淺談檔案管理工作的開展

文靜

摘 要：檔案是一種原始記錄，它見證各種事實(shí)關(guān)系，反映一個(gè)單位的歷史面貌。界定歸檔范圍和保管期限要根據(jù)各科室的具體情況、職能范圍來決定，越詳盡越好，就像一本說明書一樣，以適用于我單位人員變化快的特點(diǎn)。檔案信息化、一體化是新時(shí)代的特征。我們要加快知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化，要不斷“充電”，不斷補(bǔ)充“能量”，以求適應(yīng)新時(shí)代的要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化

隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，特別是我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和人事制度改革的進(jìn)一步深入，舊的規(guī)章制度條例無法解決新出現(xiàn)的問題，傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，亟待人們加以解決。

一、歸檔范圍，保管期限

我們界定一份文件材料是否有價(jià)值，要看它是不是反映我單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。檔案是本單位在工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民利益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；是下級(jí)單位需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；是下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；還是其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。我們根據(jù)我單位各科室的職能特點(diǎn)，參照國家8號(hào)令要求，只能選擇文件材料中具有保存價(jià)值的部分作為檔案保存，分別保存永久、30年、10年，不需要?dú)w檔的，就不要?dú)w檔。當(dāng)然制作歸檔范圍和保管期限越詳盡越好，就像一本說明書一樣，讓像我這樣的新手拿起來就能找到方向。這樣做主要是適應(yīng)我單位崗位變化快的情況，對(duì)各個(gè)科室來說任何人接手也都知道本科室要移交的材料。這就產(chǎn)生了歸檔行為。歸檔是一種選擇性行為，是人們主觀意識(shí)作用的結(jié)果。人們根據(jù)自己的需要和管理能力將原始記錄材料，通過歸檔行為進(jìn)行了身份的劃分，歸檔前后的原始記錄材料由此而具有了不同的社會(huì)屬性。這樣歸檔后的原始記錄材料才成為了檔案管理的工作對(duì)象――檔案，檔案工作由此而始。歸檔還是一個(gè)法律行為，經(jīng)歸檔認(rèn)定的材料，才能享受《檔案法》的保護(hù)。作為一個(gè)年輕的學(xué)科，檔案學(xué)的真正目的在于解決檔案工作中的實(shí)際問題，明晰檔案工作中碰到的諸多現(xiàn)象，迎接檔案實(shí)踐的挑戰(zhàn)。

二、檔案管理人員素質(zhì)的提高

怎樣能在檔案管理工作中創(chuàng)新，很大程度上在于從事檔案工作的人。檔案管理工作是枯燥、乏味的，怎樣變乏味為生動(dòng)和激情，從而促進(jìn)檔案管理工作的更好發(fā)展是每一個(gè)檔案管理工作人員應(yīng)該思考的問題。提到哪行哪業(yè)都要說到人員素質(zhì)，素質(zhì)決定了思想的高度，決定了工作的質(zhì)量。敬業(yè)是最基本的要求。檔案管理人員要在工作中發(fā)現(xiàn)問題，并提出解決方案，還要有勇敢的探索精神，不滿足于前人的經(jīng)驗(yàn)，不滿足于目前的成績(jī)。檔案管理人員必須熟悉本工作的各個(gè)流程，對(duì)各個(gè)門類的檔案都要有所研究，對(duì)各種載體檔案的管理方法都要了然于胸，要根據(jù)新形勢(shì)、新要求，對(duì)舊有的管理模式有所突破，創(chuàng)造屬于自己的一套管理方法。我們所處的時(shí)代是一個(gè)日新月異的時(shí)代，每天都會(huì)出現(xiàn)新情況，我們要有求實(shí)創(chuàng)新的精神，在熟悉的檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)新規(guī)律，扎實(shí)、有效、開拓性地開展工作。

每個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)都要常常更新，檔案管理工作人員亦是。要注意拓展自己的知識(shí)寬度，補(bǔ)充自己的知識(shí)層面，不斷“充電”，不斷補(bǔ)充“能量”，才能不落后于檔案工作的發(fā)展要求。除了要補(bǔ)充知識(shí)以外，還要虛心向身邊從事過這個(gè)工作的老同事取經(jīng)，實(shí)踐出真知，借鑒前人的經(jīng)驗(yàn)可以讓自己少走彎路。向身邊的人學(xué)習(xí)，向同行學(xué)習(xí)，向?qū)嵺`學(xué)習(xí)，向社會(huì)學(xué)習(xí)，只有不斷地學(xué)習(xí)，檔案工作才會(huì)在新世紀(jì)有個(gè)飛躍性的突破。

三、擴(kuò)展服務(wù)領(lǐng)域

興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會(huì)的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識(shí)檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要的工作實(shí)體。對(duì)于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識(shí)和產(chǎn)業(yè)意識(shí)，面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)主動(dòng)出擊。例如：在匯編專題信息方面，開發(fā)信息，幫助引進(jìn)開發(fā)先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟(jì)信息，為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù)；開發(fā)市場(chǎng)信息，為企業(yè)提供營銷機(jī)會(huì)；開發(fā)信息，為企業(yè)維護(hù)合法權(quán)益服務(wù)；開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。

信息服務(wù)的化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。在信息化社會(huì)中，人們對(duì)各類信息的需求日益迫切。隨著技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。

加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚繁雜的情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。

四、電子文件的自動(dòng)上傳收集

目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。例如：為了方便下級(jí)或管理部門和互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己?jiǎn)挝环潜Ｃ艿臋n案全文，檔案館（室）自行開發(fā)了“電子文件全文自動(dòng)上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計(jì)算機(jī)，足不出戶就可將電子文件全文自動(dòng)上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

總之，通過檔案管理工作的不斷完善，使檔案管理工作煥發(fā)新的生機(jī)與活力，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

參考文獻(xiàn)：

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[2]劉淑華.檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對(duì)策[J]. 甘肅廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào). 2002（04）.

（作者單位：興安盟科右中旗代欽塔拉蘇木人民政府）