信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革研究

【摘 要】檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)管理一項重要基礎(chǔ)性工作，檔案管理工作既是企業(yè)當(dāng)前管理水平的一個體現(xiàn)，也關(guān)系到將來企業(yè)對各項數(shù)據(jù)資料，歷史文獻的查閱，可以說，做好了檔案管理工作，就是為企業(yè)未來的發(fā)展打好了一方基礎(chǔ)。信息化的時代里，實現(xiàn)檔案信息化管理已然成為供電企業(yè)發(fā)展的必然之路，信息化的管理和運作，也對供電企業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求。本文就信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革，集合自身實踐，進行了相關(guān)的研究和探索。

【關(guān)鍵詞】信息化；供電企業(yè)；檔案管理；改革

一、引言

在信息化背景下，信息技術(shù)的出現(xiàn)促進了企業(yè)改革的發(fā)展，是企業(yè)提高自身市場競爭力，獲取良好經(jīng)濟效益的保障。面對改革和市場競爭帶來的空前壓力，移動互聯(lián)時代和大數(shù)據(jù)帶來的技術(shù)變革，供電企業(yè)在檔案管理工作上需要管理的數(shù)據(jù)越來越多，需提供的服務(wù)要求越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需求。對于供電企業(yè)而言，檔案是企業(yè)發(fā)展過程中一筆重要的財富，既對當(dāng)前工作進行了歸納總結(jié)，也為未來的發(fā)展留下了可借鑒的經(jīng)驗。為了更好地促進企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，在信息化背景下，企業(yè)必須加大檔案管理改革，實現(xiàn)檔案管理的全面信息化。

二、信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革的必要性

自邁入信息化時代起，人類生產(chǎn)的數(shù)據(jù)總量呈現(xiàn)出爆炸性增長，據(jù)統(tǒng)計，當(dāng)前每兩天人類產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)量，相當(dāng)于2003年前人類生產(chǎn)數(shù)據(jù)總量的總和。當(dāng)前供電企業(yè)數(shù)字化、自動化的生產(chǎn)經(jīng)營模式，快節(jié)奏、高頻次的各項會議及工作任務(wù)，企業(yè)需要入檔的檔案數(shù)據(jù)量在不斷增加?？旃?jié)奏、高要求的工作方式，也對供電企業(yè)的檔案管理、借閱等工作提出了更高的要求。過去供電企業(yè)檔案管理，一般采用傳統(tǒng)的管理模式，檔案的記錄、存儲方式都比較傳統(tǒng)，大多依賴于人工。充分認識信息化技術(shù)的優(yōu)越性，做好檔案管理信息化改革工作，加大信息技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，是供電企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的必由之路。在信息技術(shù)為供電企業(yè)檔案管理工作提供便利的同時，也帶來了一定的安全隱患。因信息網(wǎng)絡(luò)具有一定的開放性，電力企業(yè)在實現(xiàn)檔案信息化管理的同時，也不可忽視對檔案的安全保密工作，要加大安全技術(shù)的應(yīng)用，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性。

三、信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革幾點建議

1.建立信息化管理模式

在信息化背景下，實現(xiàn)管理信息化發(fā)展，建立信息化管理系統(tǒng)已成為時代發(fā)展的必然。對于供電企業(yè)而言，檔案是企業(yè)發(fā)展過程中無形的資產(chǎn)，企業(yè)要想提高檔案管理效率，保證檔案管理質(zhì)量，就應(yīng)當(dāng)重視信息技術(shù)的應(yīng)用，以信息技術(shù)為依托，建立統(tǒng)一的信息化管理系統(tǒng)。在檔案信息錄入時，要一改以往的手工方法，要利于信息化技術(shù)進行檔案信息的錄入；對已經(jīng)錄入的檔案信息，可以利用信息化技術(shù)進行分類整理，按照年份、類別、日期等參數(shù)進行有序的存儲，進而方便檔案信息的調(diào)用和查閱。

2.加強檔案管理人員的教育與管理

信息化背景下，對供電企業(yè)檔案管理人才提出了更高的要求。對于供電企業(yè)而言，檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的高低、水平的高低直接影響到檔案管理效率和質(zhì)量。在檔案管理工作中，要想提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，供電企業(yè)就必須重視專業(yè)人才的培養(yǎng)。對內(nèi)，企業(yè)必須加強現(xiàn)有檔案管理人員的教育和管理，加強職業(yè)培訓(xùn)，提高他們的職業(yè)素養(yǎng)，加強計算機應(yīng)用能力的培養(yǎng)，提高檔案管理人員的計算機應(yīng)用能力，進而更好地開展檔案管理工作；對外要引進懂專業(yè)、有信息化管理能力的檔案管理人才，為檔案信息化管理工作提供保障。另外，有條件的還可以加強檔案管理人員之間的溝通交流，組織專題研討和學(xué)習(xí)，相互分享管理經(jīng)驗，共同提高進步。

3.檔案安全管理

在企業(yè)推動檔案信息化管理的過程中，企業(yè)必須高度重視檔案安全問題。在檔案信息化管理中，一些不法分子利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)去攻擊他人的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，竊取他人的檔案信息，從而危害到他人、企業(yè)、社會或國家的利益。為了確保檔案信息安全，供電企業(yè)就必須做好檔案安全管理，在實現(xiàn)檔案信息化管理的過程中要加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用，在系統(tǒng)管理上使用動態(tài)口令，在檔案借閱上采取智能身份認證等技術(shù)，以技術(shù)為依托，確保信息系統(tǒng)的安全。同時，要定期對網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進行升級，改善網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)存在的各類安全風(fēng)險漏洞，進一步完善檔案信息系統(tǒng)的安全防護能力[4]。同時，要嚴格按照AAA級檔案館的建設(shè)標(biāo)準，切實加強檔案館的硬件建設(shè)，切實抓緊抓實“八防”（防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲、防水）基礎(chǔ)建設(shè)上，以及不斷加強防磁、隔熱功能，完善密集架、空調(diào)、電子消毒機、去濕機、溫濕度測試儀等先進的檔案設(shè)施、設(shè)備，強化檔案資料的硬件管理。

4.實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理

檔案作為一個企業(yè)在發(fā)展過程中對物質(zhì)財富和精神財富的高度總結(jié)和提煉，在企業(yè)發(fā)展過程中有著的良好的引導(dǎo)作用。檔案管理作為現(xiàn)代企業(yè)管理的一個重要組成，在實現(xiàn)檔案的信息化管理后，應(yīng)該建立與之相適應(yīng)的現(xiàn)代化的管理體系，包括完善的檔案錄入流程，加強對檔案的過程管理，嚴格檔案借閱和歸還制度等，要大力推行網(wǎng)借閱制度，以現(xiàn)代化的管理手段去進行檔案管理，進而提高檔案管理效率。

四、結(jié)語

在供電企業(yè)發(fā)展過程中，檔案是一筆無形的資產(chǎn)，對企業(yè)自身的發(fā)展有著重大作用。信息化背景下，而企業(yè)要想更好地發(fā)展下去，就必須認識到信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)和機遇，要積極的做好檔案管理工作，在檔案管理中要建立現(xiàn)代化的管理制度，實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，確保檔案管理效率和質(zhì)量。

參考文獻：

[1]馬玲玲. 信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革分析[J]. 經(jīng)營管理者，2015，23：261.

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[4]趙娟. 縣級供電企業(yè)如何做好檔案信息化管理[J]. 科學(xué)家，2015，11：121-122.

作者簡介：

程斌毅（1973—），男，湖北省黃石市人，工作單位：國網(wǎng)黃石供電公司，辦公室主任，研究方向：管理學(xué)、經(jīng)濟學(xué)。