精益會議模式的構(gòu)建與探索

會議是企業(yè)從事管理的核心管理工具和方法，可以提高工作效率，可以通過會議對未發(fā)生的事情進(jìn)行預(yù)測，對正在進(jìn)行的工作實(shí)行監(jiān)控，對已經(jīng)完成的工作進(jìn)行總結(jié)和評估。它對集思廣益，消除誤解，做出決策，有重要意義。但現(xiàn)在，許多會議成為了一種形式，有的會議議題繁多，只議不決；有的會議拖拉嚴(yán)重，效率低下；有的會議，參加人數(shù)眾多，“陪綁”現(xiàn)象嚴(yán)重……低效、無用、拖拉、陪綁的會議，既浪費(fèi)了大家的時間，又制造了“文山會海”，成了許多公司效率低下、成本增大的重要環(huán)節(jié)。如何才能開好高質(zhì)量高效率的會議？

一、精益會議模式提出的背景與意義

（一）國內(nèi)外背景

精益管理是一種理念，一種文化。它是源于20世紀(jì)50年代日本的一種企業(yè)管理理念，以豐田、本田、日產(chǎn)為代表的汽車制造業(yè)，在六、七十年代廣泛實(shí)施精益生產(chǎn)管理，獲得巨大成功，以低成本、高品質(zhì)的產(chǎn)品享譽(yù)世界。從上世紀(jì)八十年代開始，在歐美及臺灣、韓國等國家和地區(qū)的制造業(yè)內(nèi)掀起了學(xué)習(xí)精益生產(chǎn)的浪潮，精益生產(chǎn)在上世紀(jì)70年代末期引入我國，長春第一汽車制造廠是最早引進(jìn)精益生產(chǎn)方式的企業(yè)。80年代初一汽各分廠實(shí)施精益生產(chǎn)，到了90年代以后，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的建立、健全，競爭的加劇，國內(nèi)更多的企業(yè)也逐漸意識到了精益運(yùn)營管理的重要性及其廣大的應(yīng)用前景，紛紛在抓緊研究應(yīng)用。

（二）煙草行業(yè)背景

聯(lián)系到我們煙草行業(yè)自身，國家局凌成興局長代表國家局黨組對全行業(yè)提出了做好“加減乘除”四則運(yùn)算的部署要求，其中對精益管理提出了“做除法”的新論述；在2014年行業(yè)企業(yè)管理現(xiàn)場會上，國家局對做好精益管理工作提出了“更科學(xué)、更精準(zhǔn)、上水平”的總體要求。

省局（公司）新一屆黨組根據(jù)國家局部署，將“管理抓改革與精益”確定為全省系統(tǒng)三大戰(zhàn)略任務(wù)之一，并召開一系列會議部署推進(jìn)。吳洪田局長曾強(qiáng)調(diào)指出，“抓好精益管理課題研究，是實(shí)施‘審慎理財(cái)、適度從緊，提升企業(yè)管理水平的一個根本突破口”。

市局（公司）鄧基剛局長在全市系統(tǒng)全面精益管理現(xiàn)場會上提出，“我們提出的全面精益管理則是精益管理的‘升級版，是一個‘大精益的概念，將精益的思想、理念、工具和方法拓展到市縣兩級每一個單位和部門，涵蓋到生產(chǎn)經(jīng)營管理的每一個領(lǐng)域和環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)精益實(shí)踐在全市系統(tǒng)的全面覆蓋。

（三）八項(xiàng)規(guī)定要求

2012年12月4日，中共中央政治局審議通過了關(guān)于改進(jìn)工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾的八項(xiàng)規(guī)定，其中第二項(xiàng)對會風(fēng)作出了明確的規(guī)定，“要精簡會議活動，切實(shí)改進(jìn)會風(fēng)……提高會議實(shí)效，開短會，講短話，力戒空話，套話?！庇纱吮慵ぐl(fā)了筆者對精益會議模式的構(gòu)建與探索的思考。

二、精益會議模式構(gòu)建與探索的主要內(nèi)容

（一）依托內(nèi)部門戶網(wǎng)站，增設(shè)相應(yīng)模塊

依托省局（公司）新版OA系統(tǒng)上線以及市局（公司）正在開發(fā)的內(nèi)部新網(wǎng)站，對機(jī)關(guān)各科室賦予一定權(quán)限，增加會議室預(yù)約模塊，需求部門點(diǎn)擊會議室預(yù)約模塊，根據(jù)參會人數(shù)多少、具體參會時間預(yù)約大中小及視頻會議室，填寫會議室申請單，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上申請、網(wǎng)上報(bào)名；增設(shè)會議議題提報(bào)模塊，議題需求部門直接在網(wǎng)上進(jìn)行議題提報(bào)、網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、領(lǐng)導(dǎo)簽批，實(shí)現(xiàn)議題網(wǎng)上查閱，方便快捷。

（二）增設(shè)會議時間定時預(yù)警機(jī)制

人都是有生物鐘的，開會時間太長容易犯困、大腦反映遲鈍。每次會議事先設(shè)定好會議時間，到達(dá)規(guī)定時間定時報(bào)警響起，這時候可以由會議主持人根據(jù)會議情況決定是否繼續(xù)開會，如果遲遲形成不了決議，可以下次再議，避免出現(xiàn)議題繁多，只議不決，會議拖拉嚴(yán)重，效率低下的情況，以便及時、準(zhǔn)確做出決策。

（三）會前、會中、會后各項(xiàng)工作要細(xì)致周到

會前通知工作要做好。重大議題應(yīng)提前一天告知，讓參與決策部門廣泛征求意見，充分做好準(zhǔn)備，開會各抒己見，迅速作出決策，提高會議效率，避免未經(jīng)深思熟慮作出決策，導(dǎo)致決策有誤。

會議決策程序很重要。每次會議列席部門及其他領(lǐng)導(dǎo)先發(fā)言，主要負(fù)責(zé)人集中大家意見，最后作出決策，確保會議決策科學(xué)、民主，該議的時候議，該決的時候決，該簽字的時候簽字，盡可能會上形成決議，不要事后補(bǔ)辦，切實(shí)提高會議效率。

會議記錄要規(guī)范完整。從匯報(bào)情況、交流討論到會議決議、表決，每個環(huán)節(jié)都要進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備后查，可采用錄音筆同步錄音，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、可查，確保紙質(zhì)記錄、電子記錄以及錄音聲像資料樣樣齊全完備。

會議紀(jì)要要準(zhǔn)確及時。會議召開后，應(yīng)在兩日內(nèi)，下發(fā)會議紀(jì)要，會議紀(jì)要要做到完成工作的時間、要求、方法、執(zhí)行部門四落實(shí)。增強(qiáng)會議時效性，及時貫徹會議精神，發(fā)揮會議的作用，提高會議的效益，增強(qiáng)執(zhí)行力。

會議督導(dǎo)檢查要跟上。及時督導(dǎo)檢查相關(guān)部門對會議決議的貫徹落實(shí)情況，必要時下發(fā)督辦立項(xiàng)，對會議的貫徹，各個節(jié)點(diǎn)，每個環(huán)點(diǎn)都要進(jìn)行督導(dǎo)，確保會議有效性的貫徹落實(shí)。

（四）以制度體系為支撐，完善精益會議模式，構(gòu)建長效機(jī)制

能召開電視會議的召開電視會議，充分利用好省、市、縣三級高清視頻會議系統(tǒng)，能不開的會議堅(jiān)決不開，可以合并召開的堅(jiān)決合并，嚴(yán)格控制會議的數(shù)量和規(guī)模，減少參會人員，壓縮會議時間，嚴(yán)格執(zhí)行會議費(fèi)用規(guī)定，實(shí)行費(fèi)用預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)控制，不隨意提高會議標(biāo)準(zhǔn)，費(fèi)用據(jù)實(shí)核銷，參照省局（公司）規(guī)范會議通知模板，計(jì)劃內(nèi)外會議明確標(biāo)明，嚴(yán)肅會議審批制度，嚴(yán)格執(zhí)行會議計(jì)劃管理制度，嚴(yán)格會議分類，對《會議管理程序》及《會議費(fèi)管理辦法》等不斷充實(shí)完善，保證精益會議模式的構(gòu)建與順利運(yùn)行。

三、精益會議模式與現(xiàn)行會議模式對比

（一）現(xiàn)行會議模式

會議室口頭詢問或者直接使用，經(jīng)常發(fā)生沖突，準(zhǔn)備不充分；會議議題紙質(zhì)提報(bào)、紙質(zhì)傳閱，造成紙張大量浪費(fèi)，議題材料無法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱，只能紙質(zhì)保存，保存難度大，查閱不便；偶爾出現(xiàn)議題繁多，會議拖拉、效率低下情況，每年都會出現(xiàn)未嚴(yán)格按照會議計(jì)劃執(zhí)行的會議，增加或者取消的會議計(jì)劃很多都未嚴(yán)格按照審批程序執(zhí)行；投入大量成本建成的省、市、縣三級高清視頻會議系統(tǒng)未得以充分利用。

（二）精益會議模式

根據(jù)會議類別、參會人數(shù)多少預(yù)約不同類型的會議室，由會議管理部門辦公室統(tǒng)一溝通協(xié)調(diào)，更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)；實(shí)現(xiàn)會議議題網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、網(wǎng)上傳閱，無紙化辦公節(jié)約相關(guān)費(fèi)用，還同步實(shí)現(xiàn)了議題資料等的網(wǎng)絡(luò)痕跡化管理，方便日后查詢；嚴(yán)格執(zhí)行會議分類和審批制度，超計(jì)劃會議嚴(yán)肅簽報(bào)審批流程，明確區(qū)分計(jì)劃內(nèi)外會議，能充分發(fā)揮好省、市、縣三級高清視頻會議系統(tǒng)功能；嚴(yán)控會議數(shù)量和規(guī)模，推行會議費(fèi)用預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)控制，會議時間預(yù)警機(jī)制，避免出現(xiàn)只議不決，會議拖拉嚴(yán)重，效率低下的情況，能夠及時、準(zhǔn)確做出決策。

作者簡介：

侯書芳（1984.5— ），女，民族：漢族，籍貫：山東威海，學(xué)歷：本科，職稱：初級經(jīng)濟(jì)師，研究方向：政工，企業(yè)管理類。

（作者單位：山東省威海市煙草專賣局（公司））