高職院校系部秘書職業(yè)規(guī)劃與發(fā)展路徑探析

東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東東莞，523808

【摘要】在任何一所高職院校中，系部都起到十分關(guān)鍵的作用，系部也就是指高職院校中教學(xué)、科研、行政等很多工作的基層辦學(xué)部門，是高職院校各個(gè)政策的落實(shí)之處。高職院校系部秘書也就是系部行政管理的工作人員，因此，高職院校系部秘書的工作執(zhí)行力以及個(gè)人能力，直接影響著系部乃至整個(gè)高職院校的各項(xiàng)工作的實(shí)施。高職院校系部秘書需要具備自身工作意識(shí)、職業(yè)精神和能力以及工作執(zhí)行力。本文主要分析當(dāng)今各高職院校系部秘書工作中存在的不足以及如何解決這些問(wèn)題、研究高職院校系部秘書這一職業(yè)的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展路徑。

【關(guān)鍵詞】高職院校；系部秘書；職業(yè)規(guī)劃；發(fā)展路徑

1引言

高職院校中的管理工作有著很強(qiáng)的專業(yè)性、實(shí)踐性。由于高職院校的西部秘書是高職院校系部各項(xiàng)工作的主要工作人員，并且是院校教務(wù)處和系部之間、系部主任和老師之間、老師和學(xué)生之間溝通教學(xué)工作的橋梁，是高職院校系部主任工作上的主要助手，是傳遞信息、反饋信息的重要通道，是整個(gè)教學(xué)工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，系部秘書在高職院校教學(xué)工作中起到下傳命令、傳遞和反饋信息、協(xié)調(diào)工作等的作用。因此，高職院校系部秘書應(yīng)該具備教學(xué)教育方法、掌握專門知識(shí)、有工作執(zhí)行力等多種能力。高職院校系部的秘書應(yīng)該是素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、人員穩(wěn)定的一支隊(duì)伍，這樣可以有效的提高高職院校的管理水平、教學(xué)工作的質(zhì)量。

2高職院校系部秘書在工作中存在的問(wèn)題

根據(jù)調(diào)查近幾年各高職院校系部秘書的工作，我們可以發(fā)現(xiàn)目前很多高職院校系部秘書在工作中都存在著一定程度上的問(wèn)題，比如說(shuō)系部秘書本身的專業(yè)知識(shí)能力不夠、工作執(zhí)行力不夠強(qiáng)等多種問(wèn)題，下面我們將從幾個(gè)方面大概分析一下目前各高職院校系部秘書在教學(xué)工作中所存在的問(wèn)題：

2.1高職院校對(duì)系部秘書的重視程度不夠

（1）目前我國(guó)大多數(shù)高職院校都比較重視教學(xué)工作，然而看輕管理工作。高職院校在發(fā)展期間，一般都過(guò)于重視教學(xué)工作的地位，系部的其他工作都是為了服務(wù)教學(xué)工作的開(kāi)展。在高職院校的高層看來(lái)，系部秘書的作用只是跑跑腿，因此給系部秘書安排的工作僅僅是按照計(jì)劃安排各班的課程表、安排考試時(shí)間地點(diǎn)、跑跑腿送達(dá)文件或者是傳遞命令。還有很多高職院校管理層認(rèn)為這些簡(jiǎn)單并且機(jī)械化的工作，并不需要過(guò)高的專業(yè)知識(shí)水平和專業(yè)技能，任何人都可以勝任，因此不重視對(duì)系部秘書的挑選工作。然而，整個(gè)高職院校的人才培養(yǎng)方案、專業(yè)課程體系的建立、師資力量的培養(yǎng)甚至是教學(xué)改革都需要系部秘書的參與。由于高職院校管理者對(duì)系部秘書理解方面的偏差，導(dǎo)致系部秘書的工作效果不高，不能為整個(gè)高職院校帶來(lái)更好的利益。

（2）除了重視教學(xué)工作之外，我國(guó)很多高職院校都比較重視使用過(guò)程，并不重視培養(yǎng)過(guò)程。我國(guó)很多高職院校對(duì)系部秘書并沒(méi)有培訓(xùn)，然而要求系部秘書完成很多工作。高職院校在教學(xué)管理工作上，對(duì)系部秘書的職位責(zé)任和工作的內(nèi)容有著詳細(xì)的要求，并且要求系部秘書根據(jù)院校工作的需求高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的完成工作。在對(duì)系部秘書這么多工作要求下，高職院校應(yīng)該對(duì)系部秘書進(jìn)行工作上的培訓(xùn)。

2.2系部秘書自身能力的不足

由于很多高職院校對(duì)系部秘書工作的不重視心理，系部秘書本身也會(huì)產(chǎn)生消極的思想。有些高職院校系部秘書對(duì)管理工作并不上心，缺乏工作責(zé)任心，缺乏對(duì)自己職業(yè)的尊重和愛(ài)護(hù)精神，還缺乏對(duì)工作的積極性。他們?nèi)狈ぷ鳠崆椋诠芾砉ぷ魃媳粍?dòng)地接受工作任務(wù)，敷衍的完成上級(jí)或領(lǐng)導(dǎo)的指示，工作效率過(guò)低，對(duì)能推掉的工作就推掉。長(zhǎng)期這樣，他們也不注重提升自己的專業(yè)知識(shí)水平、專業(yè)技能等，全靠以往的經(jīng)驗(yàn)來(lái)完成當(dāng)前的工作，循序守舊，每天都機(jī)械的完成自己的工作任務(wù)。他們一天一天的懶散下去，完全喪失了對(duì)工作的熱情，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，缺乏對(duì)工作的探索意識(shí)。再加上一些系部秘書自身的素質(zhì)并不高，溝通能力低，服務(wù)意識(shí)也不高，并不利于整個(gè)高職院校管理工作的開(kāi)展。

2.3工作繁雜，缺乏吸引力

高職院校系部管理秘書這一工作的工作性質(zhì)和崗位職責(zé)，要求系部秘書在自己的整個(gè)工作過(guò)程中不斷的提升自己的專業(yè)知識(shí)水平和專業(yè)技能、不斷學(xué)習(xí)提高自身的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。高職院校系部秘書的工作主要是按照院校的計(jì)劃安排整個(gè)院校的教學(xué)工作、管理教學(xué)檔案、管理學(xué)生的教材、管理院校的考試時(shí)間地點(diǎn)等事務(wù)性的工作，系部秘書還要協(xié)調(diào)院校之間各種的關(guān)系、處理多種突發(fā)事件以及撰寫各種資料數(shù)據(jù)等為了保證高職院校系部教學(xué)管理工作的正常進(jìn)行。為了整個(gè)高職院校教育管理工作的正常進(jìn)行，系部秘書往往面臨著繁重的工作任務(wù)、復(fù)雜的工作內(nèi)容，系部教學(xué)秘書在整個(gè)工作中，應(yīng)該時(shí)刻保持清醒的頭腦，保持充沛的體力，保持高度的工作熱情，在自身專業(yè)技能的基礎(chǔ)之上開(kāi)展自己的工作。這樣繁忙的工作任務(wù)、復(fù)雜的工作內(nèi)容、再加上領(lǐng)導(dǎo)同事關(guān)系之間的不愉快，系部秘書在工作之中，肯定會(huì)產(chǎn)生一種消極的思想情緒，厭倦自己的工作，慢慢喪失了對(duì)工作的積極熱情，從而導(dǎo)致工作效率的大幅度降低，導(dǎo)致整個(gè)高職院校管理工作不能順利正常進(jìn)行下去。

3高職院校系部秘書的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展路徑

高職院校系部秘書在整個(gè)院校管理工作中，從寫文件到下達(dá)命令、從整理文件到整理檔案、從溝通各階層關(guān)系到對(duì)外管理，有一點(diǎn)一滴的小事也有大的財(cái)務(wù)管理等重要的事，任何一件事情都容不得一點(diǎn)馬虎。目前高職院校系部秘書所存在的一些問(wèn)題，我們應(yīng)該想辦法解決，因此要制定系部秘書的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展路徑。

長(zhǎng)久以來(lái)，高職院校管理層人們對(duì)系部秘書這一職位的認(rèn)識(shí)并不周全，他們認(rèn)為系部秘書的工作只是簡(jiǎn)單的每天重復(fù)一樣的工作。然而，當(dāng)今社會(huì)系部秘書的工作是一個(gè)具有行政管理和教學(xué)管理性質(zhì)的工作。系部秘書在工作中需要在基本教學(xué)規(guī)律的基礎(chǔ)之上，靈活的運(yùn)用管理理論知識(shí)，并且在工作中需要投入自身的智慧、才能以及奉獻(xiàn)精神。系部秘書雖然在高職院校中是一個(gè)并不起眼的小人物，但是他們的作用確實(shí)十分重要的。

3.3建立定期考評(píng)制度

為了鼓勵(lì)系部秘書在日常不斷學(xué)習(xí)，提升自己專業(yè)知識(shí)技能，高職院?？梢越⒖?jī)效考評(píng)的制度。也就是指高職院校可以采取一定的考核方法，對(duì)系部秘書的工作情況、工作態(tài)度等進(jìn)行一定的評(píng)價(jià)，并且記錄成績(jī)。進(jìn)行績(jī)效考評(píng)的主要目的是觀察系部秘書的日常工作，從而提高系部秘書的日常學(xué)習(xí)能力。根據(jù)系部秘書在考評(píng)中的表現(xiàn)，可以適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰。對(duì)于在考評(píng)中表現(xiàn)不好的系部秘書，指出他存在的問(wèn)題，并且提出改進(jìn)的方法。對(duì)系部秘書的定期考評(píng)，還有利于高職院校系部對(duì)人才方面的調(diào)整工作的進(jìn)行。對(duì)于在考評(píng)中表現(xiàn)良好的系部秘書，應(yīng)該適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，這樣才能積極的鼓勵(lì)系部秘書在日后的工作中，更加努力。不同高職院?？梢愿鶕?jù)自己院校的系部秘書的職位性質(zhì)，來(lái)完善各自的考評(píng)制度?？荚u(píng)制度的建立和完善，對(duì)整個(gè)高職院校管理工作的順利進(jìn)行有著十分重要的作用。

4總結(jié)

系部在整個(gè)高職院校中起到至關(guān)重要的作用，而系部秘書則是系部管理工作的基層工作人員。總的來(lái)說(shuō)，要想更好的提升高職院校的管理水平和教學(xué)質(zhì)量，首先應(yīng)該選用一批有著豐富的專業(yè)知識(shí)、很強(qiáng)工作執(zhí)行力、綜合素質(zhì)很高的系部秘書。

參考文獻(xiàn)：

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[2]吳淑娟. 高校秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀及存在問(wèn)題研究. 廣東石油化工學(xué)院學(xué)報(bào)，2014年第5期

作者簡(jiǎn)介：鐘銀貞（1986-），女，漢族，廣東東莞人，中南大學(xué)碩士研究生，東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院助理研究員，研究方向：高等職業(yè)教育研究。