高校兩級管理體制改革與教學秘書職能的發(fā)揮

張文艷

摘 要 在學校規(guī)模不斷擴大，高等教育注重內(nèi)涵建設的背景下，部分高校選擇推進和深化院校兩級管理體制改革。學校管理重心下移，校院權(quán)責重新劃分，教學秘書的日常教學管理工作愈顯重要。教學秘書職能發(fā)揮主要受團隊穩(wěn)定性和專業(yè)性兩方面因素影響，在兩級管理體制背景下，要促進其職能發(fā)揮需要在重視教學管理工作，出臺激勵機制，規(guī)范管理體系，加強培訓交流等方面提高改進，以實現(xiàn)良好的教學管理效果。

關(guān)鍵詞 兩級管理 教學秘書 職能

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.04.006

Abstract In the school scale unceasing expansion， the higher education pays attention to the connotation construction in the background， some colleges and universities choose to promote and deepen the reform of the two level management system. School management center of gravity down， the school division of the division of responsibilities， the teaching secretary of the daily management of teaching is more important. Teaching secretary function is mainly affected by two factors affecting the team stability and professional， under the background of two level management system， to promote its functions to play in and pay attention to the work of teaching management， the introduction of incentive mechanism， standardized management system， strengthen the training and improve improvement， in order to achieve good results in teaching and management.

Key words two-level management； teaching secretary； function

1 校院兩級管理體制改革

校院兩級管理體制改革是在我國高等教育從精英化向大眾化轉(zhuǎn)變，從外延擴展向內(nèi)涵發(fā)展轉(zhuǎn)變的背景下，為提高人才培養(yǎng)質(zhì)量，優(yōu)化教育資源配置，提高教學管理效率，通過校院之間權(quán)責的重新劃分以及部門崗位的職能轉(zhuǎn)變來實現(xiàn)學校管理重心下移，形成學校宏觀調(diào)控、學院自主辦學的新模式。

我國很多高校經(jīng)歷了擴招，其在校生人數(shù)成倍增加，院系規(guī)模不斷擴大，在教學管理上不斷進行探索，實行彈性學制和部分或完全學分制，采取自主選課，不斷放寬轉(zhuǎn)專業(yè)限制等，原有的教學管理模式已不能很好地適應這些變化，兩級教學管理模式成為了部分高校的改革嘗試。兩級管理體制改革后，學校主要負責宏觀決策、組織協(xié)調(diào)、制度規(guī)范、數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計披露和非常規(guī)行政事務的處理，學院主要負責日常教學科研等具體行政事務。在校院兩級管理體制改革過程中，學院開始擁有較為獨立的行政管理、財務、人事等權(quán)利，更多地享有專業(yè)設置、課程教學、學術(shù)研究等方面的自主權(quán)或話語權(quán)。學院享有更多權(quán)利意味著承擔更多責任，學校和學院的教學管理工作相應做出一些調(diào)整和改變。教學管理方面，日常教學運行包括學籍、考務、調(diào)停課和各類審核等給予學院更多自主權(quán)；培養(yǎng)方案、課程建設、教學改革等更注重學院教師的參與，凸顯學院特色，部分課題項目的立項評審、過程管理、檢查驗收部分交給學院負責。學校在教學管理中不斷簡化程序，放權(quán)給學院，教學管理部門加強宏觀指導管理和日常服務協(xié)調(diào)，做好教學檢查、質(zhì)量監(jiān)控和項目化管理等工作，減少對具體工作的干涉，讓學院有更多的自主權(quán)和管理權(quán)。

學校自主權(quán)和管理權(quán)的下放，教學管理工作的調(diào)整，對教學管理人員，特別是工作在教學管理第一線的教學秘書群體，帶來了新的工作要求和挑戰(zhàn)。

2 教學秘書的工作內(nèi)容和基本職能

教學秘書的主要職責是做好學院的教學管理工作，工作內(nèi)容主要包括：（1）負責學生學籍管理，實踐教學管理，選課、教材征訂、考試組織、學評教等日常教學管理；（2）負責教師課程編排、工作量統(tǒng)計等日常教學管理；（3）負責學院的教學檢查，教學基本數(shù)據(jù)資料收集，教學相關(guān)檔案管理；（4）協(xié)助學院的培養(yǎng)方案制定、教學計劃落實，教學管理相關(guān)制度文件修訂，專業(yè)建設、課程建設、教學改革、教學研究等組織管理工作；（5）完成領(lǐng)導交辦的與教學管理相關(guān)的其它工作。

從服務對象上看，教學秘書主要面向?qū)W生、教師、學院其它教學管理人員、教務處即學校教學管理部門的管理人員四大群體。對于學生和教師起到管理和服務的職能，對于學院其他教學管理人員，主要包括教學院長、系主任等起到協(xié)助和溝通的職能，對于教務處起到支持工作和落實任務的職能。

兩級管理體制改革前后，教學秘書的工作內(nèi)容變化不太大，但是管理模式的改變將轉(zhuǎn)變教學秘書工作的方式，造成其基本職能的一些變化。

兩級管理體制改革之前通常由學校教學管理部門做好計劃、布置任務，學院執(zhí)行計劃、完成任務，教學秘書的日常工作主要圍繞教務處各項工作安排展開，其職能主要是教學管理信息的傳達、任務的落實、情況的反饋。部分高?；?qū)W院對教學秘書的工作并不重視，對人員素質(zhì)要求也不高，認為教學秘書崗位任何人都可以勝任。教學秘書雖然屬于學院的教學管理人員，但日常工作主要由學校教務處布置安排，存在多頭管理的弊端，日常工作量較大，工作內(nèi)容瑣碎，責任重權(quán)力輕，這些造成了教學秘書崗位相較學校其它行政崗位吸引力小。大量的文獻資料及實地調(diào)查訪談均顯示，教學秘書隊伍存在人員素質(zhì)有待提高，工作人員滿意度較低，流動性較大等問題。在日常教學管理工作中，從培養(yǎng)方案的調(diào)整、教學計劃的實行、實踐教學的安排到學生各類證明的蓋章、教師的調(diào)停課、各項競賽的組織等均需要通過教務處審核審批，溝通成本較大，自主性較低，在一定程度上限制了教學秘書管理服務這一項重要職能的發(fā)揮。

兩級管理體制改革之后，學校和學院重新梳理各自應履行的管理職責和權(quán)限，學校將更多權(quán)利下放給學院。更多管理權(quán)的下放意味著學院的教學管理人員需要做好學院教學管理各項工作的計劃，自主安排學院教學管理工作，不僅僅是機械地完成任務，更多時候是對具體工作的協(xié)調(diào)安排。對于教學秘書而言，重復性的審核、審批減少，部分工作流程得到簡化；實踐教學、項目培育和評審的部分工作主要由學院承擔，形式更加靈活，可以由學院根據(jù)學科特色和日常工作安排統(tǒng)一部署。兩級管理體制改革將改變教學秘書“工作等計劃，事事等通知”的工作狀態(tài)，工作的主動性和專業(yè)性更顯重要。以往各學院教學秘書的工作大致相同，工作量主要受師生規(guī)模影響，改革后學校的統(tǒng)一指令少了，學院的教學管理工作將有更大的自主性，更多地有賴于學院教學管理的制度建設、流程管理和人員素質(zhì)。教學秘書作為教學管理工作直接執(zhí)行人員，其職能發(fā)揮將對教學管理實際工作產(chǎn)生更多的影響。

3 影響職能發(fā)揮的因素

教學秘書職能的發(fā)揮主要受人員穩(wěn)定性和專業(yè)性兩大因素影響。從教學秘書隊伍建設的角度來看，少量的人員流動不可避免，且有利于人員的更新調(diào)整，但總體而言教學管理隊伍需要保持一定的穩(wěn)定性來保證日常教學管理工作的連貫穩(wěn)定。從教學秘書自身的角度來看，穩(wěn)定性有利于工作經(jīng)驗的累積和良好工作氛圍的形成。但現(xiàn)有的文獻資料和筆者所在高校的情況來看，人員穩(wěn)定性不容樂觀。造成人員不穩(wěn)定的原因主要有三方面，一是工作量較大，內(nèi)容繁雜，責任重權(quán)力輕；二是薪酬待遇一般，缺乏有效的激勵機制；三是深造或晉升空間有限，職稱聘選等存在一定的困難。教學秘書崗位雖然重要，但崗位吸引力有限，教學秘書在遇到某些更輕松或更有前途的崗位時往往會選擇離開。在人員穩(wěn)定性存在問題的情況下，人員專業(yè)性通常也難以保證。專業(yè)性受員工的基本素質(zhì)、工作態(tài)度、工作經(jīng)驗和學習培訓等因素影響。高校教學秘書的招聘或者崗聘日益規(guī)范，大部分教學秘書都能敬業(yè)愛崗，但也存在不太適合該崗位者從事教學秘書工作，工作按部就班和學習培訓較少等問題。

我國高等教育正由外延發(fā)展向內(nèi)涵建設轉(zhuǎn)變，師生訴求日益多元化，這些對于一線教學管理人員是一個挑戰(zhàn)，在兩級管理體制改革之后，教學秘書的穩(wěn)定性和專業(yè)性也有了更高的要求。改革前，教學秘書大部分工作是按照教務處工作安排落實完成即可，遇到突發(fā)情況通常也可以由教務處負責處理，對于教學秘書的專業(yè)性和主動性要求并不是太高，因此人員的變動或者部分教學秘書工作業(yè)務不熟悉，會給學院和教務處帶來一時的不適，但工作基本能夠完成，并不至于有大的問題產(chǎn)生。改革之后，部分工作完全由學院承擔，不通過教務處布置和審批，而分管教學院長通常不會過多干涉常規(guī)工作，教學秘書職能發(fā)揮將直接影響教學管理效果，人員的穩(wěn)定和專業(yè)在改革后顯得尤為重要。

4 促進教學秘書職能發(fā)揮

在兩級管理體制改革后，要保持教學秘書隊伍穩(wěn)定性和提高專業(yè)性，促進教學秘書職能發(fā)揮，需要在以下三個方面進行改進。

（1）高度重視學校教學管理工作，賦予學院更多自主權(quán)。在注重高校內(nèi)涵建設的同時，要避免“重教學、輕管理”的錯誤觀念，認識到教學秘書在教學管理中的重要作用，在兩級管理體制改革中，加大學院在選人用人上的自主權(quán)，在薪酬獎勵、職稱評聘等方面考慮崗位差別、考察工作績效，研究出臺有效的激勵政策，調(diào)動教學秘書工作積極性。理順教務處和學院各自的管理職責和權(quán)限，實現(xiàn)權(quán)責對等，減少重復審批，通過信息化等手段減少重復性的日常工作，通過教學秘書發(fā)揮能動性來更好地完成各項工作。

（2）不斷加強教學管理制度建設，構(gòu)建規(guī)范高效管理體系。在兩級管理體制改革后，教學管理制度需要及時更新調(diào)整，新的教學管理體系有待調(diào)整重建。以往教學管理制度規(guī)定較多較細，比較少地考慮學院學科的差別，在改革后要從學校和學院各自的職責權(quán)限角度出發(fā)，由學校制定全校性、綱領(lǐng)性和規(guī)范性的制度文件，學院在學校制度的基礎上，依據(jù)學院學科特色，出臺具體的、細化的和可操作性的制度規(guī)定。遇到具體待處理的事項能夠明確學院和學校的職責范圍，賦予事務處理者相應的權(quán)力，減少互相推諉等情況發(fā)生，不斷構(gòu)建規(guī)范高效的教學管理體系。

（3）加強教學秘書的培訓與交流，鼓勵工作創(chuàng)新管理研究。培訓與交流是提高教學秘書專業(yè)性的一個重要途徑，高校教學秘書上崗通常沒有專門的培訓，主要靠其他教學秘書和教務處工作人員的“傳幫帶”來學習業(yè)務，規(guī)范性和效率偏低，而教學秘書上崗后通常忙于各種事物處理，培訓和交流的時間和機會比較少。改革前學院在教學管理上的自主權(quán)有限，在一定程度上束縛了教學秘書在工作上的創(chuàng)新和改變，繁雜的日常工作也讓教學秘書沒有過多精力去從事管理研究。兩級管理體制改革之后，要從學校層面組織對教學秘書的培訓和相互之間甚至兄弟院校之間的交流，在學院層面要鼓勵一線教學管理人員的工作創(chuàng)新和對教學管理的深入研究，給予一定的獎勵和支持，從而提高教學秘書團隊的穩(wěn)定性和專業(yè)性，促進教學秘書職能發(fā)揮，通過體制改革，釋放員工潛力，提高工作績效，形成良性循環(huán)。

參考文獻

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