特高壓輸變電工程監(jiān)理檔案資料管理方法探討

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展和電力企業(yè)的持續(xù)進步，一些新的輸變電工程逐漸被應(yīng)用到電力企業(yè)的運作實際中，特高壓輸變電工程正是我國電力企業(yè)當前發(fā)展與研究的新領(lǐng)域，它以其所具有的特點：規(guī)模大、包含新的施工工藝多、新技術(shù)應(yīng)用也較多，因此對后期資料的驗收與歸檔也是十分重要的方面。本文作者從電力專業(yè)的角度出發(fā)，對特高壓輸變電工程監(jiān)理檔案資料管理的意義、收集及分類等進行了概述，進而對特高壓輸變電工程監(jiān)理檔案資料管理方法進行了探討，對于科學(xué)合理地管理特高壓輸變電工程監(jiān)理檔案資料管理，具有一定的促進作用。

關(guān)鍵詞：特高壓輸變電；監(jiān)理檔案資料；管理方法

對于我國目前大多數(shù)電力企業(yè)來說，特高壓輸變電都是一項規(guī)模特別大、工期漫長且對其施工技術(shù)的標準要求很高的工程。因此在特高壓變電工程施工過程中，不僅需要各個參建單位的嚴密配合，確保特高壓輸變電工程施工質(zhì)量，同時對特高壓輸變電工程也起到十分關(guān)鍵的作用。對于監(jiān)理單位而言，不僅需要對特高壓輸變電工程做好施工監(jiān)理相關(guān)工作，特高壓輸變電工程監(jiān)理檔案資料管理也十分重要，是記錄監(jiān)理工作開展的最為基本的數(shù)據(jù)記錄、存儲與后期歸檔。

1 特高壓輸變電工程監(jiān)理檔案資料管理的意義

特高壓輸變電工程因其為電氣企業(yè)向更高層面發(fā)展電力的嶄新領(lǐng)域，加上本身工期長、技術(shù)要求高、規(guī)模大及參建單位較多等特點，已經(jīng)成為我國電力發(fā)展中關(guān)注最多的方面。而對于特高壓輸變電工程而言，監(jiān)理單位通過采取科學(xué)合理的管理手段，對特高壓輸變電工程監(jiān)理資料及時進行記錄、收集及歸檔，能夠在很大程度上為讓監(jiān)理工作開展順利，同時這也是監(jiān)理單位用工程資料進行自我保護的一種手段?？梢哉f，監(jiān)理檔案資料管理是一項十分關(guān)鍵的工作，它不僅是特高壓輸變電工程監(jiān)理人員有序開展各項監(jiān)理工作，確保施工監(jiān)控質(zhì)量、安全、進度等方面的工作，同時是工程監(jiān)理檔案資料管理讓監(jiān)理資料得以完好保存，成為監(jiān)理人員后續(xù)工作優(yōu)化與完善的客觀依據(jù)。

總體來說，特高壓輸變電工程監(jiān)理檔案資料管理是提升監(jiān)理工作成效的重要手段。由于特高壓輸變電工程是電力發(fā)展中一個較為嶄新的領(lǐng)域，因此工程監(jiān)理通過記錄、收集及歸檔將工程監(jiān)理檔案資料匯總在一起，形成完整的監(jiān)理檔案資料。一方面工程監(jiān)理檔案資料管理能夠讓監(jiān)理人員、業(yè)主及其它檢查單位較為容易地找到一些依據(jù)性資料，進而為監(jiān)理人員解決一些實際性的問題，同時工程監(jiān)理檔案資料的管理有助于讓業(yè)主等單位人員較高效率地查找到監(jiān)理工作開展的資料依據(jù)；另一方面特高壓輸變電工程監(jiān)理檔案資料的管理能夠讓監(jiān)理企業(yè)更好地從資料管理中發(fā)現(xiàn)監(jiān)理實際工作中存在的一些問題，這樣企業(yè)就能及時采取措施，正確決策，解決監(jiān)理工作中的問題，為監(jiān)理人員不斷積累經(jīng)驗，從而由助于提升監(jiān)理工作成效。通常來說，特高壓輸變電工程監(jiān)理檔案資料包含紙質(zhì)版原始資料、圖像、音頻、視頻等，所以對工程監(jiān)理檔案資料的妥善管理有利于保證這些資料的完整性，讓監(jiān)理單位能夠在項目移交時交付完整的監(jiān)理資料。

2 特高壓輸變電工程監(jiān)理檔案資料的收集、編制和分類

從實際出發(fā)來看，特高壓輸變電工程監(jiān)理檔案資料的收集及編制重點是以竣工驗收為基礎(chǔ)的，因此工程監(jiān)理檔案資料的移交收集、編制及移交也是以竣工資料移交為主的。在實際的監(jiān)理檔案資料收集過程中，值得注意的是監(jiān)理資料在收集的過程中需要確保質(zhì)量及對有關(guān)文件進行嚴格審核，以確保檔案資料的正確性。

3 特高壓輸變電工程監(jiān)理檔案資料科學(xué)管理方法探討

3.1 建立工程資料數(shù)據(jù)庫，追溯資料管控流程

在特高壓輸變電工程施工過程中，監(jiān)理單位所處的位置是具有一定的關(guān)鍵性的，在工程中大多數(shù)工程資料都需要監(jiān)理單位進行審核，但這些資料卻往往不是單純地僅僅需要監(jiān)理單位審核，像特高壓輸變電工程設(shè)計變更，一般都會經(jīng)建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位及其它單位等好多家單位的聯(lián)合審核，而這些資料往往最后還需要監(jiān)理單位收集一份完整的資料存檔到本單位的檔案資料庫中，作為一份完整的資料進行保存。由此可見，特高壓輸變電工程監(jiān)理檔案資料收集跨度很大，并且具體需要收集的資料種類十分多，在各方進行資料審核簽署的過程中也容易造成監(jiān)理單位對資料收集的困難，使其可追溯性減弱。

因此建立工程資料數(shù)據(jù)庫，追溯資料管控流程就顯得尤為重要。通常需要通過EXCEL為其資料的過程收集、過檔等工作建立相應(yīng)的資料數(shù)據(jù)庫，這樣不僅能夠讓資料項目種類一目了然，便于查找及發(fā)現(xiàn)資料方面存在的問題，同時通過EXCEL表格建立建立檔案資料數(shù)據(jù)庫，便于追溯資料，提高管控的有效性。

3.2 定期對監(jiān)理檔案資料更新與完善

在建立了相應(yīng)的工程監(jiān)理檔案資料庫及資料追溯管控流程后，接下來重要的工作任務(wù)是定期對建立檔案資料進行更新與完善，這是因為在特高壓輸變電工程施工的具體過程中，一套完整的監(jiān)理資料往往不是一次就能收集齊全的，這樣就需要對整套資料的逐份收集情況及時進行更新與完善，確保監(jiān)理檔案資料的實時更新。另外在特高壓輸變電工程中，有些資料可能屬于臨時保管資料，則需要在最終結(jié)果文件或最終資料收集到以后對其進行更替，以確保監(jiān)理檔案資料的完善性。

3.3 統(tǒng)一規(guī)范，對施工、監(jiān)理檔案資料編制進行科學(xué)管理

建設(shè)工程開工初期，監(jiān)理單位協(xié)同建設(shè)單位組織工程各參建單位所有項目管理人員進行統(tǒng)一的檔案資料編制交底。根據(jù)多年特高壓工程監(jiān)理檔案資料管理經(jīng)驗，監(jiān)理項目部對報審表的說明應(yīng)形成文字記錄下發(fā)各參建單位，其中，要明確頁邊距、字體、 行距等內(nèi)容，確保實際形成的報審文件格式統(tǒng)一、規(guī)范。同時，參照報審表的說明設(shè)置，對施工單位各驗評記錄設(shè)定統(tǒng)一標準，確保各家單位報送資料格式的統(tǒng)一。

監(jiān)理內(nèi)業(yè)資料是監(jiān)理檔案資料科學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)。 監(jiān)理檔案資料整編過程具有階段性、時效性等特殊性，工程施工過程以及隱蔽工程驗收、工程材料報審等也具有時過境遷、難以追憶等特性。通過教育、培訓(xùn)提高監(jiān)理人員的責(zé)任心，激發(fā)工作的積極性和主動性，避免出現(xiàn)錯填、誤填、少填、漏填等不規(guī)范的現(xiàn)象，嚴禁在資料整理過程中進行弄虛作假、胡編亂造。在工程實施過程中，要求監(jiān)理人員定期收集工程實際情況及相關(guān)信息資料，加以分析比較，判斷工程監(jiān)理檔案資料管理是否仍處于受控狀態(tài)，規(guī)范資料的歸檔。若發(fā)現(xiàn)資料存在缺少、漏項現(xiàn)象，應(yīng)及時糾正，保證工程監(jiān)理檔案資料管理目標如期實現(xiàn)。

3.4 編制工程檔案資料管理工作簡報，提升項目資料管理水平

為規(guī)范監(jiān)理檔案資料的科學(xué)管理，有必要建立“事前策劃、事中檢查、事后總結(jié)”的管理辦法。在實際工作中，需編制工作簡報，簡報應(yīng)當包含有： （1）本期圖紙情況，讓參建人員了解圖紙是否滿足現(xiàn)場施工進度的需要，及時掌握圖紙發(fā)生變更的狀況；（2）本期資料管理工作重點，提醒相關(guān)人員加強對資料的編制收集；（3）檔案工作中發(fā)現(xiàn)的問題及解決建議；（4）下階段資料管理，策劃下階段的資料管理重點工作和檢查安排；（5）資料管理工作建議，及時提供一些好的資料管理辦法和工作建議，提高整個項目的資料管理水平等。

4 結(jié)束語

總之，特高壓輸變電工程監(jiān)理檔案資料管理是一項十分重要的工作，它不僅能夠為監(jiān)理人員增加經(jīng)驗，也是監(jiān)理企業(yè)進行監(jiān)理的重要依據(jù)。

參考文獻

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[2]張峰.對特高壓輸變電工程監(jiān)理檔案資料管理方法的探討[J].特高壓輸電，2012（09）：121

作者簡介

劉冰（1984-），女，北京市，漢族，本科，管理學(xué)學(xué)士，經(jīng)濟師，研究方向：檔案。endprint