進(jìn)行積極制定切實(shí)可行的人才招聘和利用計(jì)劃，推進(jìn)學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展。

3 學(xué)校人事檔案管理工作要點(diǎn)

3.1 實(shí)現(xiàn)信息由單一化到多元化的轉(zhuǎn)變

學(xué)校人事檔案是對(duì)校內(nèi)教職工等人力資源進(jìn)行評(píng)價(jià)考核的重要參考依據(jù)，因此，只有其記錄的信息越詳細(xì)，才能保證評(píng)價(jià)的全面性、科學(xué)性和合理性這就要求學(xué)校人事檔案管理信息內(nèi)容實(shí)現(xiàn)單一化到多元化的轉(zhuǎn)變，相關(guān)部門在收集教職工信息時(shí)，不僅要搜集姓名、年齡、工作經(jīng)驗(yàn)等這些基本的信息，還要涉及個(gè)人才能、價(jià)值取向、學(xué)術(shù)觀點(diǎn)這些有助于學(xué)校進(jìn)行人力資源開發(fā)和利用的信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的多元化。

3.2 提高人事檔案管理的信息化水平

隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式弊端日益顯露傳統(tǒng)人事檔案主要是紙質(zhì)的，并且其管理主要依靠人工在檔案室進(jìn)行，傳統(tǒng)模式下的人事檔案管理重復(fù)率高、效率低下，并且容易出現(xiàn)人為的失誤。引進(jìn)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，可以很好的解決這些問題。所謂人事檔案管理信息化，主要是依靠計(jì)算機(jī)以及各種先進(jìn)的技術(shù)完成人事檔案管理的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，將復(fù)雜的人事信息進(jìn)行信息化處理與保存，如此一來，既便于更改，又便于瀏覽，同時(shí)也不會(huì)出現(xiàn)人工任意篡改的現(xiàn)象?？傊?，提高人事檔案管理的信息化水平有助于避免傳統(tǒng)模式下人事檔案管理的弊端，提高其效率，使其更好地服務(wù)于學(xué)校內(nèi)部各項(xiàng)人力資源工作的展開。

3.3 建立健全人事檔案信息管理制度

正所謂無規(guī)矩不成方圓，只有建立健全人事檔案信息管理制度.才能確保學(xué)校人事檔案管理工作的順利開展。就學(xué)校而言，應(yīng)建立健全人事檔案信息管理制度，完善人事檔案的收集制度、整理制度、編目制度以及保存制度，此外還有人事檔案的借閱制度和保密制、分類以及統(tǒng)計(jì)制度只有實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)制度的標(biāo)準(zhǔn)化，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的規(guī)范化，才能確保其功能得以有效發(fā)揮。

就中學(xué)人力資源管理的總體情況來看，科學(xué)化的人事檔案管理能夠?yàn)橹袑W(xué)人力資源的開發(fā)和利用提供可靠的基礎(chǔ)，真正實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。那么中學(xué)在人力資源管理過程中，應(yīng)當(dāng)將人事檔案管理工作與學(xué)校其他改革保持高度一致，實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展，從而促使人事檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值能夠得到有效的發(fā)揮，從而更好的為學(xué)校人力資源管理工作服務(wù)。

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