淺談企業(yè)辦公室的綜合協(xié)調(diào)工作

胡宏光

摘 要：企業(yè)辦公室是一個單位的綜合管理機構(gòu)，發(fā)揮著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)各方的重要作用。綜合協(xié)調(diào)是企業(yè)辦公室工作的主要職能，是溝通和反饋各種信息、協(xié)調(diào)和改善各方關(guān)系的重要途徑。協(xié)調(diào)工作是否到位，直接影響到企業(yè)各項工作完成的質(zhì)量和效果。本文針對加強企業(yè)辦公室在日常工作中的綜合協(xié)調(diào)，提高辦公室的工作效率和管理效能，提出了五個方面的建議。

關(guān)鍵詞：辦公室；綜合協(xié)調(diào)；建議

一、建立三項制度

要搞好綜合協(xié)調(diào)工作，保障企業(yè)各方面工作正常有序運轉(zhuǎn)，就必須建章建制，抓好以下三項制度的建立。

1.建立辦公室日常協(xié)調(diào)制度。沒有規(guī)矩，不成方圓。為了較好解決工作中遇到的矛盾和問題，做到辦事講程序，工作講規(guī)則，銜接有條理，作為辦公室要堅持不斷完善內(nèi)部協(xié)調(diào)工作規(guī)則、信息工作制度、督辦工作制度、接待工作制度等制度，保障各項工作有序運行，保證協(xié)調(diào)工作的落實。

2.建立重點工作考核制度。根據(jù)企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)，結(jié)合不同時期企業(yè)各項重點工作的不同要求，有針對性地開展重點工作考核。注意進行量化考核打分，促進綜合協(xié)調(diào)工作的有序進行。

3.建立有效的信息聯(lián)系制度。要及時掌握企業(yè)各方面工作動態(tài)，把各種問題消除在萌芽狀態(tài)，保證企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)集中精力抓大事，部門集中精力抓好業(yè)務(wù)。為此，企業(yè)辦公室要在內(nèi)部各單位、部門“聘請”一些信息員，明確信息報告任務(wù)，收集整理工作信息，分析、研究工作中遇到的新情況、新問題，及時總結(jié)經(jīng)驗。特別是對突發(fā)事情，及時跟蹤和呈報企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，迅速研究處理，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

二、把握三個原則

1.把握協(xié)調(diào)重點原則。綜合協(xié)調(diào)工作涉及企業(yè)上下內(nèi)外事務(wù)的方方面面，只有抓住工作重點才能帶動全局。辦公室人員要善于確定并抓好一個時期的重點工作，把辦公室工作置于企業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展和穩(wěn)定的大局中來謀劃，把重點決策部署、關(guān)鍵工作環(huán)節(jié)、主要矛盾和問題等關(guān)注點作為協(xié)調(diào)工作的著力點。要善于抓住對全局發(fā)展具有關(guān)鍵性影響的工作，抓住協(xié)調(diào)工作的決定性環(huán)節(jié)，增強協(xié)調(diào)工作的針對性，做到“牽一發(fā)而動全身”。

2.把握照章辦事原則。制度協(xié)調(diào)是最基本、最有效的協(xié)調(diào)方式之一。辦公室要不斷加強辦公室自身建設(shè)，改進和完善制度約束體系，形成有章可循、有法可依的工作機制，明確責(zé)任劃分，以制度管人，按規(guī)定辦事，避免職責(zé)不清、任務(wù)不明、推諉扯皮等問題發(fā)生。

3.把握團結(jié)內(nèi)外的原則。辦公室工作具有系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性和連續(xù)性，絕大部分工作都需要辦公室內(nèi)外同事的齊心協(xié)力、互相配合才能做好。做好辦公室工作，首先要協(xié)調(diào)好內(nèi)外關(guān)系。辦公室內(nèi)外同事間要相互信任、相互支持，大事共商量，小事多體諒，培養(yǎng)員工之間、部門之間的凝聚力。其次，要維護好領(lǐng)導(dǎo)集體的團結(jié)，辦公室人員要緊跟領(lǐng)導(dǎo)思路，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的想法和意圖，客觀、公正、準(zhǔn)確地表達各方意見，當(dāng)好參謀助手，不越級請示，不多頭請示。盡量避免和化解領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾，促進領(lǐng)導(dǎo)集體統(tǒng)一認識，心往一處想，勁往一處使，營造一個團結(jié)融洽、精誠協(xié)作的集體氛圍。

三、抓好各方協(xié)調(diào)

企業(yè)辦公室肩負著上下溝通、平行交流的職責(zé)。工作協(xié)調(diào)得好，就可以使公司內(nèi)各單位、部門之間以及上下級之間形成強大的工作合力，提高機關(guān)工作效能。在協(xié)調(diào)對象上，應(yīng)注意做好以下五個方面的協(xié)調(diào)：

1.做好與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)。及時領(lǐng)會企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)意圖，把企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作準(zhǔn)確及時地安排、布置、貫徹下去。

2.做好與上級機關(guān)的協(xié)調(diào)。對上級機關(guān)的發(fā)文、通知、安排，及時向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報，在當(dāng)好“參謀”的前提下，及早拿出思路和方案。

3.做好領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)。辦公室處于公司“中樞”位置，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、各項工作安排等等，許多問題都需要辦公室出面溝通協(xié)調(diào)。由于領(lǐng)導(dǎo)之間存在工作分工，一些問題和矛盾往往匯集到辦公室。因此，必須高度重視領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)，做到多請示，多匯報，多溝通，找到“共同點”，尋求“平衡點”，消除誤解，求得共識。

4.做好與各單位和部門之間的協(xié)調(diào)。在工作中，由于各單位和部門之間的工作側(cè)重點和工作要求不同，不可避免的會產(chǎn)生一些不同的意見，辦公室必須主動做好協(xié)調(diào)工作，本著求同存異、顧全大局的原則，及時協(xié)調(diào)解決。屬于需要領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)解決的問題，及時請示匯報，既解決問題，又尊重各方面的意見。

5.做好與地方政府之間的協(xié)調(diào)。近年來，公司改革發(fā)展快速推進，需要與省、市、區(qū)各級政府和主管部門進行大量的溝通和協(xié)調(diào)，辦公室在其中必須發(fā)揮積極主動的作用，搞好公司上下與地方政府和部門之間的協(xié)調(diào)和工作對接。

四、勤于三種督辦

任何一項工作任務(wù)的完成，都是抓落實的結(jié)果。沒有落實，再完善的制度也是一紙空文，再理想的目標(biāo)也不會實現(xiàn)。對于公司而言，發(fā)展目標(biāo)固然重要；目標(biāo)一旦確定，關(guān)鍵問題是要抓落實。因此，協(xié)調(diào)工作的效果如何，最終需要督辦來落實。

1.以文督辦。對上級和公司領(lǐng)導(dǎo)安排布置的工作，定期進行檢查，檢查的結(jié)果以文件、簡報等形式予以通報，以此促進和調(diào)動各單位、各部門工作的積極性。

2.以會督辦。對一些涉及公司全局工作和重要事項，需要以會議形式協(xié)調(diào)督辦的，辦公室要及時通知，具體負責(zé)好會議的文字起草，會議服務(wù)，溝通協(xié)調(diào)。

3.以查督辦。上級和公司領(lǐng)導(dǎo)安排布置的工作，完成的進程如何，效果如何，只有通過督辦檢查，強化協(xié)調(diào)效果，才能達到協(xié)調(diào)的目的，最終才能完成各項工作任務(wù)。

五、講究三個技巧

凡事都有技巧。工作更要注重原則性與靈活性相結(jié)合。在協(xié)調(diào)方式上，更要講究工作技巧。

1.顧全大局。凡事多站在領(lǐng)導(dǎo)和全局的角度深入考慮問題，多站在工作需要的角度考慮問題，堅持政策，出以公心，依規(guī)辦事，以理服人。

2.精心安排。辦公室工作千頭萬緒，這就要求辦公室在復(fù)雜的工作局面中巧妙安排，靈活處理，變無序為有序，變復(fù)雜為簡單。

3.善于溝通。善于加強溝通聯(lián)系，統(tǒng)一思想，形成共識，理順關(guān)系，化解矛盾，立足于解決問題，調(diào)動各方面的積極性，確保工作高效有序運轉(zhuǎn)。

六、結(jié)語

辦公室人員不但要注意以上五個方面的內(nèi)容，而且還要不斷加強自身學(xué)習(xí)和品格魅力的培養(yǎng)，增強知識儲備，用心、用情做好每一件事，在綜合協(xié)調(diào)工作中磨練成長，努力開創(chuàng)企業(yè)辦公室工作的新局面。