計(jì)算機(jī)應(yīng)用在高校行政事務(wù)中的效率研究

李晨光

摘 要：本文結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校行政事務(wù)工作中的實(shí)踐，對高校行政事務(wù)工作中計(jì)算機(jī)的重要作用進(jìn)行闡述，就如何應(yīng)用計(jì)算機(jī)提高效率進(jìn)行分析，并從實(shí)用角度出發(fā)，在計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面提出幾點(diǎn)有價值的建議。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)應(yīng)用；高校；行政事務(wù)；效率

一、計(jì)算機(jī)應(yīng)用在高校行政事務(wù)中的效率體現(xiàn)

1.計(jì)算機(jī)的高效率體現(xiàn)在日常具有一定重復(fù)性的以量為主的數(shù)據(jù)工作中

以高校人事工作中的勞資工作為例，在不用計(jì)算機(jī)的年代，一個300人規(guī)模的高職院校，由勞資員計(jì)算如課時費(fèi)等工作時，一個學(xué)期計(jì)算一次的工作量已經(jīng)是很大的工作強(qiáng)度。由此造成的結(jié)果是，任課教師的課時費(fèi)一次性發(fā)放，當(dāng)月所達(dá)到的稅點(diǎn)要遠(yuǎn)高于按月發(fā)放的稅點(diǎn)，而這全要由教師本人負(fù)擔(dān)。而且手工計(jì)算還有一個很大的缺點(diǎn)，就是在計(jì)算過程中的失誤，在經(jīng)歷一段時間后是很難被還原的，出現(xiàn)錯誤之后難以清查。

用計(jì)算機(jī)處理這種重復(fù)性的事務(wù)時，由于課時標(biāo)準(zhǔn)并不是一個經(jīng)常性且大范圍變化的值，因此只需設(shè)定好每個職工的課時標(biāo)準(zhǔn)，然后錄入工作量就能快速地計(jì)算出每學(xué)期的課時費(fèi)總量，在此基礎(chǔ)上除學(xué)期月數(shù)就能實(shí)現(xiàn)按月發(fā)放課時費(fèi)，這在辦公軟件中很容易實(shí)現(xiàn)。但有些高校的課時費(fèi)和工作量與考核掛鉤，有諸如限定額度等條件制約，用計(jì)算機(jī)處理，就可以依照具體情況自動判斷額度內(nèi)外的不同處理流程。這種優(yōu)勢是手工操作幾乎無法實(shí)現(xiàn)的。

2.計(jì)算機(jī)的高效率體現(xiàn)在統(tǒng)計(jì)工作中

隨著教育制度改革的不斷深化，教育信息統(tǒng)計(jì)正在逐步向規(guī)范化、常態(tài)化方向發(fā)展，統(tǒng)計(jì)的種類也在不斷增多，難度也在逐漸加大?，F(xiàn)在的統(tǒng)計(jì)工作不再是傳統(tǒng)意義上的“查數(shù)”形式，而是在統(tǒng)計(jì)時就具備一定的自動校驗(yàn)功能，在這種情況下遇到數(shù)據(jù)量大的統(tǒng)計(jì)，手工統(tǒng)計(jì)方式就會陷入“崩潰”的狀態(tài)。

利用計(jì)算機(jī)在進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作時，需要做好前期的準(zhǔn)備工作。在日常工作中建立一套有效的數(shù)據(jù)采集制度，盡可能做到數(shù)據(jù)的及時更新，這樣就為統(tǒng)計(jì)工作打好了基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)可靠的存儲能力和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)組織能力是做好這一工作的重要保障。

3.計(jì)算機(jī)在需要各部門、機(jī)構(gòu)協(xié)同合作的工作中起到重要作用

如今的高校事務(wù)很多，已經(jīng)不是各部門僅僅依靠“自掃門前雪”的工作模式就能處理好的，往往需要在一個機(jī)構(gòu)或部門的領(lǐng)導(dǎo)下集中若干個機(jī)構(gòu)或部門才能做成一件事。這樣看似達(dá)到了重視和責(zé)任共擔(dān)的目的，但協(xié)調(diào)工作本身就是復(fù)雜而低效率的，在協(xié)調(diào)過程中也產(chǎn)生了工作資源的浪費(fèi)。

隨著計(jì)算機(jī)的普及和相關(guān)軟、硬件設(shè)施的不斷完善，在需要不同部門協(xié)同合作的工作中，計(jì)算機(jī)能夠?yàn)橹笓]者提供一系列方便、高效的平臺。利用各種通訊軟件可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時、非實(shí)時、雙工、半雙工、一對一、多人同時等通訊模式，這為任務(wù)下達(dá)、合作交流提供了重要的通訊保障和良好的工作平臺，在合理的項(xiàng)目管理策略指導(dǎo)下，能夠使工作人員充分利用零散時間完成大額的業(yè)務(wù)工作量。

所以說，計(jì)算機(jī)在行政事務(wù)中的高效率是顯而易見的。基本上只要前期工作做好，工作量越大，重復(fù)度越高，用計(jì)算機(jī)來做的效率就越高。

二、在高校行政事務(wù)中應(yīng)用計(jì)算機(jī)存在的問題與對策

第一，對于專職行政人員來說，應(yīng)用計(jì)算機(jī)的能力是一個重要的方面。不單是基礎(chǔ)操作能力，還需要工作人員具備較高的計(jì)算機(jī)綜合應(yīng)用能力，特別是邏輯分析和算法設(shè)計(jì)能力，這在財(cái)務(wù)、人事、科研等部門尤為重要。所以，人才的選拔和培養(yǎng)需要向技術(shù)能力方面?zhèn)戎亍?/p>

第二，計(jì)算機(jī)軟、硬件平臺的搭建。某些專業(yè)軟件（如財(cái)務(wù)軟件）的開發(fā)費(fèi)、版權(quán)費(fèi)和使用費(fèi)，對于經(jīng)濟(jì)能力比較差的高校是一項(xiàng)不小的開支。有限的資金必然要優(yōu)先保障教學(xué)相關(guān)的工作。

第三，在具體的事務(wù)中，每一項(xiàng)工作的前期準(zhǔn)備都是較為復(fù)雜的。比如，可以用計(jì)算器計(jì)算一個教師一個學(xué)期的課時量，但是要計(jì)算整個學(xué)校所有教師的課時量，就需要一個前期過程，包括數(shù)據(jù)采集、邏輯開發(fā)、校驗(yàn)以及為后續(xù)的微調(diào)整和特殊情況處理等，而這些工作都需要在前期準(zhǔn)備工作中盡可能地實(shí)現(xiàn)，這比用計(jì)算器計(jì)算一個或若干個教師課時量的工作要復(fù)雜得多。但是平臺一旦建立完成，以后的工作就會體現(xiàn)高效性，這種“先苦后甜”的工作模式并不容易得到一些具有傳統(tǒng)思想工作人員的認(rèn)可。

因此，要想充分利用計(jì)算機(jī)提高高校行政事務(wù)的工作效率，可以充分利用高校這個特殊環(huán)境中的高素質(zhì)人才資源，讓計(jì)算機(jī)水平較高的專業(yè)教師作為技術(shù)支持，將一些需要較強(qiáng)專業(yè)性的行政事務(wù)集中起來，成立類似信息中心的事務(wù)處理專門機(jī)構(gòu)。這樣不僅可以將行政部門從繁雜的事務(wù)處理中解放出來，集中力量處理業(yè)務(wù)問題，而且可以調(diào)動專業(yè)教師的工作積極性，使一般教師在一定程度接觸到學(xué)校管理層面，有利于上下級溝通和政策的普及，從而使學(xué)校建設(shè)向積極、健康的方向發(fā)展。