貨運(yùn)代理企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施

毛翠微

【摘 要】貨運(yùn)代理企業(yè)迅速發(fā)展的同時(shí)也面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，加強(qiáng)內(nèi)部控制是企業(yè)增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的必要手段，但目前貨運(yùn)代理企業(yè)的內(nèi)部控制存在控制環(huán)境不佳、資金風(fēng)險(xiǎn)大、客戶信用管理缺失、信息溝通不暢、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估欠缺、內(nèi)部監(jiān)督不到位等問(wèn)題，本文針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行了分析并提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】貨運(yùn)代理；內(nèi)部控制；問(wèn)題；措施

一、加強(qiáng)貨運(yùn)代理企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)實(shí)意義

近年來(lái)，全球經(jīng)濟(jì)不景氣，進(jìn)出口貿(mào)易下滑，貨運(yùn)代理（簡(jiǎn)稱貨代）市場(chǎng)經(jīng)過(guò)快速增長(zhǎng)后已逐步趨于飽和，利潤(rùn)空間減小，行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈。加強(qiáng)內(nèi)部控制是企業(yè)增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的必要手段。我國(guó)貨代企業(yè)要想持續(xù)健康的發(fā)展，在國(guó)際市場(chǎng)占有一席之地，必須提高對(duì)內(nèi)部控制的重視，加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)，強(qiáng)化內(nèi)部控制執(zhí)行；在優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、建立風(fēng)險(xiǎn)控制、加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督等方面，主動(dòng)做出調(diào)整和改進(jìn)，以更好地適應(yīng)環(huán)境的變化，提升企業(yè)的整體實(shí)力。

二、貨運(yùn)代理企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

1.內(nèi)部控制環(huán)境不佳

內(nèi)部控制環(huán)境是實(shí)行內(nèi)部控制的前提和基礎(chǔ)。我國(guó)貨代業(yè)起步較晚，針對(duì)貨代企業(yè)規(guī)范化內(nèi)部控制的法律法規(guī)少之又少，很多貨代企業(yè)的內(nèi)控制度參照其他行業(yè)建立，使得自身內(nèi)控制度行業(yè)特點(diǎn)不足，控制點(diǎn)設(shè)置不科學(xué)，且沒有覆蓋所有的部門、人員和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，存在控制薄弱點(diǎn)和漏洞。同時(shí)，由于貨代行業(yè)進(jìn)入門檻低，從業(yè)人員的素質(zhì)和能力有待提高，員工對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)不足，在工作中缺少風(fēng)險(xiǎn)管控的意識(shí)。另外，很多貨代企業(yè)的治理結(jié)構(gòu)不完善，權(quán)力配置不規(guī)范，缺乏制衡機(jī)制，崗位職責(zé)劃分不清，出了事責(zé)任落實(shí)不到人。這些問(wèn)題都影響了內(nèi)部控制實(shí)施的效果。

2.應(yīng)收賬款管理薄弱

在控制活動(dòng)方面，應(yīng)收賬款管理一直是貨代企業(yè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。很多貨代企業(yè)為了在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中擴(kuò)大銷售爭(zhēng)取貨源，大量運(yùn)用商業(yè)信用，在缺少對(duì)客戶資信狀況進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估的情況下，盲目采取賒銷方式提供服務(wù)，造成資金長(zhǎng)期被大量應(yīng)收賬款占用，不僅降低了企業(yè)的資金流動(dòng)性和短期償債能力，還容易引發(fā)壞賬風(fēng)險(xiǎn)。長(zhǎng)此以往，貨代企業(yè)由賒銷帶來(lái)的利潤(rùn)將被應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)吞噬掉，嚴(yán)重影響企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況。同時(shí)，由于風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡漠，業(yè)務(wù)合同不規(guī)范，責(zé)任條款不清晰，原始資料保存不當(dāng)，在發(fā)生糾紛時(shí)，也容易引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)。

3.缺乏暢通有效的溝通渠道

內(nèi)部控制體系建設(shè)是一項(xiàng)需要全面協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌兼顧的工程。貨代企業(yè)網(wǎng)點(diǎn)多，涉及面廣、完成整個(gè)項(xiàng)目需經(jīng)過(guò)包括定艙、運(yùn)輸、拼箱、儲(chǔ)存、包裝、配送等多個(gè)流程，需要部門與部門、管理層與員工之間的溝通協(xié)作，但是由于我國(guó)貨代業(yè)發(fā)展粗放，信息化程度低，信息技術(shù)不夠發(fā)達(dá)，未構(gòu)建起順暢有效的溝通渠道。在業(yè)務(wù)中諸如貨物情況、航班艙位變化、政策變化、操作流程銜接等信息不能及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)部門和人員，造成企業(yè)反應(yīng)不足，應(yīng)對(duì)不及時(shí)，增加了經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

4.風(fēng)險(xiǎn)控制系統(tǒng)不健全

貨代企業(yè)在業(yè)務(wù)操作中，不僅面臨自然風(fēng)險(xiǎn)、政策風(fēng)險(xiǎn)、政治風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、文化風(fēng)險(xiǎn)等系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)，還面臨協(xié)議風(fēng)險(xiǎn)、費(fèi)用墊付風(fēng)險(xiǎn)、無(wú)交通工具承運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)、誤收危險(xiǎn)品風(fēng)險(xiǎn)、應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)、索賠風(fēng)險(xiǎn)等非系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。而大多數(shù)貨代企業(yè)未建立起全面、有效的風(fēng)險(xiǎn)控制系統(tǒng)，風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)薄弱，風(fēng)險(xiǎn)管理不到位，對(duì)日常發(fā)生或預(yù)見的風(fēng)險(xiǎn)事件缺少記錄和跟蹤，不利于企業(yè)掌握風(fēng)險(xiǎn)的分布，也不能有效配置風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)所需要的資源，在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)缺乏相應(yīng)的應(yīng)急機(jī)制，給企業(yè)發(fā)展埋下了很大的隱患。

5.內(nèi)部監(jiān)督不到位

只有完整的內(nèi)部控制制度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，如果執(zhí)行過(guò)程中缺乏有效的監(jiān)督，內(nèi)部控制就會(huì)流于形式 ，控制效果將大打折扣。然而，大多數(shù)貨代企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督制度不夠健全，缺乏對(duì)職能部門的追責(zé)制度，缺乏內(nèi)部牽制制度。部分企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)范圍還局限在財(cái)務(wù)收支方面，內(nèi)部審計(jì)部門缺乏獨(dú)立性，監(jiān)管措施形同虛設(shè)。加上審計(jì)人員對(duì)自身職責(zé)不明確，監(jiān)督意識(shí)不夠，使得貨代企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督不能充分發(fā)揮其職能，內(nèi)部控制未起到應(yīng)有的作用。

三、貨運(yùn)代理企業(yè)內(nèi)部控制的改進(jìn)措施

1.優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

只有創(chuàng)造良好的內(nèi)部控制環(huán)境，內(nèi)部控制實(shí)施才能更有效。我國(guó)貨代企業(yè)應(yīng)結(jié)合行業(yè)和自身特點(diǎn)，對(duì)業(yè)務(wù)流程中存在和可能存在的風(fēng)險(xiǎn)做出全面分析，制定出科學(xué)、有效的內(nèi)部控制制度；應(yīng)組織全體員工學(xué)習(xí)相關(guān)規(guī)定和流程的設(shè)置，加大內(nèi)部控制宣傳，提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)；并對(duì)員工進(jìn)行貨代專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使其熟悉國(guó)際貿(mào)易運(yùn)輸?shù)确矫娴闹R(shí)，提高業(yè)務(wù)技能，提高企業(yè)的效率。

另外，組織結(jié)構(gòu)是內(nèi)部控制活動(dòng)的框架，直接影響控制的效果。貨代企業(yè)優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境，還應(yīng)設(shè)置科學(xué)、有層次的組織結(jié)構(gòu)，明確各部門的分工和各員工的權(quán)責(zé)，形成相互牽制和監(jiān)督的成效。

2.加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理

貨代企業(yè)加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理，首先應(yīng)建立客戶信用等級(jí)評(píng)價(jià)制度，通過(guò)調(diào)查客戶的信譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況、償債能力，對(duì)客戶進(jìn)行信用等級(jí)評(píng)估。針對(duì)不同等級(jí)的客戶給予不同的信用額度和期限。對(duì)于評(píng)估結(jié)果不佳或首次合作的客戶嚴(yán)格執(zhí)行“付款贖單”政策，對(duì)于評(píng)估結(jié)果較好的客戶，給予一定的信用額度和期限。

其次，應(yīng)健全資金管理辦法，對(duì)貨幣資金的各個(gè)流動(dòng)環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤監(jiān)控。對(duì)每一筆應(yīng)收賬款，按時(shí)間發(fā)生的順序，不同的客戶，不同的船名和提單號(hào)逐筆掛賬，準(zhǔn)確反映每一筆款項(xiàng)的形成、回收和增減變化情況。把資金回收與部門考核掛鉤，提高業(yè)務(wù)部門催收賬款的積極性，降低資金風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)逾期未付款的客戶，采取扣留提單，停止定艙并逐級(jí)預(yù)警，嚴(yán)重者可通過(guò)發(fā)律師函或提起法律訴訟等方式催收，最大程度減少壞賬。

另外，貨代企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)合同管理，合同條款要清晰、明確、不能有歧義，防范因合同不規(guī)范而引起不必要的糾紛。

3.構(gòu)建暢通的信息溝通平臺(tái)

貨代企業(yè)應(yīng)積極打造自由民主的信息溝通環(huán)境，建立公正透明的信息溝通渠道和快捷的反饋機(jī)制，積極開發(fā)和引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)整個(gè)業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)化和各個(gè)環(huán)節(jié)之間高效的信息交換，把各部門和各崗位的經(jīng)濟(jì)行為協(xié)調(diào)起來(lái)，提供高質(zhì)高效低成本的服務(wù)。促進(jìn)部門與部門之間、管理層與員工之間的溝通和交流，及時(shí)發(fā)現(xiàn)反饋問(wèn)題，避免因信息延誤給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。通過(guò)對(duì)客戶信息的收集，了解客戶的需求，制定個(gè)性化、專業(yè)化服務(wù)，提高競(jìng)爭(zhēng)力。

4.建立全面有效的風(fēng)險(xiǎn)控制系統(tǒng)

貨代企業(yè)的監(jiān)督評(píng)價(jià)部門應(yīng)會(huì)同業(yè)務(wù)部門，對(duì)企業(yè)的整個(gè)管理和業(yè)務(wù)鏈進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，識(shí)別、分析會(huì)影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)，確定關(guān)鍵控制點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)管控措施，監(jiān)督評(píng)價(jià)部門對(duì)風(fēng)險(xiǎn)分析結(jié)果進(jìn)行評(píng)估審核，提出改進(jìn)建議并反饋業(yè)務(wù)部門修改或補(bǔ)充，從而建立起全面、有效的風(fēng)險(xiǎn)控制系統(tǒng)及風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)員工進(jìn)行諸如安全駕駛守則、危險(xiǎn)品培訓(xùn)、倉(cāng)庫(kù)操作規(guī)范等相關(guān)安全培訓(xùn)，提高員工的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，在業(yè)務(wù)中嚴(yán)格貫徹風(fēng)險(xiǎn)管控措施。

5.建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制是保障企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)穩(wěn)定發(fā)展的重要制度保障，關(guān)系到內(nèi)部控制執(zhí)行的效果。貨代企業(yè)應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，覆蓋企業(yè)所有的管理和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，將日常監(jiān)督和專項(xiàng)監(jiān)督相結(jié)合，定期對(duì)內(nèi)部控制實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)估，提出改善意見，不斷健全內(nèi)部控制制度和流程。

為保證監(jiān)督機(jī)制實(shí)施到位，可建立相對(duì)獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)部門，審計(jì)人員應(yīng)具備良好的業(yè)務(wù)能力、職業(yè)水準(zhǔn)和道德素質(zhì)，以保證客觀的對(duì)各個(gè)控制環(huán)節(jié)進(jìn)行評(píng)估、分析，提高內(nèi)部監(jiān)督的成效；對(duì)于中小企業(yè)，基于成本效益原則，可以將內(nèi)部監(jiān)督業(yè)務(wù)外包給第三方獨(dú)立審計(jì)機(jī)構(gòu)。內(nèi)部審計(jì)的結(jié)果，應(yīng)作為業(yè)績(jī)考核的重要內(nèi)容，與績(jī)效掛鉤，促進(jìn)企業(yè)上下對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管控的主動(dòng)性，嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)的內(nèi)部控制制度。

四、結(jié)論

加強(qiáng)內(nèi)部控制是貨代企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必要手段，對(duì)提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平、風(fēng)險(xiǎn)行為防范能力具有重大意義，并確保企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。建立健全內(nèi)部控制體系是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，我國(guó)貨代企業(yè)在內(nèi)控體系的建設(shè)過(guò)程中不僅要結(jié)合行業(yè)和自身的特點(diǎn)，量體裁衣，還應(yīng)積極學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外企業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)秀成果。

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